1.2.2 .Yêu cầu và nguyên tắc của tổ chức kế toán
3.2. Yêu cầu và ngun tắc hịan thiện tổ chức kế tốn tại Bệnh viện Xây
3.2.1. Yêu cầu hồn thiện tổ chức kế tốn tại Bệnh viện Xây dựng
Hồn thiện cơng tác kế toán trước hết phải thực hiện thống nhất với những quy định hiện hành của Nhà nước, như thống nhất về hệ thống chứng từ, hện thốngtài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán, về mục lục ngân sách, về niên độ kế toán, kỳ kế toán và phần mềm kế toán. Thực hiện yêu cầu này, bảo đảm cho việc tổng hợp các chỉ tiêu theo các mục lục thu, chi của NSNN, tạo điều kiện cho các cơ quan thanh tra, kiểm tra, mọi mặt về hoạt động tài chính của bệnh viện, từ đó có sự hướng dẫn cụ thể đối với đơn vị nhằm thực hiện đúng chế độ.
Ngồi việc tơn trọng các chính sách chế độ tài chính kế tốn mà các văn bản pháp luật của Nhà nước đã ban hành, trong q trình hồn thiện cơng tác kế tốn của các đơn vị sự nghiệp cơng lập nói chung và các bệnh viện nói riêng cũng cần phải quan tâm đến các chuẩn mực kế toán quốc tế và tính đến sự phát triển và những thay đổi của các chính sách tài chính kế tốn trong tương lai. Với xu hướng chung của thế giới là việc quốc tế hóa và tồn cầu hóa, u cầu về tính minh bạch thống nhất đối với các thơng tin tài chính và tính hiệu quả trong các hoạt động của các tất cả cơ quan đơn vị được quan tâm nhiều hơn. Nhu vậy đặt ra yêu cầu đối với các chính sách chế độ tài chính kế tốn của Việt Nam đó là phải dần phù hợp với các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán quốc tế theo từng giai đoạn phát triển của đất nước.
Hồn thiện cơng tác kế tốn tại bệnh viện phải căn cứ vào các đặc điểm hoạt động tổ chức quản lý và tình hình thực tế tại bệnh viện. Cụ thể, hồn thiện cơng tác kế tốn nhất thiết phải căn cứ vào tổ chức quản lý, yêu cầu đặc điểm quản lý quy mô hiện tại và chiến lược phát triển, cơ chế tài chính của bệnh viện nói cách khác đó là những yếu tố quyết định đến tổ chức kế tốn.
Hồn thiện cơng tác kế toán tại bệnh viện phải đảm bảo cung cấp thông tin một cách trung thực, khách quan, kịp thời, đầy đủ, đáp ứng yêu cầu minh
bạch và công khai. Các thơng tin do kế tốn cung cấp là các thông tin vô cùng quan trọng. Nó là cơ sở cho việc đánh giá và ra các quyết định có ảnh hưởng rất lớn đến q trình hoạt động của đơn vị.
Hồn thiện cơng tác kế toán ở bệnh viện cần dựa trên cơ sở ứng dụng công nghệ thơng tin hiện đại, đảm bảo tính khả thi, chất lượng và hiệu quả. Đối với các bệnh viện cơng lập hiện nay có quy mơ hoạt động ngày càng rộng, tỷ lệ thuận là nghiệp vụ kinh tế tà chính phát sinh ngày càng phức tạp. Giải pháp tối ưu là phải sử dụng công nghệ thông tin hiện đại mới có thể đáp ứng được các yêu cầu quản lý trong điều kiện mới.
3.2.2. Nguyên tắc hòan thiện tổ chức kế toán tại Bệnh viện Xây dựng
Tổ chức kế toán tại Bệnh viện phải dựa trên nguyên tắc đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật, tuân thủ đúng theo quị định tại Nghị định 60/2021/ND-CP ngày 21/06/2021 của Chính phủ về quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp cơng lập.
Nguyên tắc thống nhất: Xuất phát tự vị trí của kế Tổ chức kế toán tại Bệnh viện phải dựa trên nguyên tắc đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật, tuân thủ đúng theo quị định tại Nghị định 60/2021/ND-CP ngày 21/06/2021 của Chính phủ về quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp cơng lập. Tồn trong hệ thống quản lý với chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp, vì vậy tổ chức kế tốn phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất.
Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức hệ thống kế tốn nói chung khơng được tách rời hệ thống quản lý, phải gắn với nhu cầu thông tin cho quản lý, lấy quản lý làm đối tượng phục vụ. Nguyên tắc thống nhất được thực hiện sẽ đảm bảo tính nhất quán cao giữa các yếu tố của tổ chức là cơ sở cho thông tin sẽ được cung cấp một cách nhịp nhàng theo một logic thống nhất từ khâu thông tin đầu vào trên các chứng từ kế tốn đến khâu thơng tin đầu ra trên các báo cáo tài chính, đặc biệt là sự thống nhất với cả hệ thống quản lý ngân sách nói chung của quốc gia.
- Nguyên tắc phù hợp: Tổ chức kế tốn một mặt phải tn thủ khn khổ pháp lý chung nhưng cũng phải đảm bảo phù hợp trên các nội dung sau:
+ Phù hợp với lĩnh vực, đặc điểm hoạt động của các ĐVSNCL
+ Phù hợp với hệ thống phương tiện vật chất và các trang thiết bị hiện có của mỗi đơn vị hành chính sự nghiệp, đồng thời phải phù hợp với thực trạng đội ngũ lao động kế tốn tại chính các đơn vị này.
+ Phù hợp với xu thế hội nhập quốc tế, phải lấy các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán quốc tế làm cơ sở cho tổ chức kế tốn nhằm đảm bảo tính thơng lệ, tính tương đồng với hệ thống kế toán của các quốc gia khác trên thế giới.
+ Phù hợp với trình độ chun mơn, nghiệp vụ của đội ngũ các bộ quản lý, cán bộ kế tốn, trình độ trang bị và khả năng sử dụng các phương tiện kỹ thuậttính tốn, ghi chép và xử lý thơng tin của bộ phận kế toán.
- Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Nguyên tắc này được thể hiện trên hai phương diện:
Trên phương diện quản lý: Phải đảm bảo hiệu quả trong quản lý các đối tượng hạch tốn kế tốn trên cơ sở các thơng tin do kế toán cung cấp.
Trên phương diện kế tốn: Phải đảm bảo tính đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra, chất lượng thơng tin do kế tốn cung cấp phải có được tính tin cậy, khách quan, đầy đủ kịp thời và có thể so sánh được và bảo đảm tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi cho thực hiện khối lượng cơng tác kế tốn trên hệ thống sổ kế tốn cũng như cơng tác kiểm tra kế toán.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nhằm mục đích tăng cường chức năng
kiểm tra, kiểm soát của hệ thống kế toán, nguyên tắc bất kiêm nhiệm cần được quán triệt trong tổ chức hạch toán kế toán. Trong tổ chức kế toán cần thực hiện phân công, phân nhiệm rõ ràng, một số công việc cần được phân công cho nhiều người, tránh phân công cho một người kiêm nhiệm như kế tốn tiền mặt khơng được kiêm nhiệm thủ quỹ hoặc thủ kho không được kiêm nhiệm kế tốn vật tư.
3.3. Một số giải pháp hồn thiện tổ chức kế toán tại Bệnh việnXây dựng Xây dựng
3.3.1. Giải pháp hồn thiện tổ chức bộ máy kế tốn
Tổ chức bộ máy kế toán theo hướng tinh giản, gọn nhẹ, phù hợp với các phần mềm quản lý Bệnh viện để dễ dàng kiểm sốt thơng tin kế tốn và tình hình tài chính. Với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin, để triển khai thành công định hướng quản lý tổng thể Bệnh viện (kết nối phần mềm kế toán với các phần mềm hoạt động nghiệp vụ của Bệnh viện), tổ chức bộ máy kế tốn cần thiết kế, bố trí nhân sự và phân cơng nhiệm vụ, quyền hạn cho kế tốn viên bám sát với các phân hệ trên phần mềm quản lý tổng thể Bệnh viện và chu trình hoạt động tại Bệnh viện, tạo sự gắn kết và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và tối ưu hóa việc sử dụng tài ngun thơng tin từ các phần mềm này. Từ đó, đưa kế tốn giữ vai trị trung tâm trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho mọi hoạt động và quyết sách của Bệnh viện, đồng thời giảm số lượng cơng việc kế tốn mang tính thủ cơng. Bên cạnh đó, việc triển khai các hình thức thu viện phí khơng dùng tiền mặt cũng là một giải pháp để giảm bớt số lượng nhân sự kế toán thu viện phí, qua đó giúp bộ máy kế tốn gọn nhẹ.
Việc sử dụng phần mềm kế toán đã giúp giảm thiểu chi phí nhân cơng, tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động, cung cấp kịp thời nhanh chóng, khoa học và chính xác hơn các thơng tin tài chính kế tốn cho lãnh đạo đơn vị, cũng như các cơ quan hữu quan. Tuy nhiên, để giảm bớt hạn chế còn tồn tại trong công tác ứng dụng CNTT vào tổ chức kế toán của đơn vị cần:
- Cần phải nhận thức những ứng dụng của các phần mềm đó chỉ là cơng cụ để giúp đơn vị hoạt động hiệu quả hơn, còn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có được phản ánh nội dung và tính chất khơng hồn tồn là do con người, do đó ngồi trang bị phần mềm cần chú trọng tới yếu tố con người sử dụng để khai thác tối đa các chức năng của ứng dụng phần mềm. Để tổ chức tốt cơng tác kế tốn máy và quy trách nhiệm cho các kế toán phần hành trong nội bộ
kế toán cần phải thực hiện tốt việc phân quyên và quản trị người dùng, tổ chức tốt hệ thống bảo mật chương trình kế tốn và số liệu kế toán.
- Cần chú trọng đến vấn đề đào tạo và bồi dưỡng kiến thức cơ bản về nền tảng y học, lý thuyết kế tốn trên máy vi tính vì chỉ đào tạo hướng dẫn sử dụng các thao tác khi thực hiện phần mềm đã được cài đặt, kế toán viên cũng chỉ thực hiện thao tác nhập dữ liệu như một cái máy, không hiểu sâu về bản chất số liệu được thể hiện trên báo cáo.
Bộ máy kế toán phải được sắp xếp, tổ chức một cách khoa học, hợp lý hơn để đảm bảo chất lượng, hiệu quả của cơng tác kế tốn tài chính.
Cần tổ chức phân cơng nhiệm vụ hợp lý cho từng bộ phận kế toán để đảm bảo thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin phục vụ cho việc điều hành của ban Lãnh đạo Bệnh viện.
Hàng năm, sắp xếp thời gian cho các nhân viên kế toán đi tập huấn các lớp ngắn hạn để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ, trình độ quản lý tài chính. Luân chuyển vị trí cơng tác của các cán bộ kế tốn thường xuyên, thay nhau phụtrách từng phần hành cơng việc để có thể hiểu biết hết các cơng việc kế tốn trong Bệnh viện. Cần thường xuyên bố trí tập huấn chuyên sâu về sử dụng phần mềm kế tốn với tồn bộ các tính năng để khi có sự ln chuyển cán bộ thì các kế tốn viên có thể chủ động trong cơng việc.
3.3.2. Giải pháp hồn thiện tổ chức thu thập, xử lý, hệ thống hóa thơng tin và phân tích thơng tin kế tốn
Qua việc nghiên cứu thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại Bệnh viện Xây dựng, tác giả xin đưa ra một số giải pháp hoàn thiện như sau:
3.3.2.1. Hoàn thiện tổ chức thu thập thơng tin kế tốn
Với quy mô hoạt động của Bệnh viện Xây dựng ngày càng mở rộng, yêu cầu xử lý thông tin ngày càng nhanh, tạo nên sức ép về kiểm soát và phân loại thơng tin một cách nhanh chóng và chuẩn xác. Bởi vậy, tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn phải thay đổi về mặt chất, không chỉ tổ chức ở tại bộ phận kế tốn, mà cịn phải tổ chức ở các bộ phận có liên quan đến thơng tin và phải
quy định cụ thể quyền hạn, trách nhiệm của những bộ phận có liên quan đến thơng tin đó, qua đó quy định trách nhiệm của các bên nếu có xảy ra sai sót.
Thứ nhất, hoàn thiện trên cơ sở bổ sung đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ, đặc biệt, phản ánh một cách đầy đủ và tồn diện những thơng tin cơ bản liên quan đến các nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ kế tốn, đảm bảo tính rõ ràng, chính xác, tạo thuận lợi cho việc ghi sổ và sắp xếp, phân loại chứng từ và tạo điều kiện cho công tác thanh tra, kiểm tra.
Thứ hai, hồn thiện quy trình kế tốn hoạt động nhập, xuất kho thuốc, trong đó đặt vai trị của kế tốn ở vị trí trung tâm, có sự gắn kết cao giữa bộ phận kế tốn và các bộ phận khác trên cơ sở tích hợp thơng tin từ các bộ phận, tạo sự chủ động và kịp thời trong cơng tác kế tốn hoạt động nhập, xuất kho thuốc. Việc ghi nhận thơng tin nhập, xuất thuốc trên phần mềm kế tốn phải gắn với thời điểm thực tế nhập, xuất kho thuốc, khắc phục tình trạng cuối tháng mới ghi nhận thông tin. Đồng thời, nâng cao vai trị kiểm sốt của kế toán ở từng khâu trong quá trình nhập, xuất kho thuốc, gắn rõ trách nhiệm của các chủ thể ở từng khâu trong tồn bộ q trình.
Thứ ba, liên quan đến hoạt động khám, chữa bệnh, cần tn thủ các quy định về lập hóa đơn tài chính nói chung và hóa đơn điện tử nói riêng. Trong đó, thực hiện nghiêm túc thời điểm lập, nội dung và cách thức lập, quy định về chuyển đổi, trình tự luân chuyển, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản. Đặc biệt, nghiên cứu sửa đổi lại cách thức xuất hóa đơn tài chính đối với phần thu viện phí BHYT do cơ quan BHXH chi trả nhằm hài hịa giữa quy định về hóa đơn theo Luật Kế tốn với quy định về thanh, quyết tốn chi phí KCB BHYT của cơ quan BHXH. Bên cạnh đó, cũng cần chú trọng hơn cơng tác quảng bá thương hiệu, hình ảnh và xây dựng bộ nhận diện thương hiệu của Bệnh viện trong toàn bộ hệ thống chứng từ, đặc biệt là trên hóa đơn tài chính của Bệnh viện. Bên cạnh đó, tối ưu hóa những ưu việt mà hóa đơn điện tử mang lại bằng cách thay đổi cách thức lưu trữ, đối soát chứng từ phù hợp dựa vào ứng dụng CNTT, thay vì in ra giấy như hiện tại.
Thứ tư, xây dựng và hoàn thiện hệ thống chứng từ, khắc phục những hạn chế của hệ thống chứng từ kế toán hiện tại, phù hợp và đáp ứng với những yêu cầu thông tin, đặc biệt là thơng tin kế tốn quản trị trong điều kiện các Bệnh viện đẩy mạnh thực hiện tự chủ tài chính. Cụ thể:
- Trong quá trình nhập kho thuốc, đặc thù của Bệnh viện trong việc mua sắm thuốc thường được thực hiện chủ yếu theo phương thức đấu thầu, bởi vậy cần tách bạch rõ trách nhiệm của bộ phận xây dựng kế hoạch mua thuốc - bộ phận tổ chức lựa chọn nhà thầu cung cấp thuốc - bộ phận tiếp nhận và quản lý kho thuốc - bộ phận thanh tốn. Theo đó, kế tốn không chỉ dừng lại ở việc thu nhận thông tin về số lượng và giá trị thuốc nhập kho, mà còn cần phải tập hợp những thông tin và đưa ra những phân tích và nhận định phù hợp trên cơ sở thực thi chức năng kiểm sốt của mình trong từng khâu. Cụ thể, bộ phận kế toán cần so sánh và đối chiếu thông tin làm căn cứ xây dựng kế hoạch mua thuốc của Bệnh viện không chỉ dựa trên báo cáo sử dụng thuốc của khoa Dược và còn dựa trên dữ liệu lịch sử của thơng tin kế tốn về tồn bộ chi phí thuốc thực tế phát sinh năm trước, so sánh và đối chiếu giá thuốc trúng thầu với giá thuốc bán buôn, giá thuốc nhập kho với giá thuốc trúng thầu…Bên cạnh đó, song song với việc quản lý đấu thầu thuốc, cần có thêm thơng tin chi tiết lin quan đến quản lý nhà cung cấp theo hướng sắp xếp, phân loại và đánh giá các nhà cung cấp như thông tin về tên công ty, địa chỉ, điện thoại, giám đốc… lịch sử phân phối thuốc theo thời gian và danh mục hàng hóa, đồng thời giảm thiểu tối đa việc lưu hồ sơ thầu, các hóa đơn, chứng từ nhập thuốc dưới dạng giấy thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin. Đồng thời, bổ sung nội dung về đặc thù hay tính chất của loại thuốc để bộ phận vật tư có cách thức bảo quản, bộ phận kế tốn có phương án dự phịng phù hợp…Trên những phân tích này, luận văn đề xuất mẫu phiếu nhập kho mới nhằm hỗ trợ bộ phận kế tốn thực thi vai trị kiểm sốt của mình.
- Trong cơng tác kiểm tra chứng từ kế toán, Bệnh viện cần tăng cường nâng cao tinh thần trách nhiệm của bộ phân kế toán mà chủ yếu là kế toán
trưởng trong khâu kiểm tra lần hai. Nếu như lần đầu kiểm tra đảm bảo tính