CHƯƠNG 1 : NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TỐN TRÁCH NHIỆM
3.3.3. Hồn thiện cơng tác xây dựng dự tốn
Bất cứ doanh nghiệp nào cũng hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận, do đĩ các doanh nghiệp luơn đặt ra một định hướng phấn đấu là lợi nhuận năm sau phải cao hơn năm trước. Dự tốn lợi nhuận luơn được đặt ra xây dựng đầu tiên. Tuy nhiên, muốn đạt được mức lợi nhuận nào đĩ thì việc xây dựng dự tốn đều phải song song xây dựng kế hoạch về doanh thu và chi phí.
3.3.3.1. Xây dựng dự tốn doanh thu:
Xây dựng dự tốn khơng chỉ căn cứ vào tỷ lệ tăng trưởng của các năm trước hay mức độ hồn thành kế hoạch của năm trước hay năm nay mà bản chất của việc xây dựng dự tốn cần phải xem xét đến nguyên nhân đạt được tỷ lệ tăng trưởng đĩ, hay mức độ hồn thành kế hoạch đĩ. Khi xây dựng dự tốn cần thiết phải tính tốn đến những yếu tố thuận lợi, khĩ khăn của mơi trường bên ngồi như sự suy giảm kinh tế trong nước và quốc tế, lãi suất, giá cả các yếu tố đầu vào,… và lượng hĩa được một cách tương đối mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến các chỉ tiêu hình thành nên doanh thu, chi phí. Để thực hiện được việc này, cần phải thu thập đầy đủ thơng tin từ các bộ phận khác nhau trong tồn cơng ty và tiến hành phân tích trên một số phương diện:
- Thị phần của cơng ty, tăng trưởng thị trường theo khu vực, theo đối tượng khách hàng (sản lượng tiêu thụ của từng chủng loại sản phẩm, giá cả và phân tích sự biến động).
- Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng về sự đa dạng hĩa sản phẩm với việc cải tiến màu sắc, mẫu mã, chất lượng,…phù hợp với thị hiếu của từng loại khách hàng hay khơng? Đồng thời xem xét sự thoả mãn của khách hàng về sản phẩm, chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng, thái độ phục vụ và dịch vụ sau khi bán hàng.
- Nghiên cứu, phân tích sản phẩm của đối thủ cạnh tranh về: chất lượng, mẫu mã, chủng loại, giá cả… nhằm cải tiến sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh.
Trung tâm doanh thu là nơi chịu trách nhiệm lập báo cáo sơ kết, tổng kết về về kết quả nghiên cứu thị trường, thống kê, tổng hợp theo định kỳ (tháng/quý/năm), từ đĩ làm căn cứ cho việc lập dự tốn tiêu thụ
3.3.3.2. Xây dựng dự tốn chi phí:
Tại CADIVI, các chi phí về nguyên vật liệu chính, chi phí nhân cơng trực tiếp cơ bản đã được xây dựng định mức một cách khá hồn thiện. Để nâng cao tính cạnh tranh của sản phẩm địi hỏi CADIVI phải tăng cường kiểm sốt các loại chi phí ngồi định mức, chủ yếu là chi phí sản xuất chung, chi phí gián tiếp của bộ phận quản lý. Từ việc phân tích những tồn tại trong cơng tác xây dựng dự tốn chi phí theo cơ chế khốn chi phí theo tỷ lệ trên doanh thu, tác giả đề xuất những giải pháp cụ thể để cĩ thể xây dựng tỷ lệ khốn một cách cĩ căn cứ và kiểm sốt hiệu quả chi phí:
a) Phân loại các khoản chi phí phát sinh theo khả năng kiểm sốt và theo cách ứng xử với mức độ hoạt động.
Hiện tại cơng ty CADIVI phân loại chi phí theo hai nhĩm cơ bản đĩ là: Chi phí kiểm sốt được và chi phí khơng kiểm sốt được. Khi phân loại chi phí kiểm sốt được và chi phí khơng kiểm sốt được thì nhân viên kế tốn quản trị thường căn cứ vào khả năng tác động đến khoản chi phí đĩ thuộc nhà quản trị nào.Với cách phân loại này thì cĩ nhiều khoản chi phí khơng hồn tồn thuộc quyền kiểm sốt của bất kỳ một cá nhân nào cả. Do đĩ, khi phát sinh loại chi phí này nhân viên kế tốn quản trị thường gặp khĩ khăn trong việc phân loại.
Vì vậy, để hồn thiện hơn nữa việc phân loại chi phí cơng ty cần phân loại theo cách ứng xử của chi phí: định phí và biến phí. Trong phân loại chi phí với đặc thù là ngành sản xuất, đây là cách phân loại rất quan trọng trong kế tốn quản trị để phục vụ cho q trình phân tích, đánh giá sử dụng thơng tin phục vụ cho việc ra quyết định. Bên cạnh đĩ thơng tin được cung cấp theo cách phân loại chi phí này dùng để lập các dự tốn, lập kế hoạch và các báo cáo sản xuất,
cũng như báo cáo đánh giá kết quả quản lý.
Bảng:3.2: Bảng phân loại chi phí phát sinh theo cách ứng xử chi phí
Khoản mục chi phí Biến
phí
Định phí
Diễn giải
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
B Chi phí NVLTT sẽ biến đổi tỉ lệ thuận với tổng giá trị SP sản xuất ra.
Chi phí SCX (TK 627), chi phí quản lý gián tiếp (TK642) chi tiết cho các khoản mục chi phí phát sinh tại CADIVI như sau
Trang bị BHLĐ cho cơng nhân
B Cơng nhân thường xuyên biến động lớn tại XN.
Chi phí xăng, dầu, nhớt cho xe con, xe nâng, …
B Chi phí này phụ thuộc vào mức độ hoạt động của cơng ty.
Chí phí sửa chữa bảo quản MMTB sản xuất
B Đây là loại chi phí hay phát sinh vào mỗi đợt tăng ca, do nhu cầu cần phải sản xuất SP gấp nên cĩ lúc phải chạy hết cơng suất Chí phí bảo trì MMTB Đ Cơng tác bảo trì MMTB được thực hiện
theo định kỳ vào cuối tháng và tương đối ổn định.
Văn phịng phẩm, in ấn tài liệu
Đ Loại chi phí này khá ổn định hàng tháng. Chi phí cơng cụ, dụng cụ
cho quản lý (chi tiết mã TK cho đối tượng quản lý tại xí nghiệp), chi phí
Đ Chi phí này khơng phụ thuộc vào mức độ hoạt động của xí nghiệp/Cơng ty.
Chi phí điện phục vụ trực tiếp cho sản xuất, bộ phận quản lý
B chi phí điện của cơng ty phải chia ra làm hai phận rõ ràng: điện phục vụ cho các dây chuyền sản xuất (chiếm khoản 70% chi phí điện tồn cơng ty hàng tháng), đây là chi phí khả biến, biến đổi tỉ lệ thuận với mức độ hoạt động của các dây chuyền sản xuất. và bộ phận điện phục vụ cho khối văn phịng.
Bưu phí, điện thoại, Fax,…
B Khoản chi phí này tỷ lệ thuận theo mức hoạt động.
Tiếp khách, lễ tết B Khoản chi phí này tỷ lệ thuận theo mức hoạt động.
Cơng tác phí B Khoản chi phí này tỷ lệ thuận theo mức hoạt động.
Y tế, vệ sinh B Khoản chi phí này tỷ lệ thuận theo mức hoạt động.
Chi phí bảo vệ, an tồn lao động
B Khoản chi phí này tỷ lệ thuận theo mức hoạt động.
Chi phí huấn luyện, đào tạo
B Khoản chi phí này tỷ lệ thuận theo mức hoạt động.
Chi phí bốc xếp, vận chuyển
B Bao gồm các khoản chi phí vận chuyển hàng bán trong nước và xuất khẩu. Đây cĩ thể được xem như là một khoản biến phí vì nĩ phụ thuộc vào lượng hàng bán nhiều hay ít trong tháng.
Chi phí trả lương và các khoản chi phí chi tiết cho từng khoản mục thuộc nhĩm TK 641 – chi phí bán hàng phát sinh tại cơng ty CADIVI như sau:
Chi phí lương nhân viên Đ Hiện tại CADIVI áp dụng chế độ lương tháng cố định cho tất cả các nhân viên trong cơng ty, việc tăng lương chỉ được xét sau 3 năm theo hệ số.
Kinh phí cơng đồn Đ
Bảo hiểm xã hội Đ
Cơng cụ dụng cụ, bao bì đĩng gĩi (chi tiết mã TK cho đối tượng tại các bộ
B
Chi phí khấu hao TSCĐ
Đ Việc đầu tư mới máy mĩc thiết bị trong năm thường được thực hiện theo dự tốn ngân sách đã được duyệt từ đầu năm nên chi phí khấu hao TSCĐ khá ổn định và rất ít biến động.
Chi phí thuê nhà xưởng, cửa hàng.
Đ Đây là khoản chi phí cố định theo hợp đồng hàng năm.
Chi phí hoa hồng, khuyến mãi
B Đây là các khoản chi phí biến đổi tỉ lệ thuận với doanh số bán ra, do đĩ đây cũng là một khoản biến phí.
Chi phí quảng cáo, tiếp thị, bảo hành sản phẩm.
B Chi phí này được trích trước theo tỷ lệ phần trăm trên doanh số bán.
Chi phí bảo hiểm Đ Bao gồm các khoản chi phí bảo hiểm cháy nổ, trộm cắp của nhà xưởng, kho bãi, hàng hĩa tồn kho, máy mĩc thiết bị, xe cộ, vật dụng văn phịng,…được mua theo hợp đồng bảo hiểm hàng năm với mức phí cố định cho từng hợp đồng. Thuế và các khoản chi
phí khác.
B Phụ thuộc vào mức độ hoạt động. Ghi chú: B (biến phí), Đ (định phí).
b) Phân loại chi phí theo trung tâm chi phí:
Hiện tại, các khoản chi phí chung, chi phí gián tiếp tại cơng ty CADIVI được khốn định mức cho các bộ phận (xí nghiệp, chi nhánh, các phịng ban) theo tỷ lệ trên mức doanh thu tiêu thụ. Do đĩ, các bộ phận này thường cĩ xu hướng chi tiêu hết định mức được khốn, điều này sẽ đi ngược lại mục tiêu của cơng ty là tiết kiệm và cắt giảm chi phí. Do tỷ lệ khốn được ấn định trên doanh thu nên bộ phận nào doanh thu cao thì chi phí khốn sẽ cao, như vậy sẽ khĩ để đánh giá được hiệu quả quản lý.
Vì vậy, cần thiết phải phân loại chi phí theo các trung tâm (theo bộ phận) và phân loại theo chức năng của chi phí, đồng thời phải phân tích được các đặc điểm thuận lợi, khĩ khăn của từng bộ phận cĩ ảnh hưởng đến việc sử dụng các loại chi phí này để đưa ra được tỷ lệ khốn phù hợp và hiệu quả nhất. Điều này cĩ ý nghĩa nhằm giảm chi phí phân bổ gián tiếp, đặc biệt là theo dõi cắt giảm các khoản chi phí chưa định mức được đang phát sinh.
Với đề xuất trên, tác giả cho rằng việc phân loại chi phí cần phải được thực hiện thống nhất trong tồn cơng ty để cĩ cơ sở so sánh hiệu quả quản lý, sử dụng chi phí giữa các bộ phận với nhau, từ đĩ cơ chế khốn mới thực sự cơng bằng và hiệu quả. Muốn vậy, tồn cơng ty phải triển khai vận dụng một hệ thống tài khoản chi tiết đến cấp 3, cấp 4,… để cĩ thể theo dõi chi phí phát sinh tại từng địa điểm, từng đối tượng, từng nội dung chi phí.
3.3.4. Hồn thiện hệ thống báo cáo tại các trung tâm nhằm đánh giá trách nhiệm quản lý.
Các báo cáo được thiết lập tại các trung tâm trách nhiệm sẽ hình thành nên một hệ thống các báo cáo xuyên suốt phục vụ cho cơng tác quản trị từ cấp lãnh đạo thấp nhất đến cấp cao nhất trong tất cả các mặt hoạt động của cơng ty. Để hệ thống báo cáo thực sự trở thành cơng cụ quản lý, cung cấp thơng tin và đánh giá trách nhiệm ở từng bộ phận thì trước hết cần phải xác định được loại báo cáo nào, thuộc trung tâm trách nhiệm nào lập, mẫu biểu được lập ra sao, các thơng tin nào cần được đưa vào báo cáo, lập vào thời gian nào, báo cáo được gửi cho ai, … Việc thiết
lập một hệ thống báo cáo thống nhất sẽ cĩ ý nghĩa rất lớn trong cơng tác quản lý điều hành của các cấp trong cơng ty.
Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, tác giả chỉ cĩ thể đề xuất một số loại báo cáo chính để thiết lập nên một hệ thống cơ bản, từ đĩ cơng ty cĩ thể tùy theo đặc điểm hoạt động, chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong từng thời kỳ khác nhau để thiết lập các loại báo cáo chi tiết hơn cho phù hợp với yêu cầu quản lý.
Bảng 3.3- Hệ thống báo cáo tại các trung tâm trách nhiệm
Trung tâm
trách nhiệm Loại báo cáo Tên báo cáo Nội dung báo cáo
I. Trung tâm chi phí
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm CP Báo cáo tổng hợp chi phí của tồn cơng ty. Tổng mức CP theo kế hoạch, thực hiện, theo bộ phận I.1 Nhĩm các
trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất.
Báo cáo trách nhiệm của khối sản xuất
Báo cáo trách nhiệm của khối trung tâm chi phí định mức So sánh KH/TH, so sánh tỷ trọng các yếu tố chi phí/Tổng mức CP - Xí nghiệp Thành Mỹ - Xí nghiệp Long Biên - XN Tân Á Báo cáo trách nhiệm của xí nghiệp Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch chi phí sản xuất của xí nghiệp
Chi phí theo yếu tố, bộ phận, so sánh kế hoạch/định mức và thực hiện, nguyên nhân biến động,… (báo cáo tháng/quí/năm) - Các phân xưởng /tổ sản xuất
Báo cáo trách nhiệm của phân xưởng/tổ sản xuất
Báo cáo chi phí sản xuất của phân xưởng/tổ.
I.2 Nhĩm trung tâm chi phí thuộc khối kinh doanh
Báo cáo trách nhiệm của khối kinh doanh.
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí dự tốn của khối kinh doanh. So sánh KH/TH, so sánh tỷ trọng các yếu tố chi phí/Tổng mức CP - Chi nhánh Miền Bắc
Báo cáo trách nhiệm của chi nhánh
Báo cáo chi phí bán hàng của chi nhánh.
Chi phí theo yếu tố, bộ phận, so sánh kế
- Chi nhánh Miền Trung hoạch/định mức và thực hiện, nguyên nhân biến động,… (báo cáo tháng/quí/năm) - Phịng Thương Mại Sản Xuất
Báo cáo trách nhiệm của phịng Thương Mại Sản Xuất
Báo cáo tổng hợp chi phí bán hàng của tồn cơng ty
I.2 Nhĩm trung tâm chi phí thuộc khối QLDN
Báo cáo trách nhiệm của khối QLDN.
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí dự tốn của QLDN So sánh KH/TH, so sánh tỷ trọng các yếu tố chi phí/Tổng mức CP Bộ phận quản lý tài chính
Báo cáo trách nhiệm của ban quản lý tài chính
Báo cáo chi phí QLDN của bộ phận quản lý tài chính
Chi phí theo yếu tố, bộ phận, so sánh kế hoạch/định mức và thực hiện, nguyên nhân biến động,… (báo cáo tháng/quí/năm) - Phịng tài chính kế tốn
Báo cáo trách nhiệm của phịng kế tốn tài chính
Báo cáo chi phí QLDN của phịng TCKT
- Phịng Kỹ Thuật Cơ Điện
Báo cáo trách nhiệm của bộ phận quản lý kỹ thuật
Báo cáo chi phí QLDN của bộ phận quản lý kỹ thuật - Phịng Quản
Lý Chất Lượng
Báo cáo trách nhiệm của bộ phận quản lý chất lượng
Báo cáo chi phí QLDN của bộ phận quản lý chất lượng - Phịng Nhân
Sự Hành Chính
Báo cáo trách nhiệm của bộ phận quản lý nhân sự - hành chính
Báo cáo chi phí QLDN của bộ phận quản lý nhân sự - hành chính. - Phịng dự án Báo cáo trách nhiệm
của bộ phận quản lý dự án
Báo cáo chi phí QLDN của bộ phận quản lý dự án.
II. Trung tâm doanh thu Báo cáo trách nhiệm của TT doanh thu Báo cáo tổng hợp doanh thu tồn cơng ty So sánh KH/TH, so sánh tỷ trọng DT theo bộ phận/Tổng DT
vực tiêu thụ là 02 chi nhánh
của chi nhánh thực hiện kế hoạch doanh thu của chi
nhánh vị, bộ phận bán
hàng, theo chủng loại sản phẩm (chi tiết sản lượng, giá bán),..
So sánh KH/TH Báo cáo theo tháng/quí/ năm II.2- Khu vực
tiêu thụ tại 03 xí nghiệp
Báo cáo trách nhiệm của 03 xí nghiệp
Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu của 03 xí nghiệp
II.3- Phịng Thương Mại Sản Xuất (văn phịng Cty)
Báo cáo trách nhiệm của phịng TMSX
Báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu của tồn cơng ty
III. Trung tâm lợi nhuận
Báo cáo trách nhiệm của TT lợi nhuận
Báo cáo tình hình thực hiện lợi nhuận
So sánh KH/TH lợi nhuận, tỷ suất LN/DT theo bộ phận, nhĩm sản phẩm, …
Báo cáo theo tháng/quí/ năm
IV. Trung tâm đầu tư
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tư
Báo cáo kết quả kinh doanh của cơng ty
Các chỉ số ROI, RI, tỷ suất LN/DT,… Báo cáo theo tháng/quí/ năm Ngồi ra các trung tâm tùy theo chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình cần thiết phải lập các báo cáo chi tiết một cách phù hợp, phân tích kết cấu doanh thu, chi phí, lợi nhuận và nguyên nhân biến động của các yếu tố liên quan.