Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC
3.2. Kiến nghị riêng với hội đồng quản trị công ty cổ phần đầu tư phát triển
triển Anh Kỳ
Dù hiện tại, công ty đang ngày một gặt hái được những thành công lớn trong lĩnh vực đầu tư kinh doanh của mình, cơng ty cũng đã quan tâm tới cơng tác PTCV dù tồn bộ cơng ty có rất nhiều cán bộ cơng nhân viên, người lao động. Tuy nhiên, để công ty tiếp túc lớn mạnh hơn nữa, bên cạnh những giải pháp khắc phục hạn chế còn tồn tại ở trên, tác giả kiến nghị hội đồng quản trị công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ cần quan tâm hơn nữa đến cơng tác PTCV vì khi một vị trí gặp vấn đề sẽ dễ gây ảnh hưởng tiêu cực đến vị trí khác. Ngồi ra, khi tiến hành PTCV cơng ty cần xây dựng bảng hỏi chi tiết để người lao động trả lời, kết quả thu được phải đánh giá chính xác tình hình, kiểm tra thơng tin thu thập được xem có chuẩn hay khơng. Đặc biệt là đào tạo đội ngũ nhân sự tiếp cận với cơng tác PTCV hiện đại từ bên ngồi để có đội ngũ nhân sự giỏi giang, có tài phục vụ cho cơng ty của mình hiệu quả nhất có thể vì khi tận dụng tối đa được nguồn nhân lực sẽ là công cụ để công ty phát triển bền vững, tăng khả năng cạnh tranh với mọi đối thủ nặng kí.
3.3. Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác phân tích cơng việc tại các tổ chức, doanh nghiệp, đơn vị khác.
Thứ nhất là, cần xây dựng quy trình phân tích cơng việc có các bước cụ thể,
đầy đủ những thông tin cần thiết, thể hiện bằng lời văn cơ động, súc tích và dễ hiểu nhất có thể.
Thứ hai là, các sản phẩm PTCV cần có nội dung phù hợp với điều kiện, hồn
cảnh của tổ chức , doanh nghiệp, đơn vị, các nội dung cần hài hịa, logic, khơng đường chồng chéo lẫn nhau.
Thứ ba là, việc giao nhiệm vụ cho bộ phận thực hiện phân tích cơng việc cần
có chun mơn, kỹ năng, kinh nghiệm đáp ứng được công tác PTCV.
Thứ tư là, thường xuyên rà soát, kiểm tra các bộ phận nếu nhận thấy bất hợp
lí cần chuẩn bị tiến hành PTCV để giải quyết dứt điểm tình trạng tiêu cực xảy ra tránh làm ảnh hưởng tới mục tiêu chung của tổ chức.
Thứ năm là, trong bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn đối với người THCV, bản tiêu chuẩn THCV cần liệt kê rõ ràng các yêu cầu mà tổ chức cần người lao động đáp ứng để họ biết được phải làm gì, làm như thế nào, có mối quan hệ công việc ra sao, điều kiện, tiêu chuẩn như thế nào cần định lượng, định tính một cách cụ thể.
Đặc biệt là, mọi tổ chức cần nắm rõ và đề cao tầm quan trọng, vai trò cũng
như ý nghĩa của PTCV để đảm bảo thực hiện tốt hoạt động của tổ chức.
Tiểu kết Chương 3
Tại chương 3, tác giả đã đề ra một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác phân tích cơng việc tại cơng ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ nhằm khắc phục hạn chế trong PTCV đang tồn tại ở công ty. Đồng thời, tác giả cũng đưa ra kiến nghị với hội đồng quản trị công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ để thực hiện tốt hơn nữa cơng tác PTCV. Bên cạnh đó, tác giả cịn đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác phân tích cơng việc tại các tổ chức, doanh nghiệp, đơn vị khác giúp phát huy tối đa sức mạnh của các tổ chức nhờ PTCV để thực hiện thành công mục tiêu chung.
KẾT LUẬN
Phân tích cơng việc là những cơng việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc và làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện cơng việc một cách tốt nhất. Cịn sản phẩm của phân tích cơng việc được sử dụng làm thông tin cơ sở quan trọng cho việc tuyển dụng, chọn lọc và đào tạo nhân viên, đánh giá việc thực hiện công việc và trả công, khen thưởng cho nhân viên. Tại từng tổ chức, nếu nhìn nhận, đánh giá chính xác vai trị và phân tích cơng việc hiệu quả, có quy trình các bước PTCV phù hợp sẽ nhận được hiệu ứng tích cực cho sự phát triển của tổ chức.
Trong bài tiểu luận này, tác giả đã tìm hiểu cơ sở lý luận về phân tích cơng việc, tìm hiểu nghiên cứu thực trạng quy trình phân tích cơng việc tại cơng ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ, giới thiệu 2 sản phẩm PTCV tại công ty này để đưa ra những đánh giá ưu điểm, hạn chế, chỉ ra nguyên nhân của các hạn chế trong PTCV tại Anh Kỳ và đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của phân tích cơng việc tại công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ. Bên cạnh đó, tác giả cũng đề xuất kiến nghị riêng hội với đồng quản trị công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ để công tác PTCV phát huy tối đa vai trò trong việc sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực của công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ để công ty đạt được các mục tiêu đã đề ra. Từ những giải pháp và kiến nghị của tác giả với cơng ty Anh Kỳ, tác giả cịn đưa ra giải pháp chung trong PTCV với tổ chức, doanh nghiệp, đơn vị khác để công tác PTCV sẽ đem lại những tín hiệu tích cực trong q trình hoạt động của mọi tổ chức.
Tóm lại, phân tích cơng việc là công tác vô cùng cần thiết đối với mọi tổ chức, làm tốt công tác PTCV sẽ giúp tổ chức sử dụng tối đa nguồn nhân lực, không chỉ đạt được mục tiêu mà cịn tăng khả năng cạnh tranh của mình.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Trường Đại học Lao động xã hội, Giáo trình “Tổ chức bộ máy và phân
tích cơng việc”.
2. TS. Vũ Thị Uyên, Bài giảng “Phân tích cơng việc”, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
3. Báo điện tử “Đất Việt”: https://datviet.trithuccuocsong.vn/bat-dong- san/thi-truong/cong-ty-trung-thau-khau-hieu-11-chu-hon-10-ty-3419711/?
fbclid=IwAR2JFc695UCLRaBJYoxg9Tt0UhGc1BoilV59TfjG4_l2w3- 1cX8Ar0puejk.
4.Nguyễn Ngọc Quân , Nguyễn Vân Điềm ( 2015 ), Giáo trình Quản trị nhân lực, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân , Hà Nội.
5. Phạm Đức Chính ( 2015 ), Bài giảng phân tích cơng việc , Trường Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh , Hồ Chí Minh .
6. Trang web điện tử của công ty cổ phần đầu tư phát triển Anh Kỳ: https://anhkyapplaza.vn/home.
PHỤ LỤC
Tác giả điều chỉnh, bổ sung sản phẩm phân tích cơng việc tại cơng ty Anh Kỳ đầy đủ theo ý kiến tìm ra hạn chế và đề ra giải pháp cụ thể ở bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc và xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc đối với vị trí nhân viên hành chính tổng hợp như sau:
1. Bản mơ tả cơng việc.
THƠNG TIN VỀ TỔ CHỨC
THƠNG TIN VỀ BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC
THƠNG TIN NGƯỜI THỰC
HIỆN CƠNG VIỆC Vị trí việc làm: Nhân viên hành
chính tổng hợp Họ và tên: Nguyễn Mộc Trà Mã BMTCV: 003 Mã nhân viên: 1805HPAK
Ngày ban hành: 07/06/2021 Đơn vị cơng tác: Phịng hành chính tổng hợp Ngày hiệu lực: 07/06/2021 Người quản lý trực tiếp: Phạm Hải Minh Trưởng phòng hành chính tổng hợp
Lần ban hành: 03 Chức vụ:
Nhân viên
1. Tóm tắt cơng việc
Trong q trình thực hiện cơng việc, ở vị trí nhân viên hành chính tổng hợp yêu cầu người lao động cần thực hiện một số nhiệm vụ như: cơng việc hành chính, quản lý thơng tin, dữ liệu tổng hợp, quản lý thông tin, dữ liệu tổng hợp, quản lý chi phí hành chính, quản lý chi phí hành chính, tổ chức sự kiện. Nhân viên hành chính tổng hợp hồn thành các cơng việc do Trường phịng hành chính tổng hợp giao trong lĩnh vực hành chính tổng hợp và những nhiệm vụ khác có liên quan.
2. Mơ tả các nhiệm vụ
ST T
Nhiệm vụ Tỉ trọng thời gian
1 Cơng việc hành chính:
a. Tiếp nhận thư, cuộc gọi đến và chuyển đến phòng ban phù hợp
b. Soạn thảo văn bản, quy chế, hợp đồng theo phân công nhiệm vụ
c. Sao chép các dữ liệu và chuyển đến các cá nhân, bộ phận theo yêu cầu từ ban quản lý
d. Theo dõi cơng tác vệ sinh, trang trí phịng ốc … đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
2 Quản lý thông tin, dữ liệu tổng hợp:
a. Quản lý thơng tin Cơng tác hành chính
b. Quản lý khai thác toàn bộ cơ sở vật chất trong doanh nghiệp
c. Lưu trữ, bảo mật biên bản của các cuộc hợp d. Xử lý thông tin cho doanh nghiệp
a.
20%
3 Chấm công, quản lý ngày làm việc của nhân viên:
a. Tổng hợp chấm cơng trên máy tính
b. Tiếp nhận đơn xin nghỉ phép và những thắc mắc của nhân viên
20%
4 Quản lý chi phí hành chính:
Tiếp nhân hóa đơn hành chính (phí điện thoại, văn phịng phẩm, mực in, tiền điện nước,….) Tổng hợp, phê duyệt và thanh tốn các hóa đơn hành chính
5 Phân bổ, kiểm sốt văn phịng phẩm, vật tư cho các phòng ban:
a. Tổng hợp tiếp nhận, kiểm tra, bàn giao và phân bổ về các phòng ban.
Thống kê, tiếp nhận, xử lý hệ thống máy vi tính, máy lạnh và các trang thiết bị cần bảo dưỡng, bảo trì hoặc sửa chữa
10%
6 Tổ chức sự kiện:
a. Tổ chức các buổi tiếp khách, họp giao ban, hội thảo lớn
Sắp xếp phòng họp đúng giờ, đúng ngày cùng những công tác hậu cần
Và các nhiệm vụ khác: gửi thư mời, đặt phịng hội nghị, cơng tác hậu cần, nội dung hội nghị, nội dung diễn thuyết…
b. Lên kế hoạch du lịch thường niên
Đề xuất và lấy ý kiến thống nhất về địa điểm du lịch
Lập kế hoạch du lịch và trình ban giám đốc phê duyệt.
Liên hệ cơng ty lữ hành tổ chức tour, đặt phòng khách sạn
Liên hệ các bộ phận để lấy danh sách thành viên mỗi đợt du lịch
Thông báo thời gian du lịch cụ thể sớm để các phịng ban sắp xếp cơng việc.
Theo dõi, điều chỉnh và giải quyết những vấn đề phát sinh trong suốt quá trình du lịch.
c. Tổ chức liên hoan, tất niên, sinh nhật, khen
thưởng…
Tổ chức các chương trình chăm sóc đời sống người lao động
3. Quyền hạn
- Nhân viên hành chính tổng hợp có quyền từ chối nếu số lượng cơng việc q
nhiều, không thể giải quyết, đảm đương hết.
4. Các mối quan hệ trong cơng việc
TT Cá nhân/đơn vị có mối quan hệ Nội dung 1. Mối quan hệ bên trong
1.1. Cấp trên Tham mưu, báo cáo
1.2. Cùng cấp Làm việc nhóm, thảo luận, trao đổi công việc
2. Mối quan hệ bên ngồi
2.1. Báo chí Gửi thơng tin sự kiện liên quan đến tổ chức nhằm quảng bá
doanh nghiệp.
2.2. Các công ty khác Thoả thuận, mua các loại văn phòng phẩm…
5. Điều kiện để thực hiện công việc
5.1. Nơi làm việc
Phịng hành chính tổng hợp tại : số 75 phố Yên Ninh, Phường Quán Thánh, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội.
5.2. Trang thiết bị, cơ sở vật chất a, trang thiết bị riêng:
- Quần áo công sở : 02 bộ - Thẻ bảng tên : 01 thẻ - Bàn làm việc: 01 chiếc
- Máy tính : 01 chiếc - Máy in : 01 chiếc - Bộ đàm: 01 chiếc
6. Chữ ký và xác nhận
GIÁM ĐỐC CHỮ KÝ VÀ XÁC NHẬN
CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ
Tôi đã giao việc, gửi bản mô tả công việc và hướng dẫn đầy
đủ cho người nhận việc.
CHỮ KÝ VÀ XÁC NHẬN CỦA NGƯỜI
NHẬN VIỆC
Tôi đã đọc và hiểu rõ Bản mô tả công việc; được người giao việc hướng dẫn
và giải thích rõ các vấn đề khúc mắc
BẢN TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI VỊ TRÍ NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP
THƠNG TIN VỀ TỔ CHỨC
THƠNG TIN VỀ BẢN TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI
NGƯỜI THCV
THÔNG TIN NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Vị trí việc làm: Nhân viên
hành chính tổng hợp Họ và tên: Nguyễn Mộc Trà Mã BMTCV: 17 Mã nhân viên: 1805HPAK
Ngày ban hành: 22/06/2021 Đơn vị cơng tác: Phịng hành chính tổng hợp Ngày hiệu lực: 22/06/2021 Người quản lý trực tiếp: Phạm Hải Minh Trưởng phòng hành chính tổng hợp Lần ban hành: 05 Chức vụ: Nhân viên
- Mục đích của bản tiêu chuẩn đối với nhân viên hành chính tổng hợp là liệt kê những yêu cầu cơ bản cho người lao động về trình độ chun mơn, kiến thức, thể lực, kinh nghiệm, kỹ năng thái độ cần thiết để hồn thành tốt cơng việc.
4. Tiêu chuẩn nhân sự
TT Tên tiêu chuẩn Khung bậc 1 Khung bậc 2 Khung bậc 3
1 Giới tính Nam, Nữ Nam, Nữ Nam, Nữ
2
Thể lực
(Theo quy định của bộ Y tế)
Loại 1 Loại 1,2 Loại 1,2, 3
3 Kinh nghiệm ở vị trí tương đương Tối thiểu 01 năm Tối thiểu 03 năm 05năm 4 Trình độ văn hóa 12/12 12/12 12/12
5 Học vị Cử nhân đại học Thạc sỹ Tiến sỹ
6 Chuyên ngành Quản trị nhân lực, Quản trị văn phòng, Quản lý nhà nước, Hành chính học, Luật học…
Quản trị nhân lực Quản trị nhân lực
7 Kỹ năng - Giao tiếp
- Tin học văn phòng - Soạn thảo văn bản -Làm việc nhóm - Quản lý thời gian - Thuyết trình. - Đàm phán -Ngoại ngữ -Giải quyết vấn đề - Ra quyết định - Quản lý, giám sát
8 Thái độ - Niềm nở - Tận tình - Ham học hỏi - Linh hoạt, nhạy bén - có tinh thần, trách nhiệm - Nhanh nhạy - Nghiêm túc - Hòa đồng -Quyết đoán - Trung thực 3. Chữ ký và xác nhận GIÁM ĐỐC CHỮ KÝ VÀ XÁC NHẬN CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ
Tôi đã giao việc, gửi bản tiêu chuẩn nhân sự và hướng dẫn đầy đủ cho người nhận việc. Trong đó, tơi u cầu người lao động sau: ...... tháng phải đáp ứng được yêu cầu tiêu
chuẩn ở Khung bậc:.......
CHỮ KÝ VÀ XÁC NHẬN CỦA NGƯỜI
NHẬN VIỆC
Tôi đã đọc và hiểu rõ Bản tiêu chuẩn nhân sự; được
người giao việc hướng dẫn và giải thích rõ các vấn đề khúc mắc. Tơi cam kết sau ..... tháng sẽ
đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn ở Khung bậc: ......
Nếu không tôi xin chịu trách nhiệm.
BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CƠNG VIỆC ĐỐI VỚI VỊ TRÍ NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP THƠNG TIN VỀ TỔ CHỨC THƠNG TIN VỀ BẢN TIÊU CHUẨN THCV THƠNG TIN NGƯỜI THỰC HIỆN CƠNG VIỆC Vị trí việc làm: Nhân viên hành chính
tổng hợp Họ và tên: Nguyễn Mộc Trà Mã BMTCV: 11 Mã nhân viên: 1805HPAK Ngày ban hành: 17/06/2021 Đơn vị công tác: Phịng hành chính tổng hợp Ngày hiệu lực: 17/06/2021 Người quản lý trực tiếp: Phạm Hải Minh Trưởng phòng hành chính tổng hợp Lần ban hành: 06 Chức vụ: Nhân viên
1. Mục đích bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc
- Nhằm mục đích phục vụ cơng tác phân tích cơng việc, bản tiêu chuẩn sẽ giúp nhân viên hành chính tổng hợp có cái nhìn hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong
bản mơ tả cơng việc. Giúp nhân viên hành chính tổng hợp hình dung cụ thể, chi tiết hóa được điều kiện tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được mà họ cần phải có để hồn thành một cơng việc.
2. Các tiêu chuẩn thực hiện công việc cơ bản TT Nhiệm vụ trong bản mô tả
công việc Tiêu chí đo lường Kết quả cần đạt được 1
Soạn thảo văn bản Văn bản Hoàn thành 100%văn bản được giao . Đảm bảo không bị sửa quá 03 lần 2 Tiếp nhận xử lý và gửi văn bản Thời gian Văn bản Tiếp nhận và xử lý văn bản ngay trong ngày, gửi văn bản thông báo, trả lời không chậm quá 2 ngày so với thời gian trong văn bản 3