2.2.4.2.1 .Về vi ệc thi ập các trung tâm trách nhi ệm
61 3.2 Quan điểm hoàn thiện
3.2.3 Tổ chức vận dụng kế toán trách nhiệm tại IDICO phải phù hợp với yêu cầu hội nhập
cầu hội nhập kinh tế, hội nhập kế toán quốc tế và các nguyên tắc, chuẩn mực quốc tế về kế tốn.
Lịch sử hình thành cơng ty mẹ - cơng ty con ở nước ta cho thấy nhận thức về "công ty mẹ - cơng ty con" của ta có nhiều điểm khác biệt so với thế giới. Vì thế, để tham gia sân chơi toàn cầu đúng thông lệ quốc tế, việc vận dụng kế toán trách nhiệm tại IDICO cần được tổ chức phù hợp với cách hiểu chung nhất của quốc tế về mơ hình cơng ty mẹ - công ty con cũng như tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực của kế toán quốc tế.
3.2.4. Tổ chức vận dụng kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty phải đảm bảo tính hiệu quả về mặt kinh tế của hoạt động kế toán
Khi vận dụng hệ thống kế toán trách nhiệm, nguyên tắc cần tuân thủ là cân nhắc giữa chi phí và các nguồn lực khác so với lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp.
Một hệ thống kế tốn trách nhiệm ngồi việc thỏa mãn các yêu cầu về định hướng phát triển vĩ mơ và vi mơ, chính sách pháp luật nhà nước, về sự phù hợp với tiến trình tồn cầu hóa, sự phù hợp với đặc điểm sản xuất – kinh doanh và năng lực và trình độ quản lý của doanh nghiệp cịn phải mang lại tính hiệu quả cao về mặt kinh tế cho hoạt động kế toán tại doanh nghiệp. Việc xây dựng các trung tâm trách nhiệm vừa phải đáp ứng nhu cầu thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, vừa phải khơng tốn kém chi phí quá mức cần thiết.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, một hệ thống kế toán trách nhiệm gọn nhẹ đến mức giản đơn trong khi cơ cấu tổ chức, quy trình sản xuất kinh doanh phức tạp, yêu cầu quản trị cao sẽ không giúp nhà quản trị đánh giá chính xác kết quả và hiệu quả của các bộ phận. Ngược lại, một hệ thống kế toán trách nhiệm quá phức tạp trong một doanh nghiệp có cấu trúc và đặc điểm kinh doanh đơn giản chắc chắn sẽ gây lãng phí và khơng hiệu quả.
67
3.3Giải pháp hồn thiện cơng tác tổ chức kế toán trách nhiệm tại IDICO
Tổ chức kế toán quản trị tại doanh nghiệp gắn liền với việc thiết lập các trung tâm trách nhiệm, vốn là một bộ phận của tổ chức, nơi các nhà quản trị bộ phận chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của bộ phận mình.
Dựa vào đặc điểm và tình hình hoạt động của các tổng công ty xây dựng hiện nay kết hợp với các điều kiện về tổ chức kế tốn trách nhiệm, việc hồn thiện cơng tác tổ chức kế toán trách nhiệm tại IDICO bao gồm:
3.3.1Phân quyền và trách nhiệm báo cáo, cung cấp thông tin quản trị
Phân quyền tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao trong quản lý sản xuất kinh doanh. Sự phân quyền có thể nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí thơng qua: (1) phân bổ nguồn lực tốt hơn; và (2) tạo ra sự cạnh tranh giữa các bộ phận. Từ đó các bộ phận buộc phải nâng cao hiệu quả hoạt động của mình. Đồng thời, phân quyền sẽ khiến cho việc phân bổ các nguồn lực được tốt hơn vì các nhà quản trị có đầy đủ thơng tin hơn để ra quyết định và thực thi chiến lược, từ đó hiệu quả tài chính cũng được cải thiện.
Trong hệ thống kế toán trách nhiệm, các nhà quản trị cấp thấp hơn có trách nhiệm báo cáo cho các nhà quản trị cấp cao hơn. Cần lưu ý là các thơng tin báo cáo có thể trùng lắp, vì thế những thơng tin này cần được giản lược. Trên thực tế, các loại chi phí khơng kiểm sốt được thường thuộc về trách nhiệm báo cáo của cấp quản lý cao trong doanh nghiệp. Đối với các loại chi phí có thể kiểm sốt được, nhà quản trị có trách nhiệm liệt kê đầy đủ, đúng thực tế phát sinh của từng loại chi phí và có so sánh với dự tốn được lập trước đó. Chính sự so sánh này là thước đo đánh giá trách nhiệm của các nhà quản lý ở từng bộ phận, đơn vị, bên cạnh việc giúp các nhà quản trị có cái nhìn bao qt hơn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cần lưu ý các khoản chi phí chung khơng liên quan đến các bộ phận thì khơng phân bổ vào các bộ phận đó.
Một nội dung khác không kém phần quan trọng là việc xác định người lập báo cáo, báo cáo được chuyển đến nhà quản trị nào, cấp quản trị nào và kỳ lập, gởi báo cáo. Trong một trung tâm trách nhiệm, người lập báo cáo là nhà quản trị cấp cơ sở
68
(đội, nhóm, cá nhân), người nhận báo cáo là nhà quản trị cấp cao trực tiếp liền kề hoặc tùy theo phân cấp quản lý tại trung tâm đó. Kỳ báo cáo có thể tương ứng với chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hoặc theo ngày, tuần, tháng, quý, năm tùy yêu cầu sử dụng thông tin của các cấp quản trị. Chẳng hạn, báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp được lập hàng tháng; báo cáo hiệu quả sử dụng vốn đầu tư được lập hàng q/ năm; các báo cáo phân tích tài chính có thể được lập hàng ngày hoặc theo yêu cầu của từng vụ việc hay đột xuất phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp và hoạt động đầu tư của các nhà quản trị thuộc trung tâm đầu tư hay cấp quản lý cao nhất của doanh nghiệp.
3.3.2Xác lập quy trình xây dựng hệ thống báo cáo trách nhiệm
Việc xây dựng hệ thống báo cáo trách nhiệm cần được tiến hành theo 3 bước
sau đây:
Sơ đồ quy trình xây dựng hệ thống báo cáo trách nhiệm tại IDICO Bước 1: Xác định hệ thống báo cáo trách nhiệm
Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình xây dựng hệ thống báo cáo trách nhiệm tại các doanh nghiệp. Căn cứ cơ cấu tổ chức quản lý và sự phân cấp quản lý với chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, IDICO đã tiến hành xây dựng các trung tâm trách nhiệm tương ứng. Cụ thể, IDICO lấy cơ sở cơ chế tổ chức và phân cấp
69
quản lý để xây dựng các trung tâm trách nhiệm và thiết lập hệ thống danh mục các báo cáo trách nhiệm.
Bước 2: Xác định kỹ thuật lập báo cáo trách nhiệm
Các báo cáo trách nhiệm cần có biểu mẫu thống nhất trong doanh nghiệp và tương ứng với từng trung tâm trách nhiệm. Một báo cáo trách nhiệm cần lập theo trình tự sau:
+ Xác định các chỉ tiêu đo lường thành quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm.
+ Xây dựng dự toán cho các trung tâm trách nhiệm.
+ Tổ chức hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán phù hợp. + Thiết kế báo cáo trách nhiệm.
Bước 3: Xử lý thông tin và lập báo cáo trách nhiệm
Thông tin sau khi được thu thập qua các biểu mẫu cần phải được xử lý và cung cấp cho các nhà quản trị ở từng cấp quản lý tương ứng. Việc xử lý thơng tin có thể được tiến hành qua các phần mềm máy tính hoặc kết hợp với việc phân tích thủ cơng, tùy theo trình độ áp dụng cơng nghệ và hiểu biết về công nghệ thông tin của từng nhà quản trị. Việc lập các báo cáo trách nhiệm cần nắm rõ các nội dung sau:
+ Mục đích báo cáo: dựa vào mục tiêu chung mà xác định mục đích cụ thể cho từng báo cáo riêng.
+ Biểu mẫu báo cáo: Mọi báo cáo cần được trình bày trên các biểu mẫu thống nhất đã được lập.
+ Cơ sở dữ liệu phục vụ việc lập báo cáo: từ các chứng từ gốc và các chứng từ kế toán.
+ Nhân sự liên quan: người lập báo cáo, người nhận báo cáo.
+ Thời gian báo cáo: cần xác định rõ kỳ báo cáo ngày, tuần, tháng, quý, năm để các báo cáo được lập đúng hạn, kịp thời.
IDICO đã xây dựng trình tự báo cáo trách nhiệm cùng hệ thống các biểu mẫu và thời hạn báo cáo tại từng bộ phận, phòng ban theo sơ đồ sau:
TRÌNH TỰ BÁO CÁO KẾ TỐN TRÁCH NHIỆM TẠI IDICO
3.3.3Tổ chức, xây dựng các trung tâm trách nhiệm
Dựa trên sự phân cấp quản lý theo cơ cấu tổ chức hiện nay tại các tổng cơng ty xây dựng, có thể tổ chức thành các trung tâm trách nhiệm, bao gồm: trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư đồng thời với việc xây dựng mơ hình, xác định nhân sự, mục tiêu và nhiệm vụ của từng trung tâm.
Mơ hình các trung tâm trách nhiệm được tổ chức như sau:
- Cấp thứ nhất: gồm Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc, là cấp cao nhất xét trên phạm vi tổng công ty, chịu trách nhiệm toàn diện về mọi mặt hoạt động của tổng công ty. Đây là trung tâm đầu tư.
- Cấp thứ hai: là các công ty xây dựng thành viên do các giám đốc công ty thành viên chịu trách nhiệm về hoạt động của các công ty này. Đây được xem là trung tâm lợi nhuận. Tuy nhiên, các cơng ty này cịn được xem như là một trung tâm đầu tư xét trên phương diện độc lập, tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Cấp thứ ba: Bao gồm các bộ phận văn phòng quản lý và các đội thi công. Các trưởng bộ phận và đội trưởng đội thi công chịu trách nhiệm ở các bộ phận mình quản lý. Đây được xem là các trung tâm chi phí.
3.3.3.1Xác định mục tiêu, nhiệm vụ của các trung tâm trách nhiệm:
3.3.3.1.1 Trung tâm chi phí: bao gồm các đội thi công hay các bộ phận văn phòng quản lý.
-Mục tiêu: Tăng cường tính tự chịu trách nhiệm về chi phí. Kiểm sốt được tồn
bộ những chi phí phát sinh tại đội thi công, tại bộ phận văn phòng quản lý. Đội trưởng đội thi cơng hay trưởng các phịng ban là người trực tiếp kiểm sốt chi phí và là người chịu trách nhiệm về những chi phí phát sinh tại trung tâm. Đảm bảo lợi ích mang lại lớn hơn các chi phí phát sinh và những nổ lực cho việc kiểm soát chi phí.
- Nhiệm vụ: Lập và thực hiện thi cơng theo dự tốn cơng trình nhận khốn,
quản lý chất lượng (đảm bảo thi công đúng chất lượng, đúng tiến độ); theo dõi và quản lý vật tư, nhân công của đội (cả trong và ngoài biên chế) và nhân viên văn phịng cơng ty; tiết kiệm chi phí, lập hồ sơ hồn công.
3.3.3.1.2.Trung tâm lợi nhuận: gồm các công ty xây lắp.
- Mục tiêu: Đảm bảo tỷ lệ tăng lợi nhuận trên doanh thu, đảm bảo tốc độ tăng
của doanh thu nhanh hơn tốc độ tăng của vốn nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng lợi nhuận.
- Nhiệm vụ: Tổng hợp đầy đủ, chính xác doanh thu, chi phí, xác định kết quả
kinh doanh; theo dõi và quản lý tình hình sử dụng tài sản, bảo tồn và phát triển vốn được đầu tư.
3.3.3.1.3.Trung tâm đầu tư: Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Tổng công tyxây dựng. xây dựng.
- Mục tiêu: Đảm bảo việc đầu tư vào các lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh
của Tổng cơng ty có hiệu quả. Tỷ lệ hồn vốn đầu tư cao, lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu cao.
- Nhiệm vụ: Đánh giá hiệu quả đầu tư của từng lĩnh vực hoạt động; thực hiện
các biện pháp cải thiện tỷ lệ hoàn vốn đầu tư; đánh giá thành quả của các đơn vị trong việc hướng đến mục tiêu chung.
3.3.3.2Xây dựng hệ thống báo cáo trách nhiệm theo các trung tâm, bao gồm:
Các báo cáo dự toán được xây dựng dựa theo các trung tâm trách nhiệm. Báo cáo dự tốn của các trung tâm trách nhiệm hình thành nên một hệ thống các báo cáo xuyên suốt phục vụ cho công tác quản trị từ cấp lãnh đạo thấp nhất đến cấp cao nhất. 3.3.3.2.1.1Xây dựng Báo cáo dự tốn của trung tâm chi phí (Phụ lục 24)
Các dự tốn về chi phí xây dựng được lập theo hướng dẫn của Thơng tư 05/2007/TT-BXD ngµy 25/07/2007 (thay thế Thông tư số 04/2005/TT-BXD ngày 01/04/2005) với một hệ thống định mức về lượng và đơn giá dự toán. Thực tế hiện nay, hầu hết các cơng ty xây lắp tổ chức giao khốn cơng trình lại cho các đội thi cơng sau khi thắng thầu. Để kiểm sốt được chi phí, nhà quản lý khơng chỉ dừng lại ở việc lập dự tốn chi phí tn thủ theo thơng tư số 05/2007/TT-BXD mà cịn phải phân loại chi phí theo cách ứng xử với mức độ hoạt động.
Do đặc thù các công ty xây lắp hiện nay, cụ thể là:
* Giao khốn cho các đội thi cơng với khối lượng và đơn giá giao khoán theo định mức thiết kế.
* Các đội thi công thường thuê nhân công và máy thi cơng khi nhận được cơng trình.
* Chi phí chung được tính cố định trên chi phí nhân cơng theo đúng quy định về xây dựng cơ bản.
Vì vậy, giá thành sản phẩm xây lắp (cơng trình, hạng mục cơng trình ..) chủ yếu là biến phí. Dựa vào định mức giao khốn các cơng trình, đội trưởng đội thi
công chịu trách nhiệm lập báo cáo dự tốn trung tâm chi phí. Báo cáo dự tốn của trung tâm chi phí được lập trên cơ sở tổng hợp tất cả các cơng trình mà đội đảm nhận thi cơng. Báo cáo dự toán cần được lập chi tiết theo các hao phí tạo nên đơn giá từng hạng mục cơng trình (vì khối lượng giao khốn từng hạng mục thường không thay đổi nhiều so với thiết kế). Đây chính là cơ sở để các tổ thi cơng hạng mục cơng trình tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát tổ viên, vật tư xuất dùng trong q trình thi cơng. Cần phải khẳng định rõ là trách nhiệm của từng cá nhân gắn chặt với công việc và nhiệm vụ được giao. Đội trưởng đội thi cơng chịu hồn tồn trách nhiệm về các chi phí theo dự tốn giao khốn và cả các chi phí phát sinh ngồi dự tốn.
3.3.1.2.1.2 Xây dựng báo cáo dự toán trung tâm lợi nhuận (Phụ lục 25)
Báo cáo dự toán của trung tâm lợi nhuận được thiết kế theo từng cơng trình, hạng mục cơng trình. Chịu trách nhiệm chính về các báo cáo này là giám đốc các cơng ty xây lắp. Căn cứ vào các cơng trình trúng thầu, khối lượng dự kiến các cơng trình, hạng mục cơng trình mà các đội thi cơng, xí nghiệp trong cơng ty đảm nhận, các công ty xây lắp lập báo cáo dự toán lợi nhuận để làm cơ sở đánh giá việc thực hiện, kết quả kinh doanh qua việc tổng hợp đầy đủ doanh thu, chi phí. Do tính chất “giao khốn” nên bên cạnh việc quản lý tài chính, cơng ty cịn phải kiểm sốt các đội thi cơng, các xí nghiệp về chất lượng cơng trình và tiến độ thực hiện. Kiểm sốt chất lượng cơng trình là việc kiểm sốt các đội thi công tuân thủ đúng thiết kế trong quá trình thi cơng; kiểm sốt tiến độ thực hiện là kiểm soát việc tuân thủ tiến độ theo kế hoạch.
3.3.3.2.1.3 Xây dựng Báo cáo dự toán trung tâm đầu tư (Phụ lục 26)
Báo cáo dự toán trung tâm đầu tư được lập tại cấp cao nhất của Tổng công ty. Báo cáo dự toán được lập làm cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động của các công ty thành viên và hiệu quả của từng lĩnh vực hoạt động mà Tổng công ty đã đầu tư.
Để có thể so sánh và đánh giá hiệu quả của việc đầu tư vào các công ty thành viên một cách chính xác, bên cạnh dự tốn của trung tâm đầu tư, Tổng công ty cần lập thêm bảng dự tốn kết quả đầu tư của Tổng cơng ty vào từng cơng ty thành viên.
Mẫu bảng dự tốn được thiết kế như sau (Phụ lục 27).
3.3.3.2.2 Xây dựng các báo cáo thực hiện và các báo cáo đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm
3.3.3.2.2.1. Báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chiphí phí
Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của trung tâm chi phí là chênh lệch giữa các khoản mục chi phí thực tế so với chi phí dự tốn đã được lập theo định mức thiết kế. Định