Nội dung Có %
Các bộ phận nghiệp vụ có kiêm ghi chép kế tốn khơng? 0/50 0% Có xác định trách nhiệm của các cá nhân tham gia hoạt động trên
chứng từ khơng? (kí tên – trách nhiệm)
50/50 100%
Có kiêm nhiệm giữa 2 trong 4 chức năng: xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo vệ tài sản không?
4/50 8%
Phân chia trách nhiệm giữa các nhân viên trong doanh nghiệp nhằm giảm gian lận và sai sót bằng cách khơng cho phép một nhân viên xử lý tồn bộ quy trình.
Nhìn chung, các doanh nghiệp dịch vụ đều có ý thức để làm giảm cơ hội xảy ra gian lận hoặc sai sót từ các nhân viên trong doanh nghiệp. Người thực hiện nghiệp vụ không được phép kiêm ghi chép kế toán. Việc xác nhận trách nhiệm của các cá
nhân tham gia trên chứng từ được thực hiện tốt ở tất cả các doanh nghiệp khảo sát. Tuy nhiên vẫn tồn tại số ít doanh nghiệp có sự kiêm nhiệm giữa 2 trong 4 chức năng: xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo vệ tài sản; chiếm 8% trong tổng số doanh nghiệp được khảo sát.
Bảng 2.16: Kiểm sốt thơng tin của doanh nghiệp
Nội dung Có %
Thơng tin trong nội bộ cơng ty có được bảo mật khơng? 20/50 40% Doanh nghiệp có kiểm sốt tốt các thiết bị lưu trữ và sao lưu dự
phịng dữ liệu khơng?
48/50 96%
Bảo mật thơng tin là duy trì tính bảo mật, tính trọn vẹn và tính sẵn sàng của thơng tin. Bảo mật nghĩa là đảm bảo thông tin chỉ được tiếp cận bởi những người được cấp quyền tương ứng. Tính trọn vẹn là bảo vệ sự chính xác, hồn chỉnh của thơng tin và thông tin chỉ được thay đổi bởi những người được cấp quyền. Tính sẵn sàng của thơng tin là những người được quyền sử dụng có thể truy xuất thông tin khi họ cần.
Mỗi công ty đều có thông tin mâṭ theo ngành nghề riêng củ a mình . Đó là những thông tin có thể gây
thiêṭ
hại nghiêm trọng cho công ty nếu các đối thủ cạnh tranh cớ ý
hoăc̣ tình cờ khám phá đươc̣
. Có nhiều nguồn mà theo đó thơng tin mật về kinh doanh có thể bi ̣rò rỉ cho các đố i thủ caṇ h tranh va môṭ trong những nguồ n ró rỉ thông tin khó quản lý nhất là từ các nhân viên cũ .
Trong một nền kinh tế tồn cầu hóa như hiện nay thì vấn đề thơng tin được xem là sự sống còn đối với các doanh nghiệp. Thế nhưng, rất nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề bảo mật thơng tin và những nguy cơ có thể xảy ra từ việc rị rỉ thơng tin trong chính nội bộ của doanh nghiệp mình. Qua khảo sát có đến 60% doanh nghiệp khơng thể bảo mật được thơng tin.
Về việc kiểm sốt các thiết bị lưu trữ và sao lưu dự phòng dữ liệu: phần lớn các doanh nghiệp khảo sát đều thực hiện tốt, chiếm 96% là Có.
Bảng 2.17: Kiểm tra độc lập, phân tích sốt xét lại của doanh nghiệp
Nội dung Có %
Việc kiểm tra độc lập có được thực hiện? 49/50 98%
Có thường xuyên đối chiếu so sánh số liệu thực tế so với kế hoạch, năm trước trong từng bộ phận?
48/50 96%
Có thường xuyên đối chiếu so sánh số liệu thực tế so với kế hoạch, năm trước cho toàn cơng ty?
50/50 100%
Ban lãnh đạo có định kỳ phân tích số liệu liên quan đến đối thủ cạnh tranh?
42/50 84%
Các sáng kiến đổi mới và cải tiến có được doanh nghiệp xem xét một cách nghiêm túc?
49/50 98%
Việc kiểm tra độc lập và phân tích sốt xét lại việc thực hiện nhằm tăng cường tính hữu hiệu trong việc thực hiện; đồng thời, giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát mọi thành phần trong doanh nghiệp có theo đuổi mục tiêu một cách hiệu quả hay không. Kết quả cho thấy tất cả các doanh nghiệp khảo sát đều có những biện pháp cần thiết để duy trì và hồn thiện tính hữu hiệu, hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Có đến 98% doanh nghiệp khảo sát thực hiện kiểm tra độc lập. Điều này có thể do nhà quản lý rất quan tâm đối với việc kiểm sốt; doanh nghiệp có đủ nhân lực và nhân viên có đủ chuyên mơn để thực hiện các cuộc kiểm tra các phịng ban khác.
Tương tự, có đến 96% doanh ngiệp khảo sát có tiến hành phân tích tình hình kinh doanh trong từng bộ phận; 100% doanh ngiệp khảo sát có tiến hành phân tích tình hình kinh doanh qua từng năm hoạt động.
Các doanh nghiệp dịch vụ cũng rất quan tâm đến phân tích các đối thủ cạnh tranh cùng ngành, chiếm 84% doanh nghiệp khảo sát thực hiện.
Các sáng kiến đổi mới và cải tiến cũng được doanh nghiệp xem xét một cách nghiêm túc, chiếm 8% doanh nghiệp khảo sát là Có.
Điều này cho thấy các doanh nghiệp rất quan tâm đến các rủi ro phát sinh từ thị trường, từ nội bộ doanh nghiệp. Mặt khác, điều này thể hiện các doanh nghiệp dịch vụ cũng rất quan tâm trong việc thực hiện cải tiến, đổi mới, nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, điều này chỉ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng qt về các thủ tục kiểm sốt của doanh nghiệp.
2.2.7 Thơng tin và truyề n thông
Bảng 2.18: Thông tin và truyền thông của doanh nghiệp
Nội dung Có %
Các báo cáo có đảm bảo về độ chính xác, kip thời giúp nhà quản lý đánh giá được các rủi ro tác động đến doanh nghiệp?
36/50 72%
Các nhân viên có được khuyến khích báo cáo những điều nghi ngờ không hợp lý cho ban quản trị khơng?
50/50 100%
Các chính sách mới có được phổ biến cho tồn thể nhân viên khơng?
48/50 96%
Thơng tin là yếu tố không thể thiếu để doanh nghiệp xây dựng các mục tiêu và đưa ra các quyết định thực hiện các hoạt động kiểm sốt. Để thơng tin hữu ích cho doanh nghiệp trong việc quản lý rủi ro thì thơng tin phải đạt 2 yêu cầu cơ bản: chất lượng của thông tin và cách thức truyền đạt phù hợp.
Qua khảo sát, chỉ có 72% là các báo cáo đảm bảo về độ chính xác, kip thời giúp nhà quản lý đánh giá được các rủi ro tác động đến doanh nghiệp. nghĩa là vẫn tồn tại đến 28% thông tin nội bộ không hữu hiệu, khơng đáp ứng được u cầu.
Các chính sách mới được phổ biến tốt cho toàn thể nhân viên, chiếm 96%. Và 100% doanh nghiệp khảo sát đều khuyến khích nhân viên của mình báo cáo những điều nghi ngờ không hợp lý cho ban quản trị.
Tuy nhiên cách thức truyền đạt thông tin trong nội bộ doanh nghiệp chủ yếu thông qua các cuộc họp, bảng thông báo. Điều này cho thấy thiếu áp dụng các phương tiện cơng nghệ trong q trình truyền đạt thơng tin. Do đó, có thể làm phát sinh rủi ro: thơng tin được phổ biến chậm, hạn chế người tham gia nhận thông tin.
Đối với thơng tin bên ngồi, phần lớn doanh nghiệp đều tự nghiên cứu thị trường, qua phương tiện truyền thơng (web, internet), báo chí. Bên cạnh đó, cũng có số ít doanh nghiệp chi tiền th doanh nghiệp chun về thu thập thơng tin. Qua đó cho thấy, các doanh nghiệp dịch vụ khá quan tâm đến thơng tin ngồi doanh nghiệp, như thị hiếu người tiêu dùng,….
2.2.8 Giám sát
Bảng 2.19: Hoạt động giám sát của doanh nghiệp
Nội dung Có %
Ban quản lý doanh nghiệp có thường xuyên kiểm tra kết quả hoạt động của từng bộ phận không?
50/50 100%
Trưởng phịng ban có thường xun đánh giá chất lượng và hiệu quả cơng việc của nhân viên không?
26/50 52%
Hệ thống kiểm sốt nội bộ có tạo điều kiện cho nhân viên và các bộ phận giám sát lẫn nhau trong công việc hàng ngày khơng?
12/50 24%
Có hình thành các chỉ tiêu đánh giá (KPI) cho từng nhân viên không?
24/50 48%
Các hoạt động đánh giá định kỳ của ban quản lý có được thực hiện để đánh giá sự hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ?
41/50 82%
Các hoạt động giám sát giúp đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm sốt nội bộ, từ đó có những sửa đổi, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. Để thực hiện cơng việc giám sát thì có thể nhà quản lý trực tiếp thực hiện hoặc thông qua các thông tin phản hồi từ các thành phần tham gia trong hệ thống.
Khảo sát thực tế cho thấy 100% ban quản lý doanh nghiệp rất thường xuyên quan tâm kết quả hoạt động của từng bộ phận. Nhưng quan quản lý giảm dần sự giám sát đối với từng nhân viên. Điều này thể hiện chỉ có 52% trưởng phịng ban có thường xun đánh giá chất lượng và hiệu quả công việc của nhân viên. Và hệ thống kiểm soát nội bộ cũng tồn tại yếu kém trong giám sát, chỉ có 24% doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ tạo điều kiện cho nhân viên và các bộ phận giám sát lẫn nhau trong cơng việc hàng ngày. Do đó, thong tin mà nhà quản lý nhận được sẽ rất hạn chế. Điều này cho thấy nhà quản lý chưa có sự quan tâm đúng mức đến việc giám sát hệ thống. Điều này có thể do hạn chế của nhà quản lý về hệ thống kiểm soát nội bộ, về quản trị rủi ro hoặc do áp lực về việc quản lý tốt hơn các rủi ro đối với người quản lý cịn thấp.
Chỉ có 48% doanh nghiệp giám sát nhân viên thong qua hình thành xác lập các chỉ tiêu đánh giá (KPI) cho từng nhân viên. Điều này thể hiện yếu kém trong việc thiết lập công cụ giám sát trong doanh nghiệp.
Các hoạt động đánh giá định kỳ của ban quản lý được thực hiện để đánh giá sự hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ: chỉ có 82% doanh nghiệp thực hiện. Vẫn cịn 18% doanh nghiệp khảo sát khơng thực hiện. Ngun nhân có thể xuất
phát từ quan điểm của nhà quản lý về hiệu quả và sự cần thiết của hoạt động giám sát định kỳ; cách quản lý theo kiểu gia đình,…
2.3 Đánh giá thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro tại các doanh nghiệp dịch vụ trên địa bàn TP.HCM
2.3.1 Ƣu điể m
Các nhà quản lý đều rất quan tâm đến quản trị rủi ro và các thủ tục kiểm soát.
Phần lớn nhân viên có hiểu biết về các hành vi được chấp nhận và không được chấp nhận trong doanh nghiệp.
Doanh nghiệp xác định mục tiêu, chiến lược, kế hoạch rõ ràng.
Phần lớn nhân viên có đủ trình độ và kỹ năng để hồn thành cơng việc.
Doanh nghiệp rất quan tâm trong việc thiết lập tốt mối quan hệ với khách hàng.
Phần lớn doanh nghiệp đều có thủ tục kiểm soát như phân rõ trách nhiệm, quyền hạn; kiểm tra độc lập; thường xuyên đối chiếu so sánh số liệu thực tế so với kế hoạch, năm trước trong từng bộ phận; thường xuyên đối chiếu so sánh số liệu thực tế so với kế hoạch, năm trước cho tồn cơng ty; Ban lãnh đạo định kỳ phân tích số liệu liên quan đến đối thủ cạnh tranh; Các sáng kiến đổi mới và cải tiến được doanh nghiệp xem xét một cách nghiêm túc; Doanh nghiệp có kiểm sốt tốt các thiết bị lưu trữ và sao lưu dự phịng dữ liệu; Các nhân viên được khuyến khích báo cáo những điều nghi ngờ không hợp lý cho ban quản trị.
Ban quản lý doanh nghiệp thường xuyên kiểm tra kết quả hoạt động của từng bộ phận.
Các hoạt động đánh giá định kỳ của ban quản lý được thực hiện để đánh giá sự hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
2.3.2 Nhƣợc điể m
Rất ít doanh ngiệp xác định rủi ro có thể chấp nhận đối với từng mục tiêu, kế hoạch, chu trình hoạt động.
Nhân viên không đủ thời gian, không được tạo điều kiện hoàn toàn tốt để thực hiện nhiệm vụ được giao.
Hệ thống kiểm soát nội bộ chưa tạo điều kiện cho nhân viên và các bộ phận giám sát lẫn nhau trong cơng việc hàng ngày.
Chưa hình thành các chỉ tiêu đánh giá (KPI) cho từng nhân viên.
2.3.3 Nhận diện các nguyên nhân của các hạn chế trong hệ thống kiể m soát nội
bộ và quản trị rủi ro tại các doanh nghiệ p dịch vụ trên đ ịa bàn TP.HCM
Các doanh nghiệp dịch vụ ở Việt Nam đã có những quan tâm nhất định đến vấn để quản trị rủi ro nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Do đó, việc hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ và những nổ lực để thực hiện quản lý tốt hơn các rủi ro cũng đã được các doanh nghiệp dịch vụ thực hiện trong quá trình tồn tại và phát triển của mình.
Bên cạnh đó, sự đổi mới, hồn thiện các chủ trương chính sách và các quy định của Nhà nước, cùng với sự phát triển của các loại hình dịch vụ trong nền kinh tế đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ và đa dang hóa cách thức quản lý rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động. Mặt khác, sự phát triển của nền kinh tế thị trường và các yêu cầu về quản lý tốt hơn các rủi ro đòi hỏi doanh nghiệp phải nổ lực nhiều hơn để hoàn thiện việc quản lý tại doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, sự cố gắng của doanh nghiệp vẫn chưa giúp doanh nghiệp phát triển như mong muốn, đặc biệt là việc kiểm soát hiệu quả các rủi ro phát sinh trong q trình hoạt động. Những vấn đề cịn tồn tại là:
Các doanh nghiệp chưa tiếp cận về rủi ro liên quan đến doanh nghiệp một cách đầy đủ và hệ thống. Quản trị rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ dừng lại ở khái niệm, chưa được cụ thể hóa thành các tiêu thức, phương pháp đo lường cụ thể. Phần lớn các rủi ro chỉ được cảm nhận theo lý tính chủ quan của ban quản trị và nhà quản lý. Việc lượng hóa rủi ro bi chi phối rất nhiều bởi yếu tố cảm tính. Do đó, có thể nhận dạng khơng hết các rủi ro hoặc đánh giá khơng chính xác, dẫn đến hiệu quả của việc quản trị rủi ro thấp. Bên cạnh đó, quản trị rủi ro là khái niệm tương đối mới, chưa được phổ biến rộng rãi cho các doanh nghiệp ở Việt Nam. Do đó, các doanh nghiệp dịch vụ tiếp cận khái niệm này để hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ sẽ gặp nhiều khó khăn. Và hiện nay, các doanh nghiệp dịch vụ chỉ tập trung chủ yếu vào từng mảng rủi ro cụ thể và rời rạc như: rủi ro tài chính, rủi ro tín dụng, rủi ro trong quan hệ với khách hàng,… Tùy theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh và quan điểm của nhà quản lý, các doanh nghiệp dịch vụ tập trung vào những loại rủi ro và giai đoạn phát sinh rủi ro nhất định mà không xem xét một cách tổng thể và hệ thống cho toàn doanh nghiệp.
Người quản lý của các doanh nghiệp dịch vụ chưa hoàn toàn được đào tạo chuyên sâu về kiểm sốt nội bộ. Trong khi đó, các nhà quản lý tập trung vào các kiến thức về quản trị kinh doanh, về chiến lược phát triển doanh nghiệp, về lợi nhuận.
Các doanh nghiệp dịch vụ chưa hồn tồn tạo mơi trường thuận lợi cho nhân viên thực hiện tốt nhiệm vụ. Đặc điểm của ngành phục vụ gồm những điều sau đây: Khơng có giá trị xác định, với một sản phẩm có thể quy định rõ về chất lượng phải thế nào nhưng phục vụ phải dựa vào đòi hỏi của từng khách hàng; Trao đổi giao dịch dựa rất nhiều vào nhu cầu của khách; Đa số khơng có vật liệu tồn kho; Đa số có tính cách trao đổi cá nhân, có yếu tố con người tham gia quá trình trao đổi; Tiếp xúc trực tiếp với khách hàng chiếm tỉ lệ rất cao và tỉ lệ nhận những đánh giá trực tiếp từ khách hàng cũng rất cao, luôn thay đổi để phù