V. Các hoạt động trong văn phòng Thanh tra thành phố
V.1. Công tác văn th-lu trữ:
Công tác văn th là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ, là một bộ phận của quá trình xử lý thông tin. Công tác này nhằm đáp ứng các yêu cầu.
Nhanh chóng: để giải quyết công việc đợc liên tục, dây chuyền và đúng thời hạn quy định (theo chế độ làm việc).
Chính xác: tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự thảo văn bản (do bộ phận nghiên cứu tổng hợp hoặc th ký thực hiện) ký duyệt văn bản (việc của thủ trởng đơn vị ), vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đều hỏi phải thực hiện đúng quy trình, đúng nguyên tắc, đúng đối tợng.
Bí mật: việc tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản công văn giấy tờ phải tuân theo qui định của Nhà nớc, của cơ quan, theo nghuyên tắc chỉ những ngời có
trách nhiệm, có liên quan mới đợc biết về nội dung , không đợc tiết lộ thông tin với ngời không có trách nhiệm.
Công tác lu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lu trữ.
Trong hoạt động của cơ quan không thể quan niệm công tác lu trữ chỉ giới hạn trong việc bảo quản tài liệu hay chủ yếu là bảo quản tài liệu mà ta phải thấy rằng mục tiêu quan trọng đối với hoạt động quản lý thanh tra, giám sát của cơ quan góp phần thúc đẩy vào sự phát triển của Thanh tra thành phố Hà Nội.
Thanh tra thành phố Hà Nội là cơ quan hành chính nhà nớc nên thờng ban hành các văn bản nh:
+Quyết định
+ Công văn, tờ trình, báo cáo, chơng trình +Thông báo
+Kết luận các cuộc thanh tra
+Giấy giới thiệu, giấy đi đờng và các giấy tờ hành chính khác.
Mặc dù văn bản đến và đi với nội dung lớn nhng đã đợc văn phòng tập trung chỉ đạo xử lý kịp thời đảm bảo cho việc điều hành của các cấp lãnh đạo. Các quy trình tiếp nhận văn bản đến, đi luôn đợc thực hiện một cách đầy đủ và nghiêm túc.
-Đối với công tác tổ chức giải quyết văn bản đến.
Quy trình tổ chức quản lý văn bản đến của Văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội cũng nh tất cả các cơ quan khác bởi nó thuộc nguyên tắc.
- Nhận văn bản đến
- Phân loại, bóc bì và đóng dấu đến - Đăng ký văn bản đến
- Trình văn bản đến
- Chuyển giao văn bản đến
(1)
(2) (3)
Văn bản đến
(6) (4) (5)
Khi văn bản đến chuyển qua văn th, ngời làm công tác văn th phải kiểm tra văn bản gửi có đúng địa chỉ không, nếu không đúng thì gửi lại, nếu đúng địa chỉ thì tiến hành phân loại văn bản, đóng dấu văn bản đến, vào sổ theo dõi văn bản đến, sau đó trình thủ trởng có ý kiến giải quyết. Sau khi có ý kiến của thủ trởng, văn th chuyển văn bản đến các phòng ban theo ý kiến của thủ trởng và lấy chữ ký của ngời nhận văn bản vào sổ theo dõi văn bản đến.
Mẫu dấu văn bản đến của Thanh tra thành phố Hà Nội.
Văn bản đến Số:……
Ngày ./ ../ .… … …
Bảng 1 : mẫu số công văn đến
STT Ngày đến Nơi gửi công văn Số và ký hiệu công văn Ngày kí công văn Trích yếu nội dung công văn Nơi nhận hay ngời nhận Kí nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
- Đối với công tác tổ chức giải quyết văn bản đi
(1) (5) (4) (2)
(3) Phòng ban soạn
thảo nội dung nội dung, ký VBLẫnh đạo duyệt thể thức , nội dungChánh VP (xem
(6)
Trớc khi gửi văn bản đi ngời văn th phải kiểm tra các yếu tố sau: - Ngày, tháng, năm của văn bản
- Địa chỉ bên trong và bên ngoài có khớp nhau không
- Đóng dấu văn bản, chữ ký: đóng dấu phải đúng quy cách, hợp lệ không chồng chéo, đóng đáu khi đã có chữ ký, tên, chức vụ
- Vào sổ theo dõi văn bản: ghi số văn bản, ngày, tháng, năm phát hành, trích yếu văn bản theo mẫu quy định…
- Văn bản gửi đi lu tại cơ quan hai bản: 01 bản do văn th lu, 01 do đơn vị thảo ra văn bản lu.
- Khi gửi văn bản phải kiểm tra lại số tờ, số trang, tránh nhầm lẫn thừa, thiếu; đóng đấy đủ các dấu chỉ mức độ mật, tối mật, tuyệt mật lên văn bản theo qui định của lãnh đạo.
Bảng 2: mẫu sổ công văn đi Ngày thán g của công văn Số và ký hiệu Tên loại và trích yếu nội dung Ngời kí Nơi nhận Đơn vị hoặc ngời nhận bản lu Số l- ợng bản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
- Đối với việc quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu.
+Không mang con dấu ra khỏi cơ quan. Khi đi vắng phải bàn giao cho ngời đợc thủ trởng cơ quan chỉ định.
+Phải bảo quản cận thận con dấu, khi mất phải báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
+Phải giữ gìn con dấu không bị dơ bẩn, không dùng vật cứng, nhọn để cậy bụi bẩn bấm trên con dấu.
+Chỉ đóng dấu vào những văn bản đúng thể thức và có chữ ký của cấp có thẩm quyền.
+Khi sử dụng con dấu xong phải treo dấu lên giá, trớc khi về phải cất kỹ con dấu vào nơi an toàn.
Về công tác xây dựng và soạn thảo văn bản đợc quy định tại điều 8 của Quy chế làm việc. Mỗi một phòng trong cơ quan sẽ hoạt động trong một lĩnh vực cụ thể. Chánh Thanh tra giao cho trởng phòng ( hoặc trởng đoàn thanh tra) đảm nhận công việc nào thì sẽ soạn thảo văn bản, tài liệu về công việc đó.Hoặc nhân viên trong phòng đó sẽ soan thảo văn bản và trởng phòng phải kiểm duyệt lại, kí tắt vào đó trớc khi đem đi đánh máy và nhân bản. Hiện nay cơ quan đang có bộ phận đánh máy chuyên trách thuộc văn phòng cơ quan. Bộ phận này có hai quyển sổ để ghi quản lý văn bản tài liệu là “Sổ đánh máy” và “Số photocopy”. Ngời đa tài liệu
đến để đánh máy hay nhân bản đếu phải ký nhận vào đó. Việc này không chỉ tránh tình trạng mất mát tài liệu mà còn nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi ngời.
Tại Thanh tra thành phố Hà Nội phòng lu trữ đợc bố trí cuối hành lang tầng 2 và khá xa cầu thang đây là một điểm cha hợp lý và nó sẽ gây khó khăn trong tình huống khi có hoả hoạn. Phòng lu trữ đợc trang bị các giá sắt. Các hố sơ tài liệu đợc tập trung trong các cặp ba dây, đựng trong hộp các tông đã đợc phun thuốc chống mối mọt.
Tài liệu lu trữ tại phòng lu trữ của cơ quan đợc sắp xếp theo nội dung công việc của từng phòng ban trong cơ quan. Hồ sơ của phòng nào sẽ đợc tập hợp lại vào các hộp, xếp cùng 1 khu và đợc đánh số thứ tự từ 01. Ngoài số thứ tự trên hộp còn dán nhãn đề rõ tên phòng, số đơn vị bảo quản, thời hạn tạm thời, lâu dài hay vĩnh viễn tuỳ thuộc mức độ quan trọng của tài liệu.Việc lập hồ sơ đã tuân thủ đúng theo quy tắc của công tác lập hồ sơ do đó nó khiến cho việc quản lý và sử dụng tài liệu khi cần thiết trong Thanh tra thành phố Hà Nội đợc thuận tiện và dễ dàng.
Hiện tại thì số lợng hồ sơ đợc lu tai phòng lu trữ của Thanh tra thành phố Hà Nội cũng cha thật nhiều .Tổng số hồ sơ có 245 hộp gồm 880 đơn vị bảo quản.
Bảng 3: Mẫu sổ mục lục hồ sơ STT Đơn vị bảo quản Tiêu đề hồ sơ Thời giân bắt đầu và kết thúc Số tờ Thời gian bảo quản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)