(Nguồn: Tự chụp)
4.3.5 Nhận lịch nhận hàng từ khách hàng
Khi có nhu cầu lấy hàng hóa từ cảng, doanh nghiệp khách hàng gửi mail cho trưởng bộ phận XNK lịch nhận hàng để bộ phận sắp xếp làm thủ tục giao nhận hàng hóa nhập khẩu từ cảng về công ty khách hàng theo đúng thời gian thỏa thuận. Lịch nhận hàng thường được khách hàng gửi vào chiều hôm trước hoặc vào trước 9h sáng trong ngày để cơng ty có thể linh động sắp xếp nhân viên giao nhận và phương tiện vận tải phục vụ cho việc giao nhận hàng. Căn cứ vào lịch nhận hàng, trưởng bộ phận giao nhận sẽ đối chiếu thông tin trên tờ khai để sắp xếp phương tiện vận tải phù hợp là container hoặc xe tải.
4.3.6 Nhận lệnh giao hàng (Delivery Order- D/O)
Sau khi nhận thông báo hàng đến của hãng tàu từ khách hàng, nhân viên giao nhận sẽ mang giấy giới thiệu, giấy chứng minh nhân dâm, vận đơn đường biển bản chính hoặc bản “surrender” có đóng dấu của hãng tàu, cùng với thơng báo hàng đến đi đến đại lý được chỉ định để lấy D/O. Thông thường, các khách hàng của công ty Đông A chỉ sử dụng vận đơn “surrender” để tiết kiệm chi phí gửi vận đơn gốc và để thuận tiện hơn trong việc nhận hàng.
Nếu muốn đưa nguyên container về rút ruột tại kho riêng của mình thì khi đến nhận hàng nhận viên giao nhận sẽ 1àm giấy xin mượn container nộp cho đại diện hãng tàu tại cảng. Hãng tàu sẽ ghi ngày cấp hàng và phương thức nhận hàng nguyên container phía sau lệnh giao hàng đồng thời đóng dấu xác nhận (thường đóng dấu hàng giao thẳng lên lệnh giao hàng). Nhân viên giao nhận mang lệnh giao hàng đến thương vụ cảng tại cảng Cát Lái làm thủ tục nhận hàng.
4.3.7 Sắp xếp phương tiện vận tải
Dựa vào thông tin từ lịch nhận hàng, trưởng bộ phận XNK sẽ điều động xe tải để chở hàng theo nguyên tắc là phải đảm bảo kết hợp được giữa hàng xuất và hàng nhập để giảm thiểu chi phí vận tải cho cơng ty, đồng thời đảm bảo việc lấy hàng và giao hàng đúngtiến độ. Đối với hàng nguyên container, nhân viên phụ trách sẽ điều động tài xế container và thông báo thời gian kéo hàng về (thông thường kéo vào ban đêm).
4.3.8 Làm th tục giao nhận hàng tại cảng
au khi đã lấy lệnh giao hàng từ đại lý hãng tàu, nhân viên giao nhận đến cảng để làm thủ tục nhận hàng.