ông ty M & DV Đông
Để có cái nhìn tổng quan hơn về quy trình giao nhận nhập khẩu bằng đường biển tại Cơng ty TNHH TM & DV Đông A, sau đâyem xin được vẽ sơ đồ khái quát về quy trình.
Sơ đồ 4.2: Sơ đồ tổng qt về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển tại Cơng ty TNHH TM & DV Đông A
(Nguồn: Tác giả) ý hợp đồng giao
nhận Nhận và kiểm tra chứng từ Lên tờ khai hải quan
Đăng ký tờ khai Nhận lịch nhận hàng
từ khách hàng Nhận lệnh giao hàng
• ắp xếp phương
tiện vận tải nhận hàng tại cảng Làm thủ tục giao Vận chuyển hàng về kho
Lưu hồ sơ, theo dõi thanh toán của người nhập hàng
4.3.1 Chào giá tiến tới ký kết hợp đồng giao nhận quốc tế
Công ty TNHH TM & DV Đông A là một công ty hoạt động chuyên về lĩnh vực cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa và vận tải quốc tế bằng đường biển, đường bộ lẫn hàng khơng do đó đối tượng khách hàng mục tiêu mà công ty nhắm đến là các cơng ty sản xuất - thương mại có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế. Trước khi tiến tới kí kết hợp đồng dịch vụ giao nhận và vận tải quốc tế với khách hàng, các bộ phận của công ty sẽ xây dựng giá dựa vào nghĩa vụ của người mua (người nhập khẩu) và nghĩa vụ của người bán (người xuất khẩu) trên điều kiện thương mại quốc tế Incoterms 2000 hoặc Incoterms 2010. Nếu khách hàng là người xuất khẩu thì giá được xây dựng bao gồm các loại cước và chi phí do nghĩa vụ bên người xuất khẩu đảm nhiệm, nếu khách hàng là người nhập khẩu thì giá được xây dựng bao gồm các loại cước và chi phí do nghĩa vụ bên người nhập khẩu đảm nhiệm.
Hợp đồng dịch vụ là căn cứ để xác định trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của các bên trong việc thực hiện hợp đồng. Các công ty khách hàng của Đông A thường ký hợp đồng 1 năm và sẽ gia hạn sau khi hợp đồng cũ hết hiệu lực. Dựa trên những thông tin đã xác định trên hợp đồng, khách hàng và Đơng A sẽ căn cứ vào đó để tiến hành cơng việc hàng ngày và xử lý khi có tình huống tranh chấp phát sinh. Đối với những tình huống chưa được bao gồm trong hợp đồng như các chi phí phát sinh, các thủ tục cần thiết để xử lý đơn hàng…sẽ được hai bên thỏa thuận trong phần phụ lục hợp đồng.
4.3.2 Nhận và kiểm tra chứng từ từ khách hàng
Bộ phận chứng từ công ty Đông A sẽnhận chứng từ cho lô hàng cần nhập khẩutừ doanh nghiệp khách hàng để tiến hành lên tờ khai khai báo Hải quan trên hệ thống thông quan điện tử. Các chứng từ nhận được bao gồm:
Hợp đồng thương mại (Sales Contract): thể hiện tên người nhập khẩu, nhà xuất khẩu, số
hợp đồng, ngày tháng năm ký hợp đồng diễn tả hàng hóa và giá cả. Hợp đồng này còn thể hiện các điều kiện ràng buộc và phương thức thanh toán.
Hóa đơn thương mại (Invoice): thể hiện tên hàng, số lượng, giá trị hàng hóa.
Phiếu đóng gói (Packing list- P/L): bảng liệt kê chi tiết hàng hóa cũng như số lượng và
giá cả cụ thể của từng loại mặt hàng.
Vận đơn đường biển (Bill of Lading- B/L): thể hiện số chuyến, tên tàu, cảng xếp, cảng dỡ,
tên người xuất khẩu, người nhập khẩu, ngày khởi hành, tên hàng, số lượng, trọng lượng hàng…
Thông báo hàng đến (Notice of Arrival): thể hiện số vận đơn, số chuyến, tên tàu, cảng xếp, cảng dỡ, ngày tàu đến, tên hàng, số lượng, trọng lượng hàng, các loại cước phí, hướng dẫn lấy lệnh giao hàng…
Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin- C/O) (nếu có): Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa có vai trị như:
+ Ưu đãi thuế quan: Xác định của xuất xứ hàng hóa sẽ xác định đƣợc đâu là hàng hóa được hưởng ưu đãi về thuế suất để áp dụng chế độ ưu đãi theo các thỏa thuận được ký kết giữa các quốc gia.
+ Thống kê thương mại và duy trì hệ thống hạn ngạch: việc xác định xuất xứ khiến việc biên soạn các số liệu thống kê thương mại đối với một nước hoặc đối với một khu vực sẽ dễ dàng hơn. Trên cơ sở đó các cơ quan thương mại mới có thể duy trì hệ thống hạn ngạch.
+ Xúc tiến thương mại: tùy theo quan hệ giữa Việt Nam với khu vực và thế giới mà có những C/O khác nhau. Nếu nhập từ các nước trong khu vực ASEAN thì phải có chứng
nhận xuất xứ form D để được hưởng ưu đãi hiệp định về chương trình ưu đãi thuế quan (Chương trình CEPT), xuất trình giấy chứng nhận này thì doanh nghiệp có thể được miễn thuế hoặc hưởng ưu đãi thuế quan từ 0% - 5%. Hàng hóa được nhập khẩu về từ những nước đã ký hiệp định ưu đãi thuế quan với Việt Nam nói riêng và các nước trong khối ASEAN nói chung thì doanh nghiệp sẽ được hưởng ưu đãi thuế quan tùy theo từng loại mặt hàng, tùy theo mức độ ưu đãi thuế của Việt Nam với các nước xuất khẩu như: Form E (China - Asean), Form AJ (Japan - Asean), Form AK (Korea - Asean), Form AAZ (Australia, New Zealand – Asean),…
Các giấy phép kiểm tra chất lượng (nếu có)
Trong đó, hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận đơn và phiếu đóng gói là cơ bản và quan trọng nhất vì thế khi bộ phận chứng từ nhận được cần phải lưu ý các thơng tin: Hợp đồng phải có chữ ký và con dấu của hai bên, riêng hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói thì chỉ cần con dấu của bên người bán (vì chứng từ này do người bán lập khi tiến hành gửi hàng), với các chứng từ có từ hai bản trở lên thì phải có đóng dấu giáp lai. Trên vận đơn phải kiểm tra xem mơ tả hàng hóa bao gồm mã ký hiệu hàng hóa, số lượng, loại kiện hàng, trọng lượng tổng, trọng lượng tịnh có giống với phiếu đóng gói hay khơng.
Các chứng từ như hợp đồng, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói sẽ đượcbộ phận chứng từ của Đông A lập lại nhằm sửa lỗi trong chứng từ và tinh giản chứng từ để thuận tiện cho việc khai báo hải quan bởi vì thơng thường, những chứng từ này rất chi tiết và khó hiểu, mang nhiều lỗi sai. Đối với các chứng từ khác như vận đơn hay giấy thông báo hàng đến… sẽ được giữ nguyên và không chỉnh sửa.
4.3.3 Lên tờ khai hải quan
hi đã hoàn thiện bộ chứng từ cần thiết cho lô hàng, trưởng bộ phận chứng từ phân công và nhắc nhở nhân viên lên tờ khai hải quan điện tử qua phần mềm ECUS5-VNACC để truyền dữ liệu lên mạng hải quan. Trên thực tế, không phải lô hàng nào gửi chứng từ rồi đều có thể mở tờ khai hải quan được mà cịn phải dựa vào rất nhiều thơng tin cần phải xác nhận lại từ khách hàng để tránh trường hợp sai sót khi lên tờ khai như là mã địa điểm đích vận chuyển bảo thuế, mã địa điểm xếp hàng…
Để bắt đầu khai báo, khởi động phầm mềm bằng cách nhấp vào biểu tượng ECUS5- VNACCS trên màn hình Desktop.
Hình 4.2: Màn hình sau khi khởi động phần mềm ECUS5- VNACCS
Nhập tên truy nhập, mã truy cập của doanh nghiệp khách hàng để đăng nhập. au khi đăng nhập thành công, vào hệ thống và chọn thông tin của doanh nghiệp khách hàng cần khai báo. Nếu doanh nghiệp chưa đăng ký thơng tin doanh nghiệp thì cần phải đăng ký thông tin doanh nghiệp để tiến hành khai hải quan bao gồm: mã xuất nhập khẩu, tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, số fax, người liên hệ, điện thoại người liên hệ, email…
Hình 4.3: Màn hình ECUS sau khi chọn thơng tin doanh nghiệp
(Nguồn: Tự chụp)
Để bắt đầu khai báo, chọn chức năng “Tờ khai hải quan” ở menu phía trên, chọn tiếp “Đăng kí mới tờ khai nhập khẩu” rồi tiến hành điền thông tin vào tờ khai.
Hình 4.4: Màn hình ECUS để nhập thông tin tờ khai nhập khẩu
(Nguồn: Tự chụp)
Cách khai báo:
- Nhập chính xác thông tin từ chứng từ vào “Thông tin chung”,” Thông tin chung 2” và “Danh sách hàng” trên màn hình. Chỉ nhập thơng tin cho những ô màu trắng, bắt buộc điền thông tin vào các ơ có đánh dấu “*” cịn các ơ màu xám dữ liệu sẽ được Hải quan trả về hoặc chương trình thiết lập sẵn. Chú ý các nội dung quan trọng sau: tên người xuất khẩu, người nhập khẩu, số vận đơn, số hóa đơn, điều kiện thanh tốn, điều kiện thương mại, trị giá hóa đơn, tên hàng, mã HS của hàng hóa… Nếu cơng ty khách hàng được ngân hàng bảo lãnh thuế cho lơ hàng thì điền vào tiêu thức “Địa điểm vận chuyển đích bảo thuế” theo thông tin của khách hàng gửi đến.
- Trong phần “Danh sách hàng” đã quy định mỗi tờ khai chỉ được khai tối đa 50 mặt hàng, trường hợp một lơ hàng có trên 50 mặt hàng sẽ phải thực hiện khai báo trên nhiều tờ khai, các tờ khai của cùng một lô hàng được liên kết với nhau dựa trên số nhánh của tờ khai.
- Đối với hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển, khai báo danh sách container của lơ hàng bằng nghiệp vụ đăng ký file đính kèm (HY ).
Hình 4.5: Màn hình ECUS để khai báo file đính kèm
(Nguồn: Tự chụp)
- Khi hồn thành tờ khai trên hệ thống ECUS- VNACCS, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra lại xem có sai sót hay khơng sau đó in thử để trưởng bộ phận kiểm tra lại thơng tin cho chính xác (đối với các lô hàng lớn và quan trọng). Khi tờ khai đã được kiểm tra, tiến hành khai chính thức tờ khai, sử dụng chữ kí số của doanh nghiệp khách hàng và khai chính thức tờ khai.
Hệ thống sẽ kiểm tra, tự động phân luồng và trả về kết quả tờ khai được phân vào luồng xanh (1), luồng vàng (2) hay luồng đỏ (3). Trong đó:
Các mặt hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu lần đầu tiên sẽ được phân vào luồng đỏ
Các mặt hàng ưu tiên xuất khẩu hoặc nhập khẩu sẽ được phân vào luồng xanh
Đối với tờ khai luồng xanh:
- Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan và xuất ra
“Quyết định thơng quan hàng hóa nhập khẩu” - Trường hợp số thuế phải nộp khác 0:
Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng hạn mức hoặc thực hiện bảo lãnh (chung, riêng): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến hạn mức, bảo lãnh, nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thơng quan hàng hóa nhập khẩu”. Nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh nhỏ hơn số thuế phải nộp, hệ thống sẽ báo lỗi.
Trường hợp khai báo nộp thuế ngay đối với loại hình A12- Đầu tư, kinh doanh (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan....): Hệ thống xuất ra “Chứng từ ghi số thuế phải thu”. hi đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống đã nhận thơng tin về việc nộp thuế, phí, lệ phí thì hệ thống sẽ xuất ra “Quyết định thơng quan hàng hóa”.
5 Đối với các tờ khai luồng vàng, đỏ: hệ thống sẽ trả về kết quả phân luồng
hi đã hồn tất, in tờ khai chính thức và chuyển bộ chứng từ đầy đủ đến đội đăng ký tờ khai, đội đăng ký tờ khai đến cơng ty khách hàng đóng dấu và đăng kí tờ khai ở Chi cục Hải quan. Mẫu tờ khai được sử dụng ở đây là Tờ khai HQ/2012-N , trong đó số tờ khai, ngày giờ đăng ký: là số thứ tự của số đăng ký tờ khai hàng ngày theo từng loại hình nhập khẩu tại từng Chi cục Hải quan do hệ thống tự động ghi.
Cuối cùng, nhân viên chứng từ nhập vào file theo dõi các tờ khai đã khai cho các công ty khách hàng để kiểm sốt được thơng tin các tờ khai đã thực hiện.
4.3.4 Đăng ký tờ khai hải quan
Hình 4.6: Chi cục Hải quan Long Thành- Đội nghiệp vụ 3
(Nguồn: Internet)
Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ đến Chi cục Hải quan, nộp Hải quan để đăng ký. Các chứng từ được xếp theo thứ tự bao gồm:
Tờ khai hải quan (kèm theo phụ lục tờ khai, bảng kê số container kèm theo tờ khai (trường hợp hàng có nhiều container).
Hợp đồng
Invoice
Packing List
Bill of Lading
C/O (nếu có)
Các chứng từ khác tùy thuộc vào từng lô hàng như: giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước đối với hàng có thuế, giấy kiểm dịch thực vật, kết quả giám định…
Nộp một bộ hồ sơ gồm 2 bản đến cán bộ hải quan ở bàn tiếp nhận, cán bộ Hải quan sẽ kiểm tra các thông tin trong tờ khai, đối chiếu với bộ chứng từ đi kèm.
Các tờ khai hàng hóa được phân vào luồng vàng, cán bộ hải quan sẽ kiểm tra chứng từ sau đó mới thơng quan tờ khai và in Tờ khai đã thông quan rồi trả lại hồ sơ cho người đăng kí. Các tờ khai hàng hóa vào luồng đỏ cũng kiểm tra chứng từ nhưng chưa được thơng quan vì hàng hóa vào luồng đỏ phải được kiểm hàng trực tiếp. Trong trường hợp đó, lãnh đạo Chi cục Hải quan quyết định tỉ lệ kiểm tra hàng hóa và duyệt trên hệ thống, sau đó cán bộ đăng ký tờ khai đóng dấu cơng chức và dấu “Vận chuyển về địa điểm kiểm tra”.
Cán bộ hải quan kiểm tra hồ sơ hợp lệ sẽ chuyển qua bộ phận chuyển tiếp để phân loại hồ sơ. Tờ khai được thơng quan sẽ được ký tên, đóng dấu cơng chức vào phía bên phải của tờ khai và chuyển sang bộ phận trả tờ khai. Trường hợp tờ khai phải kiểm tra thực tế hoặc giám sát hàng hóa thì chuyển sang đội giám sát - kiểm hóa. Doanh nghiệp đăng ký kiểm hóa hoặc giám sát vào sổ theo dõi và đợi lãnh đạo Chi cục phân công cán bộ kiểm tra.
Sau khi cán bộ hải quan trả lại bộ hồ sơ thì truy cập vào website của Hải quan Việt Nam lấy thông tin, kiểm tra số kiện, container, phương tiện chứa hàng của lô hàng đã đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan hay chưa và báo cho nhân viên bộ phận giao nhận có thể in tờ mã vạch và chuẩn bị hồ sơ đi lấy hàng ở cảng, sau đó vận chuyển hàng hóa đã được niêm phong về địa điểm kiểm tra để kiểm tra thực tế hàng hóa. Dựa kết quả đã phân cơng, khi đã lấy hàng tại cảng, doanh nghiệp liên lạc với cán bộ Hải quan để kiểm tra hoặc giám sát hàng hóa.
Hình 4.7: Màn hình hiển thị khi vào in bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng
(Nguồn: Tự chụp)
4.3.5 Nhận lịch nhận hàng từ khách hàng
Khi có nhu cầu lấy hàng hóa từ cảng, doanh nghiệp khách hàng gửi mail cho trưởng bộ phận XNK lịch nhận hàng để bộ phận sắp xếp làm thủ tục giao nhận hàng hóa nhập khẩu từ cảng về công ty khách hàng theo đúng thời gian thỏa thuận. Lịch nhận hàng thường được khách hàng gửi vào chiều hôm trước hoặc vào trước 9h sáng trong ngày để cơng ty có thể linh động sắp xếp nhân viên giao nhận và phương tiện vận tải phục vụ cho việc giao nhận hàng. Căn cứ vào lịch nhận hàng, trưởng bộ phận giao nhận sẽ đối chiếu thông tin trên tờ khai để sắp xếp phương tiện vận tải phù hợp là container hoặc xe tải.
4.3.6 Nhận lệnh giao hàng (Delivery Order- D/O)
Sau khi nhận thông báo hàng đến của hãng tàu từ khách hàng, nhân viên giao nhận sẽ mang giấy giới thiệu, giấy chứng minh nhân dâm, vận đơn đường biển bản chính hoặc bản “surrender” có đóng dấu của hãng tàu, cùng với thơng báo hàng đến đi đến đại lý được chỉ định để lấy D/O. Thông thường, các khách hàng của công ty Đông A chỉ sử dụng vận đơn “surrender” để tiết kiệm chi phí gửi vận đơn gốc và để thuận tiện hơn trong việc nhận hàng.
Nếu muốn đưa nguyên container về rút ruột tại kho riêng của mình thì khi đến nhận hàng nhận viên giao nhận sẽ 1àm giấy xin mượn container nộp cho đại diện hãng tàu tại cảng. Hãng tàu sẽ ghi ngày cấp hàng và phương thức nhận hàng nguyên container phía sau lệnh giao hàng