3.3 Một số giải pháp hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực tại công ty TNHH
3.3.1 Giải pháp 1: Xây dựng quy trình hoạch định nguồn nhân lực
Cơng tác hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trị rất quan trọng trong cải thiện cơ cấu nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Đối với công ty TNHH TM & SX Thép Việt, công tác này đã không được quan tâm đúng mực, hầu như bị bỏ ngõ. Tác giả đưa ra quy trình hoạch định nguồn nhân lực cụ thể như sau:
Đề ra các biện pháp thực hiên
Phân tích hiện trạng nguồn nhân lực
Xác định nhu cầu nhân lực
Hình 3.1: Quy trình hoạch định nguồn nhân lực
Nguồn: Theo tác giả
Bước 1: Để có thể hoạch định nguồn nhân lực phù hợp, bộ phận nhân sự phải nắm được và hiểu rõ về chiến lược kinh doanh của công ty trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Bước 2: Dựa vào từng chiến lược kinh doanh do ban giám đốc đề ra, phịng
nhân sự phân tích hiện trạng nguồn nhân lực của công ty.
Bước 3: Xác định nhu cầu nhân lực một cách cụ thể cho từng bộ phận. Bước 4: Đề ra biện pháp thực hiện thật cụ thể. Đối với chiến lược kinh doanh đã được đề ra thì cần đẩy mạnh ở khâu nào, vị trí cơng việc nào cần được quan tâm, hiện tại vị trí đó có hiện trạng như thế nào, đề xuất thay đổi ra sao.
Hiệu quả của giải pháp:
Hiện trạng Giải pháp Hiệu quả
Hầu như chưa được quan tâm
Xây dựng quy trình hoạch định nguồn nhân
lực theo 4 bước
Hoạch định được nhu cầu nhân lực của cơng ty
3.3.2 Giải pháp 2: Hợp lý hóa cơng tác phân tích cơng việc
Theo phân tích thực trạng ở chương 2 thì cơng tác phân tích cơng việc chưa được công ty TNHH TM & SX Thép Việt đầu tư đúng mực. Chỉ một số công việc được mô tả chi tiết bằng bảng mơ tả cơng việc. Để kịp thời có các bảng mô tả công việc cho từng chức danh, phịng Hành chính – Nhân sự cơng ty cần lấy ý kiến của ban lãnh đạo cơng ty sau đó làm việc với từng bộ phận trong cơng ty để có thể nắm được nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, tiêu chuẩn công việc.
Các bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc của tất cả các chức danh trong công ty phải thống nhất và rõ ràng để nhân viên có thể định hướng được mình nên làm gì, được làm gì, làm như thế nào. Từ đó ban lãnh đạo cơng ty cũng có thể biết được các nhân viên đang làm gì, các chức danh trong cơng ty có chức danh nào trùng lắp công việc với chức danh nào hay khơng, từ đó có thể giúp cho hiệu quả cơng việc của tất cả nhân viên đạt cao nhất.
Việc lập các bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc do từng bộ phận thực hiện theo biểu mẫu thống nhất, và sau đó được bộ phận nhân sự tổng hợp và xem xét lại thật kỹ để tránh sự trùng lắp công việc.
Mỗi cuối năm, dựa vào chiến lược kinh doanh của công ty mà các bảng mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn công việc được xem xét và điều chỉnh cho phù hợp.
(Thực hiện bằng hình thức phỏng vấn) Bảng mô tả công việc Bảng tiêu chuẩn công việc Bảng mô tả công việc /
Bảng tiêu chuẩn cơng việc nháp(Phịng nhân sự so sánh và điều chỉnh sau đó thống nhất lại với các phịng ban)
Các phịng ban
(Thực hiện theo mẫu của phịng nhân sự)
Hình 3.2: Quy trình lập bảng mơ tả công việc
Nguồn: Theo tác giả
Đề xuất của tác giả về biểu mẫu Bảng mô tả công việc sử dụng chung cho cả công ty:
Công ty Thép Việt MÔ TẢ CÔNG VIỆC Lần ban hành: Ngày hiệu lực: Chức danh: Mã chức danh: Bộ phận: Cán bộ quản lý: I/ Nhiệm vụ STT Nhiệm vụ
chủ yếu Yêu cầu công việc Thời gian thực hiện
1 Nhiệm vụ 1 - Yêu cầu 1 -Ngày / Tuần / Tháng
2 Nhiệm vụ 2 - Yêu cầu 2 -Ngày / Tuần / Tháng
II/ Quyền hạn
STT Quyền hạn Mô tả quyền hạn Thời gian thực hiện 1 Quyền hạn 1 Quyền hạn 1 Ngày / Tuần / Tháng 2 Quyền hạn 2 Quyền hạn 2 Ngày / Tuần / Tháng
III/ Quan hệ trong cơng việc
Bên
trong Bên ngồi Bộ phận Người liên hệ Mục đích
X Phịng ….. Vị trí Mục đích cụ thể
X Đối tác / KH Vị trí Mục đích cụ thể
IV/ Điều kiện và chế độ
Nội dung Mô tả
-Nội dung 1 Mô tả 1
-Nội dung 2 Mô tả 2
Hiệu quả của giải pháp:
Hiện trạng Giải pháp Hiệu quả
Chưa có đầy đủ bảng mơ tả cơng việc cho mỗi
chức danh
Xây dựng bảng mô tả công việc cho tất cả các
chức danh theo mẫu
Nhân viên dễ dàng trong việc thực hiện công việc, nhà quản lý dễ kiểm sốt hiệu quả cơng việc của
Công tác tuyển dụng của công ty TNHH TM & SX Thép Việt được thực hiện một cách tương đối cơ bản. Công tác này chưa thể hiện tính chuyên nghiệp và bài bản (theo kết quả khảo sát của tác giả). Để hồn thiện cơng tác tuyển dụng, tác giả đề xuất sửa đổi một số công tác trong quy trình tuyển dụng của cơng ty, cụ thể như sau:
Phiếu đề xuất do CEO duyệt
Bộ phận nhân sự
Đạt
Quyết định tuyển dụng & HĐ thử việc Đạt
Nguồn: Theo tác giả
Nhu cầu tuyển dụng của cơng ty khơng chỉ bị động khi có nhân viên chuyển cơng tác hay khi có phịng ban nào cơ cấu lại. Nhu cầu tuyển dụng phải được hoạch định trước để có thể kịp thời đáp ứng nhu cầu công việc theo đúng định hướng, đúng chiến lược và có thể kịp thời đáp ứng các thay đổi nhân sự (nếu có).
Bước 2: Đề xuất tuyển dụng
Tuyển dụng dựa vào kế hoạch đã hoạch định: phịng Hành chính – Nhân sự làm phiếu đề xuất tuyển dụng, phiếu đề xuất do Giám đốc điều hành duyệt.
Tuyển dụng đột xuất: bộ phận nào cần nhân sự đột xuất thì sẽ làm phiếu đề xuất tuyển dụng và chuyển về phịng Hành chính – Nhân sự.
Bước 3 :Thơng báo tuyển dụng
Để có thể lựa chọn được các nguồn ứng viên phong phú và chất lượng thì ngồi các nguồn tuyển dụng hiện tại, công ty TNHH TM & SX Thép Việt nên đăng nhu cầu tuyển dụng thêm ở các nguồn sau:
+ Đăng thông tin tuyển dụng trên báo giấy, đăng ký tuyển dụng trên trang web tuyển dụng www.vietnamworks.com,...
+ Tuyển dụng tại các trường đại học.
Bước 4 : Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ ứng viên
Để có thể sàng lọc hồ sơ một cách hiệu quả, không bỏ sót các ứng viên tiềm năng cũng như khơng mất nhiều thời gian cho những hồ sơ không phù hợp, mỗi chức danh cần tuyển dụng cần được xác định rõ tiêu chí dựa vào bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc.
Đối với mỗi chức danh phịng Hành chính – Nhân sự nên xây dựng sẵn các bảng tiêu chí tuyển dụng.
Biểu mẫu Bảng tiêu chí tuyển dụng cho vị trí Nhân viên phịng Quan hệ khách hàng do tác giả đề xuất:
Cơng ty Thép Việt TIÊU CHÍ TUYỂN DỤNG Lần ban hành: Ngày hiệu lực: Chức danh: Mã chức danh: Bộ phận: Cán bộ quản lý: ST T Nhiệm vụ chủ
yếu Yêu cầu công việc Yêu cầu tuyển dụng
1 Nhiệm vụ 1 - Yêu cầu 1 -Trình độ
-Kỹ năng 2 Nhiệm vụ 2 - Yêu cầu 2 -Trình độ-Kỹ năng
3 Nhiệm vụ 3 - Yêu cầu 3 -Trình độ
-Kỹ năng
4 Nhiệm vụ 4 - Yêu cầu 4 -Trình độ
-Kỹ năng
Bước 5: Trắc nghiệm sàng lọc và phỏng vấn sơ bộ của phịng Hành chính –
Nhân sự.
Để có thể chọn ra được những ứng viên phù hợp nhất cho công việc và giảm bớt số lượng ứng viên phỏng vấn trực tiếp với Giám đốc điều hành, phòng Hành chính nhân sự nên soạn một bộ câu hỏi trắc nghiệm về kiến thức xã hội, IQ, EQ.
Sau khi lọc được các hồ sơ phù hợp thì nhân viên nhân sự sẽ hẹn tất cả các ứng viên đến công ty để gặp bộ phận nhân sự làm bài trắc nghiệm và phỏng vấn nhanh.
Bước 6 : Phỏng vấn của Giám đốc điều hành
Các ứng viên sau khi được sàng lọc, làm bài trắc nghiệm và phỏng vấn nhanh sẽ được phỏng vấn trực tiếp với Giám Đốc Điều Hành. Ứng viên nào phù hợp nhất sẽ được tuyển dụng vào công ty.
Bước 7 : Ra quyết định tuyển dụng
Phịng Hành chính – Nhân sự lập hợp đồng thử việc và sắp xếp cho ứng viên trúng tuyển thử việc.
Bước 8: Đánh giá nhân viên sau thử việc
Sau khi nhân viên kết thúc thời gian thử việc, phòng Hành chính – Nhân sự sẽ đưa cho trưởng bộ phận biểu mẫu Bảng đánh giá nhân viên sau thử việc, bảng này được xây dựng dựa vào Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn cơng việc. Nhân viên sẽ được kí hợp đồng chính thức sau khi được trưởng bộ phận đánh giá là phù hợp với vị trí cần tuyển dụng.
Hiệu quả của giải pháp:
Hiện trạng Giải pháp Hiệu quả
Đã có quy trình nhưng một số điểm chưa hồn
thiện
Xây dựng quy trình tuyển dụng theo 8 bước, có các biểu mẫu tiêu chí tuyển dụng, bảng đánh
giá nhân viên sau thử việc
Giúp cho công tác tuyển dụng của công ty chuyên
nghiệp và hiệu quả
3.3.4 Giải pháp 4: Tăng cường công tác đào tạo và phát triển nguồn
nhân lực
Công tác đào tạo và phát triển tại cơng ty TNHH TM & SX Thép Việt cịn khá nhiều bất cập, cơng ty có quan tâm đến khía cạnh này nhưng sự quan tâm này chưa đủ và chưa đúng để đem lại hiệu quả mong muốn
Để công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đem lại hiệu quả hơn, tác giả đề nghị một số giải pháp:
3.3.4.1 Xác định nhu cầu và kế hoạch đào tạo
Xác định được nhu cầu đào tạo để đảm bảo công tác đào tạo đúng người, đúng nhu cầu, giúp cho nhân viên có đầy đủ các kỹ năng đáp ứng yêu cầu của công việc. Nhu cầu đào tạo phải theo sát với kế hoạch kinh doanh, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, phải xác định đối tượng cần đào tạo, nội dung đào tạo.
Xác định đối tượng đào tạo: đối tượng đào tạo được xác định căn cứ vào bản hoạch định nguồn nhân lực, đồng thời xem xét tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, xem xét đặc điểm của nhân viên. Sau khi đã xác định được đối tượng đào tạo, phòng nhân sự sẽ lên kế hoạch đào tạo và chỉ các nhân viên thuộc đối tượng đào tạo mới tham gia các chương trình đào tạo, việc tham gia này nên bắt buộc chỉ vắng mặt khi có lí do bất khả kháng.
Xác định mục tiêu đào tạo: Mục tiêu đào tạo cần nêu rõ những gì nhân viên sẽ đạt được sau khi tham gia khóa đào tạo, họ tiếp thu kiến thức gì, kiến thức đó đáp ứng như thế nào cho công việc.
Nội dung đào tạo: căn cứ vào mục tiêu đào tạo, phòng nhân sự đề ra nội dung đào tạo sát với từng mục tiêu cụ thể.
3.3.4.2 Thực hiện quá trình đào tạo
Quá trình đào tạo cần được thực hiện như sau: dựa vào nội dung đào tạo đã được xác định để đưa ra phương pháp đào tạo.
Phương pháp đào tạo cần phải thật linh hoạt, căn cứ theo nhu cầu cụ thể của mục tiêu đào tạo và nội dung đào tạo sẽ đề ra các phương pháp đào tạo khác nhau. Đối với mục tiêu đào tạo đã đề ra theo kế hoạch đã được duyệt thì thơng thường đơn vị lên kế hoạch tổ chức các khóa đào tạo tại cơng ty/ngồi cơng ty, các khóa đào tạo do các chuyên gia về lĩnh vực cần đào tạo tiến hành hoặc do các phòng ban tự tổ chức các buổi hướng dẫn kỹ năng làm việc.
Đối với những kế hoạch đào tạo đột xuất, phát sinh từ nhu cầu cấp thiết của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì quá trình đào tạo không được lên kế hoạch trước mà do bộ phận đề xuất, nếu được duyệt thì bộ phận nhân sự sẽ tiến hành đề xuất phương án đào tạo phù hợp.
3.3.4.3 Đánh giá hiệu quả đào tạo
Việc đánh giá hiệu quả đào tạo gồm 2 giai đoạn:
Giai đoạn 1: đánh giá ngay sau khi nhân viên tiến hành tham gia các khóa đào tạo. Việc đánh giá này được thực hiện chủ yếu bằng cách cho nhân
viên điền vào biểu mẫu đánh giá sau khóa học, biểu mẫu này được lập dựa vào mục tiêu đào tạo để đưa ra các tiêu chí đánh giá.
Giai đoạn 2: đánh giá hiệu quả thực hiện công việc sau đào tạo. Được tiến hành cùng với mỗi kỳ đánh giá nhân viên mỗi 6 tháng. Đánh giá này do nhân viên nhân sự tiến hành, dựa vào mục tiêu đào tạo và mong muốn đạt được sau đào tạo của ban giám đốc.
Hình 3.4: Quy trình đào tạo nhân viên
Nguồn: Theo tác giả
Hiệu quả của giải pháp:
Hiện trạng Giải pháp Hiệu quả
Công tác đào tạo chưa đem lại hiệu quả
Công tác đào tạo thực hiện theo quy trình đào
tạo nhân viên với các đánh giá cụ thể ở mỗi
giai đoạn
Giúp cho công tác đào tạo đem lại hiệu quả
3.3.5 Giải pháp 5: Đẩy mạnh công tác đánh giá kết quả làm việc của
nhân viên
Công tác đánh giá kết quả làm việc nhân viên của công ty TNHH TM & SX Thép Việt chưa thực sự đem lại hiệu quả như mong muốn, nguyên nhân chủ yếu là do hệ thống đánh giá chưa hoàn thiện, chưa đánh giá đúng người đúng việc, kết quả đánh giá chưa khách quan và không thể giúp nhân viên thấy được năng lực thực sự của mình. Để hồn thiện cơng tác đánh giá kết quả làm việc tác giả đề xuất
tác.
Mục tiêu của hệ thống KPI:
Hệ thống KPI giúp cho việc đánh giá kết quả làm việc được dễ dàng và hiệu quả hơn.
Giúp cho các nhân viên trong công ty thực hiện đúng và đủ các công việc được ghi trong bảng mô tả cơng việc. Từ đó tất cả mọi người đều nhận thấy được mặt hạn chế của bản thân để có biện pháp khắc phục.
Hệ thống KPI giúp cho việc đánh giá kết quả làm việc trở nên minh bạch, khách quan và rõ ràng.
Nguyên tắc xây dựng KPI:
Khi xây dựng hệ thống KPI cần cố gắng và hướng đến đảm bảo được tiêu chí SMART:
1. S – Specific: Cụ thể
2. M – Measurable: Đo lường được 3. A – Achiveable: Có thể đạt được 4. R - Realistics:Thực tế
5. T – Timebound: Có thời hạn cụ thể
Trong phạm vị giới hạn của luận văn, tác giả đề xuất xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá như sau:
Bảng 3.1: Tiêu chí đánh giá nhân viên Bộ phận STT Tiêu chí đánh giá Điểm tối đa Điểm trừ (mỗi lần vi phạm bị trừ 1 điểm) Điểm tự chấm Điểm quản lý chấm Khối văn phòng 1 Số ngày nghỉ / tháng > 1 ngày 20 2 Số lần bị nhắc nhở do khơng hồn thành / chậm tiến độ công việc > 1
50
3 Số lần vi phạm quy chế của công ty > 1 20 4
Tham gia phong trào của công ty / các tổ chức xã hội 10 Khối kinh doanh 5 Số ngày nghỉ / tháng > 1 ngày 20 6 Số lần bị nhắc nhở do khơng hồn thành / chậm tiến độ công việc > 1
50
7 Số lần vi phạm quy chế của công ty > 1 20 8 Tham gia phong trào của công ty / các tổ
chức xã hội
10 9 Số lần không đạt chỉ tiêu tháng > 1
3.3.6.1 Hồn thiện cơng tác tiền lương
• Chế độ lương:
Hiện tại cơng ty TNHH TM & SX Thép Việt chưa có bảng lương cụ thể cho từng chức danh. Để hệ thống trả công giúp cho nhân viên thấy được sự cơng bằng trong chính sách của cơng ty, tác giả đề nghị xây dựng bảng lương cho mỗi chức danh, có điều chỉnh theo kết quả đánh giá thực hiện cơng việc.
Bảng 3.2: Bảng tính lương nhân viên Chức danh Lương căn