Tổng công ty cần nghiên cứu để thay đổi hình thức ghi sổ, hình thức ghi sổ Nhật ký chứng từ mà Tổng công ty đang áp dụng rất phức tạp, dễ sai sót hơn nữa chỉ phù hợp với các Doanh nghiệp có bộ máy kế toán có trình độ chuyên môn cao. Tổng công ty có thể nghiên cứu để chuyển sang hình thức ghi sổ Nhật ký chung cho phù hợp hơn.
Hình thức kế toán: Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và các quan hệ đối ứng của các nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Số liệu sổ Cái cuối tháng được dùng để ghi vào Bảng cân đối kế toán
Ghi chú:
Sơ đồ 3.1: Quy trình ghi sổ theo hình thức sổ Nhật ký chung
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã qua kiểm tra, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung ---> Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Nếu đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ vài ngày hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái.
Cuối tháng, quý, năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối tài khoản. Đối với các tài khoản có mở sổ, thẻ chi tiết thì căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với bảng cân đối kế toán. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng các số liệu, bảng cân đối kế toán được dùng làm căn cứ để lập báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số
Sổ, thẻ kế toán chi tiết doanh thu bán hàng Chứng từ hạch toán
Báo cáo tài chính Bảng cân đối SPS
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 511, 521, 531
Sổ Nhật ký bán hàng Sổ Nhật ký chung
Ghi hàng ngày
Ghi vào cuối tháng, hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
phát sinh Có trên Bảng cân đối kế toán phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.