8. Kết cấu của luận văn
2.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại Tập đồn GFS Group
Tập đồn khơng có tổ chức cơng tác kế tốn chỉ có Tổ chức cơng tác kế tốn của cơng ty mẹ và các cơng ty thành viên. Vì vậy trong luận văn này trình bày tổ chức cơng tác kế tốn của cơng ty mẹ là cơng ty Cổ phần Quan hệ Quốc tế Đầu tư Sản xuất (CIRI).
2.2.1. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2. 2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế tốn của cơng ty mẹ là một bộ phận quan trọng trong bộ máy tổ chức của Tập đồn, nó là một bộ phận hỗ trợ đắc lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn.
Nhiệm vụ và chức năng của từng cán bộ, nhân viên Ban Kế toán:
- Kế toán trưởng:
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc Tập đồn về các cơng việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng.
Tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế trong Tập đồn một cách thường xuyên, nhằm đánh giá đúng đắn tình hình, kết quả và hiệu quả kế hoạch kinh
KẾ TỐN TRƯỞNG Phó ban kế tốn (Kế toán tổng hợp) Kế toán giá thành Kế toán nguyên vật liệu Kế toán tiêu thụ Thủ quỹ Kế toán TSCĐ và tiền lương Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán
doanh của Tập đồn, phát hiện những lãng phí và thiệt hại của Tập đồn đã xảy ra, những việc làm khơng có hiệu quả, những trì trệ trong kinh doanh để có biện pháp khắc phục, bảo đảm kết quả hoạt động và doanh lợi ngày càng tăng.
Thơng qua cơng tác tài chính - kế tốn, nghiên cứu cải tiến tổ chức kinh doanh nhằm khai thác khả năng tiềm tàng, tiết kiệm và nâng cao hiệu quả đồng vốn. Khai thác và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn kinh doanh.
- Kế tốn tổng hợp:
Có nhiệm vụ giúp kế tốn trưởng điều hành cơng tác hạch tốn kế tốn sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
Lập và nộp các báo cáo thuế hàng kì.
Thực hiện các bút tốn kết chuyển đầu năm và cuối năm. Phân bổ các chi phí trả trước dài hạn...
- Kế tốn ngun vật liệu: Có nhiệm vụ ghi chép tổng hợp số liệu về
tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, phân loại, nhập - xuất - tồn kho NVL, tính giá thành thực tế hàng hóa xuất kho, kiểm kê NVL tồn kho và mọi vấn đề khác có liên quan đến kế tốn NVL.
- Kế toán vốn bằng tiền và thanh tốn: Theo dõi, quản lý, phản ánh tình
hình tăng giảm các khoản vốn bằng tiền trong đơn vị, lập các chứng từ theo chế độ quy định.
- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm trong công tác Thu - Chi tiền mặt và tồn
quỹ của mỏ, thực hiện việc kiểm kê đột xuất hoặc định kì theo quy định. - Kế tốn TSCĐ và tiền lương:
+ Theo dõi tăng giảm của TSCĐ, phản ánh đúng, kịp thời vào sổ sách. + Lập báo cáo theo dõi tăng, giảm BHXH, đi giao dịch, thanh quyết toán thu chi BHXH, dưỡng sức phục hồi sức khỏe tại BHXH cho CBCNV.
+ Theo dõi chấm công và làm lương toàn bộ Tập đoàn (bao gồm cả việc theo dõi chấm công tự động bằng máy chấm cơng).
- Kế tốn giá thành
+ Thực hiện cơng tác hạch tốn giá thành, phân tích, đánh giá nguyên nhân tăng giảm giá thành hàng tháng, quý, năm đối với tất cả các sản phẩm sản xuất tại Tập đồn.
- Kế tốn tiêu thụ sản phẩm
+ Giúp trưởng phịng về cơng tác tiêu thụ sản phẩm và nộp thuế.
+ Thực hiện cơng tác hạch tốn giá thành, phân tích, đánh giá nguyên nhân
tăng giảm giá thành hàng tháng, quý, năm đối với tất cả các sản phẩm sản xuất tại Tập đoàn.
2.2.2. Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Theo quy định chung, Tập đồn GFS sử dụng hệ thống kế tốn và luật kế toán hiện hành, tổ chức áp dụng hệ thống chứng từ kế toán và ghi chép sơ bộ các nghiệp vụ kinh tế xảy ra phù hợp với đặc thù của Tập đoàn. Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, theo sự phân cơng của kế tốn trưởng, kế tốn có trách nhiệm hướng dẫn người trả tiền lập và sử dụng chứng từ theo các thơng lệ kế tốn khác nhau.
Hệ thống chứng từ sử dụng tại đơn vị thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 21/05/2004 của Chính Phủ và Thơng tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính. Chứng từ kế tốn của cơng ty được lập và ghi trên phần mềm kế toán misa.
Trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán do BTC ban hành, Ban Kế tốn của tập đồn và các cơng ty thành viên có trách nhiệm xây dựng danh mục chứng từ kế toán để phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phù hợp cho việc thu nhận thơng tin đặc thù của tập đồn.
Ngoài việc vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn sẵn, các cơng ty cịn sử dụng rất nhiều các chứng từ kế toán quy định tại các văn bản pháp luật về
quản lý đầu tư xây dựng cơng trình và thanh tốn vốn đầu tư, như: Biên bản nghiệm thu công việc hoàn thành; Biên bản nghiệm thu khối lượng xây dựng hoàn thành theo giai đoạn; Bản xác nhận khối lượng đền bù đã thực hiện; Phiếu giá thanh toán; Biên bản nghiệm thu khối lượng tư vấn hoàn thành... Đồng thời phịng tài chính kế tốn đã chủ động thiết kế bổ sung thêm các mẫu chứng từ phù hợp với các nghiệp vụ trong quá trình quản lý dự án đầu tư, như tại tập đồn: Trong Quy trình quản lý chi phí đầu tư xây dựng cơng trình đã thiết kế và hướng dẫn sử dụng các mẫu biểu chứng từ kế toán cho từng trường hợp cụ thể, như: Bảng xác định giá trị khối lượng khối lượng hoàn thành áp dụng cho hợp đồng theo hình thức điều chỉnh giá; Bảng xác định giá trị khối lượng khối lượng giai đoạn hoàn thành áp dụng cho hợp đồng theo hình thức trọn gói hoặc hợp đồng cung cấp thiết bị; Bảng xác định giá trị khối lượng khối lượng giai đoạn hồn thành áp dụng cho hợp đồng theo hình thức đơn giá cố định,...
Việc quy định biểu mẫu chứng từ cho từng trường hợp cụ thể vừa góp phần chuẩn hóa cơng tác thu nhận thơng tin kế tốn từ tập đồn tới các cơng ty và xí nghiệp vừa tăng cường cơng tác kiểm sốt các chi phí trong q trình đầu tư xây dựng cơng trình.
Luân chuyển chứng từ:
Tập đoàn đã thiết lập hệ thống tài liệu đáp ứng yêu cầu quản lý và kinh doanh của Tập đồn. Tất cả các tài liệu kế tốn do doanh nghiệp lập hoặc chuyển từ bên ngồi vào phải được tập trung tại phịng kế tốn của doanh nghiệp. Bộ phận kế tốn có trách nhiệm xem xét các chứng từ kế tốn này và xác minh tính hợp pháp của chúng trước khi sử dụng chứng từ để ghi sổ. Các quy trình sản xuất, rà soát, chuyển giao, lưu trữ chứng chỉ và các quy trình khác của Tập đồn được thực hiện nghiêm túc theo đúng quy định. Một số quy trình truyền tệp trong nhóm:
(1) Khi có nhu cầu sử dụng vật tư nhân viên có nhu cầu sẽ lập Phiếu yêu cầu xuất kho (Phụ lục…). Phiếu yêu cầu xuất kho sẽ được lập thành mẫu và gửi cho Kế toán vật tư.
(2) Kế toán vật tư tiến hành lập Phiếu xuất kho (Phụ lục…). và chuyển cho Thủ kho.
(3) Thủ kho nhận Phiếu xuất kho và tiến hành kiểm tra vật tư cần xuất kho, nếu đủ số lượng theo yêu cầu, thủ kho tiến hành xuất kho cho nhân viên yêu cầu xuất kho, nếu thiếu số lượng theo yêu cầu, thủ kho gửi yêu cầu nhập thêm và tiến hành xuất kho cho người yêu cầu.
(4) Người yêu cầu kiểm tra và nhận hàng, sau đó ký Phiếu xuất kho và chuyển lại cho thủ kho.
(5) Thủ kho nhận lại Phiếu xuất kho và ghi thẻ kho(Phụ lục…)., sau đó chuyển cho kế tốn vật tư.
(6) Kế toán vật tư ghi sổ kế toán vật tư, kết thúc quy trình xuất kho vật tư.
- Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ liên quan đến chi phí nhân cơng trực tiếp:
Tại Tập đồn GFS có hai cách tính lương cho nhân cơng trực tiếp: tính lương theo cơng việc giao khốn và tính lương theo thời gian làm việc (tùy từng cơng trình).
Đối với các cơng trình tính lương theo cơng việc giao khốn thì chứng từ ban đầu là “hợp đồng khoán” (Phụ lục…)., trên hợp đồng khoán thể hiện cơng việc khốn có thể là từng phần việc, nhóm cơng việc, hạng mục cơng trình, thời gian thực hiện hợp đồng, đơn giá và chất lượng công việc (thường ở Tập đồn khốn theo hạng mục cơng trình). Đến kỳ chấm cơng, đội nhận khốn sẽ lập bảng chấm công (Phụ lục…). theo mẫu của Tập đồn và gửi về Kế tốn thanh toán. Kế toán thanh toán dựa vào bảng chấm cơng và hợp đồng khốn để tính tiền lương phải trả (Phụ lục…). cho các nhân cơng, sau đó lập thành một bảng tổng hợp số tiền lương phải trả cho các nhân cơng trình ký Giám đốc rồi gửi về Thủ quỹ. Thủ quỹ căn cứ vào Bảng tiền lương phải trả để chi
trả cho các nhân cơng.
Đối với các cơng trình tính lương theo thời gian, căn cứ vào tình hình thực tế, người có trách nhiệm chấm cơng sẽ tiến hành theo dõi và chấm công hàng ngày cho công nhân trực tiếp trên bảng chấm công(Phụ lục…).. Đến kỳ chấm công, người phụ trách sẽ gửi bảng chấm công và phiếu làm thêm giờ chuyển cho Kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán kiểm tra, làm căn cứ lập Bảng tiền lương phải trả (Phụ lục…). trình ký Giám đốc rồi gửi cho Thủ quỹ làm căn cứ chi lương.
Lưu trữ và bảo quản chứng từ:
Kế tốn có trách nhiệm lưu trữ và bảo quản chứng từ theo đúng trình tự. GFS Group thực hiện rất tốt việc lưu và lưu trữ các tệp. Hàng tháng thu thập các chứng từ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,… đóng gói thành từng cuộn, ghi rõ tháng, năm, sắp xếp theo thứ tự ghi trên chứng từ để dễ nhận biết. Cuối tháng, kế toán phải đối chiếu chứng từ giấy theo cuộn, từng chứng từ, theo trình tự để dễ tìm khi cần sử dụng lại.
2.2.3. Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn
Hệ thống tài khoản của Tập đồn GFS hiện đang trong quá trình lựa chọn và thiết lập danh sách tài khoản kế tốn để hệ thống hóa thơng tin kế tốn theo quy định tại Thông tư số 200/2014 / TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính. Đồng thời, q trình hệ thống hóa thơng tin kế tốn được Tập đồn thực hiện bằng phần mềm kế tốn Misa. (Phụ lục 1: Hệ thống tài khoản trên phần mềm Misa)
Theo danh mục đối tượng kế tốn do Bộ Tài chính quy định, Tập đồn mở tài khoản chi tiết để đáp ứng các đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý sau đây:
Nhóm tài khoản tạm ứng được mở chi tiết để phù hợp với đặc điểm của ngành xây lắp, bao gồm 2 tài khoản cấp 2: 1411 (tạm ứng lương) và 1412
(tạm ứng cá nhân). Do đặc tính của ngành xây dựng, thường các tháng Tập đoàn chi trả một phần lương, sau khi quyết tốn cơng trình Tập đồn sẽ chi trả nốt phần lương cịn lại, do vậy các cơng nhân trong Tập đồn thường xin làm tạm ứng trước khi cần, việc tạm ứng này cần phân biệt rõ là tạm ứng lương hay tạm ứng cá nhân.
Nhóm tài khoản Hao mòn TSCĐ được chia nhỏ thành các tài khoản cấp 3 phù hợp: tải khoản 21411 (Hao mòn nhà cửa vật kiến trúc), tài khoản 21412 (Hao mịn máy móc thiết bị), tài khoản 21413 (hao mòn phương tiện vận tải, truyền dẫn), tài khoản 21414 (hao mòn thiết bị dụng cụ quản lý). Việc lập ra các tài khoản cấp 3 này nhằm xác định chi phí của từng cơng trình riêng lẻ. Ví dụ như cơng trình xây dựng dân dụng cần máy xúc, xe chở vật tư; cơng trình xây dựng đường bộ thì cần có máy lu.
Hoặc các cơng trình sử dụng hết bao nhiêu thiết bị dụng cụ quản lý (áo mũ bảo hộ, máy đo lường các chỉ số xây dựng,…).
Nhóm các khoản phải trả người lao động được mở chi tiết ở các tài khoản cấp 2: TK 3341 (Phải trả cho người lao động trực tiếp) và TK 3344 (Phải trả cho người quản lý doanh nghiệp).
Tổ hợp môn chi phí khơng phân chia theo tổ, ít mơn mở môn phụ: 621 môn mở môn phụ tức là 6211 mơn (chi phí vật liệu chính); tài khoản 622 (chi phí nhân cơng trực tiếp) chỉ có tài khoản chính; Tài khoản 623 (chi phí sử dụng máy móc kỹ thuật) được chia thành 2 cấp tài khoản: tài khoản 6234 (chi phí khấu hao máy móc thi cơng) và tài khoản 6238 (chi phí bằng tiền khác), chỉ mở 2 tài khoản. Mức độ 2 xác nhận rằng việc sử dụng tiền công thợ máy, tiền xăng dầu không được quy định trong báo cáo cuối năm sẽ gây thất thốt, lãng phí trong q trình thực hiện cơng việc (tiền xăng dầu), sửa chữa máy móc, bảo dưỡng, tiền cơng người sử dụng máy móc, v.v.;. ..); TK 627 (Chi phí SXC) mở 3 TK phụ: TK 6271 (Chi phí NV phân xưởng), TK 6273 (Chi phí
dụng cụ sản xuất), TK 6278 (Chi phí khác).
Nhóm tài khoản do Tập đồn mở để xác định kết quả hoạt động được chi tiết đến các tài khoản cấp 3: Tài khoản 9112 (xác định kết quả tài chính), tài khoản 9113 (xác định kết quả khác), tài khoản 91112 (xác định kết quả tài chính. Tập đồn sử dụng tài khoản 9112 để xác định lãi vay trong kỳ kế tốn. Tập đồn sử dụng Mục số 91112 để xác định kết quả hoạt động của từng dự án xây dựng.
Tập đoàn áp dụng rất linh hoạt hệ thống tài khoản của mình để phản ánh các giao dịch lớn trong quá trình hoạt động của mình.
Quy trình quyết tốn chi phí xây lắp như sau: Đầu tiên phịng kế tốn kiểm tra các loại chi phí (vật liệu, nhân cơng, máy móc, ...) và kết chuyển các khoản mục chi phí từ TK 621, 622, 623, 627 sang TK 1542 (DN xây dựng - Xây dựng và lắp đặt, khác) xác định chi phí kinh doanh của từng giai đoạn theo tiến độ của dự án. Sau khi cơng trình xây dựng hồn thành, kế tốn chi phí kết chuyển giá vốn từ tài khoản 1542 sang tài khoản 6322 để xác định giá vốn của hàng hoá xây lắp. Cuối năm, kế toán kết chuyển giá vốn từ tài khoản 6322 sang tài khoản 911 để xác định kết quả hoạt động của dự án xây dựng.
Trong quá trình xây lắp các cơng trình ln có những vật liệu thừa và các phế liệu sau thi công. Đa phần các vật liệu khi chuyển đến các cơng trình sẽ khơng nhập kho, hạch tốn không đi qua tài khoản kho (tài khoản 152, tài khoản 153,...). Khi xảy ra việc thừa vật tư, Tập đoàn sẽ chuyển số lượng vật tư thừa đó q cơng trình khác đang thiếu vật tư gần đó nhất. Việc bỏ qua khâu nhập kho vật tư sẽ giúp đơn vị tiết kiệm được chi phí quản lý kho cũng như chi phí xây dựng nhà kho.
Các phế liệu sau thi cơng của cơng trình nào nếu được bán thanh lý sẽ được hạch tốn vào tài khoản 1542, giảm chi phí cơng trình đó.
Trường hợp máy móc bị hư hỏng trong quá trình sử dụng hoặc sau khi xây dựng khơng cịn sử dụng được, công nghệ lạc hậu, không đáp ứng yêu cầu cơng việc của Tập đồn thì tiến hành thanh lý. Khi thanh lý tài sản cố định, Tập đoàn phải ra quyết định thanh lý và thành lập Ban thanh lý tài sản cố định. Hiệp hội có trách nhiệm tổ chức thanh lý TSCĐ theo đúng trình tự, thủ tục quy định trong chế độ quản lý tài chính và lập Biên bản họp thanh lý TSCĐ theo thể thức quy định. Biên bản họp được lập thành nhiều bản, một bản gửi phịng kế tốn để ghi vào sổ tài khoản, một bản gửi phòng quản lý sử dụng TSCĐ. Kế toán căn cứ vào các biên bản thanh lý và các chứng từ liên quan đến việc thu chi thanh lý TSCĐ. (Phụ lục 2: ghi nhận nhượng bán thanh