V. Các hoạt động trong văn phòng Thanh tra thành phố
V.4. Công nghệ thông tin
Trong thực tế cuộc sống hàng ngày ta thờng gặp những tình huống nh để giải quyết một vấn đề có thể nhiều phơng án khác nhau và yêu cầu đặt ra là phải chọn lấy một phơng án tốt nhất cần chọn đợc gọi là phơng án tối u. Do vậy công nghệ thông tin có tầm quan trọng trong công tác văn phòng.
Trớc khi nói đến tin học, công nghệ thông tin chúng ta cần đề cập một khái niệm hết sức cơ bản là “ thông tin ” .Thông tin là các số liệu đợc tổ chức, phân tích theo những phơng thức có hiệu quả nhất.
Tin học là một ngành khoa học chuyên nghiên cứu việc thu thập, quản lý, truyền dẫn và xử lý thông tin bằng tự động hoá mà công cụ tối u là máy tính điện tử. Trong công tác văn phòng có nhiều loại công việc, các công việc đó cần phải đ- ợc giải quyết nhanh chóng, chính xác, kịp thời đảm bảo chức năng tham mu giúp việc một cách hiệu quả nhất. Do đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin (hay còn gọi ứng dụng công nghệ tin học) vào công tác văn phòng là một đòi hỏi cấp thiết của công cuộc cải cách hành chính hiện nay.
Vai trò của công nghệ thông tin rất quan trọng tới hoạt động trong Thanh tra thành phố Hà Nội nói chung và của văn phòng nói riêng. Tuy nhiên việc sử dụng những tiến bộ khoa học của ngành công nghệ thông tin và truyền thông vào thực tiễn không chỉ ở Thanh tra thành phố Hà Nội mà ở các nớc còn chậm so với thế giới. Các phòng ban đều đợc trang bị thiết bị máy vi tính nhng các máy tính này cha đợc nối mạng với nhau hay tham gia vào các mạng thông tin trong và ngoài n- ớc. Điều này khiến cho việc liên lạc, trao đổi với nhau về công việc giữa các bộ phận trong cơ quan gặp nhiều khó khăn, công tác quản lý của cơ quan cũng không thuận lợi. Toàn cơ quan có 30 máy điện thoại trang bị cho các phòng ban trong đó mới chỉ có 4 máy có thể goị liên tỉnh; cùng 3 máy MOBI-FONE trang bị cho lãnh đạo cơ quan.Máy ít, nhu cầu sử dụng lại lớn trung bình mỗi năm cơ quan phải trả 50.000.000đ. Nh vậy do điều kiện cơ sở vật chất nên vấn đề thông tin tại Thanh tra thành phồ Hà Nội vẫn cha đợc đảm bảo tốt.
Tuy vậy, một yếu tố khá quan trọng bên cạnh cơ sở vật chất trong hệ thống thông tin đó là những ngời trực tiếp điều hành, sử dụng. Mặc dù CBCNV trong Thanh tra thành phố Hà Nội đều có trình độ đại học, nhng kiến thức về máy tính
vẫn còn hạn chế. Việc sử dụng máy tính ở đây chỉ đơn giản là nhận thông tin, lu trữ thông tin và cao hơn là soạn thảo văn bản.