CHƯƠNG 2 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Hồn thiện kế tốn quản trị chi phí tại cơng ty cổ phần cơng nghệ tưới Tơ Gia
4.2.4. Hồn thiện cơng tác thu thập và xử lý thơng tin về chi phí
4.2.4.1. Hồn thiện hệ thống chứng từ kế tốn
Nhằm quản trị chi phí xây lắp một cách có hiệu quả trong q trình thi cơng thì doanh nghiệp nên sử dụng các chứng từ kế toán như: Phiếu theo dõi chi phí nguyên vật liệu; phiếu theo dõi CPNCTT; phiếu theo dõi CPMTC; phiếu theo dõi CPSXC
Chứng từ phản ánh chi phí ngun vật liệu: trong q trình thực hiện xây
lắp, mặc dù đã lập dự toán dựa trên bản vẽ thực tế tuy nhiên khi thực hiện xây lắp cũng có những phát sinh vượt mức đề ra. Việc vượt mức lập dự tốn có thể do thay đổi hoặc bổ sung điều chỉnh thiết kế của chủ đầu tư. Hoặc do nguyên nhân chủ quan là làm sai phải chỉnh sửa lại, và cũng có thể là do trình độ thái độ trách nhiệm của cơng nhân thi cơng, do tổ chức quản lý cơng trình, do chất liệu vật liệu cung cấp, mất mát do quá trình sử dụng. Với những nguyên nhân dẫn tới vượt định mức dự tốn thì doanh nghiệp cần lập “Phiếu theo dõi chi phí nguyên vật liệu”
Bảng 4.2 Phiếu theo dõi chi phí nguyên vật liệu
PHIẾU THEO DÕI CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU
Ngày ........tháng.........năm........
- Tên cơng trình/Hạng mục cơng trình:.................................................................... - Loại cơng việc: ......................................................................................................
Ngày tháng ghi số
Chứng từ
Diễn
giải Đơn giá
Số lượng TK đối ứng Thành tiền Chênh lệch Số hiệu Ngày tháng Dự toán Thực tế
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
71
Chứng từ phản ánh chi phí nhân cơng trực tiếp: Để hạch tốn chi phí nhân
cơng các DN đã sử dụng các chứng từ ban đầu như Bảng chấm công, Phiếu báo làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương…Các chứng từ tiền lương được các DN áp dụng mới chỉ phản ánh được thời gian và kết quả lao động của công nhân mà chưa thể hiện được việc kiểm tra thực hiện các định mức sản xuất như thời gian sản xuất trên định mức hoặc dưới định mức… do đó sẽ hạn chế thơng tin cung cấp cho nhà quản trị để lập các định mức cho sản xuất kỳ tiếp theo.
Bảng 4.3 Phiếu theo dõi chi phí nhân cơng trực tiếp
PHIẾU THEO DÕI CHI PHÍ NHÂN CƠNG TRỰC TIẾP
Ngày ........tháng.........năm........
- Tên cơng trình/Hạng mục cơng trình:........................................................................... - Loại công việc: ..............................................................................................................
Ngày ghi số Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Dự toán Thực tế Chênh lệch Ghi chú Số Ngày SL ĐG TT SL ĐG TT Tiền Tỷ trọng
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Chứng từ phản ánh chi phí máy thi cơng và chi phí sản xuất chung: chứng
từ sử dụng cho tiêu chí này bao gồm cả định phí, biến phí và chi phí hỗn hợp do đó cần lập chứng từ theo dõi chi tiết chi phí liên quan tới từng bộ phận, phịng ban và đội xây dựng
72
Bảng 4.4 Phiếu theo dõi chi phí máy thi cơng
PHIẾU THEO DÕI CHI PHÍ MÁY THI CƠNG
Ngày ........tháng.........năm........
- Tên cơng trình/Hạng mục cơng trình:......................................................................... - Loại cơng việc: ...........................................................................................................
Ngày
tháng Nội dung chi phí Ca
máy Dự toán Thực hiện
Chênh lệch
Biến phí
CP nhiên liệu, năng lượng
…
Định phí
CP khấu hao máy
…
Tổng
Người lập biểu Phụ trách bộ phận
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Bảng 4.5 Phiếu theo dõi chi phí sản xuất chung
PHIẾU THEO DÕI CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG
Ngày ........tháng.........năm........
- Tên cơng trình/Hạng mục cơng trình:........................................................ - Loại cơng việc: ..........................................................................................
Ngày
tháng Nội dung chi phí Dự tốn Thực hiện Chênh lệch
Biến phí
Chi phí vật liệu
Chi phí cơng cụ
Chi phí dịch vụ mua ngồi
…
Định phí
Chi phí nhân viên
Chi phí khấu hao
73
Bảng 4.6 Bảng tổng hợp theo dõi chi phí cơng trình
BẢNG TỔNG HỢP THEO DÕI CHI PHÍ CƠNG TRÌNH
Ngày ........tháng.........năm........
- Tên cơng trình/Hạng mục cơng trình:......................................................................... - Loại cơng việc: ............................................................................................................
STT Hạng mục Nội dung chi phí Dự toán Thực hiện Chênh lệch Hạng mục 1
1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
2 Chi phí nhân cơng trực tiếp
3 Chi phí máy thi cơng
4 Chi phí sản xuất chung
Hạng mục 2
1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
2 Chi phí nhân cơng trực tiếp
3 Chi phí máy thi cơng
4 Chi phí sản xuất chung
…
Tổng
Người lập biểu Phụ trách bộ phận
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
4.2.4.2. Hồn thiện tập hợp chi phí để xác định chi phí
Tác giả đề xuất cơng ty cổ phần công nghệ tưới Tô Gia nên tập hợp chi phí theo phương pháp chi phí thực tế kết hợp với định mức của từng CT, HMCT như sau:
74
Đối với CPNVLTT và CPNCTT được theo dõi và tập hợp theo thực tế chi phí phát sinh từ các chứng từ trong quá trình xây lắp. CPSXC được phân bổ theo định mức để xác định giá thành của sản phẩm, phần chênh lệch giữa CPSXC định mức với thực tế thì sẽ được điều chỉnh ở giai đoạn hoàn thành CT, HMCT. Với phương pháp này thì giá thành sản phẩm xây lắp sẽ được xác định chính xác và nhanh tại bất kỳ thời điểm nào. Từ đó có thể giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định về giá đấu thầu tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Bên cạnh đó khi nhận diện chi phí doanh nghiệp sử dụng phương pháp ABC để xác định nguồn gốc phát sinh chi phí, chuyển tồn bộ khoản mục chi phí phát sinh thành biến phí tính trực tiếp cho từng loại sản phẩm, với khoản mục chi phí chung sản xuất cho nhiều CT như chi phí quản lý phân xưởng (quản lý tổ đội, công nhân lái máy) kế tốn có thể sử dụng tiêu thức công suất hoạt động cho từng loại sản phẩm để phân bổ...
4.2.5. Hồn thiện phân tích thơng tin chi phí phục vụ quyết định kinh doanh
4.2.5.1. Hồn thiện phân tích thơng tin nhằm kiểm sốt chi phí
Khi tập hợp tất cả chứng từ liên quan tới CT, HMCT doanh nghiệp tổng hợp tất cả những chi phí có sự thay đổi, biến động từ đó đưa ra những giải pháp nhằm kiểm soát và hạn chế những biến động tiêu cực đến các loại chi phí
Kiểm sốt chi phí ngun vật liệu: Việc biến động chi phí ngun vật liệu có
rất nhiều ngun nhân khác nhau, vì vậy cơng ty cần đưa ra những giải pháp nhằm hạn chế sự biến động đó.
Kiểm soát việc lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn nhà cung cấp công ty phải xác định rõ ràng những trường hợp nào bộ phận mua hàng lựa chọn, những trường hợp nào chọn để tham gia đấu thầu nhằm lựa chọn được những nhà cung cấp với giá cả hợp lý mà chất lượng tốt.
Kiểm soát việc mua chi phí nguyên vật liệu: Các tổ đội khi có nhu cầu về nguyên vật liệu cần lập phiếu yêu cầu mua, khi phiếu yêu cầu mua được kiểm tra phù hợp với nhu cầu thì chấp nhận xét duyệt mua và lựa chọn nhà cung cấp, tất cả quá trình ký xét duyệt mua và đặt hàng phải có xác nhận của Ban giám đốc
75
Kiểm sốt q trình giao nhận nguyên vật liệu: Khi nhận hàng phòng kế hoạch - thương mại phải tiến hành kiểm tra về mẫu mã, số lượng xem có phù hợp với yêu cầu của thiết kế và chủ đầu tư hay khơng. Sau đó thủ kho và bộ phận nhận hàng có trách nhiệm ký xác nhận phiếu nhập kho hoặc biên bản giao nhận hàng tại cơng trình.
Kiểm sốt q trình xuất kho nguyên vật liệu: Phòng kế hoạch - thương mại và phòng kỹ thuật cần phối hợp để thực hiện kiểm soát chênh lệch nguyên vật liệu thực tế xuất dùng so với dự tốn.
Kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp: Việc biến động chi phí NCTT có rất
nhiều ngun nhân khác nhau, có thể do trình độ tay nghề của công nhân, do kinh nghiệm của kỹ thuật, do trách nhiệm thái độ của cơng nhân...Vì vậy cơng ty cần đưa ra những giải pháp nhằm hạn chế sự biến động đó.
Tiêu chí tuyển dụng rõ rành tránh những người khơng có năng lực hoặc năng lực kém
Có phương pháp quản lý, thường xuyên đánh giá chất lượng công nhân và điều chỉnh mức lương phù hợp
4.2.5.2. Hồn thiện phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận
Phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận là cơng cụ hữu ích giúp nhà quản trị của cơng ty đưa ra các quyết định liên quan đến việc lựa chọn phương án với lợi nhuận tối ưu. Căn cứ vào các nguồn lực hiện có mà doanh nghiệp lựa chọn các yếu tố đầu vào như thế nào để đạt được mức lợi nhuận kỳ vọng cho trước. Từ tình hình thực tế của doanh nghiệp hiện tại, tác giả triển khai phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận trên các mặt như sau: Phân tích điểm hồ vốn, phân tích sự thay đổi của các yếu tố định phí, biến phí và giá thành của sản phẩm xây lắp ảnh hưởng đến lợi nhuận nhằm đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
4.2.6. Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế tốn quản trị chi phí
Qua khảo sát cho thấy các báo cáo kế toán quản trị chi phí của cơng ty Tơ Gia chưa đồng bộ và chưa có hệ thống, do đó chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý của nhà quản trị. Do đó cần phải xây dựng một hệ thống báo cáo kế toán quản trị
76
chi phí xuất phát từ nhu cầu của nhà quản trị. Tác giả đề xuất ba hệ thống báo cáo như sau: Báo cáo định hướng hoạt động SXKD; Báo cáo đánh giá hiệu quả bộ phận; Báo cáo cung cấp thơng tin cho q trình ra quyết định.
Báo cáo định hướng hoạt động SXKD: Báo cáo này cung cấp thông tin định
hướng cho hoạt động SXKD nhằm kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Trong quá trình lập kế hoạch nhà quản trị thường sử dụng nhiều thông tin khác nhau, trong đó có thơng tin dự tốn đóng vai trị quan trọng trong việc cụ thể hóa mục tiêu của doanh nghiệp.
Báo cáo đánh giá hiệu quả bộ phận: Báo cáo này cung cấp thông tin về kết
quả thực hiện các hoạt động SXKD là cơ sở giúp nhà quản trị Tơ Gia có những đánh giá tồn diện về từng mặt hoạt động của công ty. Thông qua đó sẽ đánh giá được thành quả của nhà quản lý bộ phận từ đó nhà quản trị có những thơng tin hữu ích để đánh giá cũng như kiểm soát hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp xây lắp là doanh nghiệp có nhiều bộ phận từ quản lý cho tới bộ phận thi công thực hiện các phần việc khác nhau của quá trình SXKD vì vậy có nhiều trung tâm trách nhiệm. Việc phân cấp quản lý theo đó chia thành các trung tâm trách nhiệm và gắn trách nhiệm cho các nhà quản trị ở từng trung tâm. Khi đánh giá trách nhiệm của các trung tâm thì trung tâm nào phát sinh chi phí thực hiện cao hơn so với dự tốn ban đầu thì nhà quản trị ở trung tâm đó phải chịu trách nhiệm về kết quả đó và thực hiện giải trình về sự chênh lệch đó.
Báo cáo cung cấp thơng tin cho quá trình ra quyết định:
Để thực hiện lập báo cáo hoạt động kinh doanh theo cách ứng xử của chi phí cơng ty cần phải xác định được chi phí của từng CT, HMCT phát sinh được tính trực tiếp cho CT, HMCT đó và phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng CT, HMCT.
77
Bảng 4.7 Báo cáo kết quả kinh doanh
BÁO CÁO KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH THEO CÁCH ỨNG XỬ CỦA CHI PHÍ Tháng (Quý)….Năm…. TT Chỉ tiêu Cơng trình 1 Cơng trình 2 … Tổng cộng 1 Doanh thu
2 Chi phí biến đổi
3 Lãi trên biến phí (1)-(2)
4 Chi phí cố định chung
5 Lợi nhuận thuần
Thông qua bảng 4.7 này cho thấy từng kỳ xây lắp cơng trình, hạng mục cơng trình đã góp vào lợi nhuận chung của tồn cơng ty trước khi phân bổ định phí chung, điều này công ty sẽ đánh giá được khả năng bù đắp chi phí cố định bộ phận. Lợi nhuận bộ phận thể hiện sự đóng góp vào kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
4.3. Điều kiện để thực hiện hồn thiện kế tốn quản trị chi phí tại cơng ty cổ phần công nghệ tưới Tô Gia phần công nghệ tưới Tô Gia
Để hồn thiện KTQTCP tại cơng ty cổ phần công nghệ tưới Tô Gia rất cần sự phối hợp giữa các cơ quan ban hành luật, quy định, chế độ như Nhà nước, Bộ Tài Chính, Bộ Cơng Thương, cơ quan Thuế.
4.3.1. Về phía Nhà nước
Thứ nhất, hồn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn về KTQTCP: hiện nay Bộ
Tài Chính đã ban hành thơng tư số 53/2006/TT-BTC ngày 12 tháng 6 năm 2006 về việc hướng dẫn áp dụng KTQT cho các DN. Tuy nhiên thơng tư vẫn cịn chi tiết cho KTTC hơn là phát triển KTQT ở các DN theo đúng bản chất của nó và trên thực tế công ty Tô Gia vẫn chưa thực sự am hiểu về KTQTCP. Chính vì vậy, KTQTCP vẫn chưa phát huy hết được vai trị của mình là cung cấp thơng tin hữu ích cho nhà quản trị DN. Bộ Tài Chính cần có các thơng tư hướng dẫn cụ thể hơn về cách thức vận dụng, phạm vi và nội dung vận dụng KTQTCP.
78
Thứ hai, Bộ giáo dục và Đào tạo cần có chương trình đào tạo chuẩn hóa về
KTQTCP tại các trường cao đẳng đại học để sinh viên có thể làm quen sớm về cách thức và nội dung của KTQTCP. Trong chương trình đào tạo của các trường cũng cần có những đổi mới về cả nội dung và phương thức đào tạo. Cần tăng cường tính chủ động sáng tạo và tính thực tiễn tại đơn vị bên cạnh đó cũng cập nhật nhưng phương pháp KTQTCP hiện đại vào giảng dạy nhằm đảm bảo tính hữu hiệu trong cơng tác KTQTCP
4.3.2. Về phía cơng ty
Các DN nói chung và cơng ty cổ phần cơng nghệ tưới Tơ Gia nói riêng là nơi trực tiếp áp dụng và thực hiện KTQTCP vì vậy DN cần có những thay đổi để nâng cao năng lực cũng như vị thế trên thị trường hiện nay.
Với các nhà quản trị doanh nghiệp: Có thể nói đây nhà nhân tố có mức độ
ảnh hưởng lớn nhất đối với việc vận dụng KTQTCP. Nhà quản trị cần thay đổi nhận thức về tính hữu ích của các cơng cụ kỹ thuật KTQTCP nói riêng và vai trị của KTQTCP mang lại.
Thứ nhất, là tăng cường đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ lãnh đạo trong doanh
nghiệp.
Thứ hai, căn cứ vào điều kiện quy mơ SXKD của DN và các chính sách kinh
tế tài chính, các doanh nghiệp cần nhanh chóng hồn thiện cơ chế tổ chức quản lý SXKD để phù hợp với sự phân cấp quản lý. Chủ động xây dựng hệ thống KTQTCP để từ đó từng bước vận dụng các nội dung của KTQTCP phù hợp với loại hình doanh nghiệp của đơn vị mình.
Thứ ba, cần kết hợp nhịp nhàng giữa nhà quản trị và nhân viên KTQT để
KTQTCP thật sự đạt hiệu quả. Nhà quản trị cần phải nắm rõ thơng tin mình cần là gì và yêu cầu cụ thể đối với nhân viên kế tốn, bên cạnh đó nhà quản trị cần định hướng thông tin rõ ràng thơng qua cụ thể hóa các chiến lược kinh doanh và mục tiêu của DN.
Thứ tư, tăng cường tuyển dụng, đánh giá, rà soát năng lực của nhà quản trị
79
Đối với người thực hiện công tác KTQTCP: Nhân viên làm KTQTCP là
người thực hiện cung cấp thông tin cho nhà quản trị vì vậy nó có ảnh hưởng quan trọng tới chất lượng thông tin KTQTCP. Xây dựng hệ thống KTQTCP trong doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn cũng là do một phần hệ thống đào tạo chuyên ngành kế toán trước đây mới chỉ tập trung vào KTTC, một phần là do thói quen ngại thay đổi và cách làm việc truyền thống thiếu tích cực trong việc thay đổi tư duy. Tác giả đưa ra một số kiến nghị:
Thứ nhất, nâng cao năng lực của người làm KTQTCP. Thơng tin chi phí phục