Hiện nay Tổng công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký-Chứng từ. Hình thức này thích hợp với các Doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều, tránh được việc ghi chép trùng lặp, công việc phân bổ đều, dễ phân công lao động kế toán. Tuy nhiên kết cấu sổ sách phức tạp, đòi hỏi trình độ chuyên môn cao.
Loại sổ sử dụng
Sổ chi tiết thành phẩm, hàng hóa nhập- xuất (mở cho TK 155, 156)
Sổ chi tiết mở theo phương pháp kế toán (thẻ song song, sổ số dư,…)
Sổ chi tiết giá vốn hàng bán mở cho TK 632
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng mở cho TK 511, 512. Số lượng sổ cần mở tùy thuộc đối tượng chi tiết
Sổ chi tiết chi phí bán hàng mở cho TK 641
Quy trình ghi sổ chi tiết Chứng từ bán
hàng, thanh toán
→
Sổ chi tiết → Tổng hợp chi tiết ← ---→ Kế toán tổng hợp (GVHB,DT,CP,KQ)
Trong điều kiện áp dụng hình thức Nhật ký- Chứng từ có thể thực hiện lồng ghép quy trình ghi sổ chi tiết với quy trình ghi sổ tổng hợp
Quy trình ghi sổ tổng hợp
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ tại Tổng công ty
2.2 Thực trạng kế toán tiêu thụ sản phẩm
2.2.1. Đặc điểm tiêu thụ và quản lý tiêu thụ sản phẩm
2.2.1.1. Đặc điểm tiêu thụ
Hoạt động chủ yếu của Tổng công ty là sản xuất kinh doanh hàng may mặc, sơ mi, comple, các loại quần áo thời trang nam nữ và trẻ em. Với một thị trường rộng lớn trong những năm qua Tổng công ty đã có một chính sách phân phối
CT gốc và các bảng phân bổ
Sổ chi tiết TK 131,511,632,…
NKCT số 8
Báo cáo tài chính Bảng kê số 5,8,11 Sổ Cái TK 131, 511, 632, 641 635 Bảng tổng hợp TK 131, 511, 632, 641
hợp lý, đảm bảo phục vụ nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Hệ thống kênh phân phối của May 10 hiện nay gồm 3 kênh chủ yếu
Sơ đồ 2.4: Các kênh phân phối của Tổng công ty CP May 10
Kênh 1: bán trực tiếp cho người tiêu dùng thông qua cửa hàng giới thiệu sản
phẩm tại Tổng công ty. Đây là hình thức phân phối và bán hàng trực tiếp, đảm bảo uy tín, chất lượng sản phẩm, vì tại đây người tiêu dùng không phải lo lắng mua phải hàng giả, hàng nhái, hàng kém chất lượng
Kênh 2: người bán lẻ là trung gian giữa công ty và người tiêu dùng, người bán
lẻ thường là đại lý hoặc là cửa hàng của công ty
Kênh 3: đây là kênh phân phối thông qua hai trung gian, người bán buôn có
thể là một doanh nghiệp đặt hàng với May 10, sau khi nhận được hàng, có thể với chức năng là một doanh nghiệp bán buôn, doanh nghiệp này sẽ bán sản phẩm cho người bán lẻ từ đó mới đến tay người tiêu dùng cuối cùng.
Với hệ thống kênh phân phối đa dạng như trên thì tình hình tiêu thụ sản phẩm của Tổng công ty trong năm 2010 đã thu được các kết quả như sau (bảng số 2.1)
Bảng 2.1: Tình hình tiêu thụ các loại sản phẩm năm 2010
Tên sản phẩm Đơn vị
tính
Số lượng tiêu thụ Đơn giá
bình quân (1000đ) Tồn kho cuối tháng báo cáo Tổng số Trong đó xuất khẩu
1. Áo sơ mi Chiếc 11.518.259 11.256.890 114,000 208.503
2. Quần. Chiếc 2.892.172 2.839.080 133,000 155.736 3. Jacket Chiếc 1.197.010 1.193.010 190,000 21.503 4. Bộ complê Bộ 439.698 437.698 855,000 3.491 5. Khác Chiếc 1.747.861 793.322 57,000 39.109 Tổng công ty May 10 Người tiêu dùng cuối cùng Người bán lẻ Bán buôn Người bán lẻ Kênh 2 Kênh 3 Kênh 1
Cộng SP 17.795.000 16.520.000 428.342
Nguồn: Phòng tài chính kế toán - Tổng công ty May 10
Qua bảng tổng hợp trên ta thấy sản phẩm tiêu thụ mạnh nhất ở Tổng công ty trong năm qua là áo sơ mi với 11.518.259 chiếc, sau đó là quần với 2.892.172, jacket là 1.197.010 chiếc. Trong đó phần lớn là xuất khẩu, xuất khẩu là 16.520.000 sản phẩm trên tổng số 17.795.000 sản phẩm tiêu thụ, chiếm 92.84%.
2.2.1.2 Quản lý tiêu thụ sản phẩm
Tại Tổng công ty May 10, phòng kinh doanh và phòng tài chính kế toán có trách nhiệm quản lý doanh thu, hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán, thuế GTGT đầu ra...
Để giữ chữ tín đối với khách hàng, không ngừng đẩy nhanh khối lượng hàng bán ra và đạt kết quả cao nhất trong sản xuất kinh doanh, công tác quản lý bán hàng ở Tổng công ty được quan tâm ở các mặt sau:
-Tuyên truyền quảng cáo tiếp thị sản phẩm thông qua việc tham gia hội chợ triển lãm và qua các phương tiện thông tin đại chúng như báo, truyền hình....
-Tăng cường thay đổi, cải tiến mẫu mã, nghiên cứu và sản xuất sản phẩm mới. Ngoài ra để thích nghi với nền kinh tế thị trường, không ngừng đẩy mạnh chất lượng, mẫu mã sản phẩm và luôn giữ chữ tín với khách hàng, công ty chú trọng một số điểm sau:
+Về chất lượng sản phẩm: Khi sản phẩm được sản xuất xong, bộ phận KCS sẽ kiểm tra về quy cách, chất lượng sản phẩm một cách chặt chẽ. Chỉ những sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng, đúng quy cách thì mới được nhập kho. Đối với sản phẩm khập kho, thủ kho phải hoàn toàn chịu trách nhiệm bảo quản thành phẩm trong kho, đảm bảo giao cho khách hàng đủ số lượng, chủng loại như đã ghi trên hoá đơn.
+Về khối lượng sản phẩm xuất bán: Sau khi kiểm tra tính pháp lý của các hoá đơn GTGT, nếu đủ điều kiện quy định mới tiến hành xuất kho theo đúng khối lượng và chủng loại ghi trên hoá đơn.
+Về phương thức giao hàng: Nếu khách hàng yêu cầu Tổng công ty sẽ chuyển hàng đến cho khách hàng theo đúng thoả thuận.
+Về giá bán: Tổng công ty áp dụng giá bán linh hoạt, việc xác định giá bán là một trong những nhân tố quan trọng vì vừa phải đáp ứng được nhu cầu của thị trường (khả năng thanh toán của người tiêu dùng) lại vừa phải đảm bảo bù đắp được chi phí và có lãi.
Tổng công ty đã áp dụng một cơ chế giá thống nhất trên toàn quốc, nó đảm bảo là nhà phân phối và người bán lẻ đều có lãi tại bất kỳ một vùng miền nào của đất nước. Vì vậy mạng lưới tiêu thụ của Tổng công ty được trải rộng khắp trên toàn quốc và sản phẩm của Tổng công ty đã vươn tới thị trường nước ngoài.
2.2.2. Kế toán doanh thu tiêu thụ sản phẩm tại Tổng công ty
Đặc thù của các doanh nghiệp dệt may là quá trình sản xuất chia thành nhiều công đoạn, việc phân bổ các loại chi phí cho sản xuất sản phẩm cần phải rất chi tiết và cụ thể, có khi được phân bổ kéo dài trong nhiều kỳ. Việc sản xuất mang tính chất mùa vụ lớn nên có khi hàng hóa bán được rất nhiều trong một thời kỳ nên phải hạch toán rất nhiều, có khi sản phẩm tồn kho nhiều nên chưa thể hạch toán vào hàng hóa bán được mà phải để trong hàng hóa tồn kho. Nhưng các doanh nghiệp luôn phải đảm bảo doanh thu bình quân hàng tháng để có đủ chi phí cho việc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, mua hàng dự trữ cho các kỳ sản xuất tiếp theo.
Điểm khác biệt nữa của ngành dệt may là sản phẩm sản xuất ra chủ yếu phục vụ cho xuất khẩu nên hạch toán kế toán doanh thu chủ yếu là bán hàng xuất khẩu, việc tính giá bán theo giá Việt Nam đồng nhưng khi thu về lại thu ngoại tệ nên hạch toán doanh thu bán hàng cần chú ý đến việc thay đổi tỷ giá ngoại tệ cho phù hợp với thị trường và quy định thống nhất của doanh nghiệp để đảm bảo doanh thu của doanh nghiệp. Hạch toán kế toán trong ngành dệt may cần phải nhanh nhạy và linh hoạt với mọi biến động chung của ngành và biến động thị trường, phân bổ khấu hao chi phí hợp lý để cho doanh nghiệp dệt may luôn làm ăn có lãi, tạo điều kiện tăng thu nhập cho người lao động, trở thành ngành kinh tế mũi nhọn của đất nước trong thời kỳ mới.
Nguyên tắc kế toán doanh thu bán hàng tại Tổng công ty:
- Chỉ phản ánh vào tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ số doanh thu của khối lượng thành phẩm đã xác định tiêu thụ trong kỳ, tức là được khách hàng chấp nhận thanh toán, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Tổng công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng được phản ánh theo giá bán chưa có thuế GTGT.
- Tổng công ty sử dụng TK 131 “Phải thu khách hàng” làm tài khoản trung gian thanh toán. Vì vậy, tất cả các trường hợp bán hàng thu ngay bằng tiền mặt, thanh toán ngay qua ngân hàng hay bán chịu đều phải hạch toán qua tài khoản công nợ TK131.
Chứng từ sử dụng :
Hóa đơn GTGT là căn cứ để kế toán hạch toán doanh thu, làm chứng từ đi đường. Hóa đơn GTGT được lập thành 03 liên:
- Liên 01 (màu tím) : Lưu tại nơi bán hàng, khi nào hết một quyển thì mang lên phòng Tài chính - kế toán lưu.
- Liên 02 (màu đỏ) : Giao cho khách hàng.
- Liên 03: (màu xanh) : Giao cho thủ kho để ghi sổ xuất kho thành phẩm và vào thẻ kho, xuất hàng sau đó thủ kho mang hóa đơn này lên phòng Tài chính - Kế toán để kế toán hạch toán.
Ngoài ra còn sử dụng các chứng từ thu, chi, ….
Tài khoản sử dụng :
Tại Tổng công ty phương pháp kế toán hàng tồn kho được lựa chọn theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để phản ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- Tài khoản 511 – doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 5111: Doanh thu hàng xuất khẩu
TK 5112: Doanh thu nội địa TK 5113: Doanh thu tiêu thụ khác
Sơ đồ 2.5 : Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán doanh thu
1. Người mua hàng đề nghị được mua thông qua hợp đồng đã ký kết 2. Phòng cung ứng hoặc phòng kinh doanh duyệt lệnh xuất
3. Bộ phận kinh doanh lập hóa đơn GTGT
4. Kế toán thanh toán lập phiếu thu (nếu khách hàng thanh toán) và chuyển phiếu thu cho thủ quỹ
5. Thủ quỹ thu tiền và ký vào phiếu sau đó chuyển cho kế toán
6. Thủ kho căn cứ vào hóa đơn xuất hàng tiến hành cho xuất hàng, ghi vào phiếu xuất kho, thẻ kho, chuyển các chứng từ cho kế toán
7. Kế toán định khoản và ghi sổ giá vốn, doanh thu; bảo quản chứng từ trong kỳ và chuyển vào lưu trữ khi đến hạn
Chú thích:
Tại bước 2 hóa đơn có thể được lập tách biệt với phiếu xuất kho hoặc có thể sử dụng hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, khi đó cột đơn giá ghi trên hóa đơn kiêm phiếu xuất kho là giá bán và tổng thanh toán
Bước 4 và 5 chỉ áp dụng trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay. Nếu bán chịu
Người mua Bộ phận cung ứng Bộ phận kinh doanh Kế toán thanh toán Thủ quỹ Thủ kho Kế toán Lập chứng từ xin xuất Duyệt lệnh xuất Lập hóa đơn GTGT T Lập phiếu thu Nhập quỹ Xuất hàng Ghi sổ Lưu Nghiệp vụ bán hàng 1 2 3 4 5 6 7
thì không áp dụng 2 bước này
Bước 6 sẽ không được ghi nếu doanh nghiệp áp dụng phương thức bán thẳng không qua kho. Nếu xuất hàng từ kho thì việc xuất kho hàng được thực hiện chỉ khi đã hoàn thành thủ tục thu tiền
Quy trình luân chuyển chứng từ theo sơ đồ trên chỉ áp dụng trong trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, trong trường hợp thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng như vậy bước 4 và 5 thì sẽ có giấy báo Có của ngân hàng và kế toán theo dõi ngân hàng ghi sổ.
Quy trình kế toán doanh thu bán hàng tại Tổng công ty
Căn cứ vào các chứng từ: Hoá đơn GTGT, bảng kê hàng hoá, dịch vụ bán ra, phiếu thu hoặc giấy báo Có của Ngân hàng, các hợp đồng bán hàng, đơn đặt hàng, kế toán kiểm tra tính trung thực, hợp lý, hợp pháp của các hoá đơn GTGT, khi sản phẩm xác định là tiêu thụ, nhận được 3 liên hoá đơn, tiến hành cập nhật chứng từ này vào phần mềm kế toán. Dù khách hàng trả ngay hay trả chậm, kế toán đều sử dụng TK 131 làm tài khoản trung gian để ghi nhận doanh thu trước khi phản ánh vào TK Tiền mặt hoặc TK Tiền gửi Ngân hàng. Việc hạch toán như vậy giúp cho kế toán tránh trùng lặp một nghiệp vụ kinh tế từ Hoá đơn GTGT và phiếu thu hoặc giấy báo Có của Ngân hàng. Khi đó, phần mềm sẽ tự động sinh ra hai bút toán phản ánh giá vốn và phản ánh doanh thu cùng thuế GTGT, sau đó chương trình sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ kế toán:
Sổ chi tiết TK 511
Nhật ký chứng từ số 8
Sơ đồ 2.6 : Quy trình kế toán doanh thu bán hàng
2.2.1.1.2.2.3.Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu của Tổng công ty được theo dõi trên 3 TK tương ứng với các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại và hàng bán bị trả lại
2.2.3.1.Quy trình ghi sổ kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Hóa đơn GTGT Phiếu thu
Sổ chi tiết bán hàng Cân đối nhập, xuất, tồn
Sổ chi tiết TK 511
Nhật ký chứng từ số 8
Sơ đồ 2.7: Quy trình ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu
2.2.3.2.Quy trình kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
• Kế toán chiết khấu thương mại
Thị trường tiêu thụ nội địa chủ yếu của Tổng công ty là các khách hàng truyền thống, vì vậy tại thời điểm đầu năm hoặc đầu các quý, dựa trên tình hình kinh tế và thị trường cụ thể cùng điều kiện sản xuất kinh doanh thực tế của Tổng công ty và các đối tác, Tổng công ty đã tiến hành ký kết các hợp đồng nguyên tắc hoặc hợp đồng mua bán với các khách hàng truyền thống quy định cụ thể các mức chiết khấu thương mại để thúc đẩy khâu tiêu thụ sản phẩm của Tổng công ty. Việc làm này đã góp phần duy trì và thúc đẩy doanh thu tiêu thụ thành phẩm của Tổng công ty với các khách hàng truyền thống. Tổng công ty sử dụng TK 521 để hạch toán số chiết khấu thương mại đã thực hiện với khách hàng. Khi kế toán cập nhật hóa đơn GTGT vào phần mềm kế toán, chương trình sẽ tự động hạch toán . Cuối kỳ, phần mềm kế toán
Hóa đơn giảm giá Hóa đơn chiết khấu hàng bán
Sổ chi tiết TK 521, 532
Nhật ký chứng từ số 8
sẽ tự động kết chuyển số dư TK 521 về TK 511 để xác định kết quả tiêu thụ của sản phẩm.
• Kế toán hàng bán bị trả lại
Thực tế tại Tổng công ty trong năm 2010 không xảy ra các trường hợp hàng bán bị trả lại do quy trình sản xuất tiến bộ và khoa học với các bước sản xuất và kiểm tra chất lượng sản phẩm nghiêm ngặt nên các sản phẩm dệt may của Tổng công ty có chất lượng cao. Thêm vào đó trong quá trình tiêu thụ thành phẩm cho bên đối tác, các thành phẩm của Tổng công ty đều được kiểm nhận chất lượng quy cách, chất lượng, mẫu mã cẩn thận trước khi giao cho khách hàng.
• Kế toán giảm giá hàng bán
Tại Tổng công ty May 10 không áp dụng hình thức giảm giá hàng bán. Tuy nhiên để duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng, trong một số trường hợp nhất định, chẳng hạn do giá nguyên vật liệu tại thời điểm một khách hàng của Tổng công ty bán hàng ra thấp hơn thời điểm mà họ nhập hàng về làm khách hàng này gặp khó khăn trong tiêu thụ thì Tổng công ty có thể chấp nhận giảm giá
Tổng công ty sử dụng TK 532 để hạch toán số giảm giá hàng bán đã thực hiện với khách hàng. Khi kế toán cập nhật hóa đơn GTGT vào phần mềm kế toán, chương trình sẽ tự động hạch toán . Cuối kỳ, phần mềm kế toán sẽ tự