Đối với những đối tác lâu năm, việc đàm phán và ký kết hợp đồng diễn ra bằng thư từ nên công việc này đơn giản và nhanh hơn. Việc đàm phán và ký kết kéo dài khoảng 2 ngày và được tiến hành qua các bước như sau:
• Phía đối tác cung cấp nguyên liệu sẽ Fax bảng báo giá cho phía công ty vào khoảng ngày 15 đến ngày 20 hàng tháng. Bảng báo giá gồm các phần như sau:
o Người nhận và người gữi.
o Bảng giá chi tiết từng mặt hàng kèm theo điều kiện giao hàng là CFR HCM.
o Những điều lưu ý: giá trên không bao gồm phí dịch vụ bến bãi ở cảng (THC), thời hạn thanh toán L/C là 30 ngày sau ngày B/L và một số ghi chú khác về giá và về bảng báo giá.
Mẫu 2: (Phần Phụ lục) Bảng báo giá của Công ty SIAM KRAFT INDUSTRY CO., LTD.
• Hoặc phía công ty sẽ viết thư hỏi hàng. Nội dung sẽ thông báo cho bên đối tác biết công ty đang cần loại hàng gì, yêu cầu mẫu, đồng thời báo giá, chất lượng hàng hóa, số lượng có khả năng cung cấp, thanh toán và các điều kiện khác. Phần kết thúc thư mong chủ hàng phúc đáp và đáp ứng nhu cầu của mình.
• Sau khi nhận được bảng báo giá hay hồi âm của đối tác, tổ đàm phán sẽ tiến hành bàn bạc và tiến hành đàm phán. Nếu giá cao, công ty sẽ viết thư trả giá. Nếu giá cả được chấp nhận thì công ty sẽ viết đơn đặt hàng cho phía đối tác nước ngoài.
• Nếu đạt được sự thỏa thuận, phía đối tác sẽ viết thư xác nhận đơn đặt hàng và tiến hành soạn thảo hợp đồng.
Phía đối tác sẽ soạn thảo hợp đồng và tiến hành ký kết thông qua bản Fax.
Công ty bên bán ở Thái Lan sẽ soạn thảo hợp đồng và ký, sau đó hợp đồng được Fax cho công ty bên mua ở Việt Nam, nếu đồng ý các điều khoản trên hợp đồng thì công ty sẽ ký, sau đó Fax bản hợp đồng này lại cho bên bán ở Thái Lan.
Về hình thức, hợp đồng này cũng có bố cục như sau:
Mẫu 3: (Phần Phụ lục) Hợp đồng số 2016
Phần mở đầu: tiêu đề hợp đồng, số và ký hiệu hợp đồng, thời gian ký kết hợp đồng.
Phần thông tin về chủ thể hợp đồng: tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, số fax, số tài khoản ngân hàng, người đại diện ký kết hợp đồng.
Phần nội dung của văn bản hợp đồng được chia ra 4 cụm điều khoản:
+ Cụm 1: Gồm các điều khoảng về Commodity – Quantity – Price (Kèm theo điều kiện giao hàng) – Payment – Packing – Quality.
+ Cụm 2: Quy định về điều khoảng Shipment : địa điểm hàng hóa đi và đến, thời gian giao hàng và ký hiệu trên hàng hóa.
+ Cụm 3: Các tài liệu và chứng từ kèm theo hàng hóa.
+ Cụm 4: Các quy định chung về hình thức thanh toán, thời gian... Hai bên thực hiện hợp đồng theo Incoterms 2000.
Công ty thanh toán hợp đồng chủ yếu qua hình thức tín dụng chứng từ. Phần ký kết hợp đồng.