1.4. Giao kết hợp đồng thuê MMTB
1.4.2. Trình tự giao kết hợp đồng thuê MMTB
1.4.2.1. Đề nghị giao kết hợp đồng
a) Đối với các tổ chức cá nhân không bắt buộc phải tổ chức lựa chọn nhà thầu khi mua sắm hàng hóa dịch vụ
Chào hàng (Offer/order) là một đề nghị giao kết hợp đồng, thể hiện ý chí mong được ký kết hợp đồng với bên nhận chào hàng.
Khoản 1, Điều 14 Công ước Viên 1980 quy định: “Chào hàng phải được gửi đích danh cho một hoặc nhiều người với nội dung phải rõ ràng về việc xác định hàng hóa, số lượng, giá cả”. Căn cứ vào quy định này có thể thấy, chào hàng phải nhắm đến một chủ thể, đối tượng xác định. Nội dung của chào hàng phải bảo gồm tên hàng hóa, số lượng hàng hóa, giá cả.
Pháp luật Việt Nam Khoản 1, Điều 386, Bộ Luật Dân sự 2015 quy định: “Đề nghị giao kết hợp đồng là việc thể hiện rõ ý định giao kết hợp đồng và chịu sự ràng buộc về đề nghị này của bên đề nghị đối với bên đã được xác định hoặc tới công chúng (sau đây gọi chung là bên được đề nghị)”. Theo đó, đề nghị giao kết hợp đồng phải thể hiện rõ ý định, mong muốn được tiến hành ký kết hợp đồng của bên đưa ra đề nghị.
Chào hàng có hiệu lực khi nó tới nơi người được chào hàng và hết hiệu lực khi người chào hàng nhận được thông báo về việc từ chối chào hàng. Chào hàng sẽ bị hủy nếu thông báo hủy chào hàng đến trước hoặc cùng với thời điểm người được chào hàng nhận được thông báo chào hàng.
Cho đến khi hợp đồng được ký kết, người chào hàng có thể thu hồi chào hàng nếu thơng báo về việc thu hồi tới nơi người được chào hàng trước khi người này gửi đi thông báo chấp nhận chào hàng. Có hai trường hợp khơng thể thu hồi chào hàng, đó là:
- Chào hàng cố định hoặc được ghi nhận bằng cách khác rằng nó khơng thể bị thu hồi.
- Người nhận ước lượng một cách hợp lý là chào hàng không thể thu hồi được và đã hành động theo chiều hướng đó (Điều 16, Cơng ước Viên 1980)..
b) Đối với các tổ chức cá nhân bắt buộc phải tổ chức lựa chọn nhà thầu khi mua sắm hàng hóa dịch vụ
Hiện nay, để bảo toàn vốn nhà nước, đảm bảo công khai minh bạch và hiệu quả kinh tế trong việc tổ chức mua sắm hàng hóa dịch vụ, các doanh nghiệp nhà nước khi mua sắm hàng hóa dịch vụ phải tổ chức lựa chọn nhà thầu (đấu thầu) theo quy định của luật Đấu thầu 2013.
Theo Điều 214, LTM 2005 thì “Đấu thầu hàng hoá, dịch vụ là hoạt động thương mại, theo đó một bên mua hàng hố, dịch vụ thơng qua mời thầu (gọi là bên mời thầu) nhằm lựa chọn trong số các thương nhân tham gia đấu thầu (gọi là bên dự thầu) thương nhân đáp ứng tốt nhất các yêu cầu do bên mời thầu đặt ra và được lựa chọn để ký kết và thực hiện hợp đồng (gọi là bên trúng thầu)”
Trong trường hợp này việc đề nghị giao kết hợp đồng được bên có nhu cầu (thơng thường là Bên mời thầu) đưa ra trong bộ hồ sơ mời thầu (HSMT), đề nghị ký kết hợp đồng (thông báo mời thầu) được thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng và công thông tin quốc gia về đấu thầu. Căn cứ nội dung thông báo mời thầu và HSMT các nhà thầu chuẩn bị bộ hồ sơ dự thầu (HSDT) để tham dự thầu. HSDT của nhà thầu nào đáp ứng được năng lực, kinh nghiệm và yêu cầu kỹ thuật và có giá thấp nhất sẽ được chọn để giao kết hợp đồng. Quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị đấu thầu
+ Sơ tuyển các bên dự thầu: Theo quy định tại Điều 217 Luật Thương mại 2005, Bên mời thầu có thể tổ chức sơ tuyển các bên dự thầu nhằm lựa chọn những bên dự thầu có khả năng đáp ứng các điều kiện mà bên mời thầu đưa ra.
+ Xây dựng và phát hành hồ sơ mời thầu: Hồ sơ mời thầu bao gồm các căn cứ sau: Thông báo mời thầu; Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu; Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu; Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu. Theo Khoản 3 Điều 228 LTM 2005: Trường hợp bên mời thầu sửa đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải gửi nội dung đã sửa đổi bằng văn bản đến tất cả các bên dự thầu trước thời hạn cuối
cùng nộp hồ sơ dự thầu ít nhất là mười ngày để các bên dự thầu có điều kiện hồn chỉnh thêm hồ sơ dự thầu của mình.
+ Thông báo đấu thầu: Theo quy định tại Khoản 2 Điều 219 LTM 2005, Bên mời thầu có trách nhiệm thơng báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng đối với trường hợp đấu thầu rộng rãi hoặc gửi thông báo mời đăng ký dự thầu đến các nhà thầu đủ điều kiện trong trường hợp đấu thầu hạn chế; Theo Luật đấu thầu 2013 thông báo mời thầu đăng tải trên cổng thông tin quốc gia về đấu thầu. Thông báo mời thầu gồm các nội dung sau đây: Tên, địa chỉ của bên mời thầu; Tóm tắt nội dung đấu thầu; Thời hạn, địa điểm và thủ tục nhận hồ sơ mời thầu; Thời hạn, địa điểm, thủ tục nộp hồ sơ dự thầu; Những chỉ dẫn để tìm hiểu hồ sơ mời thầu.
- Bước 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu: Đến một thời điểm nhất định được nêu trong thông báo mời thầu và hồ sơ mời thầu, Bên mời thầu tiến hành mở thầu để xác định số lượng nhà thầu tham gia dự thầu. Những hồ sơ dự thầu nộp đúng hạn được Bên mời thầu mở công khai và đưa vào đánh giá.
- Bước 3: Đánh giá và so sánh hồ sơ dự thầu: Hồ sơ dự thầu được đánh giá và so sánh theo từng tiêu chuẩn làm căn cứ để đánh giá toàn diện.
- Bước 4: Xếp hạng và lựa chọn nhà thầu: Căn cứ vào kết quả đánh gá hồ sơ dự thầu, bên mời thầu phải xếp hạng và lựa chọn các bên dự thầu theo phương pháp đã được ấn định. Trong trường hợp có nhiều bên tham gia dự thầu có số điểm, tiêu chuẩn trúng thầu ngang nhau thì bên mời thầu có quyền lựa chọn nhà thầu.
- Bước 5: Thông báo kết quả và ký kết hợp đồng
Việc tổ chức đấu thầu khi lựa chọn cung cấp hàng hóa dịch vụ đảm bảo một số nguyên tắc:
- Bảo đảm hiệu quả kinh tế - xã hội gói thầu đem lại, việc lựa chọn hình thức, phương thức đấu thầu phải xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu của từng gói thầu, sao cho mang lại hiệu quả cao nhất.
dự của một số lượng nhà thầu có năng lực nhất định để đảm bảo tính cạnh tranh giữa các nhà thầu. Những điều kiện và thông tin cung cấp cho nhà thầu bên mời thầu đưa ra phải ngang bằng nhau. Không phân biệt dối xử giữa những người dự thầu hợp lệ hay đưa ra các u cầu có tính định hướng (như u cầu về nguồn góc xuất xứ, thương hiệu cụ thể…). Tuy nhiên, pháp luật nhiều nước có vẫn có qui định ưu đãi đối với nhà thầu trong nước, không phân biệt đối xử mà là tạo môi trường cạnh tranh cơng bằng với các nhà thầu nước ngồi giàu kinh nghiệm và năng lực.
- Đảm bảo công khai: Bên mời thầu phải cung cấp đầu đủ dữ liệu, tài liệu liên quan đến gói thầu với các thông tin chi tiết, rõ ràng về qui mô, khối lượng, qui cách, yêu cầu chất lượng, giá cả và điều kiện hợp đồng (kể cá điều kiện bổ sung, sửa đổi nếu có). Những nội dung cơ bản của từng hồ sự dự thầu cũng phải được công bố công khai ngay khi mở thầu và được ghi vào biên bản mở thầu. Việc mở thầu cũng phải công khai, các nhà thầu tham gia phải được mời tới.
- Bảo mật thông tin: Do tính chất cạnh tranh gay gắt giữa các bên dự thầu mà việc bảo mật thông tin đấu thầu được coi là một nguyên tắc không thể xâm phạm. Nguyên tắc này áp dụng không chỉ với bên mời thầu mà cả các tổ chức, cá nhân có liên quan tới việc tổ chức đấu thầu và xét chọn thầu.
- Đánh giá khách quan, công bằng: Các hồ sợ dự thầu hợp lệ đều phải được xem xét, đánh giá khách quan, công bằng với cùng một tiêu chuẩn như nhau, bởi một hội đồng xét thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm và tư cách. Trong quá trình xét thầu, bên mời thầu khơng được tự ý thay đổi các tiêu chí đánh giá hồ sơ, tiêu chuẩn xét thầu đã được công bố trước trong hồ sơ mời thầu. Khi nhà thầu có u cầu giải thích rõ ràng, lí do được chọn hay bị loại sẽ được gửi đến bằng văn bản cụ thể.
1.4.2.2. Chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng
Chấp nhận chào hàng là hành vi thể hiện sự đồng tình, chấp nhận tồn bộ nội dung chào hàng của bên nhận được chào hàng. Thời điểm chấp nhận chào hàng chính là thời điểm các bên giao kết hợp đồng. Một chào hàng, thể hiện sự đồng thuận của người nhận được chào hàng, nhưng có đi kèm là sự chỉnh sửa bổ sung hoặc thay đổi so với chào hàng ban đầu thì khi đó khơng làm nên sự chấp nhận chào
hàng, hợp đồng chưa được giao kết, mà đây chỉ là sự hình thành một chào hàng mới. Nội dung này đã được quy định tại Điều 392 Bộ luật Dân sự 2015, cụ thể như sau: “Khi bên được đề nghị đã chấp nhận giao kết hợp đồng nhưng có nêu điều kiện hoặc sửa đổi đề nghị thì coi như người này đã đưa ra đề nghị mới”. Sự im lặng của bên nhận được chào hàng sẽ không mặc nhiên là sự chấp nhận chào hàng. Sự im lặng của bên được đề nghị không được coi là chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng, trừ trường hợp có thỏa thuận hoặc theo thói quen đã được xác lập giữa các bên (Khoản 2, Điều 393).
Đối với việc đấu thầu cung cấp hàng hóa dịch vụ việc chấp nhận chào hàng được thể hiện thơng qua hình thức Thơng báo kết quả lựa chọn nhà thầu, trong trường hợp Nhà thầu không chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng, nhà thầu sẽ phải bồi thường một khoản tương đương bảo lãnh dự thầu, đồng thời Bên mời thầu mời nhà thầu xếp sau vào giao kết hợp đồng.
1.4.2.3. Thời điểm giao kết hợp đồng
Trong trường hợp hai bên trực tiếp ngồi lại ký kết hợp đồng, thời điểm hai bên ký vào hợp đồng là thời điểm hợp đồng đã được hình thành. Các bên tham gia ký kết có nghĩa vụ thực hiện nghiêm túc hợp đồng đó.
Đối với việc đấu thầu cung cấp hàng hóa dịch vụ thời điểm giao kết hợp đồng được quy định cụ thể trong bộ Hồ sơ mời thầu, nếu đến thời điểm giao kết hợp đồng Nhà thầu không giao kết nhà thầu sẽ phải bồi thường một khoản tương đương bảo lãnh dự thầu.