Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC
2.2. Thực trạng phân tích cơng việc tại công ty cổ phần đầu tư phát triển
2.2.4. Giới thiệu bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn đối với người thực
hiện công việc đang được áp dụng cho một vị trí chức danh tại cơng ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ.
Vị trí việc làm: nhân viên hành chính tổng hợp
1. Tóm tắt cơng việc.
Trong q trình thực hiện cơng việc, ở vị trí nhân viên hành chính tổng hợp yêu cầu người lao động cần thực hiện một số nhiệm vụ như: cơng
việc hành chính, quản lý thơng tin, dữ liệu tổng hợp, quản lý thông tin, dữ liệu tổng hợp, quản lý chi phí hành chính, quản lý chi phí hành chính, tổ chức sự kiện. Nhân viên hành chính tổng hợp hồn thành các cơng việc do Trưởng phịng hành chính tổng hợp giao trong lĩnh vực hành chính tổng hợp và những nhiệm vụ khác có liên quan.
2. Mơ tả các nhiệm vụ.
Trong quá trình thực hiện cơng việc, vị trí nhân viên hành chính tổng hợp cần thực hiện những nhiệm vụ sau:
*Cơng việc hành chính: Tiếp nhận thư, cuộc gọi đến và chuyển đến phòng ban phù hợp, soạn thảo văn bản, quy chế, hợp đồng theo phân công nhiệm vụ, sao chép các dữ liệu và chuyển đếncác cá nhân, bộ phận theo yêu cầu từ ban quản lý, theo dõi cơng tác vệ sinh, trang trí phịng ốc … đảm bảo hình ảnh chun nghiệp của doanh nghiệp.
*Quản lý thơng tin, dữ liệu tổng hợp: quản lý thông tin công tác hành chính, quản lý khai thác tồn bộ cơ sở vật chất trong doanh nghiệp, lưu trữ, bảo mật biên bản của các cuộc họp, xử lý thông tin cho doanh nghiệp.
*Chấm công, quản lý ngày làm việc của nhân viên: Tổng hợp chấm cơng trên máy tính, tiếp nhận đơn xin nghỉ phép và những thắc mắc của nhân viên.
3. Các mối quan hệ trong cơng việc
TT Cá nhân/đơn vị có mối quan hệ
Nội dung 1. Mối quan hệ bên trong
1.1. Cấp trên Tham mưu, báo cáo
1.2. Cùng cấp Làm việc nhóm, thảo luận, trao đổi cơng việc
2. Mối quan hệ bên ngồi
tổ chức nhằm quảng bá doanh nghiệp.
2.2. Các công ty khác Thoả thuận, mua các loại văn phòng phẩm…
4. Điều kiện để thực hiện cơng việc
4.1. Nơi làm việc
Phịng hành chính tổng hợp tại : số 718 đường Cù Chính Lan, Tổ 01, Phường Đồng Tiến, TP Hịa Bình, Tỉnh Hịa Bình.
4.2. Trang thiết bị, cơ sở vật chất a, trang thiết bị riêng:
- Quần áo công sở : 02 bộ - Thẻ bảng tên : 01 thẻ - Bàn làm việc: 01 chiếc b, trang thiết bị chung: - Máy tính : 01 chiếc - Máy in : 01 chiếc - Bộ đàm: 01 chiếc
6. Chữ ký và xác nhận
GIÁM ĐỐC CHỮ KÝ VÀ XÁC NHẬN
CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ
Tôi đã giao việc, gửi bản mô tả công việc và hướng dẫn đầy
đủ cho người nhận việc.
CHỮ KÝ VÀ XÁC NHẬN CỦA NGƯỜI
NHẬN VIỆC
Tôi đã đọc và hiểu rõ Bản mô tả công việc; được người giao việc hướng dẫn
và giải thích rõ các vấn đề khúc mắc
2.2.4.2. Bản tiêu chuẩn đối với người THCV.
1. Mục đích bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện cơng việc
- Mục đích của bản tiêu chuẩn đối với nhân viên hành chính tổng hợp là liệt kê những yêu cầu cơ bản cho người lao động về trình độ chuyên môn, kiến thức, thể lực, kinh nghiệm, kỹ năng thái độ cần thiết để hồn thành tốt cơng việc.
2. Tiêu chuẩn nhân sự
TT Tên tiêu chuẩn Khung bậc 1 Khung bậc 2 Khung bậc 3
1 Giới tính Nam, Nữ Nam, Nữ Nam, Nữ
2
Thể lực
(Theo quy định của bộ Y tế)
Loại 1 Loại 1,2 Loại 1,2, 3
3 Kinh nghiệm ở vị trí tương đương Tối thiểu 01 năm Tối thiểu 03 năm 05năm 4 Trình độ văn hóa 12/12 12/12 12/12 5 Học vị Cử nhân đại học Thạc sỹ Tiến sỹ 6 Chuyên ngành Quản trị nhân lực, Quản trị văn phòng, Quản lý nhà nước, Hành chính học, Luật học… Quản trị nhân lực Quản trị nhân lực
7 Kỹ năng - Giao tiếp - Tin học văn phịng - Soạn thảo văn bản -Làm việc nhóm - Quản lý thời gian - Thuyết trình. - Đàm phán -Ngoại ngữ -Giải quyết vấn đề. - Ra quyết định - Quản lý, giám sát. 8 Thái độ - Niềm nở - Tận tình - Ham học hỏi - Linh hoạt, nhạy bén - có tinh thần, trách nhiệm - Nhanh nhạy - Nghiêm túc - Hịa đồng -Quyết đốn - Trung thực 3. Chữ ký và xác nhận
GIÁM ĐỐC CHỮ KÝ VÀ XÁC NHẬN CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ
Tôi đã giao việc, gửi bản tiêu chuẩn nhân sự và hướng dẫn đầy đủ cho người nhận việc. Trong đó, tơi u cầu người lao động sau: ...... tháng phải đáp ứng được yêu cầu tiêu chuẩn ở Khung bậc:.......
CHỮ KÝ VÀ XÁC NHẬN CỦA NGƯỜI NHẬN VIỆC
Tôi đã đọc và hiểu rõ Bản tiêu chuẩn nhân sự; được người giao việc hướng dẫn và giải thích rõ các vấn đề khúc mắc. Tôi cam kết sau ..... tháng sẽ đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn ở Khung bậc: ...... Nếu không tôi xin chịu trách nhiệm.
Giám đốc Trưởng phòng HCTH Nhân viên