1.4. Giao kết hợp đồng thuê MMTB
1.4.3. Đàm phán và soạn thảo hợp đồng thuê MMTB
1.4.3.1. Đàm phán hợp đồng thuê MMTB
Đàm phán là việc hai hay nhiều bên tiến hành bàn bạc, thảo luận để giải quyết xung đột về lợi ích giữa các bên. Mục đích của đàm phán là nhằm gia tăng lợi ích của cả hai bên so với việc khơng đàm phán. Đàm phán thương mại là q trình trao đổi ý kiến của các chủ thể trong một xung đột nhằm đi tới thống nhất cách nhận định, thống nhất quan niệm thống nhất cách xử lý những vấn đề nảy sinh trong quan hệ thương mại giữa hai hoặc nhiều bên. Từ hai khái niệm trên có thể nhận thấy,
đàm phán hợp đồng thuê MMTB là việc các chủ thể có nhu cầu giao kết hợp đồng tiến hành bàn bạc, thỏa thuận, thống các điều khoản liên quan giao dịch thuê máy móc thiết bị. Các hình thức cơ bản đàm phán hợp đồng đó là:
- Đàm phán qua thư: Là hình thức đàm phán trong đó các bên tiến hành trao đổi, thống nhất ý chí thơng qua thư (thư tay hoặc thư điện tử). Ưu điểm của phương thức này là chi phí thấp, các thơng tin đưa ra thường được chuẩn bị kĩ lưỡng, có sự tham vấn từ nhiều cá nhân, bộ phận chun mơn. Tuy nhiên, hình thức này có nhược điểm đó là khó nắm bắt được ý đồ của đối tác, thời gian đàm phán thường kéo dài.
- Đàm phán qua điện thoại: Là hình thức đàm phán các bên trực tiếp trao đổi thông qua phương tiện điện tử viễn thông. Ưu điểm của phương thức đàm phán này là nhanh chóng, ý kiến đưa ra có phản hồi ngay lập tức, DN có thể tranh thủ được thời cơ kinh doanh. Hạn chế của phương thức đàm phán qua điện thoại đó là khó lưu trữ bằng chứng kết quả đã đàm phán xong. Phương thức này thường được sử dụng trong trường hợp các đối tác đã có mối quan hệ quen biết, tin tưởng lẫn nhau, hoặc trong trường hợp cần đàm phán gấp, giao dịch cần đàm phán có trị giá nhỏ.
- Đàm phán qua gặp gỡ trực tiếp: Là hình thức các bên trực tiếp gặp gỡ bày tỏ, trao đổi và thống nhất các điều khoản của hợp đồng. Các bên có thể quan sát biểu hiện đối phương để nắm bắt được ý đồ cũng như đánh giá về đối tác. Ưu điểm của phương thức này là kết quả đàm phán diễn ra nhanh chóng, các bên hiểu rõ về nhau hơn. Tuy nhiên nhược điểm là chi phí lớn, tốn nhiều thời gian trong trường hợp hai đối tác có khoảng cách vị trí địa lý xa. Đàm phán hợp đồng bằng cách gặp gỡ trực tiếp được sử dụng trong trường hợp là những hợp đồng quan trọng, có trị giá lớn.
Quá trình đàm phán hợp đồng thuê MMTB thường trải qua 3 giai đoạn, đó là: Chuẩn bị đàm phán, tiến hành đàm phán chính thức, kết thúc đàm phán và ký kết hợp đồng thuê MMTB.
- Chuẩn bị đàm phán bao gồm các nội dung: Thứ nhất, tìm hiểu thơng tin về cuộc đàm phán như tư cách pháp nhân, tình hình hoạt động, năng lực tài chính của đối tác, trình độ của những thành viên đàm phán. Thứ hai, lên kế hoạch đàm phán: xác định mục tiêu đàm phán, lựa chọn thành viên đàm phán, chuẩn bị chiến lược.
Thứ ba, lên chương trình đàm phán bao gồm: Ấn định địa điểm, thời gian đàm phán; chuẩn bị công tác tổ chức, tiếp đón đồn đàm phán.
- Tiến hành đàm phán chính thức. Các bước đàm phán bao gồm: Nói chuyện mở đầu, truyền đạt thơng tin, thu thập thông tin, thuyết phục, nhượng bộ, từ chối.
- Kết thúc đàm phán, các bên soạn thảo hợp đồng theo những nội dung đã thống nhất và tiến hành ký kết.
Đối với hợp đồng thuê MMTB mà việc đề nghị giao kết hợp đồng thông qua hoạt động tổ chức lựa chọn nhà thầu phải thực hiện theo các căn cứ và quy định cụ thể về tổ chức lựa chọn nhà thầu theo Luật đấu thầu 2013, cụ thể:
- Căn cứ kết đánh giá Hồ sơ dự thầu, nhà thầu xếp hạng thứ nhất được mời đến đàm phán, hoàn thiện hợp đồng. Trường hợp nhà thầu được mời đến đàm phán, hoàn thiện hợp đồng nhưng không đến hoặc từ chối đàm phán, hoàn thiện hợp đồng thì nhà đầu tư sẽ khơng được nhận lại bảo đảm dự thầu.
- Việc đàm phán, hoàn thiện hợp đồng phải dựa trên cơ sở: Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu; Hồ sơ dự thầu và các tài liệu làm rõ, sửa đổi hồ sơ dự thầu (nếu có) của nhà thầu; Hồ sơ mời thầu.
- Nguyên tắc đàm phán, hoàn thiện hợp đồng: Không tiến hành đàm phán, hoàn thiện hợp đồng đối với các nội dung mà nhà thầu đã chào thầu theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu; Việc đàm phán, hồn thiện hợp đồng khơng được làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu.
- Nội dung đàm phán, hoàn thiện hợp đồng:
+ Đàm phán, hoàn thiện về những nội dung chua đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, giữa các nội dung khác nhau trong hồ sơ dự thầu có thể dẫn đển các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng;
+ Đàm phán về các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà đầu tư (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của dự án;
thẩm quyền quyết định các nội dung đàm phán, hoàn thiện hợp đồng cần thiết khác phù hợp với loại hợp đồng.
- Trong quá trình đàm phán, hoàn thiện hợp đồng, các bên tham gia tiến hành hoàn thiện căn cứ để ký kết hợp đồng, dự thảo hợp đồng, các thay đổi đối với các điều khoản đặc biệt của hợp đồng (nếu có).
- Trường hợp đàm phán, hồn thiện hợp đồng khơng thành công, Bên mời thầu báo cáo người có thẩm quyền xem xét mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào đàm phán, hoàn thiện hợp đồng.
- Kết quả đàm phán hợp đồng làm cơ sở để Bên mời thầu trình người có thẩm quyền phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu và triển khai các nội dung liên quan đến hợp đồng.
1.4.3.2. Soạn thảo hợp đồng thuê MMTB
Soạn thảo hợp đồng thuê MMTB là việc thiết lập các điều khoản của hợp đồng, đây là khâu quan trọng trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng thông qua việc nêu rõ quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên.
Các điều khoản cơ bản cần phải chú ý khi soạn thảo hợp đồng thuê MMTB đó là: - Đối lượng của hợp đồng: Hợp đồng thuê MMTB là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó Bên cho thuê giao tài sản cho Bên thuê để sử dụng trong một thời hạn, Bên thuê phải trả tiền thuê. Hợp đồng thuê MMTB thường được sử dụng để phục vụ nhu cầu tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp. Trong hợp đồng thuê MMTB, bên cho thuê chuyển quyền sử dụng tài sản cho bên thuê trong một thời gian nhất định. Hết hạn của hợp đồng, bên thuê phải trả lại tài sản mà mình đã thuê. Vì vậy, đối tượng của hợp đồng thuê tài sản phải là vật đặc định, không tiêu hao.
- Giá thuê, thời hạn thuê, cho thuê lại, giao tài sản thuê:
+ Giá thuê: Giá thuê do các bên thỏa thuận hoặc do người thứ ba xác định theo yêu cầu của các bên, hoặc do các bên thỏa thuận hoặc theo giá thị trường tại địa điểm và thời điểm giao kết hợp đồng thuê. Đối với các hợp đồng xác lập thông qua việc tổ chức lựa chọn nhà thầu thì giá thuê là giá xác định thông qua việc
chào thầu. Giá thuê có thể là cố định hoặc giá thuê điều chỉnh phụ thuộc vào các yếu tố ngoại vi như chính sách thuế của nhà nước, mức trần lãi suất,….
+ Thời hạn thuê: Thời hạn thuê do các bên thỏa thuận; nếu khơng có thỏa thuận thì được xác định theo mục đích th. Trường hợp các bên khơng thỏa thuận về thời hạn thuê và thời hạn thuê không thể xác định được theo mục đích th thì mỗi bên có quyền chấm dứt hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải thông báo cho bên kia trước một thời gian hợp lý. Đối với các hợp đồng xác lập thông qua việc tổ chức lựa chọn nhà thầu căn cứ để xác định thời hạn thuê là thời hạn thuê nêu trọng HSMT, thời hạn thuê do các nhà thầu đề xuất trong HSDT, thời hạn thuê nêu trong Thương thảo hợp đồng và văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
+ Cho thuê lại: Bên thuê có quyền cho th lại tài sản mà mình đã thuê, nếu được bên cho thuê đồng ý. Đối với các hợp đồng xác lập thông qua việc tổ chức lựa chọn nhà thầu căn cứ xác định việc cho thuê lại là nội dung nêu trong điều kiện cụ thể của hợp đồng trong bộ HSMT và được nhà thầu đề xuất trong HSDT.
+ Giao tài sản thuê: Bên cho thuê phải giao tài sản cho Bên thuê đúng số lượng, chất lượng, chủng loại, tình trạng, thời điểm, địa điểm đã thỏa thuận và cung cấp thông tin cần thiết về việc sử dụng tài sản đó. Trường hợp bên cho thuê chậm giao tài sản thì Bên th có thể gia hạn giao tài sản hoặc hủy bỏ hợp đồng và yêu cầu bồi thường thiệt hại; nếu tài sản thuê không đúng chất lượng như thỏa thuận thì bên th có quyền u cầu bên cho thuê sửa chữa, giảm giá thuê hoặc hủy bỏ hợp đồng và yêu cầu bồi thường thiệt hại. Đối với các hợp đồng xác lập thông qua việc tổ chức lựa chọn nhà thầu việc giao tài sản thuê được quy định cụ thể trong HSMT, hồ sơ dự thầu của nhà thầu, Thương thảo hợp đồng và văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
- Nghĩa vụ của các bên có liên quan khi tham gia hợp đồng thuê tài sản:
+ Nghĩa vụ bảo đảm giá trị sử dụng của tài sản thuê: Bên cho thuê phải bảo đảm tài sản thuê trong tình trạng như đã thỏa thuận, phù hợp với mục đích thuê trong suốt thời gian cho thuê; phải sửa chữa những hư hỏng, khuyết tật của tài sản thuê, trừ hư hỏng nhỏ mà theo tập quán bên thuê phải tự sửa chữa. Trường hợp tài
sản thuê bị giảm sút giá trị sử dụng mà khơng do lỗi của bên th thì bên thuê có quyền yêu cầu bên cho thuê thực hiện một hoặc một số biện pháp như: Sửa chữa tài sản; Giảm giá thuê; Đổi tài sản khác hoặc đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng và yêu cầu bồi thường thiệt hại, nếu tài sản thuê có khuyết tật mà bên thuê không biết hoặc tài sản thuê không thể sửa chữa được mà do đó mục đích th khơng đạt được. Trường hợp bên cho thuê đã được thông báo mà không sửa chữa hoặc sửa chữa khơng kịp thời thì Bên thuê có quyền tự sửa chữa tài sản thuê với chi phí hợp lý, nhưng phải báo cho Bên cho thuê và có quyền yêu cầu Bên cho thuê thanh tốn chi phí sửa chữa.
+ Nghĩa vụ bảo đảm quyền sử dụng tài sản cho bên thuê: Bên cho thuê phải
bảo đảm quyền sử dụng tài sản ổn định cho Bên thuê. Trường hợp có tranh chấp về quyền sở hữu đối với tài sản thuê mà Bên thuê không được sử dụng tài sản ổn định thì Bên thuê có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng và yêu cầu bồi thường thiệt hại.
+ Nghĩa vụ bảo quản tài sản thuê: Bên thuê phải bảo quản tài sản thuê, phải bảo dưỡng và sửa chữa nhỏ; nếu làm mất, hư hỏng thì phải bồi thường. Bên th khơng chịu trách nhiệm về những hao mịn tự nhiên do sử dụng tài sản thuê. Bên thuê có thể tu sửa và làm tăng giá trị tài sản thuê, nếu được Bên cho thuê đồng ý và có quyền yêu cầu Bên cho th thanh tốn chi phí hợp lý.
+ Nghĩa vụ sử dụng tài sản th đúng cơng dụng, mục đích: Bên th có nghĩa vụ phải sử dụng tài sản thuê theo đúng công dụng của tài sản và đúng mục đích đã thỏa thuận. Trường hợp Bên thuê sử dụng tài sản khơng đúng mục đích, khơng đúng cơng dụng thì bên cho thuê có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng và yêu cầu bồi thường thiệt hại.
- Trả tiền thuê: Bên thuê phải trả đủ tiền thuê đúng thời hạn đã thỏa thuận; nếu không có thỏa thuận về thời hạn trả tiền thuê thì thời hạn trả tiền thuê được xác định theo tập quán nơi trả tiền; nếu không thể xác định được thời hạn theo tập quán thì bên thuê phải trả tiền khi trả lại tài sản thuê. Trường hợp các bên thỏa thuận việc trả tiền th theo kỳ hạn thì bên cho th có quyền đơn phương chấm
dứt thực hiện hợp đồng nếu Bên thuê không trả tiền trong ba kỳ liên tiếp, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác.
- Trả lại tài sản thuê: Bên thuê phải trả lại tài sản thuê trong tình trạng như khi nhận, trừ hao mòn tự nhiên hoặc theo đúng như tình trạng đã thỏa thuận; nếu giá trị của tài sản thuê bị giảm sút so với tình trạng khi nhận thì bên cho th có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại, trừ hao mòn tự nhiên. Khi bên thuê chậm trả tài sản th thì bên cho th có quyền u cầu bên thuê trả lại tài sản thuê, trả tiền thuê trong thời gian chậm trả và phải bồi thường thiệt hại; bên thuê phải trả tiền phạt vi phạm do chậm trả tài sản thuê, nếu có thỏa thuận. Bên thuê phải chịu rủi ro xảy ra đối với tài sản thuê trong thời gian chậm trả.
- Chấm dứt hợp đồng thuê tài sản: Hợp đồng thuê tài sản chấm dứt trong các trường hợp sau đây:
+ Do nhiều lý do mà các bên trong hợp đồng thuê tài sản có thể thỏa thuận về chấm dứt hợp đồng trước thời hạn;
+ Khi hết thời hạn mà hai bên ký với nhau thì hợp đồng chấm dứt;
+ Hợp đồng thuê tài sản bị hủy bỏ hay đơn phương chấm dứt thực hiện theo thỏa thuận của các bên hoặc theo quy định của pháp luật;
+ Trong trường hợp tài sản th khơng cịn do rủi ro, do quyết định xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, do lỗi của Bên thuê thì hợp đồng cho thuê tài sản này cũng chấm dứt.
- Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng; - Khiếu nại và bảo hành;
- Nguồn luật áp dụng;
- Phương thức giải quyết tranh chấp.
Tùy theo tình hình thực tế và mục đích sử dụng của tài sản thuê, các bên có thể bổ sung thêm một số điều khoản cho phù hợp và đảm bảo rằng các điều khoản bổ sung không trái với quy định của Pháp luật.