CHƯƠNG 1 : NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TỐN TRÁCH NHIỆM
3.3.4. Hồn thiện hệ thố ng báo cáo ại các trung tâm nh mđ ánh giá trách nhi m
3.3.4.2 Hồn thiện các báo cáo của trung lợi nhuận
hiện, mức độ và tỷ lệ hồn thành của doanh thu, chi phí, lợi nhuận thì trung tâm lợi nhuận cần phải thiết kế một hệ thống các báo cáo trong đĩ thể hiện được mối quan hệ giữa doanh thu – chi phí – lợi nhuận, đồng thời so sánh được các chỉ tiêu đĩ giữa các kỳ tháng/quí/năm hay so sánh được giữa các bộ phận với nhau. Trung tâm lợi nhuận cần cĩ trách nhiệm đánh giá tổng thể kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của từng bộ phận cũng như tồn cơng ty. Các báo cáo thiết lập cần phải đưa vào những chỉ tiêu cĩ thể so sánh được, từ đĩ mới xác định nguyên nhân và biện pháp khắc phục kịp thời.
Với quy mơ sản xuất tương đối lớn bao gồm rất nhiều loại sản phẩm khác nhau, và do việc triển khai thực hiện sản xuất các loại sản phẩm khơng tập trung tại một khu vực, mỗi nhà máy sản xuất hoạt động ở mỗi nơi riêng biệt do đĩ cơng ty cần xây dựng thêm báo cáo thành quả của trung tâm lợi nhuận đáp ứng được yêu cầu trích lọc được tất cả các thơng tin cần thiết, từ chi tiết sản phẩm đến tổng hợp nhĩm, kết cấu sản phẩm giống nhau theo dạng số dư đảm phí để phục vụ cho nhu cầu phân tích của kế tốn trách nhiệm. Cần tiến hành so sánh giữa lợi nhuận thực tế với lợi nhuận dự tốn, đồng thời kết hợp với kết quả phân tích của các trung tâm doanh thu, chi phí để từ đĩ cĩ thể đánh giá được chỉ tiêu lợi nhuận trong mối quan hệ với doanh thu và chi phí.
Các thơng tin cần được thể hiện trên báo cáo kết quả hoạt động của trung tâm lợi nhuận đĩ là:
- Doanh thu của mỗi loại sản phẩm so sánh giữa thực tế và dự tốn.
- Biến phí sản xuất và số dư đảm phí sản xuất của mỗi loại sản phẩm. Biến phí sản xuất là một phần trong giá vốn hàng bán, biến thiên theo tỷ lệ thuận với doanh thu. Các chỉ tiêu này cần thiết phải báo cáo để đánh gia trách nhiệm quản lý của giám đốc bộ phận một cách khách quan và đúng đắn.
- Biến phí bán hàng theo từng loại sản phẩm. Đây là những chi phí thuộc quyền kiểm sốt của trưởng phịng Thương Mại Sản Xuất, nĩ phụ thuộc vào chính sách bán hàng do cấp quản trị cơng ty quyết định.
- Định phí bộ phận kiểm sốt được: Các khoản định phí bộ phận kiểm sốt được sẽ bao gồm phần định phí cĩ trong giá vốn hàng bán đối với từng loại sản phẩm. Ngồi ra phần chi phí này cịn bao gồm các khoản định phí ở khâu kinh doanh do các giám đốc bán hàng quyết định và phân bổ đến cho từng loại sản phẩm do mình quản lý.
- Số dư bộ phận cĩ thể kiểm sốt: phản ánh thành quả quản lý của trưởng phịng kinh doanh. Chỉ tiêu này thể hiện khả năng đĩng gĩp của mỗi trung tâm đối với mục tiêu chung.
- Định phí khơng kiểm sốt được và chi phí chung của cơng ty.
Số liệu chi tiết của các chỉ tiêu doanh thu, chi phí nêu trên cĩ thể được trích lọc và tổng hợp từ hệ thống phần mềm kế tốn khi nĩ được hạch tốn trên một hệ thống tài khoản chi tiết theo từng bộ phận, khoản mục, đối tượng, từng nội dung cụ thể. Từ đĩ, kế tốn quản trị cĩ thể phân tích và đánh giá thành quả quản lý của mỗi bộ phận thơng qua hệ thống mẫu biểu báo cáo được thiết kế riêng theo từng mục tiêu quản lý.
Sau đây là một số mẫu biểu báo cáo mà tác giả đề xuất để cơng ty cĩ thể tham khảo vận dụng cho phù hợp với điều kiện thực tế:
Bảng số 3.5 :
Báo cáo kết quả kinh doanh của Xí nghiệp/ Chi nhánh/ Cơng ty (Dạng số dư đảm phí ) Quí I/ Năm X
STT Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cộng Quí I
1 Doanh thu thuần 2 Biến phí
- NVL trực tiếp - NC trực tiếp - CP năng lượng - Hoa hồng bán hàng - … (chi phí theo yếu tố)
3 Số dư đảm phí (3=1-2) 4 Định phí - KH TSCĐ sản xuất - KHTSCĐ Bán hàng - KHTSCĐ QLDN - Định phí QLDN 5 LN thuần (5=3-4)
Theo mẫu báo cáo này, mỗi xí nghiệp, mỗi chi nhánh và tồn cơng ty sẽ lập hàng quí và cho cả năm. Trong đĩ số liệu cho phép so sánh được kết quả hoạt động giữa các tháng/quí/năm. Chi phí được tập hợp theo từng nhĩm yếu tố, phân biệt được định phí, biến phí để thấy được yếu tố nào chiếm tỷ trọng lớn, yếu tố nào thường biến động để cĩ biện pháp quản lý một cách hiệu quả, kịp thời.
Cũng tương tự như mẫu báo cáo trên, ta cĩ thể lập một báo cáo khác để cĩ thể so sánh được giữa các bộ phận với nhau trong cơng ty như sau:
Bảng số 3.6 :
Báo cáo kết quả kinh doanh tồn Cơng ty (Dạng số dư đảm phí ) tháng/quí/ năm
STT Chỉ tiêu Xí nghiệp Chi nhánh
Văn phịng
Cty Cộng tồncơng ty 1 Doanh thu thuần
2 Biến phí
- NVL trực tiếp - NC trực tiếp - CP năng lượng - Hoa hồng bán hàng - … (chi phí theo yếu tố)
3 Số dư đảm phí (3=1-2) 4 Định phí - KH TSCĐ sản xuất - KHTSCĐ Bán hàng - KHTSCĐ QLDN - Định phí QLDN 5 LN thuần (5=3-4)
Ngồi ra, ở mỗi bộ phận, phịng ban cĩ thể thiết lập các báo cáo phân tích sự biến động của các yếu tố chi phí, biến động danh thu do sản lượng tiêu thụ, do giá bán, hay do các yếu tố khác tùy vào mục tiêu quản lý của mình. (Cĩ thể tham khảo
một số mẫu báo cáo tại Phụ lục số 6)