K tế lu nâ chương 3.
CHƯƠNG 4: KI MỂ CH NG Ứ NGUYÊN NHÂN VÀ ĐỀ XU TẤ MT Ộ SỐ GI IẢ PHÁP NÂNG CAO CH TẤ LƯỢNG D CH VỊỤ
Trong chương 4 tac giả ki mể đ nhị m tộ số nguyên nhân đã dự bao trong chương 3, đ ngồ th iờ đ aư ra m tộ số gi iả phap nh mằ nâng cao ch tấ lượng d chị vụ t iạ công ty để đ tạ được được m cụ tiêu phat tri nể c aủ công ty trong tương lai.
4.1Ki mể ch ngứ nguyên nhân nha hương đ nế ch tâ lượng d ch vị ụ t iạ công ty.
Để xac đ nhị được cac nguyên nhân nhả hương đ nế ch tấ lượng d ch vị ụ t iạ công ty Trương Gia đề tài ti nế hành ph ngỏ v nấ ban giam đ c,ố cac trương nhóm và nhân viên công ty, để làm cơ sơ ki mể đ nhị nguyên nhân và đ aư ra cac gi iả phap thi tế th cự phù h pợ v iớ đi uề ki nệ hi nệ t iạ c aủ công ty.
Như đã trinh bày ơ chương trước, hi nệ nay công ty ch aư có quy đ nhị và quy trinh cụ thể làm vi cệ từ khâu nh nậ ch ngư từ đ nế l uư trữ ch ngư t ,ừ như hi nệ t iạ vi cệ giao nh nậ ch ngư từ đ uề do m iỗ ca nhân tự s pắ x pế và liên l cạ v iớ khach hàng, ch aư có cac quy đ nhị về th i gianờ giao nh nậ cụ th viể v yậ đã x yả ra s c pự ậ nh pậ thông tin không k pị th iờ về hồ sơ c aủ khach hàng.
B nga 4.1 B nga tỷ lệ nh nâ ch ngứ từ theo th iờ gian.
Theo tu nầ Theo tháng Theo quý
14% 54,5
% 31,5%
Theo kh oả sat v iớ 25 chuyên viên chi mế 54.5% trên t ngô số nhân viên cho th yấ r ng,ằ họ l yấ ch ngư từ thường theo thang 31.5%, l yấ ch ngư từ theo quý chỉ có kho ngả 14% l yấ ch ngư từ theo tu n,ầ v nấ đề x yả ra đ iố v iớ l yấ ch ngư từ theo thang ho cặ theo quý đ iố v iớ nh ngữ
công ty l nớ phat sinh nhi uề nghi pệ vụ thi sẽ không ph nả anh được k pị th iờ tinh hinh c aủ công ty. Th iờ gian nh nậ ch ngư từ hi nệ t iạ ch aư đap
ng
ư được nhu c uầ k pị th iờ c aủ cac công ty khi khach hàng c nầ thông tin. Đ cặ bi tệ v iớ số lượng khach hàng ngày cành tăng nh ngư hi nệ nay ngu nồ nhân l cự có ch tấ lượng ch aư cao con h nạ chế mà công ty ch aư hoàn thi nệ được quy trinh ki mể tra hồ sơ sô sach kế toan nên khả năng cao sẽ x yả ra r iủ ro sai sót.
Qua trinh làm vi cệ b tấ kỳ cơng ty nào cũng đ uề có sự thay đ iô về nhân s ,ự quy đ nhị trong vi cệ bàn giao hồ sơ gi aữ nhân viên cũng nhả hương đ nế cung c pấ thông tin kế toan k pị th iờ cho khach hàng khi c nầ thi t.ế Hi nệ nay vi cệ bàn giao hồ sơ ch aư có quy trinh đ yầ đủ trong m tộ vài trường h pợ nhân viên m iớ ch aư hi uể và n mắ được h tế hồ s .ơ Ngoài ra ch aư quy đ nhị th ngố nh tấ về cach l u,ư đ tặ tên file c ngư cũng như file m mề ch aư có hệ th ng,ố ch aư có m tộ quy đ nhị c ụ thể đ iố v iớ vi cệ l uư file. Bên c nhạ đó cac ơ c ngư có khả năng l uư trữ con h nạ chế mà vi cệ back up dữ li uệ con ch aư được th cự hi nệ hoàn toàn.
Ngoài nh ngữ nguyên nhân trên thi y uế tố năng l cự c aủ nhân viên nh
ả hương đ nế khả năng đap ng.ư
Thư nh t:ấ Công ty hi nệ t iạ có ít bu iơ t pậ hu nấ ( 1-2 bu i/năm)ô về ki nế th cư k toanế cũng như v thu ,ề ế mà trong lĩnh v c nàyự thi vi cệ c pậ nh p ậ ki nế th c ư thường xuyên cũng như có được nh ngữ bu iô chia sẽ kinh nghi mệ là đi uề quan tr ngọ để nhân viên có đủ ki nế th cư chuyên môn th cự hi nệ tư v nấ và làm hồ sơ sô sach.
Thư hai: Do hi nệ công ty ch aư có quy đ nhị về vi cệ trao đ iô hồ sơ gi aữ cac nhân viên, m iỗ nhân viên khi nh nậ m tộ cơng ty nào đó thi sẽ làm ln mà khơng có sự thay đ iơ về hồ s .ơ Chính vi v yậ nhân viên làm m tộ hồ sơ liên t cụ nhi uề năm mà khơng có sự thay đ iô sẽ d nẫ đ nế vi cệ không được ti pế xúc v iớ nh ngữ hồ sơ có nh ngữ lo iạ hinh m iớ nên kinh nghi mệ làm vi cệ cũng sẽ bị h nạ chế và chủ quan trong nh ngữ hồ sơ đã làm lâu. Bên c nhạ đó nhân viên được tuy nể vào đa số là cac b nạ sinh viên ch aư có kinh nghi m,ệ nên vi cệ ki nế th cư th cự tế con thi uế nhi uề mà đa số chỉ là nh ngữ ki nế th cư từ sach v .ơ
Thư ba: Vi cệ tuy nể d ngụ nhân viên ch aư th cự sự được quan tâm, ch aư đanh gia được năng l cự đ uầ vào cũng như ch aư có quy trinh cụ thể về khâu tuy nể d ngụ để có thể có được ngu nồ nhân l cự đ uầ vào t t.ố
Thư t :ư Công ty ch aư giữ chân được nh ngữ nhân viên có kinh nghi mệ vi tỷ lệ nhân viên nghĩ vi cệ con kha cao. Cũng gi ngố như vi cệ tuy nể d ngụ nhân viên đ uầ vào có ch tấ lượng thi vi cệ giữ chân nh ngữ nh ngữ nhân viên cũng c nầ được quan
tâm, duy tri được m tộ đ iộ ngũ nhân viên có kinh nghi mệ t tố cũng như kỹ năng là vi cệ làm c nầ thi tế để đ mả b oả ngu nồ nhân l cự có ch tấ
lượng.
Bên c nhạ cac y uế tố chủ quan trên, thi cac y uế tố khach quan như quy trinh xử lý hồ sơ c aủ cac cơ quan có th mẩ quy nề con nhi uề thủ công, mà hi nệ t iạ nước ta v nẫ là nước đang phat tri nể ch aư có đủ đi uề ki nệ cũng như cơ sơ v tậ ch t đấ ể đap ng.ư Vi v yậ m cặ dù doanh nghi pệ đã th cự hi nệ yêu c uầ c aủ khach hàng nh ngư do quy trinh xử lý hồ sơ v nẫ con đang có nhi uề thủ t c,ụ th iờ gian gi iả quy tế hồ sơ lâu từ đó làm hồ sơ bị ng ngư trệ không được th cự hi nệ k pị th iờ làm nhả hương đ nế vi cệ kinh doanh.
Tóm l iạ có nhi uề nguyên nhân nhả hương đ nế ch tấ lượng d ch vị ụ t iạ đ nơ v ,ị về phía cơng ty thi ch aư có quy trinh hồn thi nệ về nh nậ hồ sơ ki m traể m tộ cach cụ th ,ể quy trinh chuy nể giao hồ sơ cũng như đ iộ ngũ nhân viên chuyên về chăm sóc khach hàng để cho khach hàng c mả nh nậ được s ự quan tâm. Năng l cự c aủ nhân viên thi ngay từ khâu đ uầ vào ch aư được ki mể tra kỹ lưỡng cũng như đào t oạ về ki nế th cư chuyên môn và kỹ năng m mề c aủ nhân viên ch aư được quan tâm đây được xem là y uế nhả hương nhi uề nh tấ đ nế ch tấ lượng d ch vị ụ c aủ đ nơ v .ị
B nga 4.2 B nga thâm niên làm vi cệ t iạ cơng ty
Chỉ Tiêu Nhóm 2019 2020 2021
Th iờ gian làm vi cệ Dưới 1 năm 34% 37% 42%
Từ 1-2 năm 50% 38% 36%
Trên 3 năm 16% 25% 22%
4.2Gi ia pháp nâng cao ch tâ lượng d chị vụ t iạ công ty.
V iớ th cự tr ngạ về ho tạ đ ngộ d ch vị ụ c aủ Trương Gia, qua k tế quả ki mể đ nhị b ngằ phân tích đ nhị lượng đã cho bi tế được nh ngữ y uế tố nhả hương đ nế ch tấ lượng d ch vị ụ v y đậ ể tăng sự hài long c aủ khach hàng và th cự hi nệ có hi uệ qu cacả m cụ tiêu chi n lế ược công ty đã đề ra thi c nầ có ra nh ngữ gi i phapả phù h p,ợ nh ngữ gi iả phap này được đ aư ra là cơ s ơ để công ty kh cắ ph cụ nh ngữ nguyên nhân nh mằ đ aư công ty ngày càng phat tri n.ể Từ k tế quả cac nghiên c uư trước liên
quan đ nế gi iả phap nâng cao ch tấ lượng d chị v ,ụ cũng như qua trinh phân tích tim hi uể cac nguyên nhân nhả hương đ nế ch tấ lượng d ch vị ụ thi để nâng cao ch tấ lượng d chị vụ mà công ty th cự hi nệ m tộ số gi iả phap sau:
Thứ nh tấ gi iả pháp đáp ngứ về sự tin c y.ậ
Như đã đề c pậ ơ ph nầ trước vi cệ không tuân thủ đúng cac quy đ nhị về chu nẩ m c,ự chính sach, cũng như nh ngữ sai sót trong qua trinh làm sô sach là nguyên nhân nhả hương đ nế ch tấ lượng d ch vị ụ. Vi v yậ để đ mả b oả hồ sơ được tuân thủ đúng theo quy đ nhị c aủ phap lu t vàậ tranh cac sai sót có th ểx yả ra cơng ty nên thi tế l pậ m t h ộ ệ th ngố ki mể tra h sồ ơ b iơ đ i ngũộ nhân viên có kinh nghi m, đ tranh cacệ ể sai sót vi ph mạ nguyên t cắ d nẫ đ nế nh ngữ r iủ ro sai sót tr ngọ y uế có thể x yả ra. Hệ th ngố ki mể tra hồ sơ được th cự hi nệ b iơ m tộ đ iộ ngũ nhân viên có nhi uề kinh nghi mệ cũng như ki nế th cư có quy trinh ki mể tra rõ ràng cụ th .ể Ngoài ra ph iả xây d ngự quy trinh giao nh nậ và bàn giao ch ngư t ,ừ vi cệ giao nh nậ ch ngư từ ph iả có biên b ngả bàn giao rõ ràng có ký xac nh nậ gi aữ hai bên được l uư cả file c ngư và file m m.ề Cac ch ngư từ như hóa đ nơ ph iả ki mể tra về tính h pợ phap, h pợ lý, h pợ lệ để n uế có sai sót gi thi sẽ bao khach hàng l pậ t cư s aữ ch a,ữ tranh trường h pợ hóa đ nơ bị sai mà v nẫ kê khai gây h uậ quả nghiêm tr ng.ọ Tô ch cư đanh gia hồ sơ c aủ m iỗ nhân viên để bi tế được số lượng công vi cệ c a ủ m iỗ nhân viên làm là bao nhiêu tranh trường h pợ công vi cệ bị qua t iả m tộ nhân viên có qua nhi uề hồ sơ không thể th cự hi nệ công vi cệ m tộ cach đ yầ đủ x yả ra sai sót nhả hương đ nế sự tín nhi m c aệ ủ khac hàng đ iố v iớ công ty. Vi cệ chuy nể giao hồ sơ từ chuyên viên này sang chuyên viên khac ph iả được bàn giao m tộ cach rõ ràng, c nầ có biên b nả ghi chú l iạ cac v nấ đề liên quan đ nế hồ sơ kế toan từ chuyên viên cũ để chuyên viên m iớ khi ti pế nh nậ hồ sơ có thể n mắ được hồ sơ để khi khach hàng
c nầ tư v nấ k pị th iờ thi chuyên viên có th trể ả l i đờ ược, tranh h i l i thỏ ạ ể hi nệ sự thi u ế chuyên nghi pệ và khach hàng sẽ c mả th yấ khó ch uị khơng c mả th yấ an tâm về hồ s .ơ
Để đ mả b oả về ch tấ lượng d chị kế toan thi v nấ đề b oả m tậ thông tin là đi uề h tế s cư quan tr ngọ n uế thông tin bị ro rĩ ra bên ngoài sẽ nhả hương tr cự ti pế đ nế khach hàng c aủ minh, đ ngồ th iờ nhả hương đ nế uy tín c aủ cơng ty và làm cho ch tấ lượng
d chị vụ mà công ty cung c pấ bị nhả hương nghiêm tr ng,ọ khach hàng sẽ m tấ ni mề tin không con tin tương để sử d ngụ d chị vụ n a.ữ Trong đi uề ki nệ tin h cọ công nghệ hi nệ đ iạ ngày nay thi khả năng m tấ c pắ dữ li uệ thông tin khach hàng từ hệ th ngố may tính c aủ cơng ty có khả năng x yả ra, do đó Trương Gia nên thi tế l pậ hệ th ngố b oả m tậ thông tin và ph nầ m mề chuyên d ng.ụ Thêm vào đó c nầ tăng cường thêm cac quy đ nhị về tính b oả m tậ thông tin trong toàn thể nhân viên, để t oạ thành m tộ nét văn hóa trong cơng ty b ngằ cach th cự hi nệ nh ngữ h pợ đ ngồ được ký k tế gi aữ nhân viên và công ty quy đ nhị cụ thể về tính b oả m t.ậ Cac đi uề kho nả được quy đ nhị rõ ràng trong trường h pợ ca nhân ti tế lộ thông tin sẽ ch uị hinh th cư và m cư ph tạ như thế nào. Ngày nay để đap ngư v iớ nhu c uầ ngày càng kh tắ khe c aủ khach hàng về ch tấ lượng d chị vụ thi cac v nấ đề hay công vi cệ c nầ được gi iả quy tế m tộ cach nhanh chóng, thi cac nhân viên trong công ty ph iả chủ đ ngộ trong vi cệ liên hệ để tư v nấ khach hàng b ngằ cach thi tế l pậ nhóm chat zalo mà ơ đó có nhi uề thành viên cùng tham gia bao g m:ồ khach hàng, nhân viên kinh doanh, nhân viên phụ trach, trương nhóm nhi uề người trong nhóm sẽ giúp tư v nấ khach hàng k pị th i.ờ
Thứ hai gi iả pháp nâng cao năng l cự ngu nồ nhân l c.ự
Trong đi uề ki nệ nước ta h iộ nh pậ qu cố tế ngày càng sâu r ngộ và m cư độ c nhạ tranh ngày càng cao, con người chính là m tộ trong nh ngữ y uế t tacố đ ngộ m nhạ đ nế ch tấ lượng d chị v ,ụ thể hi nệ trên khía c nhạ trinh độ chuy nể môn khả năng xử lý nghi pệ vụ và m cư độ hi uệ quả trong vi cệ th cự hi nệ d chị vụ c aủ đ iộ ngũ nhân viên. Đ iộ ngũ nhân viên được xem như là c uầ n iố gi aữ công ty v iớ khach hàng sử d ngụ d chị v ,ụ do đó ch tấ lượng đ iộ ngũ chuyên viên là y uế tố quan tr ngọ trong vi cệ kinh doanh c a đ nủ ơ v .ị Hi nệ nay v i sớ ự có m tặ c a cacủ cơng ty nước ngồi tham gia th cự hi nệ hành nghề kế toan và ki mể toan v iớ kinh
nghi mệ dày d n,ặ thi vi cệ nâng cao ch tấ lượng c aủ nhân viên để nâng cao khả năng c nhạ tranh là đi uề c nầ thi t.ế Vi v yậ công ty c nầ h tế s cư quan tâm đ nế vi cệ tuy nể d ng,ụ đào t oạ đ iộ ngũ nhân viên, không ng ngừ nâng cao ki nế th cư chuyên môn cũng nh ư kỹ năng giao ti pế v iớ khach hàng. Đ cặ bi tệ v iớ công ty d ch vị ụ thi ngu nồ nhân l cự chi mế vai