- Về công thức
TƯ VẤN & ĐẠI LÝ THUẾ TPM
4.1.2 Bộ máy kế toán
❖ Ưu điểm
Bộ máy cơng tác kế tốn tại cơng ty được tổ chức khá tốt, tương đối đầy đủ và gọn nhẹ. Bộ phận kế toán đảm bảo thực hiện vai trò tham mưu cho Ban lãnh đạo về tình hình hoạt động của cơng ty qua các Báo cáo kinh tế bằng nguồn số liệu khách quan, trung thực mà bộ phận kế toán thu nhập và lưu trữ. Trong bộ phận kế tốn ngồi kế tốn trưởng cịn có hai kế tốn viên được phân cơng thực hiện cơng tác kế tốn hàng ngày, hai nhân viên kế toán với sự am hiểu về các phần hành và các quy trình hoạt động trong bộ phận.
71
Công tác tổ chức chứng từ, sổ tương đối tốt, đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp đầy đủ theo đúng quy định của Bộ tài chính. Tất cả đều được sắp xếp và lưu trữ rất cẩn thận, phù hợp theo trình tự thời gian, giúp cho việc lưu trữ và tìm kiếm chứng từ dễ dàng hơn khi cần thiết. Cơng ty sử dụng hình thức sổ kế tốn là Nhật ký chung rất phù hợp với tình hình thực tế tại cơng ty, kế tốn ghi chép, xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và lập định khoản kế toán làm cơ sở cho việc theo dõi các tài khoản chính xác và hợp lý; giúp xử lý thơng tin nhanh và chính xác. Hệ thống báo cáo tài chính gồm bốn loại: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Bảng cân đối kế toán, Lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính nộp vào cuối năm tài chính rất phù hợp với quy định của bộ tài chính và các cơ quan ban ngành. Ngoài ra báo cáo thuế được nộp định kỳ theo quý được kế toán trưởng nộp đúng hạn và kê khai đầy đủ, chính xác.
Trình tự ln chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán được thực hiện tương đối tốt. Tất cả các chứng từ kế tốn do cơng ty lập hoặc từ bên ngồi chuyển đến đều tập trung vào bộ phận kế toán. Bộ phận kế tốn kiểm tra, xác minh tính pháp lý và ghi sổ kế tốn. Q trình này được thực hiện đúng, đủ nên tính hợp lý của chứng từ kế toán là hợp lệ khi quyết toán trên tờ khai thuế; và hoàn toàn yên tâm khi kê khai chứng từ lên chi phí trong kỳ của cơng ty.
Chính sách kế tốn áp dụng trong công ty phù hợp với lĩnh vực hoạt động cũng như loại hình cơng ty.
Hệ thống thông tin kế tốn trong cơng tác kế tốn của Cơng ty Cổ phần tư vấn và Đại lý thuế TPM được xây dựng qua bốn nhân tố. Thứ nhất, đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp là tư vấn và tính thuế cho các Doanh nghiệp vừa và nhỏ trong và ngoài nước. Thứ hai, yêu cầu kiểm soát trong cơng ty ảnh hưởng đến việc lựa chọn hình thức tổ chức cơng tác bộ máy kế toán theo bộ máy kế tốn tập trung, và cơng tác tổ chức hạch toán cho từng nhân viên trong bộ phận kế tốn. Thứ ba, trình độ năng lực quản lý quyết định doanh nghiệp chọn một hệ thống thơng tin phù hợp với trình độ nhân viên kế tốn có thể sử dụng, kiểm sốt tốt và tận dụng hết lợi thế phần mềm mang lại. Thứ tư, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế tốn của cơng ty phụ thuộc vào trình độ khoa học kỹ thuật của nhân viên kế toán, các nhân viên thành thạo trong việc sử dụng phần mềm Smart Pro, giúp cho việc thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin cho Ban lãnh đạo nhanh chóng và chính xác hơn.
Cơ sở vật chất được trang bị trong bộ hận kế tốn: máy tính, máy in máy fax, máy scan, máy photocopy, có kết nối internet giúp kế toán quản lý cơng việc kế tốn một cách chặt
72
chẽ, rõ ràng, tiết kiệm đáng kể thời gian và cơng sức cho các nhân viên kế tốn mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin kế tốn tài chính, kịp thời đưa ra các thơng tin hữu dụng đối với yêu cầu quản lý chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh.
Phần mềm kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng là Smart pro là phần mềm đơn giản, dể sử dụng, đầy đủ các phần hành và là cơng cụ hỗ trợ bộ phận kế tốn thực hiện Báo cáo kinh tế cần thiết. Nhân viên kế toán rất thành thạo khi sử dụng phần mềm vì đã được đào tạo và có kinh nghiệm tiếp xúc với phần mềm trong thời gian dài nên việc kiểm sốt quy trình hoạt động cũng như hạch toán trên phần mềm là điểu dễ dàng. Những rủi ro có thể phát sinh trong phần mềm có thể được ngăn chặn kịp thời để đảm bảo tính hợp lý của những thơng tin do phần mềm cung cấp.
❖ Hạn chế:
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong cơng tác kế tốn của cơng ty thể hiện qua việc: • Bộ máy kế tốn đơn giản, ít nhân sự dẫn đến việc kiêm nhiệm nhiều thành phần như việc kế tốn thuế kiêm khoản việc theo dõi cơng nợ và xác nhận cơng nợ, hạch tốn sổ sách dẫn đến việc sai sót, gian lận.
• Quy mô công ty khá nhỏ nên việc tối thiều các chi phí là nên được kiểm sốt, nhân viên trong bộ phận kế toán đảm đương nhiều chức năng, nhiệm vụ. Điều một phần giúp cắt giảm chi phí lương, và cắt giảm đi công đoạn thực hiện nghiệp vụ liên quan đến từng khâu kế toán khác nhau nhưng dễ dẫn đến sai sót và nghiêm trọng hơn là gian lận trong quá trình thực hiện cơng tác kế tốn. Giả định một cơng ty có đầy đủ kế tốn với các nhiệm vụ khác nhau thực hiện quy trình thu tiền khách hàng thì kế tốn thanh tốn lập phiếu thu kèm thơng báo trả tiền của khách hàng chuyển cho thủ quỹ thu tiền, xác nhận và ghi sổ; sau đó chuyển phiếu thu đã thu tiền cho kế toán phải thu để đối chiếu chứng từ, nhập liệu, ghi sổ để kết thúc quy trình thu tiền khách hàng. Thì đối với Cơng ty Cổ phần tư vấn & Đại lý thuế TPM việc thủ quỹ kiêm nhiệm vai trị kế tốn thanh tốn và kế tốn cơng nợ sẽ một mình lập phiếu thu, thu tiền, xác nhận và ghi sổ. Chính việc đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ trong một quy trình dễ gây áp lực trong công việc, dẫn đến sai sót. Nguyên tắc kế toán – bất kiêm nhiệm thực hiện chưa hiệu quả và khả năng xảy ra gian lận rất cao nên nếu đạo đức nghề nghiệp không đủ lấn át những “áp lực” mà nhân viên kế toán phải đối mặt.
- Cơng tác kế tốn dễ gặp khó khăn trong điểu kiện tin học hóa, vì một số điều sau: • Trình độ ứng dụng của nhân viên chưa cao, nếu cơng ty có sự thay đổi về hệ thống thơng tin thì việc đào tạo cho đội ngũ nhân viên thích ứng và sử dụng cũng như kiểm soát hệ thống để đi vào hoạt động sẽ tốn nhiều thời gian và chi phí.
73
• Mơi trường pháp lý thay đổi liên tục, việc công ty phải cập nhật và tuân thủ kịp thời những quy định của Luật kế toán và vận hành song song với Luật thuế là yêu cầu cao đối với bộ phận kế tốn. Vì luật kế tốn và Luật thuế có những nét khác biệt cơ bản để dung hòa được Luật thuế và Luật kế tốn địi hỏi bộ phận kế toán cập nhật kịp thời những quy định, nguyên tắc, chuẩn mực.
- Ngồi ra, việc phân loại các khoản chi phí được trừ và khơng đươc trừ khi tính thuế gây nên nhiều khó khăn cho kế tốn của cơng ty, vì các khoản chi phí được trừ và không đựơc trừ quy định khơng rõ ràng, nhân viên kế tốn lại khơng nắm vững các quy định nên cịn nhầm lẫn.
- Các khoản chi phí phúc lợi cho nhân viên do bộ phận nhân sự của công ty đảm nhận nên kế tốn của cơng ty khơng nắm rõ phần này dẫn đến kế tốn khơng nắm rõ các khoản chi từ vấn đề này và gây khó khăn cho việc đưa các khoản này vào chi phí được trừ.