CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KSNB NHẰM HẠN CHẾ
2.2 Thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty TNHH HappyCook
2.2.1.1 Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Triết lý kinh doanh của Công ty mong muốn trở thành nhà sản xuất và xuất khẩu dụng cụ nhà bếp cao cấp góp phần tạo nên những bữa ăn ngon an toàn sức khỏe cho các gia đình Việt nam cũng như các gia đình khác trên thế giới. Chính vì vậy Cơng ty đã định hướng xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Iso 9001 : 2008. Ban lãnh đạo Công ty cam kết ban hành chính sách chất lượng áp dụng trong Cơng ty, Thiết lập các mục tiêu chính sách chất lượng trong năm.
Qua khảo sát cho thấy, Công ty thường xuyên thay đổi vị trí làm việc ở những vị trí quản lý quan trọng, Người quản lý mới chưa kịp nắp bắt quy trình làm việc, tạo nên sự khác biệt về cách thức quản lý và điều hành. Thay đổi hình ảnh logo Happy Cook , thay đổi nhân sự, thay đổi bao bì sản phẩm, thay đổi mẫu mã, kiểu dáng sản phẩm…để nhằm đánh dấu sự thay đổi mang đến diện mạo mới, hình ảnh mới cho Cơng ty.
Nhà quản lý dám chấp nhận các dự án kinh doanh có độ rủi ro cao. Chấp nhận đầu tư làm khuôn mới, đặt dư số lượng lớn nắp kiếng ( xem phụ lục 11 ), quai, núm các loại (xem phụ lục 10 ) để sản xuất đơn đặt hàng riêng cho một khách hàng.
Cơng ty khơng có văn bản cơng bố chính thức về các vấn đề liên quan đạo đức nghề nghiệp như gian lận, làm sai lệch số liệu … Vì vậy những biện pháp xử lý vi phạm thường theo cảm tính và chưa có biện pháp hữu hiệu để hạn chế hoặc loại bỏ những sức ép, cơ hội để nhân viên vi phạm nên tình trạng sại phạm, trộm cắp, vi phạm nội quy công ty vẫn xảy ra thường xuyên.
2.2.1.2 Ban giám đốc
Qua kết quả khảo sát thực trạng tại Công ty cho thấy các nhà quản lý tại Công ty TNHH Happy Cook đa số là các chuyên gia hàn quốc đơi khi gặp nhiều khó khăn về ngơn ngữ giao tiếp đối với người lao động.
Ban giám đốc Công ty TNHH Happy Cook tổ chức cuộc họp định kỳ vào mỗi thứ tư hàng tuần nhằm xem xét, đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Ngoài ra, các buổi họp bất thường cũng sẽ được tổ chức tùy theo yêu cầu cấp bách về biến động của sản xuất, hay theo kiến nghị từ các phòng ban nhằm giải quyết kịp thời các vấn đề liên quan đến hoạt động của Công ty. Thành phần tham dự bao gồm Ban giám đốc, các chuyên gia người hàn quốc, đại diện các phòng ban.
Nội dung cuộc họp các Phòng ban báo cáo công việc đã thực hiện nêu ra những khó khăn tồn tại và đề xuất phương hướng hoạt động. Ban lãnh đạo tiếp thu và thảo luận với các phòng ban trên cơ sở các báo cáo và đề xuất, để đưa ra ý kiến chỉ đạo phù hợp.
2.2.1.3 Tính chính trực và các giá trị đạo đức
Công ty TNHH Happy Cook là nhà sản xuất kinh doanh các dụng cụ nhà bếp cao cấp. Cơng ty rất quan tâm đến tính chính trực và các giá trị đạo đức bởi lẽ sản phẩm của Công ty như là bạn đồng hành của những người nội trợ góp phần tạo nên những món ăn ngon, đảm bảo sức khỏe cho người tiêu dùng.
Đi cùng với hoạt động kinh doanh của mình, Happy Cook ln lấy sứ mệnh vì cộng đồng làm kim chỉ nam, với mong muốn đóng góp một phần nhỏ vào sự
phát triển của Việt Nam trong tương lai chính vì thế Cơng ty quyết định thành lập quỷ học bổng HAPPY COOK, hàng năm cứ mỗi độ tháng chín cơng ty TNHH Happy Cook kết hợp với hội nhà báo Việt Nam tổ chức buổi lễ trao học bổng cho các em tân sinh viên nghèo vượt khó. Tuy phần thưởng mà Cơng ty dành cho các em không nhiều nhằm giúp đỡ các em trang trải phần nào học phí. Nhưng chính sự quan tâm giúp đỡ của Cơng ty đã mang đến cho các em nguồn động viên tinh thần lớn lao để các em có động lực phấn đấu học tốt. Dưới đây là hình ảnh của buổi lễ trao học bổng “ Happy Cook”
Thơng qua “Chương trình học bổng vượt khó”, trong những năm gần đây, Công ty Happy Cook đã trao 1000 suất học bổng trị giá khoảng 2 tỷ đồng cho các học sinh, sinh viên nghèo của tỉnh Đồng Nai và khu vực miền Đông Nam Bộ.
Hưởng ứng kêu gọi cán bộ cơng nhân viên đóng góp cho các phong trào cứu trợ đồng bào bị thiên tai lũ lụt.
Cơng đồn cơng ty cũng rất quan tâm bảo vệ lợi ích và chăm lo đời sống của người lao động qua việc thăm hỏi đoàn viên ốm đau, cưới hỏi, tang gia. Hàng
tháng tổ chức tặng quà sinh nhật cho đoàn viên. Tặng quà tết vào cuối năm và hổ trợ cho một vài đồn viên có hồn cảnh gia đình khó khăn vé tàu về quê thăm gia đình. Ngồi ra hàng năm vào dịp nghỉ hè tổ chức cho đồn viên đưa gia đình đi nghỉ mát để giao lưu thắt chặt tình đồn kết.
Những quy định về tính chính trực và các giá trị đạo đức được Công ty xây dựng thành văn bản nội quy của Công ty. Tuy nhiên văn bản này lại không được công bố rộng rãi đến tất cả người lao động trọng cơng ty.
2.2.1.4 Chính sách nhân sự
Tổng số lao động hiện có tại Cơng ty là 494 cơng nhân viên. Trong đó lao động gián tiếp 64 người, trực tiếp sản xuất là 430 người ( không bao gồm các chuyên gia Hàn Quốc). Thời gian làm việc hàng ngày từ 7h sáng đến 17h, nghỉ giữa ca là 30 phút. Làm việc 05 ngày/ tuần từ thứ hai đến thứ sáu.
Trình độ lao động Đại học, Cao Đẳng: 20 người
Công nhân kỹ thuật, trung cấp nghề (kể cả công nhân được đào tạo tại Cơng ty): 68 người.
Cơng ty tính lương theo thời gian, việc tính lương cho người lao động hồn tồn dựa vào bảng chấm công và thẻ chấm công. Việc khen thưởng vào cuối năm và nâng lương hàng năm theo chính sách của Công ty theo quy chế cào bằng người làm lâu năm cũng như người mới vào khơng tính thâm niên cơng tác và điều chỉnh lương theo quy định của Nhà nước.
Khi có nhu cầu tuyển dụng Cơng ty trực tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn không qua trung tâm giới thiệu dịch vụ việc làm. Hình thức tuyển dụng phỏng vấn trực tiếp, kiểm tra hồ sơ bằng cấp khơng qua hình thức thi tuyển hay kiểm tra tay nghề.
Qua khảo sát thực tế nhận thấy các vị trí cơng việc hiện tại và cách thức tuyển dụng nhân viên của Công hiện nay chưa đảm bảo được “ Đúng người ”, “ Đúng việc ” đa số các vị trí tuyển dụng tại Cơng ty thường là người quen, người thân giới thiệu vào làm ở nhiều vị trí quan trọng trọng Cơng ty. Ví dụ điển hình là
nhân viên xuất nhập khẩu được tuyển dụng do mối quan hệ quen biết khơng phù hợp với trình độ chun mơn. Như vậy phải mất thời gian đào tạo, công việc không đảm bảo tiến độ và ảnh hưởng đến chức năng kiểm soát và nguy cơ bao che những gian lận và sai sót có thể xảy ra.
Cơng ty không thường xuyên tổ chức những chương trình đào tạo, hay cử nhân viên tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên. Khơng xây dựng chính sách thi đua, khen thưởng cho cá nhân, bộ phận có thành tích tốt, cũng như khơng có chính sách đãi ngộ giữ chân đối với những nhân viên có trình độ chun mơn cao, dày dặn kinh nghiệm ở lại làm việc lâu dài cho Công ty.
Ở một số vị trí nhân viên kiêm nhiệm nhiều công việc nên khơng có điều kiện chun mơn hóa cao, dễ dàng xảy ra nhiều rủi ro sai phạm, gian lận. Và cách thức phân công công việc như vậy phi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Những trường hợp vi phạm nội quy công ty chỉ bị khiển trách nhắc nhở viết kiểm điểm rồi để đó chứ khơng có biện pháp xử lý cụ thể nên tình trạng sại phạm, trộm cắp, vi phạm nội quy công ty vẫn xảy ra thường xuyên.
2.2.1.5 Cơ cấu tổ chức
Qua sơ đồ tổ chức bộ máy bộ máy quản lý của Công ty TNHH Happy Cook (xem trang 34) cho thấy Công ty áp dụng kiểu cơ cấu tổ chức theo mơ hình trực tuyến – Chức năng. Trong cơ cấu trên Tổng giám đốc phụ trách chung, Phó tổng giám đốc là người được ủy quyền của Tổng giám đốc quản lý tất cả các hoạt động của Công ty. Ba giám đốc, mỗi người phụ trách một lĩnh vực tương ứng.
Tổng Giám Đốc
Phó Tổng Giám Đốc
Giám đốc hành
chính Giám đốc sản xuất
Giám đốc kinh doanh Phịng điều phối Phòng Marketing Phòng bảo hành Phịng kế tốn Phịng nhân sự Phòng vật tư Phòng XNK Phòng Bảo vệ Phòng Y tế Phòng kỹ thuật BP.QL Chấtlượng BP Sữa chữa Phòng QL sản xuất BP. Ép thuỷ lực BP Hàn CaoTần BPĐánh bóng BP.Hàn quai, đóng gói BP.Chảo, nồi khơng dính
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty gọn nhẹ,đơn giản, các phòng ban khơng nhiều nhưng được bố trí tương đối hợp lý để có thể giảm được chi phí quản lý.
2.2.2 Thiết lập mục tiêu tại Công ty TNHH Happy Cook
Công ty TNHH Happy Cook là nhà sản xuất và xuất khẩu dụng cụ nấu ăn cao cấp bằng Inox, nhôm chống dính hàng đầu tại Việt Nam. Với thương hiệu Happy Cook, sản phẩm của Công ty đã được người tiêu dùng Việt Nam và các nước trên thế giới tín nhiệm trong nhiều năm qua được bình chọn hàng Việt nam chất lượng cao.
Thị trường hiện nay canh tranh rất khốc liệt, do đó Cơng ty đang gặp rất nhiều khó khăn từ những đối thủ cạnh tranh cùng ngành như Supor mạnh về giá, Sunhous mạnh về sản phẩm đa dạng và tình trạng hàng Trung Quốc nhập khẩu tràn lan.
Trên cơ sở phân tích bảng tổng hợp năng suất sản phẩm và phân tích tỷ số lợi nhuận trên doanh thu để Công ty thiết lập mục tiêu hoạt động.
Bảng 2.1 : Bảng tổng hợp năng suất sản phẩm inox và sản phẩm nhôm 5
Đánh giá kết quả :
350 300 250 200 150 100 50 - 2008 2009 2010 2011 2012
Doanhthu Lợi nhuận
- Bình quân tháng sản xuất : 96.802 SP inox và 82.553 SP nhôm - Chỉ tiêu kế hoạch năm 2010 : 1.503.000 SP inox và 1.065.000 SP nhôm - Căn cứ vào bảng tổng hợp năng suất sản phẩm inox năm 2012, năng suất toàn năm đạt : 1.161.618 sản phẩm inox, tương đượng 77.29% theo kế hoạch. Năng suất không đạt chỉ tiêu theo kế hoạch đề ra chủ yếu do những nguyên nhân sau : Tình trạng trả sản phẩm về cho cơng đoạn trước làm lại do chưa đạt yêu cầu còn nhiều, Máy móc trang thiết bị qua thời gian sử dụng lâu năm cũ kỹ, lạc hậu hay bị hỏng hóc lám gián đoạn sản xuất. Thái độ làm việc của một số công nhân chưa tốt. - Căn cứ vào bảng tổng hợp năng suất sản phẩm nhôm năm 2012, năng suất toàn năm
đạt : 990.636 sản phẩm, tương đương 93% theo kế hoạch. Nguyên nhân chính do sản lượng sản phẩm nhơm hiện tại phụ thuộc vào máy phun cát. Có tất cả 3 máy phun cát, nhưng hàng ngày chỉ hoạt động 2 máy vì thiếu nhân cơng và máy phun cát thương xuyên bi hư.
Phân tích một số chỉ tiêu tài chính giai đoạn 2008 – 20126
Chỉ tiêu ĐVT 2008 2009 2010 2011 2012
Doanh thu Tỷ đồng 148.0
6 207.68 244.66 327.81 339.44
Lợi nhuận Tỷ đồng 7.14 1.24 0.96 1.72 1.89
Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu % 4.83
% 0.60% 0.39% 0.52% 0.56%
Qua bảng phân tích trên cho thấy tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu hiện nay rất thấp giảm dần qua các năm. Kinh doanh không hiệu quả do bán hàng chạy theo doanh số không quan tâm đến giá thành, bán dưới giá vốn.
Dựa vào chính sách chất lượng, Cơng ty thiết lập các mục tiêu cho năm nay làm thế nào để tăng năng suất , nâng cao chất lượng sản phẩm, và giảm chi phí sản xuất.
2.2.3 Nhận dạng các sự kiện tại Công ty TNHH Happy Cook
Qua khảo sát cho thấy, dựa trên các mục tiêu đã được thiết lập, Công ty đã tổ chức buổi hội thảo thành phần tham dự bao gồm Ban lãnh đạo, toàn bộ các nhân viên quản lý, và tất cả các trưởng bộ phận của các bộ phận sản xuất với mục đích xem xét, đánh giá tồn bộ quy trình sản xuất tìm ra những hạn chế tồn tại từ đó đề xuất giải pháp khắc phục nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Tuy nhiên các cuộc hội thảo như vậy diễn ra không thường xuyên. Và một số đề xuất, kiến nghị trong buổi hội thảo chưa được thực thi sau hội thảo.
2.2.4 Đánh giá rủi ro tại Công ty TNHH Happy Cook
Thực trang cho thấy việc phân tích đánh giá rủi ro tại Công ty TNHH Happy Cook không được thực hiện một cách thường xuyên và được thưc hiện như một quy trình hoạt động cần thiết tại đơn vị. Việc phân tích các rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu chưa được thực hiện tốt và triệt để.
2.2.5 Phản ứng với rủi ro tại Công ty TNHH Happy Cook
Việc nhận dạng các sự kiện và đánh giá các rủi ro tại Công ty Happy Cook chưa được chú trọng thực hiện nên kéo theo việc đối phó với rủi ro cũng chưa được thực hiện tốt. Tuy Ban lãnh đạo cũng nhận thức được tầm quan trọng của việc này nhưng việc cân nhắc giữa lợi ích và chi phí hay thay đổi chiến lược kinh doanh cũng là một trong những nguyên nhân gây ra hạn chế này.
2.2.6 Hoạt động kiểm sốt tại Cơng ty TNHH Happy Cook
Để tìm hiểu hoạt động kiểm sốt tại Cơng ty TNHH Happy Cook, do bộ phận kinh doanh được đặt tại văn phòng sài gịn Và Quy trình nhập khẩu ngun vật liệu, nhận đặt hàng xuất khẩu do người Hàn quốc trực tiếp phụ trách do hạn chế về khả năng tiếp cận thu thập chứng từ nên tác giả chỉ đề cập các vấn đề liên quan liên đến các công việc chuẩn bị cho sản xuất hàng trong nước và tiến hành sản xuất từ việc nhận đơn hàng sản xuất, lập kế hoạch sản xuất, mua hàng và thanh toán, kiểm tra sản phẩm, nhập – xuất kho nguyên vật liệu và thành phẩm.
Mục tiêu kiểm soát
- Mục tiêu hoạt động mua hàng và thanh toán : Mua đúng, mua đủ, và mua kịp thời số lượng theo yêu cầu mua hàng được phê duyệt. Thanh toán đúng, thanh toán đủ và thanh toán kịp thời số tiền thực sự phải trả cho nhà cung cấp. Ghi nhận báo cáo nhập – xuất – tồn và ghi nhận công nợ đầy đủ, chính xác và kịp thời cho từng đối tượng.
- Mục tiêu hoạt động sản xuất : Thông tin ra kế hoạch phải rỏ ràng, chính xác và đầy đủ. Sản xuất đúng, sản xuất đủ và sản xuất kịp thời đáp ứng kế hoạch giao hàng. Giảm chi phí sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu, hạn chế tối đa sản phẩm hỏng không đạt yêu cầu.
- Mục tiêu hoạt động xuất, nhập kho : Xuất đúng, xuất đủ và xuất kịp thời theo số lượng yêu cầu được duyệt. Nhập đúng , nhập đủ số lượng, đúng quy cách, phẩm chất. Ghi nhận báo cào xuất – nhập – tồn kịp thời và đầy đủ. Sắp xếp, bảo quản nguyên vật liệu, thành phẩm để đảm bảo chất lượng .
2.2.6.1. Kiểm soát hoạt động mua hàng và thanh toán, nhập và xuất kho nguyên vật liệu vật liệu
Qua khảo sát, tác giả nhận thấy trình tự luân chuyển chứng từ quy trình mua hàng và thanh tốn, nhập và xuất kho nguyên vật liệu ở Công ty được thể hiện qua
Lưu đồ 2.1 : Quy trình mua hàng nhập kho và thanh tốn tại Cơng ty TNHH Happy Cook ( xem phụ lục 1 )
Hoạt động mua hàng
Đối với nguyên vật liệu mua trong nước, Thủ kho căn cứ vào báo cáo nhập –