1.2.2 .Yêu cầu và nguyên tắc của tổ chức kế toán
3.3. Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kếtoán tại Bệnh viện Xây
Xây dựng
3.3.1. Giải pháp hồn thiện tổ chức bộ máy kế tốn
Tổ chức bộ máy kế toán theo hướng tinh giản, gọn nhẹ, phù hợp với các phần mềm quản lý Bệnh viện để dễ dàng kiểm sốt thơng tin kế tốn và tình hình tài chính. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, để triển khai thành công định hướng quản lý tổng thể Bệnh viện (kết nối phần mềm kế toán với các phần mềm hoạt động nghiệp vụ của Bệnh viện), tổ chức bộ máy kế toán cần thiết kế, bố trí nhân sự và phân cơng nhiệm vụ, quyền hạn cho kế tốn viên bám sát với các phân hệ trên phần mềm quản lý tổng thể Bệnh viện và chu trình hoạt động tại Bệnh viện, tạo sự gắn kết và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và tối ưu hóa việc sử dụng tài ngun thơng tin từ các phần mềm này. Từ đó, đưa kế tốn giữ vai trị trung tâm trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho mọi hoạt động và quyết sách của Bệnh viện, đồng thời giảm số lượng cơng việc kế tốn mang tính thủ cơng. Bên cạnh đó, việc triển khai các hình thức thu viện phí khơng dùng tiền mặt cũng là một giải pháp để giảm bớt số lượng nhân sự kế tốn thu viện phí, qua đó giúp bộ máy kế tốn gọn nhẹ.
Việc sử dụng phần mềm kế toán đã giúp giảm thiểu chi phí nhân cơng, tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động, cung cấp kịp thời nhanh chóng, khoa học và chính xác hơn các thơng tin tài chính kế tốn cho lãnh đạo đơn vị, cũng như các cơ quan hữu quan. Tuy nhiên, để giảm bớt hạn chế cịn tồn tại trong cơng tác ứng dụng CNTT vào tổ chức kế toán của đơn vị cần:
- Cần phải nhận thức những ứng dụng của các phần mềm đó chỉ là cơng cụ để giúp đơn vị hoạt động hiệu quả hơn, còn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có được phản ánh nội dung và tính chất khơng hồn tồn là do con người, do đó ngồi trang bị phần mềm cần chú trọng tới yếu tố con người sử dụng để khai thác tối đa các chức năng của ứng dụng phần mềm. Để tổ chức tốt công tác kế toán máy và quy trách nhiệm cho các kế toán phần hành trong nội bộ
kế toán cần phải thực hiện tốt việc phân quyên và quản trị người dùng, tổ chức tốt hệ thống bảo mật chương trình kế tốn và số liệu kế toán.
- Cần chú trọng đến vấn đề đào tạo và bồi dưỡng kiến thức cơ bản về nền tảng y học, lý thuyết kế tốn trên máy vi tính vì chỉ đào tạo hướng dẫn sử dụng các thao tác khi thực hiện phần mềm đã được cài đặt, kế toán viên cũng chỉ thực hiện thao tác nhập dữ liệu như một cái máy, không hiểu sâu về bản chất số liệu được thể hiện trên báo cáo.
Bộ máy kế toán phải được sắp xếp, tổ chức một cách khoa học, hợp lý hơn để đảm bảo chất lượng, hiệu quả của cơng tác kế tốn tài chính.
Cần tổ chức phân công nhiệm vụ hợp lý cho từng bộ phận kế toán để đảm bảo thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin phục vụ cho việc điều hành của ban Lãnh đạo Bệnh viện.
Hàng năm, sắp xếp thời gian cho các nhân viên kế toán đi tập huấn các lớp ngắn hạn để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ, trình độ quản lý tài chính. Ln chuyển vị trí cơng tác của các cán bộ kế tốn thường xuyên, thay nhau phụtrách từng phần hành cơng việc để có thể hiểu biết hết các cơng việc kế tốn trong Bệnh viện. Cần thường xuyên bố trí tập huấn chuyên sâu về sử dụng phần mềm kế tốn với tồn bộ các tính năng để khi có sự ln chuyển cán bộ thì các kế tốn viên có thể chủ động trong cơng việc.
3.3.2. Giải pháp hồn thiện tổ chức thu thập, xử lý, hệ thống hóa thơng tin và phân tích thơng tin kế tốn
Qua việc nghiên cứu thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại Bệnh viện Xây dựng, tác giả xin đưa ra một số giải pháp hoàn thiện như sau:
3.3.2.1. Hoàn thiện tổ chức thu thập thơng tin kế tốn
Với quy mô hoạt động của Bệnh viện Xây dựng ngày càng mở rộng, yêu cầu xử lý thông tin ngày càng nhanh, tạo nên sức ép về kiểm soát và phân loại thơng tin một cách nhanh chóng và chuẩn xác. Bởi vậy, tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn phải thay đổi về mặt chất, không chỉ tổ chức ở tại bộ phận kế tốn, mà cịn phải tổ chức ở các bộ phận có liên quan đến thơng tin và phải
quy định cụ thể quyền hạn, trách nhiệm của những bộ phận có liên quan đến thơng tin đó, qua đó quy định trách nhiệm của các bên nếu có xảy ra sai sót.
Thứ nhất, hồn thiện trên cơ sở bổ sung đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ, đặc biệt, phản ánh một cách đầy đủ và tồn diện những thơng tin cơ bản liên quan đến các nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ kế toán, đảm bảo tính rõ ràng, chính xác, tạo thuận lợi cho việc ghi sổ và sắp xếp, phân loại chứng từ và tạo điều kiện cho công tác thanh tra, kiểm tra.
Thứ hai, hồn thiện quy trình kế tốn hoạt động nhập, xuất kho thuốc, trong đó đặt vai trị của kế tốn ở vị trí trung tâm, có sự gắn kết cao giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác trên cơ sở tích hợp thơng tin từ các bộ phận, tạo sự chủ động và kịp thời trong cơng tác kế tốn hoạt động nhập, xuất kho thuốc. Việc ghi nhận thơng tin nhập, xuất thuốc trên phần mềm kế tốn phải gắn với thời điểm thực tế nhập, xuất kho thuốc, khắc phục tình trạng cuối tháng mới ghi nhận thơng tin. Đồng thời, nâng cao vai trị kiểm sốt của kế toán ở từng khâu trong quá trình nhập, xuất kho thuốc, gắn rõ trách nhiệm của các chủ thể ở từng khâu trong tồn bộ q trình.
Thứ ba, liên quan đến hoạt động khám, chữa bệnh, cần tuân thủ các quy định về lập hóa đơn tài chính nói chung và hóa đơn điện tử nói riêng. Trong đó, thực hiện nghiêm túc thời điểm lập, nội dung và cách thức lập, quy định về chuyển đổi, trình tự luân chuyển, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản. Đặc biệt, nghiên cứu sửa đổi lại cách thức xuất hóa đơn tài chính đối với phần thu viện phí BHYT do cơ quan BHXH chi trả nhằm hài hịa giữa quy định về hóa đơn theo Luật Kế tốn với quy định về thanh, quyết tốn chi phí KCB BHYT của cơ quan BHXH. Bên cạnh đó, cũng cần chú trọng hơn cơng tác quảng bá thương hiệu, hình ảnh và xây dựng bộ nhận diện thương hiệu của Bệnh viện trong toàn bộ hệ thống chứng từ, đặc biệt là trên hóa đơn tài chính của Bệnh viện. Bên cạnh đó, tối ưu hóa những ưu việt mà hóa đơn điện tử mang lại bằng cách thay đổi cách thức lưu trữ, đối soát chứng từ phù hợp dựa vào ứng dụng CNTT, thay vì in ra giấy như hiện tại.
Thứ tư, xây dựng và hoàn thiện hệ thống chứng từ, khắc phục những hạn chế của hệ thống chứng từ kế toán hiện tại, phù hợp và đáp ứng với những yêu cầu thông tin, đặc biệt là thơng tin kế tốn quản trị trong điều kiện các Bệnh viện đẩy mạnh thực hiện tự chủ tài chính. Cụ thể:
- Trong q trình nhập kho thuốc, đặc thù của Bệnh viện trong việc mua sắm thuốc thường được thực hiện chủ yếu theo phương thức đấu thầu, bởi vậy cần tách bạch rõ trách nhiệm của bộ phận xây dựng kế hoạch mua thuốc - bộ phận tổ chức lựa chọn nhà thầu cung cấp thuốc - bộ phận tiếp nhận và quản lý kho thuốc - bộ phận thanh tốn. Theo đó, kế tốn khơng chỉ dừng lại ở việc thu nhận thông tin về số lượng và giá trị thuốc nhập kho, mà cịn cần phải tập hợp những thơng tin và đưa ra những phân tích và nhận định phù hợp trên cơ sở thực thi chức năng kiểm soát của mình trong từng khâu. Cụ thể, bộ phận kế tốn cần so sánh và đối chiếu thông tin làm căn cứ xây dựng kế hoạch mua thuốc của Bệnh viện không chỉ dựa trên báo cáo sử dụng thuốc của khoa Dược và còn dựa trên dữ liệu lịch sử của thơng tin kế tốn về tồn bộ chi phí thuốc thực tế phát sinh năm trước, so sánh và đối chiếu giá thuốc trúng thầu với giá thuốc bán buôn, giá thuốc nhập kho với giá thuốc trúng thầu…Bên cạnh đó, song song với việc quản lý đấu thầu thuốc, cần có thêm thơng tin chi tiết lin quan đến quản lý nhà cung cấp theo hướng sắp xếp, phân loại và đánh giá các nhà cung cấp như thông tin về tên công ty, địa chỉ, điện thoại, giám đốc… lịch sử phân phối thuốc theo thời gian và danh mục hàng hóa, đồng thời giảm thiểu tối đa việc lưu hồ sơ thầu, các hóa đơn, chứng từ nhập thuốc dưới dạng giấy thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin. Đồng thời, bổ sung nội dung về đặc thù hay tính chất của loại thuốc để bộ phận vật tư có cách thức bảo quản, bộ phận kế tốn có phương án dự phịng phù hợp…Trên những phân tích này, luận văn đề xuất mẫu phiếu nhập kho mới nhằm hỗ trợ bộ phận kế tốn thực thi vai trị kiểm sốt của mình.
- Trong cơng tác kiểm tra chứng từ kế toán, Bệnh viện cần tăng cường nâng cao tinh thần trách nhiệm của bộ phân kế toán mà chủ yếu là kế toán
trưởng trong khâu kiểm tra lần hai. Nếu như lần đầu kiểm tra đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của chứng từ, thì kiểm tra lần hai có tác dụng góp phần ngăn chặn kịp thời hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ tài chính kinh tế của Bệnh viện. Vì vậy trong lần kiểm tra này cần kiểm tra toàn bộ hộ sơ chứng từ liên quan bao gồm các chứng từ hướng dẫn và chứng từ bắt buộc kèm theo. Ngoài ra, đối với một số chứng từ quy mơ lớn, cần phải kiểm sốt đảm bảo tuân thủ các văn bản quy định cụ thể đã được xây dựng như quy chế chi tiêu nội bộ hay Chế độ kế toán, Luật Kế toán.
- Hơn nữa, để giúp cho viêc kiểm tra chứng từ kế toán được thuận lợi và đảm bảo tính chính xác, cần phải xây dựng phương pháp phân loại và sắp xếp chứng từ một cách hợp lý. Hiện nay, Bệnh viện đang sử dụng phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Việc ghi chép kế tốn cũng gần như đồng nghĩa với việc thu thập thơng tin kinh tế tài chính vào phần mềm. Việc nhập thơng tin chứng từ kế tốn vào máy vi tính cần u cầu tuyệt đối phải đảm bảo sự chính xác, trung thực, và chi tiết. Do đó, cần phân loại và mã hóa chứng từ kế tốn nhằm tổ chức theo các loại chứng từ, đáp ứng việc thu nhận số liệu của mỗi phần hành kế toán. Đồng thời với việc mã hóa hệ thống giúp cho chứng từ quản lý, kiểm tra thông tin, lưu trữ chứng từ một cách khoa học hơn. Căn cứ vào các thông tin trên chứng từ và yêu cầu từ màn hình, sau khi chứng từ được chuẩn hóa, kế tốn viên tiến hành nhập vào máy. Đối với những chứng từ phải in ngay sau khi nhập kế toán cần in các bảng kê chứng từ cùng loại để đối chiếu với các bộ phận có liên quan như phiếu thu, phiếu chi, bảng kê chi tiết chứng từ để đối chiếu với sổ quỹ của thủ quỹ kịp thời phát hiện sai sót.
- Để hạn chế tình trạng một số chứng từ kế toán khi được chuyển đến phịng tài chính kế tồn khơng đảm bảo tính kịp thời khách quan, Bệnh viện cần phân nhiệm rõ ràng và xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, phù hợp với đặc điểm, quy mơ hoạt động của đơn vị mình nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ qua các khâu và đảm bảo thực hiện tốt
các chưng năng của kế toán là thu nhân, xử lý và cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời trong quá trình hoạt động của đơn vị.
- Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ ở Bệnh viện cần thực hiện nghiêm chỉnh theo các quy định hiện hành. Bên cạnh đó, việc lưu trữ chứng từ ở Bệnh viện hiện nay vẫn chưa được khoa học và hợp lý. Việc bảo quản chưa được đảm bảo cho chất lượng của chứng từ. Số lượng chứng từ lưu trữ hiện nay đã quá lớn, cần phải thanh lọc những chứng từ kế toán, xác định nhưng chứng từ nào đủ thời hạn và theo quy định cần phải hủy bỏ. Từ đó sắp xếp lại chứng từ cho hợp lý theo thời gian vào từng khu vực riêng của kho lưu trữ để thuận tiện cho việc kiểm tra, tiến hành tu sửa các kho bảo quản chứng từ nhằm đảm bảo các điều kiện tối thiểu nhưnhiệt độ, khơng khí, ánh sáng để giữ cho chất lượng chứng từ bảo quản.
- Để đảm bảo công tác lưu trữ chứng từ thực hiện thuận lợi, kế toán cần đánh số hiệu chứng từ có quản lý theo từng nguồn kinh phí, trên đó liệt kê các số chứng từ đã được lưu trong tập chứng từ đồng thời mở sổ theo dõi các chứng từ đưa vào lưu trữ.
- Bộ tài chính đã ban hành Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng cho các đơn vị HCSN theo Thông tư 107/2017/TT-BTC đã được thay đổi và bổ sung những chứng từ kế toán nhằm phù hợp với đặc điểm hoạt động của các đơn vị và theo hướng giảm bớt số lượng chứng từ thuộc loại mang tính bắt buộc và tăng cường chứng từ mang tính hướng dẫn. Với hệ thống chứng từ hướng dẫn là một giải pháp hiện nay đối với các đơn vị SNCL nói chung và Bệnh viện Xây dựng nói riêng để đáp ứng yêu cầu quản lý và các hoạt động ngày càng phức tạp hơn của đơn vị.
- Bên cạnh việc phải in, lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán và các BCTC theo quy định của pháp luật, việc bảo quản lýu trữ chứng từ trên máy vi tính cũng cần phải được thực hiện. Hàng năm Bệnh viện nên lưu trữ tồn bộ các thơng tin của các chứng từ kế toán sang thiết bị lưu trữ khác như ổ cứng gắn ngoài và thực hiện chế độ bảo quản. Tuy nhiên, để đẩm bảo tính
chính xác và tránh những rủi ro gây ra, hàng ngày kế toán các phần hành nên in các chứng từ phát sinh trong ngày vừa để kiểm tra vừa bắt đầu khâu lưu trữ chứng từ.
3.3.2.2. Hoàn thiện tổ chức xử lý thơng tin kế tốn
Thứ nhất hồn thiện tổ chức xử lý thơng tin kế toán qua hệ thống TKKT
Để có thể nâng cao tính kết nối giứa phần mềm kế toán và các phần mềm quản lý, đặc biệt là phần mềm quản lý Bệnh viện, khắc phục tình trạng hoạt động độc lập, thiếu tính liên kết dẫn đến việc phải kết xuất nhiều loại báo cáo từ các loại phần mềm khác nhau, rồi phải bóc tách mất rất nhiều thời gian mới có được thơng tin cần sử dụng.
Ví dụ một số phần hành kế tốn chủ yếu có thể tổ chức mã hóa chi tiết TKKT như sau:
- Đối với phần hành kế toán nguyên liệu, vật liệu, với mục tiêu quản lý được tình hình nhập - xuất kho và sử dụng nguyên liệu, vật liệu, đặc biệt là thuốc và vật tư tiêu hao, việc gắn kết các đoạn mã có thể được thiết kế theo mối quan hệ giữa các đoạn mã sau:
+ Liên quan đến nghiệp vụ nhập kho
Bảng 3.1. ề xuất ghi mã nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, vật tƣ y tế Tên đoạn mã
Mã bộ phận
Mã nội dung hoạt động
Mã nhà cung cấp (NCC)
Mã vật tư y tế
Mã tài khoản tự nhiên: 152
+ Liên quan đến nghiệp vụ xuất kho
Chi phí nguyên liệu, vật liệu là một trong những khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng khơng nhỏ trong cơ cấu giá dịch vụ y tế, bởi vậy, việc kết hợp các đoạn mã thông tin liên quan đến các khoản mục chi phí nói chung, và khoản mục chi phí này nói riêng cần phải cung cấp được thông tin chi tiết tới từng dịch vụ, từng đối tượng khách hàng và cho từng hoạt động, từng bộ phận cụ thể.
Bảng 3.2. ề xuất ghi mã nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, vật tƣ y tế xuất kho
Tên đoạn mã
Mã bộ phận Mã nội dung hoạt
động Mã nguồn Mã dịch vụ y tế
Mã khách hàng
Mã nội dung chi phí
Mã vật tư y tế
Mã tài khoản tự