2.2. Các phương diện của công tác quản lý hiện vật tại Trung tâm Bảo tồn di sản
2.2.1. Hệ thống sổ sách, kiểm kê về quản lý hiện vật
Công tác kiểm kê củaTrung tâm bảo tồn di sản Thăng Long -Hà Nội gồm có các nội dung công việc cụ thể như sau: Tiếp nhận, đăng ký, sắp xếp, theo dõi tình hình xuất, nhập và tình trạng bảo quản hiện vật; Lập và quản lý hồ sơ liên quan đến hiện vật; Tổ chức thẩm định, bổ sung thông tin về hiện vật; Nghiên cứu xây dựng sưu tập hiện vật; Xây dựng hệ thống phiếu tra cứu hiện vật.
Toàn bộ hiện vật được lưu giữ tại Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long - Hà Nội đã được đăng ký trong sổ kiểm kê bước đầu, đánh số và phân loại theo nguyên tắc của đơn vi, gồm có hai nhóm sau đây:
Nhóm 1: Hiện vật khai quật khảo cổ gồm: Các sưu tập hiện vật về vật liệu kiến trúc và sưu tập hiện vật về đồ dung sinh hoạt tại Hồng cung thăng Long xưa. Trong đó chia ra nhiều chất liệu khác nhau như: Đất nung, đồ gốm sứ, đồ sành, đồ kim loại, đồ đá, đồ gỗ, xương - nhuyễn thể…
Nhóm 2: Hiện vật cách mạng gồm: Các tài liệu, hiện vật, phim ảnh, băng đĩa phản ánh về các đồng chí lãnh đạo của Bộ chính trị và quân ủy Trung ương đã từng lam việc tại Khu thành cổ Hà Nội trong giai đoạn 1954-1975.
Cơng tác kiểm kê gồm có các loại sổ sách, biểu mẫu, phích phiếu để quản lý và tra cứu hiện vật. Hiện nay về cơ bản hệ thống sổ sách quản lý hiện vật và các biểu mẫu , phích phiếu tra cứu hiện vật tại Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long Hà Nội gồm có:
- Sổ kiểm kê bước đầu - Sổ phân loại hiện vật - Sổ hiện vật mới sưu tầm - Sổ kiểm kê tạm thời
- Sổ kiểm kê phim ảnh (dùng cho băng đĩa ghi âm, ghi hình) - Sổ tài liệu khoa học phụ
Về hệ thống phích phiếu, biểu mẫu gồm có: - Phiếu kiểm kê khoa học
- Bản ghi chép hiện vật - Biên bản giao nhận - Biên bản bàn giao - Lệnh xuất hiện vật - Biên bản xuất hiện vật
Đến nay, Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long Hà Nội đã hồn thành tương đối tốt cơng tác kiểm kê, hồ sơ lý lịch hiện vật, tài liệu hiện có trong đơn vị.