Chương 2 : Các nhân tố trong chuỗi cung ứng
1. Kho bãi
1.1. Tầm quan trọng của kho bãi
Hoạt động kho bãi có ảnh hưởng trực tiếp đến vấn đề lưu trữ và bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp. Quản trị kho bãi tốt giúp doanh nghiệp:
- Góp phần giảm thiểu chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối hàng hóa. - Góp phần tiết kiệm chi phí lưu thơng thơng qua việc quản lý tốt hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho.
- Duy trì nguồn cung ổn định, sẵn sang giao bất kỳ lúc nào khách hàng có nhu cầu.
- Cung cấp đến khách hàng dịch vụ tốt hơn do hàng hóa đúng yêu cầu số lượng, chất lượng và tình trạng.
- Tạo nên sự khác biệt và tang vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
1.2. Một số loại kho bãi trong hoạt động chuỗi cung ứng
Trong chuỗi cung ứng doanh nghiệp hiện nay có rất nhiều loại kho hàng. Tùy vào mục đích sử dụng, đặc thù, dịch vụ cung cấp,… Dưới đây là một số loại kho thường gặp tại các doanh nghiệp:
1.2.1. Kho sắp xếp chéo (Cross-Docking)
Cross Docking là một kĩ thuật logistics nhằm loại bỏ chức năng lưu trữ và thu gom đơn hàng của một kho hàng, mà vẫn cho phép thực hiện các chức năng tiếp nhận và gửi hàng.
35
Hoạt động kho hàng mà khơng có hàng tồn kho
Trong 4 chức năng chính của hoạt động kho hàng (Tiếp nhận, lưu trữ, thu gom đơn hàng, gửi hàng đi) hai chức năng tốn kém nhất là lưu trữ (do các chi phí lưu trữ hàng tồn kho) và thu gom đơn hàng (do các chi phí lao động).
Cross Docking là một kĩ thuật logistics nhằm loại bỏ chức năng lưu trữ và thu gom đơn hàng của một kho hàng, mà vẫn cho phép thực hiện các chức năng tiếp nhận và gửi hàng. Ý tưởng chính của kĩ thuật này là chuyển các lô hàng trực tiếp từ các trailer đến cho các trailer đi – bỏ qua quá trình lưu trữ trung gian. Các lô hàng thông thường chỉ mất khoảng một ngày ở Cross dock và đôi khi chưa tới 1 giờ.
Các Cross dock là các cơ sở trung chuyển chủ yếu tiếp nhận các xe chở hàng đã được phân loại và gom nhóm với các sản phẩm khác và xếp chúng sang các xe tải đầu ra (outbound trucks). Các xe này sẽ rời khỏi Cross dock đến một khu vực sản xuất, một cửa hàng bán lẻ hay cross dock khác.
Điều gì làm cho Cross Docking khác với kho hàng truyền thống?
Trong mơ hình truyền thống, các kho duy trì lượng hàng cho đến khi có đơn hàng của khách, sau đó các sản phẩm được chọn, đóng gói và chuyển đi. Khi các đơn hàng bổ sung đến kho, chúng được lưu trữ cho đến khi khách hàng được xác định. Trong mơ hình Cross Docking, khách hàng được biết trước về sản phẩm đến kho và sản phẩm này khơng có nhu cầu để lưu trữ.
Vậy điều đó có nghĩa rằng trong mơ hình Cross Docking, khách hàng (một cửa hàng bán lẻ chẳng hạn) phải đợi thêm thời gian cho việc vận chuyển hàng hóa đến kho? Đúng, nhưng việc vận chuyển này phải tuân theo một lịch trình giao hàng chắc chắn và nghiêm ngặt để bù đắp bất cứ sự không chắc chắn nào liên quan việc đến kéo dài lead time (trong trường hợp này lead time là thời gian từ lúc khách đặt hàng/ hoặc từ lúc doanh nghiệp triển khai đơn hàng cho đến khi giao hàng đến tay khách hàng). Trái lại, nếu Cross Docking khi được thực hiện đúng sẽ cho phép các cơng ty loại bỏ chi phí tồn kho và giảm chi phí vận chuyển đồng thời cùng một lúc.
Lợi ích của Cross Docking:
Thứ nhất: Trong một vài trường hợp, hao phí được các nhà bán lẻ xác định gắn liền với việc giữ hàng trong kho đối với các loại hàng có nhu cầu cao và ổn định. Trong trường hợp này Cross Docking được xem như là một cách để giảm chi phí giữ hàng tồn kho.
36 Thứ hai: Đối với một số nhà bán lẻ khác hay các nhà vận tải chuyên chở hàng nhỏ, lẻ thì Cross Docking được xem như một cách làm giảm các chi phí vận tải. Ví dụ, các cửa hàng bán lẻ có thể nhận lô hàng trực tiếp từ các nhà cung cấp sử dụng dịch vụ vận tải không đầy xe (LTL) hay theo từng lô hàng lẻ. Tuy nhiên, điều này làm cho chi phí vận tải hàng hóa đầu vào gia tăng quá mức (do số lượng phương tiện cao kéo theo sự gia tăng của các chi phí như xăng dầu, chi phí sửa chữa và nâng cấp phương tiện, chi phí nhân cơng…). Cross Docking là cách để gom các lô hàng này lại với nhau nhằm đạt một số lượng phương tiện nhất định nhằm làm giảm chi phí vận tải đầu vào và đơn giản hóa việc nhận hàng tại các cửa hàng bán lẻ.
Cross Docking giúp giảm chi phí vận tải đầu vào và đơn giản hóa việc nhận hàng.
Các loại Cross Docking
Thuật ngữ “Cross Docking” đã được sử dụng để mô tả các loại hoạt động khác nhau, tất cả đều liên quan đến việc thu gom và vận chuyển sản phẩm một cách nhanh chóng. Napolitano (2000) đã đề xuất phương án phân loại Cross Docking sau đây:
Cross Docking sản xuất (Manufacturing Cross Docking): Hỗ trợ và thu gom các nguồn cung đầu vào để hỗ trợ Just-in-time trong sản xuất. Ví dụ, một nhà sản xuất có thể thuê một nhà kho gần nhà máy của họ, và sử dụng nó để chuẩn bị cho việc lắp ráp hay thu gom các thành phần cần thiết của từng bộ phận lại với nhau. Bởi vì nhu cầu của từng bộ phận được biết trước, dựa trên đầu ra của một hệ thống MRP ( hệ thống hoạch định nguồn lực sản xuất) nên không cần phải duy trì một lượng hàng tồn kho nhất định.
Cross Docking nhà phân phối (Distributor Cross Docking): Thu gom các sản phẩm đầu vào từ các nhà cung cấp khác nhau vào một pallet sản phẩm hỗn hợp. Pallet này sẽ được giao cho khách hàng ngay khi thành phần cuối cùng được nhận. Ví dụ, các bộ phận máy tính của các nhà phân phối có thể tìm nguồn linh kiện từ các nhà cung cấp khác nhau và kết hợp chúng thành một lô hàng duy nhất cho khách hàng.
Cross Docking vận tải (Transportation Cross Docking): Hoạt động này kết hợp các lô hàng từ một số nhà vận tải khác nhau ở dạng LTL hoặc theo gói nhỏ nhằm lợi thế kinh tế về quy mô (Economies of scale).
37 Cross Docking bán lẻ (Retail Cross Docking): Quá trình này liên quan đến việc tiếp nhận các sản phẩm từ nhiều nhà cung cấp và phân loại chúng vào các xe tải đầu ra cho một số cửa hàng bán lẻ.
Cross Docking cơ hội (Opportunistic Cross Docking): Có thể sử dụng ở bất kì kho hàng nào, chuyển một sản phẩm trực tiếp từ khu vực nhận hàng đến khu vực chuyển hàng nhằm đáp ứng một nhu cầu biết trước ví dụ như một đơn đặt hàng của khách hàng.
Lựa chọn sản phẩm cho Cross Docking
Nói chung, một sản phẩm là được xem phù hợp cho Cross Docking nếu nhu cầu của nó đáp ứng hai tiêu chí: biến động đủ thấp và khối lượng đủ lớn. Nếu nhu cầu là không chắc chắn Cross Docking rất khó để thực hiện vì khó khăn trong việc cân đối giữa cung và cầu.
Bên cạnh có biến động thấp, nhu cầu cho sản phẩm phải đủ để đảm bảo các lô hàng được giao thường xuyên vì nếu nhu cầu là quá thấp, việc giao hàng thường xuyên sẽ dẫn đến gia tăng chi phí vận tải đầu vào, và các kho hàng sẽ phải lưu trữ tốt hơn.
Dưới đây là danh sách một số loại sản phẩm phù hợp với Cross Docking: Các mặt hàng dễ hư hỏng đòi hỏi việc vận chuyển ngay lập tức.
Mặt hàng chất lượng cao mà không cần phải kiểm tra chất lượng trong quá trình nhận hàng.
Sản phẩm đã được gắn thẻ (bar coded, RFID), dán nhãn và sẵn sàng để bán cho khách hàng.
Mặt hàng quảng cáo và các mặt hàng đang được tung ra thị trường.
Các loại sản phẩm bán lẻ chủ chủ lực với một nhu cầu ổn định và biến động thấp.
Các đơn đặt hàng của khách hàng được chọn và đóng gói trước từ một nhà máy sản xuất hoặc kho hàng.
Mối quan hệ giữa Cross docking và chuỗi cung ứng
Từ góc độ quản lý, Cross Docking là một hoạt động kinh doanh phức tạp, liên quan đến sự phối hợp rộng rãi giữa các nhà phân phối và nhà cung cấp và khách hàng của mình.
Thực hiện một hoạt động Cross Docking có nghĩa là các đối tác trong kênh sẽ trải qua việc tăng chi phí, hoặc một vài trở ngại trong suốt q trình thực hiện
38 Về phía cung, các nhà cung cấp có thể được u cầu việc cung cấp các lô hàng nhỏ hơn và thường xuyên hơn, bên cạnh đó cịn phải dán nhãn giá hoặc mã vạch (nếu cần thiết). Về phía cầu, khách hàng có thể được yêu cầu đặt hàng vào một số ngày nhất định, hoặc cho phép lead time giao hàng nhiều hơn một vài ngày. Tất cả các yêu cầu này dẫn đến việc gia tăng thêm một số chi phí và gia tăng sự phối hợp giữa các đối tác kênh.
Ngồi ra cịn có một số yêu cầu khác phát sinh như: Yêu cầu về gia tăng chất lượng trong việc tiếp nhận (Bởi vì mục đích của Cross Docking là ngay lập tức chuyển sản phẩm cho xe đầu ra nên khơng có thời gian để kiểm tra chất lượng). Yêu cầu về giao tiếp ngày càng tăng giữa các đối tác trong kênh cũng là một trở ngại lớn. Cách phổ biến nhất để giải quyết các cầu này là thông qua hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (EDI).
1.2.2. Kho bảo thuế
Kho bảo thuế là kho dùng để chứa nguyên liệu, vật tư nhập khẩu đã được
thông quan nhưng chưa nộp thuế để sản xuất hàng hóa xuất khẩu của chủ kho bảo thuế.
1.2.3. Kho ngoại quan
Là khu vực kho, bãi được thành lập trên lãnh thổ Việt Nam. Ngăn cách với khu vực xung quanh để tạm lưu giữ, bảo quản hoặc thực hiện một số dịch vụ đối với hàng hóa từ nước ngồi, hoặc từ trong nước đưa vào kho theo hợp đồng thuê kho ngoại quan được ký giữa chủ kho ngoại quan và chủ hàng.
1.2.4. Kho phân phối
Kho phân phối (trung tâm phân phối) được sử dụng để lưu trữ và bán số lượng lớn hàng hóa. Thơng thường, các trung tâm phân phối chứa hàng hóa từ nhiều nhà sản xuất và lần lượt bán cho các nhà bán lẻ.
Hàng hóa thường được lưu giữ trong một khoảng thời gian ngắn; trong một số trường hợp chỉ vài ngày tại một thời điểm. Trung tâm phân phối là một phần quan trọng của chuỗi cung ứng, vì vậy điều quan trọng là phải thiết lập nó một cách chính xác. Với một chuỗi cung ứng vận hành trơn tru, doanh nghiệp sẽ có thể phục vụ tốt hơn một lượng lớn khách hàng.
1.2.5. Kho hàng tự động
Kho hàng tự động: Kho hàng tự động có hiệu quả cao, nhanh chóng và linh hoạt. Kho tự động sử dụng phần mềm theo dõi đơn hàng để nhận, lưu trữ và di chuyển hàng hóa. Kho hàng tự động cũng sử dụng các thiết bị hiện đại như
39 xe nâng, giá đỡ và pallet để di chuyển hàng hóa nhanh chóng trong kho. Với phần mềm phân phối bán bn phù hợp, q trình quản lý sẽ ít mắc lỗi do con người hơn và khả năng nhận và vận chuyển hàng hóa hiệu quả hơn.
2. Quản trị hàng tồn kho
2.1. Khái niệm hàng tồn kho
Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra sau cùng. Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm. Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trị quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong chuỗi cung ứng ở những công ty khác nhau, quản trị hàng tồn kho là sử dụng tập hợp các kỹ thuật để quản lý mức tồn kho. Mục tiêu là giảm chi phí tồn kho càng nhiều càng tốt nhưng vẫn đáp ứng được mức phục vụ theo yêu cầu của khách hàng. Quản trị hàng tồn kho dựa vào 2 yếu tố đầu vào chính là dự báo nhu cầu và định giá sản phẩm. Với 2 yếu tố đầu vào chính này, quản trị hàng tồn kho là quá trình cân bằng mức tồn kho sản phẩm và nhu cầu thị trường, đồng thời khai thác lợi thế tính kinh tế nhờ qui mơ để có được mức giá tốt nhất cho sản phẩm.
2.2. Phân loại hàng tồn kho
Hàng tồn kho tồn tại trong các cơng ty sản xuất có thể được phân ra thành ba loại:
(1) Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất
trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường về.
(2) Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng
vẫn chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
(3) Thành phẩm: là sản phẩm hồn chỉnh hồn thành sau q trình sản xuất.
Ba loại hàng tồn kho nêu trên được duy trì sẽ khác nhau từ cơng ty này đến cơng ty khác tùy thuộc vào tính chất khác nhau của từng doanh nghiệp.
Một số cơng ty cũng duy trì loại thứ tư của hàng tồn kho, được gọi là nguồn vật tư, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên
40 liệu, bóng đèn và những thứ tương tự. Những loại hàng này đều cần thiết cho q trình sản xuất.
2.3. Mục đích của quản trị hàng tồn kho
Tại sao các công ty lại giữ hàng tồn kho trong khi chi phí lưu trữ khá đắt? Câu trả lời là tầm quan trọng trong việc giữ hàng tồn kho ở các doanh nghiệp. Báo cáo của những nhà nghiên cứu cho rằng có ba lí do chính của việc giữ hàng tồn kho: Giao dịch, Dự phòng, Đầu cơ. Cụ thể:
Giao dịch
Doanh nghiệp sẽ duy trì hàng tồn kho để tránh tắc nghẽn trong quá trình sản suất và bán hàng. Bằng việc duy trì hàng tồn kho, các doanh nghiệp đảm bảo được việc sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô. Mặt khác, việc bán hàng cũng khơng bị ảnh hưởng do khơng có sẵn hàng hóa thành phẩm. Dự phịng
Việc giữ lại hàng tồn kho với mục đích này là một tấm đệm cho những tình huống kinh doanh xấu nằm ngồi dự đốn. Sẽ có những bức phá bất ngờ về nhu cầu thành phẩm vào một thời điểm nào đó. Tương tự, cũng sẽ có những sự sụt giảm không lường trước trong cung ứng nguyên liệu ở một vài thời điểm. Ở cả hai trường hợp này, một doanh nghiệp khơn ngoan sẽ chắc chắn muốn có vài tấm đệm để đương đầu với những thay đổi khôn lường.
Đầu cơ
Doanh nghiệp giữ hàng tồn kho để có được những lợi thế khi giá cả biến động. Giả sử nếu giá nguyên liệu thô tăng, doanh nghiệp sẽ muốn giữ nhiều hàng tồn kho so với yêu cầu với giá thấp hơn.
Mục đích của quản trị hàng tồn kho
Có 2 mục đích chính:
- Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có
Mục đích chính là đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm. Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành. Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn. Hậu quả là việc sản xuất giảm đi hoặc không thể sản xuất.
Kết quả là việc kinh doanh giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận và tệ hơn là thua lỗ. Mặt khác, sự dư thừa hàng tồn kho cũng có nghĩa làm kéo dài thời gian sản xuất và phân phối luồng hàng hóa. Điều này có nghĩa
41 là khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định. Khơng chỉ vậy, nó cũng sẽ làm giảm các chi phí thực hiện và làm tăng lợi nhuận.