K tế lu nâ chương 4.
CHƯƠNG 5: KẾ HO CHẠ TH CỰ HI NỆ GI IẢ PHÁP HƯỚNG Đ NẾ M CỤ TIÊU NÂNG CAO CH TẤ LƯỢNG D CH V ỊỤ
Qua cac chương trước tac giả đã trinh bày cơ b nả về tinh hinh kinh doanh c aủ công ty và ti nế hành phân tích đ aư ra cac nguyên nhân nhả hương đ nế ch tấ lượng d chị v ,ụ đ ngồ th iờ đã đề xu tấ m tộ số gi iả phap phù h pợ để kh cắ ph cụ nh ngữ nguyên nhân hướng t iớ m cụ tiêu nh mằ đ aư công ty ngày càng phat tri nể m nh.ạ Trong chương này tac giả đ aư ra m tộ số quy trinh phù h pợ v iớ đ nơ vị để giúp đ nơ vị th cự hi nệ cac gi iả phap nh mằ nâng cao ch tấ lượng d ch vị ụ.
Để đ mả b oả về ch tấ lượng d ch vị ụ được nâng cao, công ty nên ti nế hành xây d ng m tự ộ s ốquy trinh như quy trinh ki mể tra rà soat đ iố v iớ t ngừ hồ sơ để tranh x yả ra sai sót và c nhả bao k pị th iờ v iớ khach hàng về r iủ ro. Hi nệ nay cơng ty ch aư có đ iộ ngũ ki mể tra hồ sơ vi v yậ c nầ có m tộ đ iộ ngũ nhân viên ki mể tra v iớ quy trinh ki mể tra hồ sơ rõ ràng nh mằ giúp hỗ trợ ph nầ nào trong qua trinh ki mể tra, giúp vi cệ ki mể tra đ yầ đủ h n.ơ Đ cặ bi tệ là cach l uư hồ sơ có hệ th ngố đ mả b oả được hồ sơ khach hàng được đ yầ đủ và chính xac.
Quy trinh ki mể tra này được th cự hi nệ gi mả thi uể r iủ ro sai sót x yả ra, được phân công trach nhi mệ cụ thể nhân viên th cự hi nệ và nhân viên ki mể tra. Thông qua vi cệ ph ngỏ v nấ và trao đ iô v iớ cac nhân viên và cac trương nhóm về m tộ số quy trinh, thi đ iố v iớ quy trinh ki mể tra hồ sơ c nầ ph iả được xây d ngự đ ngồ bộ cac nghi pệ vụ được ki mể tra đ yầ đủ
Quy trinh ki mể tra hồ sơ cụ thể như sau:
- M cụ đích yêu c u:ầ Vi cệ th cự hi nệ quy trinh ki mể tra để giúp cac nhân viên cũng như qu n lý côngả ty h nạ ch nh ng saiế ữ sót x yả ra, t o đi u ki nạ ề ệ cho cac nhân viên nâng cao trinh độ chuyên môn nh mằ đap ngư yêu c uầ ngày càng cao c aủ khach hàng
- Đ iố tượng và th iờ gian th cự hi n:ệ
+ Đ iố tượng: T tấ cả cac nhân viên t iạ công ty + Th iờ gian th cự hi n:ệ từ thang 3/2020
Th iờ gian:
+ Từ thang 3 năm 2020 ban giam đ cố h pọ và đ aư ra quy trinh ki mể tra, bô nhi mệ cac thành viên ki mể tra và soat xét
+ Thang 4 năm 2020: tri nể khai ap d ngụ từ 10-15 hồ sơ c aủ cac nhân viên đ iố v iớ hồ sơ nh ngữ năm ch aư được quy tế toan
+ Thang 5 năm 2020: tri nể khai ap d ngụ nh ngữ hồ sơ con l iạ - Thành viên: Thành viên ki mể tra, thành viên soat xét được bô
nhi mệ linh ho tạ theo t ngừ khach hàng và theo t ngừ đ tợ ki mể tra. Thành viên th cự hi nệ (A1).
Thành viên ki mể tra 1 (S1). Thành viên soat xét (M1). 1) Hồ sơ kế toan.
- Thành viên S1 ph iả ti nế hành ki mể tra công vi cệ c aủ thành viên A1 theo đ nhị kỳ hàng tu n.ầ
- Thành viên M1 có thể ti nế hành ki mể tra đ tộ xu tấ ho cặ khi có yêu c uầ từ c pấ trên.
- Cac thành viên ph iả n mắ rõ n iộ dung c aủ cac nghi pệ v ,ụ có bút toan, di nễ gi iả b tấ thường – ti nế hành gi iả trinh v iớ thành viên ki mể tra khi có yêu c u.ầ
- Danh sach cac file c nầ cung c p ấ yêu c uầ ki mể tra:
+ File ch tố nh tậ ký chung và Cân đ iố phat sinh có t ngơ số phat sinh, số dư đ uầ ki, cu iố ki – tính t iớ quý g nầ nh tấ đã hồn thành cơng vi cệ ph iả b ngằ nhau.
+ File t ngô h pợ công nợ đã ch tố v iớ khach hàng. + File nh pậ xu tấ t nố đã ch tố v iớ khach hàng. + File ch tố kh uấ hao – phân b .ô
Nhân viên S1 và M1 sẽ ki mể tra như sau:
+ Ki mể tra ti nề m t:ặ đ iố chi uế số dư ti nề m tặ v iớ sô quỹ ti nề m t,ặ ki mể tra ti nề m tặ cu iố thang có bị âm, đ cọ lướt sô chi ti tế để phat hi nệ ra sự b tấ thường, ki mể tra cac nghi pệ vụ trên 20tr có chi b ngằ ti nề m t.ặ
+ Ti nề g iử ngân hàng: Đ cọ lướt cac nghi pệ vụ để th yấ sự b tấ thường.
+ Ph iả thu khach hàng: Xem b ngả bao cao t ngô h pợ đ iố tượng công nợ đ iố chi uề v iớ CDPS, xem số dư b tấ thường. N uế có ngo iạ tệ - đanh gia chênh l chệ tỷ gia.
+ Hàng t nồ kho: ki mể tra hàng có bị âm hay khơng, đ iố chi uế gi aữ bao cao t nồ kho gi aữ kế toan kho – Thủ kho.
+ Tài s nả cố đ nh:ị T ngô nguyên gia tài s nả cố đ nhị trên b ngả phân bô v iớ số dư trên b ngả cân đ iố phat sinh, ki mể tra sô dư cu iố kỳ tài kho nả 214 có kh pớ v iớ gia trị hao mon lũy kế c aủ phân bô kh uấ hao.
+ Chi phí trả trước: Ki mể tra số dư trên b ngả trích trước và số dư b ngả cân đ iố phat sinh, ki mể tra số l nầ phân bô đã đủ ch a.ư
+ Ph iả trả nhà cung c p:ấ Đ cọ lướt sô chi ti tế 331 để phat hi nệ b tấ thường, ki mể tra đ iố chi uế số chi ti tế v iớ sô t ngô h p,ợ ki mể tra đ iố chi uế công nợ gi aữ kế toan thanh toan và b ngả đ iố chi uế công nợ v iớ đ iố tac.
+ Ph iả trả lao đ ng:ộ ki mể tra b ngả lương có đ yầ đủ chữ ký, lương đã được lên sô đ yầ đ ,ủ đ iố chi uế số li uệ trích n pộ cho người lao đ ngộ gi aữ sô kế toan v iớ bao cao c aủ cơ quan b oả hi m.ể
+ Doanh thu – gia v n:ố ki mể tra số li uệ ap d ngụ phương phap tính gia trị hàng t nồ kho, ki mể tra đ iố chi uế số li uệ gi aữ sô chi ti tế hàng t nồ kho và sô t ngô h p,ợ đ iố chi uế doanh thu v iớ b ngả kê ban ra.
+ Doanh thu - chi phí ho tạ đ ngộ tài chính: Đ iố chi uế doanh thu tài chính v iớ sao kê, h pợ đ ngồ vay.
+ Chi phí ban hàng, chi phí qu nả lý: ki mể tra số phat sinh có b tấ h pợ lý khơng sau đó th cự hi nệ đi uề ch nh.ỉ Phân tích bi nế đ ngộ chi phí để th yấ chi phí có đ mả b oả đ yầ đủ và h pợ lý.
+ Chi phí khac – thu nh pậ khac: ki mể tra biên b nả quy t ế đ nhị thanh lý tài s nả cố đ nh.ị Đ cọ lướt để th yấ cac nghi pệ vụ b tấ thường. - Sau khi hoàn thành ki mể tra nhân viên S1, M1 sẽ c pậ nh pậ r iủ ro,
email trao đ iô v iớ cac thành viên.
2)Ki mể tra tờ khai thu .ế
- Thành viên l pậ tờ khai ph iả đ mả b oả sự đúng đ nắ về m tặ số li uệ trên tờ khai d aự trên nh ngữ ch ngư từ khach hàng cung c p.ấ
- Trước khi nôp tờ khai ph iả có email xac nh nậ v iớ khach hàng, trong email ph iả ghi rõ cac chỉ tiêu trên tờ khai.
- Ph iả n pộ đủ tờ khai và n pộ đúng th iờ gian quy đ nh.ị - L uư hồ sơ dưới hinh th cư file gi yấ và file m m.ề a. Tờ khai đã n pộ thành công.
b. Thông bao ti pế nh nậ và thông bao ch pấ nh nậ c aủ cơ quan thu .ế c. Gi yấ n pộ ti nề + thông bao c aủ cơ quan thu .ế
d. B ngả kê mua vào – ban ra t iạ th iờ đi mể kê khai. 3)Hồ sơ khach hàng cung c p.ấ
- T t c ấ ảhồ sơ khach hàng cung c pấ c nầ ph iả đượ ưc l u trữ b ng cằ ả file m mề và file c ng,ư l uư theo thư m cụ quy đ nh,ị theo th iờ gian và t ngừ lo iạ chi ti t.ế
- Sau khi nh nậ file g cố b ngằ gi yấ ph iả ti nế hàng scan l uư file theo th iờ gian và t ngừ lo iạ chi ti t.ế
- Ph iả có biên b nả bàn giao khi giao, nh nậ ch ngư t .ừ + L uư file gi yấ vào bia cong.
+ L uư file scan vào thư m cụ theo đúng quy đ nh.ị 4)Ki mể tra Data l u.ư
- Nh ngữ file được l uư theo quy đ nh.ị
- File l uư là file đã được thành viên soat xét M1 ki mể tra và xac nh nậ khơng có đi uề ch nhỉ gi thêm. File này sẽ được đóng l i,ạ cac thành viên mu nố ti nế hành đi uề ch nhỉ sau ngày ch tố file ph iả thông qua thành viên M1.
- File ch tố g mồ có:
+ Nh tậ ký chung và cân đ iố phat sinh, số dư đ uầ kỳ, cu iố kỳ ph iả b ngằ nhau.
+ File t ngô h pợ nh pậ xu tấ t n.ồ
+ File t ngô h pợ công nợ ph iả thu, ph iả tr ,ả t mạ ng,ư ký quỹ. + File phân b ,ô kh uấ hao.
+ File lương t ngô h p,ợ chi ti t.ế + B ngả kê mua vào – ban ra. + File theo dõi h pợ đ ng.ồ + Bao cao tài chính.
Cac file trên có thể linh ho tạ thêm b tớ tùy theo t ngừ khach hàng cụ th .ể Bên c nhạ quy trinh ki mể tra rà soat hồ sơ để qu nả lý và ki mể soat t tố ch tấ lượng d ch vị ụ thi c nầ quy trinh qu nả lý h pợ đ ngồ d chị vụ như sau:
Quy trình th cự hi nệ Tổ ch cứ th cự hi nệ d chị
vụ Ki mể soát ch tâ lượng d ch vị ụ
Cac công vi cệ trước khi th cự hi nệ d chị v .ụ
Kh oả sat t ngơ thể và phân tích nhu c uầ d chị v .ụ
Phân tích chi ti tế nhu c uầ và đanh gia m cư độ r iủ ro
Phê duy tệ đ ngồ ý th cự hi nệ d chị vụ và ký k tế h pợ đ ng.ồ L pậ kế ho ch.ạ Tim hi uể về ho tạ đ ngộ
kinh doanh c aủ khach hàng
Phê duy tệ kế ho chạ th cự hi nệ d chị v .ụ Th cự hi nệ d ch v .ị ụ Ki mể tra cac ch ng t ,ư ừ
ki m traể cac sơ bộ file m mề c aủ nh ngữ năm trước (n uế có) để n mắ được sơ bộ về tinh hinh sơ bộ sô sach kế toan.
Ki mể tra vi cệ nh pậ li u đệ ể t oạ m tộ cơ sơ dữ li uệ đang tin c y.ậ
L pậ và trinh bày thông tin kế toan lên bao cao
Ki mể tra vi cệ l pậ và trinh bày bao cao tài chính và
Ki mể tra tính tuân thủ chu nẩ m cự và T ngô h pợ th cự hi n ệ
d chị v ụvà l pậ cac bao cao nghi mệ thu.
Phat hành bao cao tài
chính. Đanh gia r iủ ro và cac cam k tế c aủ khach hàng về Cac ho tạ đ ngộ sau d chị
v .ụ Đanh gia ch tấ lượng, hoàn thi nệ hồ sơ d chị v .ụ Gi iả đap, gi iả trinh cac
Trên đây là quy trinh về vi cệ ki mể tra hồ sơ nh mằ giúp nhân viên h nạ chế được nh ngữ sai sót x yả ra có thể gây m tấ uy tín cơng ty, quy trinh này c nầ được công bố r ngộ rãi và được th cự hi nệ nghiêm túc trong vi cệ th cự hi nệ hồ sơ c aủ khach hàng. Ngoài vi cệ ap d ngụ quy trinh ki mể tra hồ sơ thi quy trinh về tuy nể d ngụ để đ mả b oả ngu nồ nhân sự đ uầ vào có ch tấ lượng để đ mả b oả gi iả phap về m tặ nhân l cự là đi uề c pấ thi t,ế vi hi nệ nay quy trinh tuy nể d ngụ nhân viên c aủ công ty kha sơ sài không xac đ nhị được trinh đ c a ộ ủ chuyên viên, v iớ quy trinh hi nệ t i côngạ ty chỉ ch nọ ph ngỏ v nấ m tộ l nầ b iơ chuyên viên phong nhân sự nên khó có thể sàn l cọ cũng như đanh gia đúng năng l cự c aủ nhân viên. Chính vi v yậ c nầ xây d ngự m tộ quy trinh tuy nể d ngụ đ tạ ch tấ lượng.
M tộ quy trinh tuy nể d ngụ đ tạ ch tấ lượng chính là quy trinh giúp cơng ty sàn l c,ọ phat hi nệ nh ngữ nhân viên có ch tấ lượng và bi tế được thế m nhạ c aủ họ để có thể s pắ x pế vào nh ngữ vị trí phù h pợ v iớ năng l c.ự Ngày nay v iớ sự phat tri nể c aủ n nề cơng nghệ 4.0 người có năng l cự về khả năng chuyên môn, kỹ năng xử lý tinh hu ngố t tố ln được cơng ty săn đón v iớ nhi uề chính sach đãi ngộ canh tranh, mà công tac tuy nể d ngụ đã khó nh ngư để làm thế nào để có được nhân viên gi iỏ và giữ chân họ ơ l iạ làm vi cệ v iớ công ty là v nấ đề c pấ thi t.ế V yậ để thu hút được nhi uề ngư viên và tuy nể d ngụ được nh ngữ nhân viên làm vi cệ hi uệ quả thi c nầ có m tộ quy trinh tuy nể d ngụ h pợ lý.
Quy trinh tuy nể d ngụ như sau:
- M cụ đích yêu c u:ầ Th cự hi nệ quy trinh tuy nể d ngụ giúp ki mể tra được trinh độ đ uầ vào c aủ nhân viên, t oạ đi uề ki nệ để t tấ cả m iọ người đ uề được ngư tuy nể công b ngằ bỏ qua v nấ n nạ tinh tr ngạ quen bi tế để được tuy nể d ng.ụ
+ Đ iố tượng: Cac trương nhóm và ban giam đ c,ố bộ ph nậ nhân sự
Chuẩn bị tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Thu thập và tiến hàng chọn lọc hồ sơ Phỏng vấn sơ bộ và kiểm tra trắc nghiệm
Phỏng vấn tuyển chọn
Quyết định tuyển dụng
Thang 3 năm 2020: Ban hành quy đ nhị tuy nể d ngụ m iớ đ nế cac phong, cac nhóm trương được phân cơng để so nạ th oả cac bài ki mể tra đanh gia năng l cự người được ph ngỏ v nấ