Nguồn: Phịng Kế tốn
Tổ chức bộ máy kế toán như đơn vị đang thực hiện hiện nay là tương đối phù hợp về mặt số lượng kế toán, một bộ máy kế toán với sự tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị.
Căn cứ vào khối lượng cơng việc kế tốn, Trưởng phịng Tài chính Kế tốn phân cơng cho mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệm các phần hành kế toán cụ thể. Mỗi nhân viên có thể đảm nhiệm một hoặc một số phần hành kế toán.
Trưởng phịng TCKT (Kế tốn trưởng): giúp Ban Giám đốc chỉ đạo,
- Phụ trách chung, công tác tổ chức nhân sự, đối nội, đối ngoại, đón tiếp các cơ quan chức năng chun mơn và các đơn vị trong và ngoài Bệnh viện đến làm việc với phịng TCKT.
- Quản lý và giám sát cơng tác tài chính của Bệnh viện, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về cơng tác quản lý tài chính.
- Tham mưu, xây dựng các phương hướng, biện pháp cải tiến quản lý tài chính hàng năm.
- Tham mưu, xây dựng, thay đổi quy chế chi tiêu nội bộ.
- Chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động về kế tốn của phịng TCKT
- Tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn và BCKT theo đúng quy định
- Lập và duyệt các dự tốn thu, chi tài chính hàng năm của Bệnh viện.
- Duyệt các chứng từ thu, chi các nguồn kinh phí hoạt động.
Phó Phịng Tài chính Kế tốn
- Chỉ đạo, hướng dẫn viên chức thực hiện chuyên môn nghiệp vụ tổ
Viện phí, Thực hiện kiểm tra giám sát chất lượng, tiến độ công việc, thực hiện nhiệm vụ của viên chức thuộc lĩnh vực đảm trách. Đề xuất với trưởng phịng tổ chức thực hiện nội dung cơng việc đảm nhiệm. Phối hợp với các đơn vị triển khai thực hiện cơng việc của phịng theo lĩnh vực đảm trách.
- Thực hiện giám sát, tổ chức cơng tác thu viện phí, quyết tốn kinh phí
khám chữa bệnh với Bảo hiểm y tế thành phố Hà Nội theo quy định hiện hành.
Kế toán tổng hợp
- Trực tiếp thực hiện việc hạch toán, đối chiếu sổ, tiếp nhận và xử lý báo cáocủa các đơn vị trực thuộc, định kì lập các BCTC phục vụ việc quyết tốn nguồn kinh phí.
- Phối hợp các phần hành kế toán thực hiện nghiệp vụ kế toán theo quy định hiện hành. Thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận kế toán nội bộ, số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp.
- Thực hiện nhận dự toán nguồn Ngân sách nhà nước cấp, nguồn tiền gửi tại kho bạc, ngân hàng.
- Mở sổ theo dõi thu chi các nguồn kinh phí, thanh tốn các khoản kinh phí, đối chiếu số dư định kì với Kho bạc Nhà nước.
- Báo cáo theo yêu cầu của quản lý, lãnh đạo Bệnh viện.
Kế toán tiền mặt
- Theo dõi các khoản thanh toán phát sinh của quỹ tiền mặt. - Theo dõi tạm ứng, theo dõi công nợ, lập báo cáo theo yêu cầu của Lãnh đạo Bệnh viện.
Kế tốn tiền lương, các khoản trích theo lương
Thực hiện thanh tốn lương, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương cho cán bộ nhân viên.
Kế tốn theo dõi các nguồn kinh phí Đào tạo, nghiên cứu khoa học Theo dõi thanh tốn nguồn kinh phí của từng lớp Đào tạo, kiểm soát chi các lớp đào tạo tại Bệnh viện và các lớp đào tạo thuộc nguồn kinh phí
1816 Kiểm tra giám sát nguồn kinh phí NCKH phát sinh
Kế toán Tài sản cố định
Theo dõi việc mua sắm tài sản cố định, theo dõi, thống kê tài sản cố định.
Kế tốn cơng cụ, dụng cụ, kho HCQT
Theo dõi công cụ dụng cụ tại đơn vị. Kiểm tra đối chiếu, kiểm kê định kỳ, lập báo cáo nhập, xuất, tồn kho theo quy định.
Kế toán Dược, Vật tư y tế
Theo dõi thanh toán tiền mua thuốc, vật tư thiết bị y tế,
Theo dõi nhập xuất tồn kho dược, kho vật tư, đối chiếu định kì số lượng hàng nhập, xuất theo định kì quy định.
Tổ kế tốn viện phí
Thực hiện thu phí, lệ phí khám chữa bệnh.
Theo dõi, thanh tốn viện phí, thanh tốn tiền ăn của người bệnh, thanh toán bảo hiểm y tế đối với người bệnh.
Thủ quỹ
Có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tại quỹ, thực hiện các nghiệp vụ thu, chi tiền, thực hiện kiểm kê quỹ định kỳ.
Các nhân viên kế tốn tại phịng Tài chính kế tốn vừa thực hiện nghiệp vụ kế tốn tài chính, vừa thực hiện một số cơng việc của kế tốn quản trị: Thực hiện kế tốn tài chính theo phần hành được giao, lập báo cáo kế toán, báo cáo nội bộ liên quan khác và thực hiện phân tích, kiểm sốt, đánh giá về nội dung, lĩnh vực phân cơng. Bên cạnh đó phịng Tài chính kế tốn tổ chức thành các bộ phận trên cơ sở nhóm các phần hành nghiệp vụ và yêu cầu phân tích quản trị liên quan để thực hiện công tác.
2.2.2. Thực trạng tổ chức thu thập, xử lý, hệ thống hóa thơng tin
2.2.2.1. Thực trạng tổ chức thu thập thơng tin kế tốn
Thu thập thơng tin kế tốn là thu thập thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã thực sự hồn thành, đây là thơng tin về tồn bộ hoạt động kinh tế tài chính của Bệnh viện. Để tổ chức thu nhận thơng tin và hạch tốn ban đầu, kế toán ghi nhận thơng tin về đối tượng kế tốn vào các bản chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại Bệnh viện được quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC, gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn. Tùy từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế tốn khác nhau, có mức độ phức tạp, quy mơ khác nhau, yêu cầu quản lý của bệnh viện kế toán sử dụng các loại chứng từ phù hợp. Thực tế tại Bệnh viện Xây dựng, khi có các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì phịng kế tốn đơn vị phải tổ chứckiểm tra các điều kiện để hạch toán ban đầu đầy đủ ở tất cả các bộ phận và đây là công việc khởi đầu của quy trình kế tốn. Tùy thuộc vào loại nghiệp vụ thực hiện, loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số lượng nghiệp vụ để kế toán sử dụng các loại chứng từ kế toán phù hợp. Kết quả quan sát cho thấy quá trình lập, phân loại, kiểm tra chứng từ tại bệnh viện đều đảm bảo tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ qua 4 bước như sơ đồ 2.3 dưới đây:
Kiểm tra, ký chứng từ kế toán
Phân loại, sắp xếp,
định khoản và ghi sổ
kế toán
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán