2.1. Giới thiệu khái quát về lịch sử hình thành và phát triển tại Ngân hàng TMCP
2.1.3. Bộ máy tổ chức điều hành tại Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng
Cơ cấu tổ chức của VP Bank được xây dựng trên những nguyên tắc cơ bản về tổ chức, hoạt động và quản lý chung. Cơ cấu tổ chức của VP Bank được thể hiện trong Sơ đồ.
- Đại hội đồng cổ đông: bao gồm tất cả các cổ đơng có quyền biểu quyết. Là cơ quan có quyền quyết định cao nhất trong toàn bộ hệ thống ngân hàng khi đưa ra các
quyết định về chiến lược phát triển của ngân hàng, lựa chọn cơ quan quản lý và hội đồng quản trị.
+ Hội đồng quản trị (HĐQT): Đây là cơ quan chủ quản của ngân hàng. Hội đồng quản trị có tồn quyền nhân danh ngân hàng quyết định mọi vấn đề liên quan đến lợi ích của ngân hàng, trừ phạm vi Đại hội. Nhiệm kỳ của Ban quản lý là 4 năm.
+ Ban kiểm soát: được uỷ quyền kiểm tra tính hợp pháp, thường xuyên của hoạt động quản lý và hoạt động kinh tế của ngân hàng, sổ kế tốn và báo cáo tài chính, thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo thường niên của ngân hàng, trình ban giám đốc. Hội đồng tín dụng và Ban tín dụng: VPBank có 2 Ban tín dụng, tại mỗi chi nhánh cấp I đều có Phịng tín dụng. Hai hội đồng này đặt tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, chịu trách nhiệm giải quyết các khoản cho vay vượt hạn mức cấp I tại các khu vực phía Bắc (Hà Nội, Hải Phịng, Quảng Ninh, Vĩnh Phúc ...) và phía Nam (Đà Nẵng, Huế, Cần Thơ, Thành phố Hồ Chí Minh ...). Nhiệm vụ của Hội đồng tín dụng là thiết lập, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, thực hiện phân tích, đánh giá khách hàng phù hợp với quy trình nghiệp vụ trong hợp đồng cho vay trong phạm vi khả năng của mình. Thực hiện cơng tác quản lý sau thanh tốn như kiểm tra việc tuân thủ các điều khoản cho vay của khách hàng, giám sát việc sử dụng vốn vay, cho vay và thu nợ theo quy định, ... thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐQT, điều hành phân cơng.
- Ban lãnh đạo gồm Giám đốc, Phó Giám đốc Tài chính Kế tốn và Phó Giám đốc Thanh tốn quốc tế.
+Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động tại VP Bank trong phạm vi quyền hạn được giao. Quản lý toàn diện từ hoạt động kinh doanh, đầu tư, dịch vụ đến tổ chức cán bộ, biểu dương, thi đua khen thưởng, tổ chức đảng, đồn thể.
+Phó Giám đốc Tài chính Kế tốn quản lý Phịng Hành chính và Phịng Kế tốn-Ngân quỹ. Phó Giám đốc Thanh tốn Quốc tế quản lý Phịng thanh tốn quốc tế và Phịng nguồn vốn và kế hoạch. Ngồi gia Phó giám đốc hỗ trợ Giám đốc cũng
như Hội đồng quản trị trong việm giám sát và quản lý triển khai chiến lược, kế hoạch của các phòng ban.
- Phòng Nghiệp vụ (gồm 4 phịng): Phịng Hành chính, Phịng Kế tốn-Ngân quỹ, Phịng thanh tốn quốc tế, Phịng Kỹ thuật
+Phịng Hành chính: thực hiện các Công việc lễ tân, chịu trách nhiệm đánh giá nhà máy, cấp phát văn phòng phẩm hàng tháng, quản lý và sử dụng máy photocopy, fax… Hỗ trợ cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của ngân hàng. Quản lý việc thu thập, gửi và phát cơng văn, tài liệu, báo chí, thư từ ...
+Phịng Kế tốn-ngân quỹ: là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Gíam đốc về lĩnh vực kế tốn tài chính, tiền lương của đươn vị nhằm sử dụng hợp lý vốn, đúng mục đích, đúng chế độ, đảm bảo cho quá trình hoạt động liên tục và đạt hiệu quả kinh tế cao, ghi chép, tính tốn và phản ánh số liệu hiện có về tình hình ln chuyển và sử dụng tài sản, nguồn vốn, tình hình hoạt động của ngân hàng, phân bổ và thanh tốn lương cho người lao động. Sử dụng nguồn vốn của đơn vị phản ánh chi phí trong q trình kinh doanh và kết quả hoạt động kinh doanh trong toàn đơn vị.
+Phịng Thanh tốn quốc tế: Nhận bộ chứng từ L/C, nhờ thu xuất khẩu từ khách hàng; kiểm tra bộ chứng từ và hướng dẫn khách hàng sửa chữa chứng từ cho hợp lệ; gởi chứng từ cho ngân hàng nước ngồi; theo dõi đơn đốc nước ngồi thanh tốn; nhận báo có từ nước ngồi; tính phí thực hiện dịch vụ; và đi điện tra sót, hỏi thơng tin, trả lời thơng tin với ngân hàng nước ngồi nếu cần. Ngoài ra mở L/C; nhận và kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ; thơng báo cho khách hàng tình trạng bộ chứng từ; thơng báo cho ngân hàng nước ngồi và hướng dẫn khách hàng xử lý trong trường hợp chứng từ có sai sót; đơn đốc khách hàng thanh tốn; chấp nhận thanh tốn, thanh tốn cho ngân hàng nước ngồi; tính phí thực hiện dịch vụ; theo dõi nhắc nhở đơn vị, khách hàng bổ sung tờ khai hải quan; và đi điện tra sót, hỏi thơng tin, trả lời thơng tin với ngân hàng nước ngồi nếu cần. Nhận và kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ thanh tốn; đi điện thanh toán; theo dõi nhắc nhở đơn vị, khách hàng bổ sung chứng từ, lưu hồ sơ theo quy định, cung cấp thông tin, văn bản,
hồ sơ cho các đơn vị, giải quyết các vấn đề phát sinh giữa các ngân hàng liên quan đến giao dịch.
+Phịng Kế hoạch Tài chính: Nghiên cứu, đề xuất chiến lược khách hàng, chiến lược huy động vốn trên địa bàn thành phố Hà Nội; Xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn phù hợp với định hướng kinh doanh của VP Bank; Tổng hợp và theo dõi các mục tiêu của kế hoạch kinh doanh và chốt kế hoạch cho các chi nhánh tại địa phương; Đầu mối triển khai thơng tin về phịng ngừa rủi ro và quản lý rủi ro tín dụng.
Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng
Nguồn: Phịng Hành chính-Nhân sự Phó Giám đốc phụ trách TTQT Phó Giám đốc Phụ trách TC-KT Phịng thanh tốn quốc tế Phịng Kế hoạch tài chính Phịng Kế tốn-ngân quỹ Phịng Hành chính Giám đốc Ban Kiểm sốt Đại hội đồng cổ đơng