- Về công thức
TƯ VẤN & ĐẠI LÝ THUẾ TPM
4.3.2 Hệ thống sổ sách, chứng từ
Lưu trữ dữ liệu kế toán là việc thực hiện in ấn, sao chép dữ liệu ra USB, đĩa CD, … tránh trường hợp mất mát dữ liệu khi máy tính bị hư, bị vi rút nhằm lưu trữ những thông tin quan trọng trong công ty và phục vụ việc cơ quan thuế thanh tra kiểm tra. Ví dụ những tài liệu cơ quan thuế thường yêu cầu kiểm tra khi đến doanh nghiệp là:
- Hồ sơ ban đầu của doanh nghiệp khi mới thành lập. Kế toán trưởng phải đàm bảo rằng những công việc ban đầu đã được thực hiện đầy đủ và giữ một bản có đóng dấu “Đã nhận hồ sơ” do Cơ quan thuế xác nhận.
- Hợp đồng lao động của nhân viên trong cơng ty. Vì khoản mục tiền lương là một khoản mục Cơ quan thuế hay yêu cầu kiểm tra nghiêm ngặt, kèm theo là hợp đồng lao động và hệ thống thang, bảng lương mà doanh nghiệp đã lập khi thành lập doanh nghiệp. Để đối chiếu với bảng lương hàng tháng chi trả cho nhân viên.
79
- Chứng từ kế tốn. Chứng từ kế tốn rất quan trọng vì cơng việc kế tốn bắt đầu từ chứng từ gốc mà doanh nghiệp thu thập được. Bảo quản tốt chứng từ chính là bảo vệ bằng chứng thuyết phục nhất về những báo cáo, số sách kế toán.
- Và nhiều tài liệu khác…
Những tài liệu kế toán quan trọng trong doanh nghiệp phải được bảo quản trong một môi trường đảm bảo, nhiều doanh nghiệp bảo quản Server trong môi trường máy lạnh 24/24 để chắc chắn rằng không bị mất dữ liệu quan trọng.
Hệ thống bảo mật của công ty cũng rất quan trọng, cần phần mềm diệt virus tốt đảm bảo không để virus hoặc những truy cập trái phép từ bên ngoài tác động đến dữ liệu kế tốn trong cơng ty.
Công ty Cổ phần tư vấn và Đại lý thuế TPM có tủ đựng sổ sách, hồ sơ của công ty nhưng không đủ. Do vậy cần thêm tủ và có ổ khóa để nhân viên kế tốn bảo quản sổ, báo cáo qua các năm đầy đủ, tránh hư hại, mất mát do trộm cắp…
Về hệ thống sổ sách kế tốn: Cơng ty khơng lập sổ chi tiết khoản vay và chi phí lãi vay ngoài mà chỉ căn cứ vào phiếu chi trả tiền để hạch tốn vào Sổ Nhật kí chung nghiệp vụ trả lãi hàng tháng. Vì vậy, để dễ kiểm tra và theo dõi trong quá trình phát sinh các nghiệp vụ kế toán về các khoản vay và chi phí lãi vay, Cơng ty nên tạo thêm các tài khoản chi tiết của tài khoản 635, việc này giúp cho kế toán dễ phân biệt được các khoản chi phí và đưa vào các khoản mục chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và các chi phí khơng hợp lệ theo quy định.
Về ghi chép bảo quản và lưu trữ chứng từ: Công ty thực hiện tương đối tốt nhưng vẫn còn tồn đọng lại một số vấn đề như chứng từ chưa đảm bảo căn cứ pháp lý (thiếu chữ kí những người có trách nhiệm, thiếu con dấu, …). Trong quá trình ghi sổ chi tiết, lập chứng từ nhân viên kế toán thuế vẫn chưa đánh số đầy đủ cho các chứng từ gốc gây khó khăn cho việc phân biệt khi cần kiểm trả và tìm kiếm. Để khắc phục tình trạng này Cơng ty nên đưa ra các yêu cầu khi kế toán thực hiện việc lưu trữ sổ sách phải kiểm tra kĩ lại những nội dung bắt buộc và bổ sung chữ kí, con dấu đày đủ khi đưa chứng từ đi lưu trữ, tránh mất thời gian kiểm tra lại. Bên cạnh đó Cơng ty có thể sử dụng hóa đơn điện tử để phát hành hóa đơn trong thời gian tới, việc này giúp tối thiểu được chi phí để bảo quản, lưu trữ chứng từ, hạn chế được những gian lận và tiết kiệm được thời gian khi được yêu cầu cung cấp hóa đơn.