Nhập tên truy nhập, mã truy cập của doanh nghiệp khách hàng để đăng nhập. au khi đăng nhập thành công, vào hệ thống và chọn thông tin của doanh nghiệp khách hàng cần khai báo. Nếu doanh nghiệp chưa đăng ký thông tin doanh nghiệp thì cần phải đăng ký thông tin doanh nghiệp để tiến hành khai hải quan bao gồm: mã xuất nhập khẩu, tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, số fax, người liên hệ, điện thoại người liên hệ, email…
Hình 4.3: Màn hình ECUS sau khi chọn thơng tin doanh nghiệp
(Nguồn: Tự chụp)
Để bắt đầu khai báo, chọn chức năng “Tờ khai hải quan” ở menu phía trên, chọn tiếp “Đăng kí mới tờ khai nhập khẩu” rồi tiến hành điền thông tin vào tờ khai.
Hình 4.4: Màn hình ECUS để nhập thơng tin tờ khai nhập khẩu
(Nguồn: Tự chụp)
Cách khai báo:
- Nhập chính xác thơng tin từ chứng từ vào “Thông tin chung”,” Thông tin chung 2” và “Danh sách hàng” trên màn hình. Chỉ nhập thơng tin cho những ơ màu trắng, bắt buộc điền thơng tin vào các ơ có đánh dấu “*” cịn các ơ màu xám dữ liệu sẽ được Hải quan trả về hoặc chương trình thiết lập sẵn. Chú ý các nội dung quan trọng sau: tên người xuất khẩu, người nhập khẩu, số vận đơn, số hóa đơn, điều kiện thanh tốn, điều kiện thương mại, trị giá hóa đơn, tên hàng, mã HS của hàng hóa… Nếu cơng ty khách hàng được ngân hàng bảo lãnh thuế cho lơ hàng thì điền vào tiêu thức “Địa điểm vận chuyển đích bảo thuế” theo thơng tin của khách hàng gửi đến.
- Trong phần “Danh sách hàng” đã quy định mỗi tờ khai chỉ được khai tối đa 50 mặt hàng, trường hợp một lơ hàng có trên 50 mặt hàng sẽ phải thực hiện khai báo trên nhiều tờ khai, các tờ khai của cùng một lô hàng được liên kết với nhau dựa trên số nhánh của tờ khai.
- Đối với hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển, khai báo danh sách container của lô hàng bằng nghiệp vụ đăng ký file đính kèm (HY ).
Hình 4.5: Màn hình ECUS để khai báo file đính kèm
(Nguồn: Tự chụp)
- Khi hoàn thành tờ khai trên hệ thống ECUS- VNACCS, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra lại xem có sai sót hay khơng sau đó in thử để trưởng bộ phận kiểm tra lại thơng tin cho chính xác (đối với các lơ hàng lớn và quan trọng). Khi tờ khai đã được kiểm tra, tiến hành khai chính thức tờ khai, sử dụng chữ kí số của doanh nghiệp khách hàng và khai chính thức tờ khai.
Hệ thống sẽ kiểm tra, tự động phân luồng và trả về kết quả tờ khai được phân vào luồng xanh (1), luồng vàng (2) hay luồng đỏ (3). Trong đó:
Các mặt hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu lần đầu tiên sẽ được phân vào luồng đỏ
Các mặt hàng ưu tiên xuất khẩu hoặc nhập khẩu sẽ được phân vào luồng xanh
Đối với tờ khai luồng xanh:
- Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan và xuất ra
“Quyết định thơng quan hàng hóa nhập khẩu” - Trường hợp số thuế phải nộp khác 0:
Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng hạn mức hoặc thực hiện bảo lãnh (chung, riêng): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến hạn mức, bảo lãnh, nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thơng quan hàng hóa nhập khẩu”. Nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh nhỏ hơn số thuế phải nộp, hệ thống sẽ báo lỗi.
Trường hợp khai báo nộp thuế ngay đối với loại hình A12- Đầu tư, kinh doanh (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan....): Hệ thống xuất ra “Chứng từ ghi số thuế phải thu”. hi đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống đã nhận thơng tin về việc nộp thuế, phí, lệ phí thì hệ thống sẽ xuất ra “Quyết định thơng quan hàng hóa”.
5 Đối với các tờ khai luồng vàng, đỏ: hệ thống sẽ trả về kết quả phân luồng
hi đã hồn tất, in tờ khai chính thức và chuyển bộ chứng từ đầy đủ đến đội đăng ký tờ khai, đội đăng ký tờ khai đến cơng ty khách hàng đóng dấu và đăng kí tờ khai ở Chi cục Hải quan. Mẫu tờ khai được sử dụng ở đây là Tờ khai HQ/2012-N , trong đó số tờ khai, ngày giờ đăng ký: là số thứ tự của số đăng ký tờ khai hàng ngày theo từng loại hình nhập khẩu tại từng Chi cục Hải quan do hệ thống tự động ghi.
Cuối cùng, nhân viên chứng từ nhập vào file theo dõi các tờ khai đã khai cho các công ty khách hàng để kiểm sốt được thơng tin các tờ khai đã thực hiện.
4.3.4 Đăng ký tờ khai hải quan
Hình 4.6: Chi cục Hải quan Long Thành- Đội nghiệp vụ 3
(Nguồn: Internet)
Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ đến Chi cục Hải quan, nộp Hải quan để đăng ký. Các chứng từ được xếp theo thứ tự bao gồm:
Tờ khai hải quan (kèm theo phụ lục tờ khai, bảng kê số container kèm theo tờ khai (trường hợp hàng có nhiều container).
Hợp đồng
Invoice
Packing List
Bill of Lading
C/O (nếu có)
Các chứng từ khác tùy thuộc vào từng lô hàng như: giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước đối với hàng có thuế, giấy kiểm dịch thực vật, kết quả giám định…
Nộp một bộ hồ sơ gồm 2 bản đến cán bộ hải quan ở bàn tiếp nhận, cán bộ Hải quan sẽ kiểm tra các thông tin trong tờ khai, đối chiếu với bộ chứng từ đi kèm.
Các tờ khai hàng hóa được phân vào luồng vàng, cán bộ hải quan sẽ kiểm tra chứng từ sau đó mới thông quan tờ khai và in Tờ khai đã thông quan rồi trả lại hồ sơ cho người đăng kí. Các tờ khai hàng hóa vào luồng đỏ cũng kiểm tra chứng từ nhưng chưa được thơng quan vì hàng hóa vào luồng đỏ phải được kiểm hàng trực tiếp. Trong trường hợp đó, lãnh đạo Chi cục Hải quan quyết định tỉ lệ kiểm tra hàng hóa và duyệt trên hệ thống, sau đó cán bộ đăng ký tờ khai đóng dấu cơng chức và dấu “Vận chuyển về địa điểm kiểm tra”.
Cán bộ hải quan kiểm tra hồ sơ hợp lệ sẽ chuyển qua bộ phận chuyển tiếp để phân loại hồ sơ. Tờ khai được thông quan sẽ được ký tên, đóng dấu cơng chức vào phía bên phải của tờ khai và chuyển sang bộ phận trả tờ khai. Trường hợp tờ khai phải kiểm tra thực tế hoặc giám sát hàng hóa thì chuyển sang đội giám sát - kiểm hóa. Doanh nghiệp đăng ký kiểm hóa hoặc giám sát vào sổ theo dõi và đợi lãnh đạo Chi cục phân công cán bộ kiểm tra.
Sau khi cán bộ hải quan trả lại bộ hồ sơ thì truy cập vào website của Hải quan Việt Nam lấy thông tin, kiểm tra số kiện, container, phương tiện chứa hàng của lô hàng đã đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan hay chưa và báo cho nhân viên bộ phận giao nhận có thể in tờ mã vạch và chuẩn bị hồ sơ đi lấy hàng ở cảng, sau đó vận chuyển hàng hóa đã được niêm phong về địa điểm kiểm tra để kiểm tra thực tế hàng hóa. Dựa kết quả đã phân công, khi đã lấy hàng tại cảng, doanh nghiệp liên lạc với cán bộ Hải quan để kiểm tra hoặc giám sát hàng hóa.
Hình 4.7: Màn hình hiển thị khi vào in bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng
(Nguồn: Tự chụp)
4.3.5 Nhận lịch nhận hàng từ khách hàng
Khi có nhu cầu lấy hàng hóa từ cảng, doanh nghiệp khách hàng gửi mail cho trưởng bộ phận XNK lịch nhận hàng để bộ phận sắp xếp làm thủ tục giao nhận hàng hóa nhập khẩu từ cảng về cơng ty khách hàng theo đúng thời gian thỏa thuận. Lịch nhận hàng thường được khách hàng gửi vào chiều hôm trước hoặc vào trước 9h sáng trong ngày để cơng ty có thể linh động sắp xếp nhân viên giao nhận và phương tiện vận tải phục vụ cho việc giao nhận hàng. Căn cứ vào lịch nhận hàng, trưởng bộ phận giao nhận sẽ đối chiếu thông tin trên tờ khai để sắp xếp phương tiện vận tải phù hợp là container hoặc xe tải.
4.3.6 Nhận lệnh giao hàng (Delivery Order- D/O)
Sau khi nhận thông báo hàng đến của hãng tàu từ khách hàng, nhân viên giao nhận sẽ mang giấy giới thiệu, giấy chứng minh nhân dâm, vận đơn đường biển bản chính hoặc bản “surrender” có đóng dấu của hãng tàu, cùng với thông báo hàng đến đi đến đại lý được chỉ định để lấy D/O. Thông thường, các khách hàng của công ty Đông A chỉ sử dụng vận đơn “surrender” để tiết kiệm chi phí gửi vận đơn gốc và để thuận tiện hơn trong việc nhận hàng.
Nếu muốn đưa nguyên container về rút ruột tại kho riêng của mình thì khi đến nhận hàng nhận viên giao nhận sẽ 1àm giấy xin mượn container nộp cho đại diện hãng tàu tại cảng. Hãng tàu sẽ ghi ngày cấp hàng và phương thức nhận hàng nguyên container phía sau lệnh giao hàng đồng thời đóng dấu xác nhận (thường đóng dấu hàng giao thẳng lên lệnh giao hàng). Nhân viên giao nhận mang lệnh giao hàng đến thương vụ cảng tại cảng Cát Lái làm thủ tục nhận hàng.
4.3.7 Sắp xếp phương tiện vận tải
Dựa vào thông tin từ lịch nhận hàng, trưởng bộ phận XNK sẽ điều động xe tải để chở hàng theo nguyên tắc là phải đảm bảo kết hợp được giữa hàng xuất và hàng nhập để giảm thiểu chi phí vận tải cho công ty, đồng thời đảm bảo việc lấy hàng và giao hàng đúngtiến độ. Đối với hàng nguyên container, nhân viên phụ trách sẽ điều động tài xế container và thông báo thời gian kéo hàng về (thông thường kéo vào ban đêm).
4.3.8 Làm th tục giao nhận hàng tại cảng
au khi đã lấy lệnh giao hàng từ đại lý hãng tàu, nhân viên giao nhận đến cảng để làm thủ tục nhận hàng.
Hình 4.8: Cảng Cát Lái, Quận 2, TP HCM
(Nguồn: Internet)
Đối với hàng lẻ:
Nhân viên giao nhận mang D/O và tờ khai hàng hóa nhập khẩu đến Phịng Thương vụ cảng, Hải quan để kiểm tra nếu hợp lệ sẽ đóng dấu tờ mã vạch. Đến kho 2- kho xuất hàng liên hệ thương vụ kho để in phiếu xuất kho (4 bản) và nộp 1 bản lệnh giao hàng cho nhân viên thương vụ kho. Sau khi nhận phiếu xuất kho và bộ chứng từ đến Hải quan giám sát để làm thủ tục nhận hàng. Tại đây, nộp 2 bộ hồ sơ bao gồm: Tờ khai hải quan, Lệnh giao hàng, B/L, phiếu xuất kho. Cán bộ hải quan kiểm tra thông tin phù hợp, đóng dấu xác nhận lên phiếu xuất kho. au đó, mang theo phiếu xuất kho đã có dấu của hải quan giám sát đến kho, nộp cho nhân viên kho để lấy hàng. Các nhân viên bốc xếp sẽ nâng và xếp hàng lên phương tiện vận chuyển.
Trường hợp hàng hóa phân vào luồng đỏ phải kiểm tra thực tế thì sau khi hàng hóa đã được đưa lên phương tiện vận tải, hải quan tiến hành niêm phong phương tiện vận tải hoặc niêm phong kiện hàng hóa và lập biên bản bàn giao cho Chi cục Hải quan nơi kiểm tra thực tế hàng hóa. Đến Hải quan giám sát nộp 2 bộ hồ sơ, cán bộ hải quan sẽ đóng dấu vào tờ khai và giữ lại 1 tờ khai. Giao 1 phiếu xuất kho cho tài xế của phương tiện vận chuyển, tài xế sẽ nộp lại phiếu xuất kho này tại cổng bảo vệ để chở hàng ra khỏi cảng.
Đối với hàng nguyên container:
Sau khi lấy D/O và làm giấy mượn cont, đến cảng liên hệ thương vụ cảng để trình D/O và đóng tiền giao nguyên cont và tiền hạ rỗng, thương vụ cảng sẽ in phiếu giao nhận- phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt) và phiếu hạ cont tại cảng, sau đó mang 1 bộ hồ sơ bao gồm tờ khai gốc có xác nhận của cán bộ hải quan nơi đăng kí, tờ khai photo, tờ mã vạch, lệnh giao hàng và vận đơn đến hải quan để đối chiếu Manifest. Nếu hồ sơ hợp lệ, Hải quan đối chiếu Manifest (Bản khai chi tiết hàng hoá) trả lại tờ khai gốc, tờ khai photo, mã vạch và phiếu E R đã đóng dấu xác nhận.
au đó, tiến hành thanh lý bãi, chuẩn bị các chứng từ: Phiếu EIR, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, D/O, Mã vạch (Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan) để xuất trình. Tại đây, cán bộ hải quan giám sát bãi vào sổ và đóng dấu đỏ thơng quan lên tờ khai hàng hóa nhập khẩu thông quan (đối với tờ khai thuộc luồng xanh và luồng vàng), đóng dấu đã thanh lý bãi lên phiếu giao nhận cont sau đó giữ lại tờ lệnh để đối chiếu, đóng dấu thanh lý lên mã vạch.
hi đã thanh lý bãi xong sẽ tiến hành thanh lý cổng, nhân viên hải quan cổng sẽ đóng dấu lên phiếu giao nhận cont và giữ lại 1 bản. Lúc này xe được phép vào bãi cont của cảng để lấy hàng và chở về kho hoặc đến Chi cục Hải quan nơi công ty khách hàng đăng ký hải quan để kiểm hóa
(đối với luồng đỏ). Để tìm vị trí cont, đến phịng điều độ cảng đăng nhập vào hệ thống. Nhân viên điều độ sẽ ghi lên tờ lệnh các ký hiệu cho biết vị trí cont. Dựa trên dữ liệu này, ta có thể tự tìm hoặc nhờ cơng nhân cảng đi tìm.
au khi hàng đã được chất lên xe, giao 2 phiếu EIR còn lại và giấy hạ cont cho tài xế lái xe, khi xe ra tới cổng thì tài xế xe sẽ xuất trình cho bảo vệ cổng 2 phiếu EIR còn lại và phiếu hạ cont. Lúc này, bảo vệ cổng giữ lại 1 phiếu EIR và trả lại 1 phiếu.
4.3.9 Vận chuyển hàng về kho
hi đã hoàn thành thủ tục tại cảng, nếu hàng thuộc diện miễn kiểm tra, hàng hóa sẽ được giao thẳng về kho cơng ty. Nếu hàng hóa thuộc diện phải kiểm tra thực tế, hàng sẽ được đưa Chi cục Hải quan nơi cơng ty khách hàng đăng ký để kiểm hóa, sau khi hồn thành thủ tục thơng quan mới được đưa về kho của khách hàng.
Khi hàng về kho của khách hàng thì phải kiểm tra lô hàng nhập khẩu, lập biên bản giao hàng: 2 bản (1 bản cho công ty và 1 bản cho khách hàng). Trong biên bản giao hàng phải thể hiện rõ: tên, địa chỉ người giao và người nhận hàng, tên hàng, số lượng, phương tiện vận tải… au khi bàn giao đầy đủ thì cơng ty được thanh tốn đầy đủ và hồn thành q trình giao nhận hàng của mình với khách hàng.
Sau đó, người vận chuyển phải trả lại container rỗng cho hãng tàu tại đúng nơi quy định, trong khoảng thời gian quy định trên giấy mượn cont. Người vận chuyển sẽ nhận được giấy xác nhận đã trả container rỗng, đem giấy này cùng với giấy mượn container ra hãng tàu để lấy lại tiền cược. Nếu trả cont trong tình trạng tốt, khơng bị hư hỏng thì sẽ nhận lại tiền cược khi xuất trình cho đại lý hãng tàu giấy mượn cont cùng biên lai thu tiền cược. Nếu cont bị hư hỏng hoặc bị bẩn thì hãng tàu sẽ khấu trừ chi phí sữa chữa cont, phí vệ sinh cont vào tiền cược.
4.3.10 ưu hồ sơ, theo dõi thanh to n a người nhập hàng
Sau khi hồn tất quy trình giao nhận, nhân viên giao nhận phụ trách sẽ mang toàn bộ hồ sơ liên quan giao cho bộ phận xuất nhập khẩu lưu trữ hồ sơ. Bộ hồ sơ bao gồm tất cả chứng từ phải được lưu trữ trong vòng 5 năm để xuất trình cơ quan có thẩm quyền khi có u cầu kiểm tra.
Mặt khác, bộ phận kế tốn của cơng ty Đơng A kết tốn và lập hóa đơn phí dịch vụ thủ tục hải quan, chi phí vận tải, các chi phí liên quan đến hóa đơn và các chi phí liên quan khác khơng có trong hóa đơn như: phí bốc xếp, phí điều động xe nâng lấy hàng, phí bồi dưỡng cán bộ hải quan từ khâu tiếp nhận hồ sơ đến khâu kiểm hóa…Những phí này cần được dự trù từ trước và được tính vào phí dịch vụ thủ tục hải quan. Bộ phận kế tốn sẽ tiến hành lập và theo dõi cơng nợ để tiến hành thu nợ từ khách hàng.
4.4 Các yếu tố t động đến dịch vụ giao nhận giao nhận hàng hóa bằng