(Nguồn: Tác giả dựa theo Nguyễn Hữu Thân) Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thơng tin phân tích cơng việc để xác định
cách thức thu thập thông tin hợp lý.
Bước 2: Thu thập thơng tin cơ bản có sẳn trên cơ sở sơ đồ tổ chức, bảng mô tả
công việc hiện đang sử dụng, …
Bước 3: Lựa chọn các công việc tiêu biểu: Việc này nhằm tiết kiệm thời gian
khi có nhiều cơng việc tương tự nhau.
Bước 4: Thu thập thơng tin phân tích cơng việc: Bước này sử dụng các
phương pháp đã được lựa chọn ở bước 2 để tiến hành thu thập thông tin liên quan đến các hoạt động, thái độ ứng xử, điều kiện làm việc…
Bước 5: Kiểm tra lại thông tin với các thành viên: Các thông tin thu thập được
cần kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thơng qua chính các nhân viên đảm nhận cơng việc đó và cấp quản trị trực tiếp của nhân viên đó.
Bước 6: Triển khai bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc: Sau
khi hồn thành phân tích cơng việc, tiếp tục tiến hành xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
- Đề xuất biểu mẫu cho bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc:
Qua xem xét và phân tích bảng mơ tả và hướng dẫn cơng việc của công ty, tác giả xin đề xuất tách bảng mô tả và hướng dẫn thành bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc riêng biệt và đề xuất biểu mẫu 2 bảng này.
Để đáp ứng các yêu cầu của cơng ty đối với cơng tác phân tích cơng việc như dùng cho hoạch định nguồn nhân lực, tuyển dụng, Đào tạo và phát triển, đánh giá kết quả thực hiện công việc…, Tác giả đề xuất thành phần nội dung đối với 2 bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc mới như sau:
- Bảng mơ tả cơng việc cần có các nội dung sau (Tác giả dựa theo Trần Kim Dung, 2013):
+ Nhân diện công việc:
Tên công việc; mã số công việc; cấp bậc công việc; tên nhân viên thực hiện công việc; cán bộ lãnh đạo giám sát thực hiện cơng việc.
+ Tóm tắt cơng việc:
Nội dung này cần mơ tả tóm tắt về cơng việc và các u cầu tóm tắt đối với người thực hiện cơng việc này.
+ Các mối quan hệ trong thực hiện công việc:
Nội dung cần thể hiện rõ mối quan hệ của cấp trên, cấp dưới của chức danh thực hiện công việc, Mối quan hệ của chức danh đó bên ngồi cơng ty.
+ Chức năng và trách nhiệm trong công việc:
Nội dung cần nêu các chức năng chính của chức danh cơng việc, ứng với mỗi chức năng chính đó cần thể hiện rõ các công việc cần phải được thực hiện. Tương tự đối với trách nhiệm trong cơng việc tương ứng với nó là những nhiệm vụ cụ thể để hồn thành trách nhiệm đó.
+ Thẩm quyền của người thực hiện cơng việc: 7
Nội dung cần xác định được phạm vi, quyền hạn của chức danh đó trong các quyết định liên quan như nhân sự, tài chính, …
+ Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc:
Nội dung cần nêu rõ các tiêu chuẩn gì cần đạt được khi thực hiện cơng việc. Ví dụ, đối với nhân viên bán hàng thì danh số phải đạt được trong một thời gian nhất định là bao nhiêu, phải thực hiện được bao nhiêu cuộc gọi cho khác hàng, doanh thu phải đạt được bao nhiêu, thực hiện báo cáo như thế nào.
+ Điều kiện làm việc:
Nội dung thể hiện các điều kiện làm việc như: Khả năng tăng ca, làm thêm giờ…
- Bảng tiêu chuẩn cơng việc cần có các nội dung sau:
+ Trình độ văn hóa, chun mơn, trình độ ngoại ngữ có liên quan đến cơng việc;
+ Yêu cầu về kinh nghiệm công tác;
+ Các kỹ năng làm việc với người khác, với máy móc thiết bị, với thơng tin, dữ liệu;
+ Yêu cầu về các phẩm chất cá nhân cần thiết để đảm bảo thực hiện công việc thành công;
+ Yêu cầu về các đặc điểm cá nhân.
Căn cứ vào bảng mô tả và hướng dẫn công việc của công ty, tác giả đề xuất sử dụng mẫu bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc như phụ lục 7 và 8.
3.2.1.3.Tuyển dụng
Theo kế hoạch của công ty, trong thời gian tới công ty sẽ đầu tư nhà xưởng và thiết bị sản xuất hiện đại để nâng công suất lên gấp 3 lần, nhưng vẫn giữ nguyên số lượng nhân viên hiện có. Vì vậy, trong thời gian sắp tới công tác tuyển dụng sẽ không gặp nhiều áp lực nhưng vẫn phải đảm bảo duy trì số lượng lao động hiện có. Tuy nhiên theo phân tích thực trạng cơng tác tuyển dụng, Quy trình tuyển dụng đã được cơng ty xây dựng và sử dụng nhưng cịn một số điểm khơng được phù hợp nên
tác giả đề xuất quy trình tuyển dụng mới và điều chỉnh một số nội dung chi tiết. Đối với quy trình của cơng ty, tác giả xin bổ sung 2 bước:
- Kế hoạch tuyển dụng: Phòng Nhân sự xây dựng kế hoạch tuyển dụng và trình Ban Giám đốc phê duyệt căn cứ theo hoạch định nhu cầu nhân lực của các phòng, ban và nhu cầu nhân lực thực tế.
- Kiểm tra, trắc nghiệm: Sau bước phỏng vấn thì cơng ty nên áp dụng hình thức kiểm tra, trắc nghiệm nhằm chọn lựa ứng viên phù hợp nhất. Nội dung bài kiểm tra, trắc nghiệm công ty nên thiết kế để kiểm tra các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành và một số khả năng đặc biệt như trí thơng minh, sự khéo léo, thể lực…của ứng viên. Về nhân sự phụ trách thì Phịng nhân sự và Trưởng phịng của bộ phận có nhu cầu tuyển dụng sẽ phối hợp chuẩn bị bài kiểm tra hoặc bài trắc nghiệm.
Ngoài ra, tác giả xin đề xuất điều chỉnh một số nội dung chi tiết trong quy trình tuyển dụng như sau:
- Đối với bước 1: Chuẩn bị hồ sơ tuyển dụng, công ty cần thành lập hội đồng tuyển dụng. Thành phần của hội đồng bao gồm: Đại diện Phòng Nhân sự, Trưởng phòng của bộ phận có nhu cầu tuyển dụng và Đại diện Ban giám đốc. Đối với thành phần là Đại diện ban giám đốc thì có thể tham gia ở các bước: Phỏng vấn đợt 1, kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn đợt 2 hoặc chỉ cần tham gia ở bước phỏng vấn đợt 2 tùy theo vị trí tuyển dụng có quan trọng hay không.
- Đối với bước 7 (Sàng lọc ứng viên phỏng vấn đợt 2): Ở bước này, Hội đồng tuyển dụng sẽ tham gia với đầy đủ thành phần.
- Đối với bước 9 (Hướng dẫn thử việc): Nhân sự phụ trách công tác hướng dẫn thử việc nên giao cho Trưởng phòng của bộ phận sẽ tiếp nhận ứng viên vào làm việc thay cho Trưởng phịng kinh doanh. Bởi vì, việc hướng dẫn công tác thử việc nếu chỉ giao cho Phòng kinh doanh thì sẽ bị khó khăn trong công tác giao việc, kiểm tra kết quả thực hiện cơng việc hay khó khăn hướng dẫn nhân sự mới.
- Các bước còn lại theo như quy trình của cơng ty thì nội dung vẫn giữ nguyên như phần thực trạng đã trình bày.
Qua các ý đề xuất ở trên, Tác giả bổ sung 2 bước vào quy trình tuyển dụng hiện tại của công ty: Bước số 1: Kế hoạch tuyển dụng và Bước 6: Kiểm tra, trắc nghiệm.
Quy trình tuyển dụng được tác giả trình bày như sau: Xem phụ lục 4.
3.2.1.4.Phân cơng và bố trí cơng việc
Như phân tích thực trạng cơng tác phân cơng và bố trí cơng việc ở chương 2, cơng tác này cịn nhiều hạn chế làm ảnh hưởng đến năng suất lao động và khả năng cống hiến của nhân viên. Đồng thời chưa phát huy được tính sáng tạo của nhân viên. Vì vậy cơng tác này phải được hồn thiện ngay để có thể khắc phục các hạn chế này.
Trước hết, cơng ty cần hồn thiện bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc cho tất cả các vị trí trong cơng ty. Sau đó, cơng ty tổ chức đánh giá lại nhân viên theo bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc. Từ đó tiến hành phân cơng và bố trí cơng việc cho phù hợp.
3.2.2. Về chức năng Đào tạo- phát triển nguồn nhân lực
Từ thực trạng chức năng Đào tạo – phát triển nguồn nhân lực đã phân tích ở chương 2, đa số CBNV cho rằng công ty chưa tạo điều kiện cho CBNV tham gia các khóa đào tạo theo u cầu cơng việc, chưa thực hiện việc xác định nhu cầu đào tạo và chưa thực hiện đánh giá hiệu quả đào tạo Để khắc phục các hạn chế nêu trên, tác giả đề xuất một số nội dung hoàn thiện chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực như sau:
3.2.2.1.Xác định nhu cầu đào tạo
Như thực trạng đã trình bày ở chương 2, Cơng tác đào tạo của công ty chỉ mới đáp ứng được yêu cầu tối thiểu trong thực hiện công việc, công tác đào còn nhiều hạn chế và chưa được thực hiện đúng mức. Công tác này chỉ mới dừng lại ở cơng tác đào tạo ban đầu trong q trình thử việc. Cơng ty chưa tổ chức được các khóa học để bồi dưỡng và nâng cao kỹ năng tay nghề cho CBNV. Vì vậy đối với cơng ty, để thực hiện được mục tiêu và kế hoạch sản xuất kinh doanh đã đề ra, nhất thiết phải thực hiện việc xác định nhu cầu đào tạo, có kế hoạch và chương trình đào tạo
hợp lý. Để xác định nhu cầu đào tạo cơng ty cần phải tiến hành phân tích nhu cầu đào tạo ở ba mặt: phân tích tổ chức, phân tích nhiệm vụ và phân tích con người (Nguyễn Vân Điềm, 2011):
Phân tích tổ chức: Xem xét chiến lược sản xuất kinh doanh và nguồn lực sản có và sự ủng hộ của Ban Giám đốc đối với hoạt động đào tạo để đề ra được hoạt động đào tạo hợp lý. Căn cứ vào cơ cấu tổ chức, các kế hoạch nhân lực xác định số lượng CBNV, vị trí và kỹ năng kiến thức cần đào tạo.
Phân tích nhiệm vụ: Công ty xác định nhiệm vụ quan trọng, kiến thức, kỹ năng và hành vi của CBNV cần đào tạo để giúp họ hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn.
Phân tích con người: Thơng qua cơng tác đánh giá kết quả thực hiện công việc để xác định những hạn chế của CBNV trong thực hiện công việc. Đồng thời dựa vào phân tích cơng việc xác định xem các nhân viên có những hạn chế yếu kém là do bị thiếu hụt về những kỹ năng, kiến thức và năng lực hay là do nguyên nhân nào khác. Từ đó xác định được ai là người cần phải được đào tạo, và sự sẵn sàng tham gia đào tạo của họ.
Sau khi xác định được thông tin nhu cầu đào tạo, công ty cần xác định mục tiêu đào tạo hay những mong muốn đối với đầu ra của q trình đào tạo. Tiếp theo cơng ty dựa vào những mục tiêu này để xây dựng chương trình đào tạo, nội dung đào tạo, cách thức tiến hành, thời gian, đối tượng tham gia đào tạo, các kiến thức, kỹ cần đạt được sau khi đào tạo. Các bước của quy trình đào tạo đã nêu ra trên đây, Tác giả đề xuất quy trình đào tạo như sau: Xem phụ lục 5.
Ngồi ra, cơng ty cũng cần chú ý đến thứ tự ưu tiên cho các nhu cầu đào tạo thông qua chiến lược của công ty, nhu cầu hiện tại của nhân viên và thực tế công việc. Trong các công tác liệt kê ở đây, công ty cần chú ý đến việc lựa chọn các hình thức đào tạo cho phù hợp, nếu thực hiện tốt công tác này sẽ giúp đạt được hiệu quả đào tạo cao và loại trừ những chi phí khơng cần thiết khi lựa chọn sai hình thức đào tạo. Vì vậy, khi lựa chọn các hình thức đào tạo cần đảm bảo nguyên tắc: Chi phí thấp nhất nhưng hiệu quả mang lại cao nhất. Để đảm bảo được nguyên tắc này, công ty cần phát huy cách thức tổ chức đào tạo đang được áp dụng tại cơng ty, đó là
Đào tạo tại nơi làm việc,trong đó ngồi hình thức kèm cặp tại chổ, cơng ty nên xem xét và có các kế hoạch tổ chức khóa đào tạo chính thức trong cơng ty bằng cách thuê đơn vị đào tạo chuyên nghiệp tổ chức đào tạo theo yêu cầu của công ty. Hiện nay, đây là hình thức được nhiều công ty áp dụng nhất, bởi vì hình thức này có nhiều ưu điểm như:
- Về chun mơn: Các đơn vị thuê ngoài là đơn vị chuyên nghiệp nên các dịch vụ có tính chun nghiệp cao, có thể đáp ứng được hầu hết các nhu cầu đào tạo đa dạng của doanh nghiệp.
- Tiết kiệm chi phí: Chi phí th ngồi sẽ thấp hơn so với chi phí xây dựng một bộ phận phụ trách cơng việc đó ở tại cơng ty. Các chi phí như chi phí trả lương cho nhân viên, đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội…cơng ty không phải trả.
- Tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng: vì đơn vị th ngồi là một đơn vị chuyên nghiệp nên quá trình triển khai sẽ nhanh chóng và chất lượng được đảm bảo.
- Ngoài ra, hình thức này cịn có ưu điểm là có thể đáp ứng theo nhu cầu doanh nghiệp về nhiều mặt: nội dung chương trình, thời điểm tổ chức, địa điểm tổ chức…,điều này giúp cơng ty ít bị động trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Theo kế hoạch đề ra, trong thời gian sắp tới công ty sẽ chuyển sang địa điểm mới và đầu thêm các dây chuyền sản xuất hiện đại. Kế hoạch này đỏi hỏi nhân lực được bố trí phải có khả năng vận hành các giây chuyền thiết bị mới mới này. Xác định đây là công việc với các kỹ năng, thao tác mới nên nhiệm vụ của phòng Nhân sự là xác định được nhu cầu đào tạo cho vị trí mới này: Số lượng bao nhiêu người, các yêu cầu và kỹ năng trình độ của vị trí mới cần đào tạo là gì, từ đó cơng ty có thể sử thuê các đơn vị cung ứng dịch vụ đào tạo chuyên nghiệp về lĩnh vực đó để tiến hành đào tạo cho các vị trí mới này ngay tại cơng ty.
3.2.2.2.Đánh giá hiệu quả đào tạo
Qua phân tích thực trạng cho thấy cơng ty chưa xác định nhu cầu đào tạo và chưa tổ chức đào tạo thường xuyên cho CBNV và vì vậy cơng ty chưa thực hiện đánh giá hiệu quả đào tạo. Nên trong thời gian tới, sau khi triển khai công tác đào
tạo, thì cơng tác đánh giá hiệu quả đào tạo cần được thực hiện để biết được: Học viên tiếp thu, học hỏi được gì sau khóa đào tạo; Học viên áp dụng những kiến thức, kỹ năng đã học vào nhiệm vụ, công việc được giao như thế nào.
Như vậy việc đánh giá hiệu quả đào tạo có thể được thực hiện qua 2 giai đoạn (Trần Kim Dung, 2011):
• Giai đoạn 1: Học viên tiếp thu, học hỏi được gì sau khóa đào tạo ?
Giai đoạn này có thể được thực hiện vào thời điểm trong hoặc sau khi tổ chức đào tạo. Đánh giá vào thời điểm trong khi đào tạo để xem mức độ thỏa mãn với mục tiêu đào tạo đã đề ra như thế nào, từ đó điều chỉnh lại cơng tác đào tạo để đạt được mục tiêu và hiệu quả đề ra và rút kinh nghiệm cho các lần đào tạo sau. Các phương pháp có thể áp dụng để đánh giá giai đoạn này như: Phỏng vấn, điều tra thơng qua bảng câu hỏi, làm bài kiểm tra…
• Giai đoạn 2: Học viên áp dụng những kiến thức, kỹ năng đã học hỏi được vào trong thực tế để thực hiện công việc như thế nào?
Đây là vấn đề tương đối phức tạp, việc đánh giá phải thông qua thực tế công việc của CBNV đã được đào tạo.
Như vậy để thực đánh giá hiêu quả đào tạo của công ty, tác giả xin đề xuất phương pháp Phân tích thực nghiệm. Nội dung của phương pháp này như sau:
Công ty sẽ thực hiện so sánh kết quả thực hiện cơng việc với chi phí đào tạo