CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.1. Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Thƣơng mại và Dịch vụ Thạch
Thực trạng phát triển nguồn nhân lực tại công ty TNHH Thƣơng mại và Dịch vụ Thạch Bàn đƣợc đánh giá theo sau thông tin đầy đủ về doanh nghiệp. Cụ thể chƣơng 3 thông tin về quá trình hình thành, phát triển, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, trách nhiệm chính của các phịng ban cho tới tình hình hoạt động sản xuất, thực trạng nhân sự và cuối cùng tới đánh giá chung về mức độ phát triển NNL tại công ty.
3.1. Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Thƣơng mại và Dịch vụ Thạch Bàn Thạch Bàn
3.1.1. Thông tin chung về công ty
Tên tiếng Việt: Công ty TNHH Thƣơng mại và Dịch vụ Thạch Bàn Tên tiếng Anh: Thach Ban Service and Trading limited Company Năm thành lập: 1997
Địa chỉ: Số 49, đƣờng Thạch Bàn, phƣờng Thạch Bàn, quận Long Biên, thành phố Hà Nội.
Giám đốc: Thạc sĩ Hoàng Mạnh Cƣờng Phó Giám đốc: Kỹ sƣ Hồng Minh Tiến Giấy phép kinh doanh số: 0102005631
Mã số doanh nghiệp: 0101255558. Cấp ngày: 14/06/2002. Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tƣ Hà Nội, cấp đổi lần 7 ngày 25 tháng 06 năm 2015.
Giấy chứng nhận đăng ký dạy nghề số 30/2005, do sở LĐ TB&XH cấp ngày 31 tháng 10 năm 2005, cấp đổi ngày 17 tháng 11 năm 2010 số 34/GCNĐKDN.
29
3.1.2. Q trình hình thành và phát triển
Cơng ty TNHH Thƣơng mại và Dịch vụ Thạch Bàn là một đơn vị chuyên cung cấp các suất ăn công nghiệp trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh lân cận. Với trên 20 năm kinh nghiệm, hiện doanh nghiệp cung cấp dịch vụ ăn uống cho gần 100 công ty, chủ yếu là các cơng ty liên doanh với nƣớc ngồi.
Ngày 11 tháng 8 năm 1997, công ty TNHH Thƣơng mại và Dịch vụ Thạch Bàn đƣợc thành lập với tiền thân là cửa hàng kinh doanh dịch vụ ăn uống với quy mô trên 20 ngƣời. Cửa hàng chủ yếu phục vụ các đám cƣới, lễ hỏi, hội nghị, sinh nhật và tiệc lẻ.
Năm 1998, công ty phục vụ các khách hàng suất ăn công nghiệp đầu tiên là Công ty Goshi-Thăng Long tại Khu công nghiệp Sài Đồng và Công ty NCI Việt Nam tại Khu công nghiệp Nội Bài. Năm 1999, công ty đã tiếp tục mở rộng thêm 3 khách hàng doanh nghiệp tại Khu công nghiệp Sài Đồng.
Năm 2002, công ty thành lập trụ sở chính thức, thành lập các phịng ban chức năng bao gồm Kế tốn và Hành chính.
Năm 2004, cơng ty nhận Cúp vàng Danh hiệu Thực phẩm chất lƣợng an tồn vì Sức khỏe Cộng đồng – Vietnam Best Food.
Ngày 25 tháng 10 năm 2014, công ty trở thành nhà phân phối chính thức của Vinamilk với doanh số và nguồn nhân lực đạt tiêu chuẩn phân phối.
Năm 2015, công ty đạt chứng chỉ ISO 9001 : 2015 và đạt doanh số gấp 3 lần so với năm đầu tiên hoạt động.
Năm 2018, công ty phục vụ trên 30 khách hàng thƣờng xuyên, với hơn 20,000 suất ăn mỗi ngày. Danh sách khách hàng chủ yếu tại Hà Nội, Bắc Ninh và Hà Nam.
3.1.3. Chức năng nhiệm vụ
Tầm nhìn: Cơng ty sẽ ngày càng phát triển vững mạnh để cung cấp các bữa ăn dinh dƣỡng và an toàn hàng đầu tại Việt Nam.
30
Sứ mệnh: Với tiêu chí “Ngon - Bổ - Rẻ”, Cơng ty sẽ luôn mang đến cho Quý Khách hàng những suất ăn công nghiệp, suat an cong nghiep NGON, BỔ DƢỠNG, HỢP VỆ SINH, TIẾT KIỆM, góp phần vào việc chăm sóc sức khỏe cho nguồn lực xã hội.
3.1.4. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức công ty đƣợc minh họa nhƣ hình 3.1, bao gồm Tổng Giám đốc – ơng Hồng Mạnh Cƣờng, 02 Phó Tổng Giám Đốc, Phịng Kiểm sốt nội bộ báo cáo trực tiếp các cấp lãnh đạo và làm chức năng kiểm sốt các phịng ban chức năng và hệ thống kinh doanh. Ngồi ra, hệ thống phịng ban chức năng bao gồm 2 phịng ban chính là Hành chính – Nhân sự tổng hợp và Tài chính – Kế tốn. Các phịng ban chức năng hỗ trợ Hệ thống kinh doanh bao gồm các nhóm dịch vụ: i) Dịch vụ cung cấp suất ăn công nghiệp cho các cơng ty, nhà máy trên tồn quốc; ii) Nhà phân phối sữa Vinamilk; iii) Nhận thầu các bếp ăn tập thể; iv) Tổ chức hội nghị, liên hoan, tiệc theo yêu cầu; v) Tƣ vấn, thiết kế, mở các dịch vụ canteen tại chỗ; vi) Phân phối các loại sữa, nƣớc giải khát; vii) Tƣ vấn hỗ trợ thủ tục cấp giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện vệ sinh an tồn thực phẩm cho các Cơng ty; và viii) Đào tạo dạy nghề kỹ thuật nấu ăn.
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thạch Bàn
31
3.1.5. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Chức năng và nhiệm vụ từng phịng ban đƣợc mơ tả chi tiết nhƣ Bảng 3.2 bên dƣới. Nhân sự mỗi phòng ban, trong chất lƣợng trí lực, cịn cần đảm bảo nắm rõ chức năng, nhiệm vụ của phịng ban mình. Từ đó khơng những giúp cá nhân, tập thể tập trung xây dựng hiệu quả cơng viêc mà cịn chủ động chất lƣợng, cam kết với cơng việc của mình.
Bảng 3.1: Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Tên phòng ban Chức năng Nhiệm vụ Phòng Kiểm soát nội bộ
- Tham mƣu cho Ban Tổng Giám
đốc các vấn đề liên quan đến quản lý rủi ro trong việc xây dựng và thực hiện các quy định, quy trình của Cơng ty;
- Tham mƣu, đề xuất các biện pháp
quản lý rủi ro trong hoạt động đầu tƣ tài chính, cho vay và thực hiện các nhiệm vụ khác do Công ty giao trong từng thời kỳ hoạt động;
- Thực hiện cơng tác kiểm sốt nội
bộ của Công ty.
- Kiểm tra, đánh giá các thông tin kinh
tế, tài chính và phi tài chính đã và đang cũng nhƣ sẽ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
- Xác nhận và báo cáo về chất lƣợng
và độ tin cậy của thông tin quản trị, thông tin tài chính do các cá nhân, phịng ban, bộ phận và Ban điều hành doanh nghiệp.
- Kiến nghị giải pháp quản lý rủi ro
tiềm tàng vốn có và có thể xảy ra trong tƣơng lai đối với hoạt động của doanh nghiệp.
- Xác nhận việc tuân thủ pháp luật,
tuân thủ nghị quyết của chủ doanh nghiệp đang thực hiện trong quá trình điều hành hoạt động.
- Kiến nghị giải pháp, thực thi và giám
sát để kịp thời ngăn chặn các sai phạm đã và đang xảy ra hoặc có thể sẽ xảy ra bất cứ khi nào ở hiện tại và tƣơng lai.
32 Tên phòng ban Chức năng Nhiệm vụ Phịng Hành chính – Nhân sự tổng hợp * Chức năng bộ phận hành chính:
- Tham mƣu cho BGĐ về việc xây
dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của Công ty.
- Tham mƣu cho BGĐ về công tác
hành chính của Cơng ty.
- Hỗ trợ các Bộ phận khác trong
việc quản lý Hành chính. * Chức năng bộ phận nhân sự:
- Tham mƣu cho BGĐ về việc xây
dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của Công ty.
- Tham mƣu cho BGĐ về công tác
đào tạo tuyển dụng trong Công ty.
- Tham mƣu cho BGĐ về xây dựng
các phƣơng án về lƣơng bổng, khen thƣởng các chế độ phúc lợi cho ngƣời lao động.
- Tham mƣu cho BGĐ về công tác
nhân sự của Công ty.
- Hỗ trợ các Bộ phận khác trong
việc quản lý Hành chính Nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ và Ngƣời lao động trong Công ty.
- Quản lý thông tin/ lƣu trữ
- Quản lý Văn phòng phẩm, tài sản của
Công ty
- Công tác hậu cần
- Quản lý Bảo hiểm suất ăn/an toàn vệ
sinh thực phẩm
- Xây dựng, giữ gìn và phát triển mối
quan hệ tốt với cộng đồng xã hội xung quanh;
- Xây dựng văn hóa Cơng ty theo nền
tảng và định hƣớng của Giám đốc;
- Quản lý và tổ chức triển khai hệ
thống quản lý ISO;
- Thanh tốn các khoản chi phí Hành
chính;
- Hỗ trợ các cơng việc Hành chính cho
các bộ phận khác, Cơng ty con…;
- Chủ trì xây dựng hệ thống các quy
chế, quy trình, quy định cho Cơng ty và giám sát việc chấp hành các nội quy đó;
- Thực hiện công tác đối ngoại với
Công ty đối tác;
- Quản lý các hồ sơ thầu, hồ sơ công
ty.
- Nhiệm vụ và quyền hạn khác:
- Lĩnh vực nhân sự bao gồm: Tuyển
33
Tên phòng
ban
Chức năng Nhiệm vụ
Tiền lƣơng, Phúc lợi, Phát triển nhân viên, Xây dựng và Giám sát hệ thống quy chế, quy trình, quy định. Phịng Tài chính – Kế tốn Phịng Tài chính - Kế tốn có chức năng tham mƣu cho Lãnh đạo Công ty và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Hạch toán kịp thời và đầy đủ tất cả
tài sản, vốn chủ sở hữu và nợ phải trả; hoạt động thu chi tài chính và kết quả kinh doanh theo quy chế nội bộ của Công ty, đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh.
- Lập kế hoạch kinh doanh và kế
hoạch tài chính của đơn vị.
- Tham mƣu cho lãnh đạo đơn vị
chỉ đạo và kiểm tra, giám sát việc quản lý, chấp hành chế độ tài chính - kế tốn của Nhà nƣớc và nội bộ tại đơn vị.
- Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh tại đơn vị kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh.
- Chủ trì, phối hợp với các bộ phận
liên quan lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của Công ty. Thực hiện kịp thời, đầy đủ cơng tác thống kê, kế hoạch tài chính theo quy định của Công ty
- Thực hiện, tham gia và trực tiếp quản
lý hoạt động đầu tƣ tài chính và cho vay tại đơn vị.
- Tham mƣu cho lãnh đạo đơn vị chỉ
đạo thực hiện hoặc trực tiếp kiểm tra, giám sát việc quản lý, chấp hành chế độ tài chính
- Kế tốn của nội bộ Công ty: i) Tham
mƣu, lập kế hoạch và kiểm tra kế hoạch chi tiêu; ii) Xây dựng các quy định nội bộ về quản lý tài chính, iii) Nghiên cứu, đề xuất với Lãnh đạo đơn vị các biện pháp quản lý hoạt động kinh doanh. Hệ
thống Kinh
- Tƣ vấn cho lãnh đạo về chiến lƣợc
kinh doanh
- Xây dựng kế hoạch và chiến lƣợc
- Xây dựng kế hoạch và chiến lƣợc
kinh doanh hàng tháng, hàng quý và hàng năm
34
Tên phòng
ban
Chức năng Nhiệm vụ
doanh kinh doanh hàng tháng, hàng quý và
hàng năm; Theo dõi, kiểm tra chất lƣợng công việc và sản phẩm của các bộ phận khác nhằm mang đến cho khách hàng dịch vụ chất lƣợng cao.
- Đƣợc quyền nghiên cứu và đề
xuất các chiến lƣợc kinh doanh với lãnh đạo
- Nghiên cứu, đề xuất và lựa chọn
đối tác đầu tƣ liên doanh, liên kết; Lập kế hoạch mua sắm máy móc thiết bị phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
- Báo cáo thƣờng xuyên về tình
hình chiến lƣợc, các giải pháp thay thế và cách thức hợp tác với khách hàng; Nghiên cứu thị trƣờng, đối thủ cạnh tranh; Xây dựng chiến lƣợc PR, marketing cho sản phẩm theo từng giai đoạn và đối tƣợng; Chiến lƣợc phát triển thƣơng hiệu
- Theo dõi, kiểm tra chất lƣợng công
việc và sản phẩm của các bộ phận khác nhằm mang đến cho khách hàng dịch vụ chất lƣợng cao.
- Nghiên cứu và đề xuất các chiến lƣợc
kinh doanh với lãnh đạo
- Nghiên cứu, đề xuất, lựa chọn đối tác
đầu tƣ liên doanh, liên kết
- Lập kế hoạch mua sắm máy móc
thiết bị phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
- Báo cáo về tình hình chiến lƣợc, các
giải pháp thay thế và cách thức hợp tác với khách hàng.
- Nghiên cứu thị trƣờng, đối thủ cạnh
tranh
- Xây dựng chiến lƣợc PR, marketing
cho sản phẩm theo từng giai đoạn và đối tƣợng.
- Chiến lƣợc phát triển thƣơng hiệu
Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự
3.1.6. Những thuận lợi và khó khăn của cơng ty
3.1.6.1. Thuận lợi
Thứ nhất, công ty TNHH Thƣơng mại và Dịch vụ Thạch Bàn là một công ty thƣơng mại và dịch vụ đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn.
35
Thứ hai, cơng ty có đội ngũ nhân viên trẻ năng động, nhiệt tình, đƣợc đào tạo bài bản đã từng bƣớc tạo đƣợc niềm tin với khách hàng và uy tín với các đối tác lâu năm của công ty.
Thứ ba, báo cáo tài chính với độ tăng trƣởng 300% từ 1997 đến 2015 chứng minh hoạt động kinh doanh của công ty đang đi hƣớng phát triển, hứa hẹn sẽ có đƣợc những thành cơng kinh doanh trong tƣơng lai.
Thứ tƣ, công ty làm chủ đƣợc công nghệ sản xuất đúng kĩ thuật và tiêu chuẩn ISO, và với định hƣớng bền vững, công ty luôn đầu tƣ những trang thiết bị và chƣơng trình đào tạo lao động trực tiếp đem lại hiệu quả cao trong công việc.
3.1.6.2. Khó khăn
Những khó khăn gặp phải trong nguồn nhân lực của cơng ty, cụ thể: Đầu tiên, về số lƣợng nguồn nhân lực của cơng ty vẫn cịn chƣa đảm bảo ở một số vị trí. Nhiều vị trí phải chịu kiêm nhiệm do thiếu nhân sự, điều này làm cho hiệu quả và năng suất thấp.
Hai là, công tác đào tạo và bồi dƣỡng nguồn nhân lực gián tiếp và cấp lãnh đạo hiện tại vẫn còn chƣa đảm bảo. Với lao động gián tiếp, một số trƣờng hợp là ngƣời lao động do đƣợc quen biết nên đƣợc cử đi đào tạo, bồi dƣỡng chứ chƣa thực sự là cần thiết.
Quá trình sử dụng nguồn nhân lực nhƣ bố trí cán bộ và ngƣời lao động cịn một số vị trí chƣa phù hợp với chun mơn của ngƣời đƣợc đào tạo, công tác đánh giá nguồn nhân lực để bố trí lao động phù hợp trong cơng ty chƣa đảm bảo.
Hơn nữa, việc tuyển dụng nguồn nhân lực của cơng ty cịn hạn chế, chƣa đƣợc chú trọng, các nguồn tuyển dụng chƣa đƣợc đa dạng, phong phú.
36
3.2. Thực trạng tình hình nhân sự tại cơng ty TNHH Thƣơng mại và Dịch vụ Thạch Bàn
3.2.1. Sự phù hợp và đầy đủ về số lượng và cơ cấu nhân sự
3.2.1.1. Số lượng nhân sự
Tổng số lƣợng nhân sự tại cơng ty tính đến tháng 07 năm 2021 là 405 ngƣời. Trong đó, Ban lãnh đạo bao gồm 03 thành viên, 01 Tổng Giám Đốc và 02 Phó Tổng Giám Đốc. Các phịng ban chức năng tổng cộng có 42 ngƣời, trong đó gồm có 05 lãnh đạo cấp trung, chức vị trƣởng và phó phịng. Cuối cũng là hệ thống kinh doanh bao gồm 360 ngƣời với 08 quản lý chính và 32 trƣởng/ phó các nhóm phân phối và dịch vụ. Cụ thể số lƣợng nhân sự từng phịng ban đƣợc thống kê nhƣ Hình 3.3.
37
Hình 3.3: Số lượng nhân sự theo cấp bậc và phịng ban chức năng tại Cơng ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thạch Bàn
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự
Nhƣ vậy, số lƣợng nhân sự hệ thống phòng ban chức năng chiếm 10% tổng số nhân sự công ty. Tƣơng tự, số lƣợng nhân sự trực tiếp trong hệ thống kinh doanh chiếm 88%.
Tỷ lệ số lƣợng lãnh đạo trên nhân viên là 15,6%, với 48 lãnh đạo cấp cao và trung, 307 nhân viên trực tiếp và gián tiếp. Tƣơng đƣơng với đó, mỗi nhân sự cấp quản lý sẽ phụ trách 6,3 nhân sự. Hệ thống kinh doanh có tỷ lệ quản lý trên nhân sự trực tiếp là 1/9, trong khi hệ thống phòng ban chức năng khoảng
38
1/8. Đây là tỷ lệ tƣơng đối thấp do các nhân sự cấp quản lý cịn phải kiêm nhiệm nhiều nhóm cơng việc. Đồng thời, việc thiếu hụt nhân sự trực tiếp cũng xảy ra ở cả phòng ban chức năng và kinh doanh theo phản hồi của lãnh đạo