- 2011:
2.2.1. Quy trình ký kết, thực hiện hợp đồng nhập khẩu :Bước 1: Bước 1:
Nghiên cứu môi trường hoạt động kinh doanh, tìm kiếm những khách hàng, nhà cung cấp mới cũng như thuyết phục một sốkhách hàng cũ hợp tác trở lại Công ty. Qua đó thì cũng có nhiều khách hàng và nhà cung cấp mới đã chủ động liên hệvà hợp tác với công ty nhờ vào chất lượng , thương hiệu YTECO và uy tín của công ty ngày càng được nhân rộng.
Bước 2:Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng.
Tổchức giao dịch, đàm phán với khách hàng(công ty ủy thác) và nhà cung cấp.
Đối với nhà cung cấp :
YTECO có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Dược trên 20 năm, số lượng nhà cung cấp nước ngoài cũng rất đa dạng trên toàn thếgiới như Ấn Độ, Trung Quốc-Hồng Kông, Thái Lan, Pháp, Hoa Kỳ… Họ hầu hết là những đối tác lâu năm với công ty nên việc giao dịch , đàm phán cũng không gặp nhiều khó khăn và cũng diễn ra rất nhanh chóng. Đặc biệt là những đối tác này đều có văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Đối với khách hàng(các công ty ủy thác) :
Việc này được thực hiện đối với các đơn vị trong nước nhằm xác định khả năng của thị trường nội địa, đáp ứng nhu cầu của thị trường trong
Tiến hành ký kết hợp đồng:
Hợp đồng ủy thác :
Lúc này YTECO chính là bên được ủy thác và khách hàng là bên ủy thác. Bên ủy thác sẽ trực tiếp giao dịch và đàm phán với nhà cung cấp và ký kết hợp đồng ngoại thương. Sau đó bên ủy thác sẽ liên hệ bên được ủy thác về việc nhập khẩu hàng hóa cho bên ủy thác. Sau khi bàn bạc 2 bên sẽtiến hành ký kết hợp đồng ủy thác và bên được uỷ thác sẽ tiến hành thực hiện việc nhập khẩu hàng hóa cho bên ủy thác.
Hợp đồng ngoại thương :
YTECO sẽ giao dịch, đàm phán trực tiếp với nhà cung cấp về giá cả, chiết khấu, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, bảo hiểm hàng hóa. Sau đó, sẽ tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương thông qua đại diện của nhà cung cấp nước ngoài tại Việt Nam.
Bước 3: Tổchức thực hiện hợp đồng.
Đây có thể coi là bước có vai trò quan trọng đối với hiệu quả kinh tế thương vụ cũng như thương hiệu và uy tín của YTECO trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu.
Bước này bao gồm các khâu sau đây:
Xin giấy phép nhập khẩu :
Là một công ty chuyên nhập khẩu trong lĩnhvực dược phẩm và có kinh nghiệm hơn 20 năm. Với tư cách là một công ty nhà nước và đã được cổ phần hóa sau những năm gần đây. Chính vì vậy thủ tục xin giấy phép nhập khẩu và visa cho hàng hóa được thực hiện nhanh chóng. Khi đã có giấy phép nhập khẩu thì công ty sẽtiến hành làm thủtục nhập hàng theo quy định của nhà nước,bộ công thương và cơ quan hải quan.
MởL/C :
Sau khi đã thỏa thuận những điều kiện và ký kết hợp đồng. Công ty sẽ tiến hành mở L/C tại ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp bởi phòng Tài Chính KếToán. Phòng Tài Chính KếToán sẽ làm đơn và yêu cầu ngân hàng mở L/C cho nhà cung cấp thụ hưởng số tiền theo hợp đồng đã ký kết. Sau khi nhận được L/C thanh toán thì nhà xuất khẩu sẽ gửi bộ chứng từ về hàng hóa Xuất khẩu (B/L, AWB, Invoice, Parking list, C/O , C/A , Insurance) để YTECO tiến hành làm thủtục nhập khẩu.
Mua bảo hiểm cho hàng hóa nhập khẩu :
Tùy theo điều kiện giao hàng sẽquyết định nhà xuất khẩu hay nhà nhập khẩu mua bảo hiểm cho hàng hóa. Tuy nhiện theo tập quán giao thương của Việt Nam, YTECO thường chọn cơ sở giao hàng theo điều kiện CIF, nghĩa là nhà cung cấp sẽ mua bảo hiểm cho hàng hóa nhập khẩu nhằm đề phòng những hư hỏng, tổn thất và mất mát về hàng hóa nhập khẩu ngoài ý muốn.
Sau đây là một số công ty Bảo Hiểm mà nhà cung cấp thông báo cho YTECO, và để công ty liên hệkhi xảy ra sựcố:
AIG
MSIG
Chartis VietNam Insurance Co.LTD
Bảo Việt Company
Schenker
Sau khi hàng về đến cảng hoặc sân bay thì công ty hãng tàu sẽcó trách nhiệm thông báo cho công ty bằng thông báo hàng đến hoặc giấy báo nhận hàng.
Khi nhận được thông báo nhận hàng hoặc thông báo hàng đến Phòng Xuất Nhập Khẩu sẽ bắt đầu chuẩn bị bộ hồ sơ do nhà xuất khẩu cung cấp. Sau đó là chuyển bộhồ sơ cho Phòng Thông Quan để tiến hành xin mở tờkhai hải quan điện tử, làm thủtục hải quan và nhận hàng.
Trước khi đến cơ quan hải quan làm thủ tục hải quan, nhân viên sẽ chuẩn bị đầy đủbộchứng từcần thiết đểviệc làm thủtục không bị gián đoạn.
Bộchứng từ đó gồm :
Tờkhai hải quan điện tử(hiện nay YTECO đã khai hải quan điện tử99%)
Hợp đồng ngoại thương
Hợp đồng ủy thác (nếu nhập ủy thác)
Giấy giới thiệu, ủy quyền.
Invoice
Packing list
Lệnh giao hàng D/O
B/L hoặc AWB có dấu của hang tàu cấp D/O
C/A
C/I
Giấy phép nhập khẩu
LICENCE (nếu là hàng tân dược)
Hóa đơn tính thuếcho hàng nhập khẩu.
Sau khi đã chuẩn bịxong bộchứng từnhân viên YTECO sẽ đến cơ quan hải quan đăng ký tờkhai hải quan. Khi nhận thấy bộchứng từhợp lệvà phù hợp với hàng hóa nhập, cán bộhải quan sẽ đóng dấu tiếp nhận và ký tên.( Lưu ý: nếu tờ khai được phân luồng đỏnghĩa là hàng hóa sẽ được kiểm hóa, khi đó nhân viên sẽ chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận kiểm hóa, theo dõi cán bộphân công kiểm hóa và thời gian kiểm hóa) Sau đó nhân viên sẽ đem toàn bộ hồ sơ đến kho để làm thủ tục và nhận hàng, kiểm tra hàng hóa đã xuất kho ngoại quan và tiến hành di chuyển hàng vềkho công ty.
Nhận hàng :
Đối với hàng lẻ(LCL) :
Hàng lẻ được nhận tại CFS quy định. Sau khi nhận tờ khai đã được đóng dấu tiếp nhận nhân viên sẽ đến phòng thương vụ cảng đóng phí làm hàng, lấy biên lai và làm phiếu xuất kho. Sau đó sẽ xuống kho nhận hàng, liên hệxe vận chuyển đến cảng, cuối cùng là đem tờ khai và 2 phiếu vận chuyển, phiếu xuất kho đến hải quan giám sát cổng, đóng dấu, thanh lý cổng. Nhân viên sẽ giao hàng cho tài xế đưa hàng vềkho công ty và lập biên bản giao nhận hàng.
Đối với hàng nguyên container (FCL) :
phiếu xuất hàng (đối với hàng rút ruột tại bãi) để nhận hàng. Cuối cùng nhân viên sẽ xuất trình tờ khai, D/O, phiếu xuất nguyên container cho hải quan giám sát và hải quan kiểm soát cổng để thanh lý bãi , thanh lý cổng và đưa hàng vềkho công ty tại Thủ Đức.
Kiểm tra hàng nhập khẩu :
Hàng hóa nhập khẩu trên đường vận chuyển sẽ không tránh khỏi những tổn thất, thiệt hại do nhiều yếu tố khác nhau như do thời tiết hoặc do quá trình vận chuyển và trong thời gian hàng hóa được lưu tại kho ngoại quan. Chính vì vậy,khi nhận hàng tại kho ngoại quan nhân viên sẽ trực tiếp kiểm tra hàng hóa xem có xảy ra tổn thất hoặc thiệt hại không, nếu có sẽthông báo về công ty để tiến hành kiểm tra, xửlý theo những điều kiện thỏa thuận trong hợp đồng thương mại và thông báo cho khách hàng.
Làm thủtục thanh toán :
Nhân viên sẽtính toán các chi phí trong suốt quá trình làm hàng, sau đó sẽ chuyển cho phòng Tài Chính Kế Toán. Phòng tài chính kế toán sẽ lập bảng kê thanh toán và phiếu thanh toán kèm theo những hóa đơn có liên quan như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn đóng lệphí hải quan, hóa đơn đóng tiền thương vụ đểthanh toán.