phòng
Hiện nay vấn đề Công nghệ thông tin tại Thanh tra thành phố Hà Nội rất yếu kém. Những ứng dụng của nó cha đợc phát huy hết khả năng phục vụ cho hoạt động của cơ quan. Để triển khai những ứng dụng này vào thực tiễn, góp phần nâng cao chất lợng hoạt động của cơ quan thì đòi hỏi phải xác định đợc một phơng h- ớng cụ thể với những đầu t thích đáng.
Trớc hết ta nói về hệ thống điện thoại trong cơ quan. Toàn cơ quan sử dụng 30 máy điện thoại nhng số tiền chi cho thông tin liên lạc hàng năm của cơ quan là 50.000.000đồng. Điều này cho thấy là việc sử dụng điện thoại trong cơ quan là rất lớn do vậy cơ quan có thể xây dựng tổng đài riêng cho mình nó sẽ giúp cho công việc quản lý, hoạt động đợc thuận lợi hơn và chi phí sẽ đợc hạn chế.
Hoạt động của Thanh tra thành phố Hà Nội là hoạt động quản lý với một nhu cầu về thông tin rất lớn. Khi tham gia vào các mạng thông tin chúng ta sẽ có điều kiện khai thác đợc những nguồn thông tin quý giá , hoạt động quản lý sẽ trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn nhiều. Chỉ với máy tính cá bộ phận nghiệp vụ sẽ nắm rõ đ- ợc những thông tin cần thiết để các đơn vị thuộc quyền quản lý mà không cần thiết phải xuống tận cơ sở. Điều này cũng có thể là tiết kiệm những khoản chi phí phục vụ cho nhiều ngời trong chuyến đi.
Hệ thống thông tin này đã tạo dựng một môi trờng trao đổi thông tin giữa văn phòng cơ quan với văn phòng các đơn vị khác cùng cá bộ phận ngoài văn phòng. Thông qua CNTT nói sẽ trợ giúp và quản lý các công việc thờng ngày của văn phòng nh : Quản lý hệ thống thông tin văn bản ( văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, văn bản mật..); theo dõi việc xử lý các văn bản đó và thực hiện các công tác nghiệp vụ của văn phòng và của cơ quan; lu trữ và cung cấp thông tin phục vụ cho các hoạt động quản lý, điều hành, lãnh đạo và các nghiệp vụ chuyên môn. Tất cả các hoạt động trở nên dễ dàng với một hiệu quả cao.
Khi nối mạng với nhau chúng ta sẽ hình thành một máy chủ SERVER. Chiếc máy này là cơ quan đầu não của hệ thống máy tính có trong cơ quan, trong đó ta có thể cài đặt cơ sở thông tin về mọi lĩnh vực. Cán bộ nhân viên khi làm việc có thể khai thác các thông tin trong máy chủ từ các máy con trong nội bộ cơ quan. Hoạt động quản lý của cơ quan luôn phải dựa vào luật pháp cùng các chủ trơng, chính sách. Trong công việc các cán bộ thanh tra luôn cần đến các văn bản luật này để làm cơ sở cho hoạt động của mình. Khi hình thành máy chủ chúng ta nên l- u trữ trong đó các hồ sơ nguyên tắc để tạo thuận lợi cho nhu cầu sử dụng chúng.
Máy chủ SERVER là nơi lu giữ tổng hợp mọi loại thông tin từ các máy con và nó u điểm lớn trong việc bảo vệ thông tin.
Các máy tính hiện nay đang đợc sử dụng trong cơ quan đều là thế hệ máy tính cũ và đang trở nên lạc hậu ; ta cần phải cải tiến hệ thống phần mềm bởi tin học là một ngành công nghiệp luôn đổi mới vì thế nó sẽ dễ trở thành lạc hậu nếu chúng ta không tự trang bị cho mình những cái mới chẳng hạn nh chơng trình phần mềm WINDOWS 2000 của hãng Microsoft đợc coi là tiên tiến nhất. Cơ quan cũng cần có chơng trình diệt virus để bảo vệ các thông tin dữ liệu do vậy hiệu quả hơn rất nhiều và với đội ngũ cán bộ đợc đào tạo về tin học.
Hiểu rõ đợc vai trò và khả năng ứng dụng của CNTT trong công tác quản lý Nhà nớc, nhận thức đợc sự cần thiết của nó trong công cuộc đổi mới để có những đầu t thích ứng sẽ là điều kiện để nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, của văn phòng.