Mọi số liệu ghi chép vào các loại số kế tốn khác nhau cần có cơ sở bảo đảm tính pháp lý, từ là những số liệu đó cần phải có sự xác minh tính hợp pháp, hợp lệ thơng qua các hình thức đƣợc nhà nƣớc quy định cụ thế hoặc có tính chất bắt buộc hoặc có tính chất hƣớng dẫn. Các hình thức này chính là các loại chứng từ đƣợc các đơn vị sử dụng trong hoạt động của mình.
1.1. Khái niệm chứng từ kế toán
Luật kế toán năm 2015 vừa đƣợc Quốc Hội ban hành ngày 20/11/2015, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2017. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
60
Nhƣ vậy thực chất của chứng từ kế toán là những giấy tờ đƣợc in sẵn theo mẫu quy định, chúng đƣợc dùng để ghi chép những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hồn thành trong q trình hoạt động của đơn vị, gây ra sự biến động đối với các loại tài sản, các loại nguồn vốn cũng nhƣ các đối tƣợng kế toán khác. Mặt khác chứng từ kế tốn cịn có thể đƣợc thế hiện dƣới dạng điện tử, đƣợc mã hóa mà khơng bị thay đơi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin nhƣ băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán (gọi chung là chứng từ điện tử).
Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành một cách thƣờng xuyên, cho nên, việc lập chứng từ để làm cơ sở xác minh sự biến động của các loại tài sản các loại nguồn vốn cũng mang tính chất thƣờng xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan.
Lập chứng từ là phƣơng pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành trên giấy tờ theo mẫu quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh cụ thể, dùng làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán.
Lập chứng từ là khâu đầu tiên trong toàn bộ cơng tác kế tốn của đơn vị, nên ảnh hƣởng đầu tiên và trực tiếp đến chất lƣợng của cơng tác kế tốn. Chính vì vậy khi lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu chính xác và kịp thời đồng thời về nội dung phải bảo đảm tính hợp pháp. Đảm bảo các yêu cầu trên sẽ giúp cho cơng tác kế tốn phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi sự biến động về tài sản và nguồn vốn trong đơn vị, cho phép kiểm tra, giám sát một cách liên tục và chặt chẽ mọi nghiệp vụ kinh tế trong và sau khi phát sinh và đã hoàn thành.
Ngoài việc bảo đảm tính pháp lý của số liệu khi ghi vào sổ kế toán, lặp chứng từ đúng theo yêu cầu đã nêu cịn có tác dụng: ngăn ngừa các hiện tƣợng vi phạm, thốt ly các chính sách, chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế tài chính do nhà nƣớc ban hành, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vi tham ơ, lãng phí tài sản của nhà nƣớc, của tập thể, cung cấp những số liệu phục vụ cho thông tin kinh tế, truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các mệnh lệnh, chỉ thị công tác trong đơn vị.
1.2. Phân loại chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị rất đa dạng liên quan đến nhiều đối tƣợng kế toán khác nhau. Do vậy để hiểu đƣợc chứng từ nhằm có thể sử dụng chúng một cách tốt nhất thì việc phân loại chứng từ là điều hết sức cần thiết. Có nhiều cách phân loại chứng từ song cách phân loại đầu tiên, phô biên và dễ hiểu là phân loại theo trình tự xử lý và cơng dụng của chứng từ kế toán.
61
Theo cách phân loại này thì chứng từ kế tốn đƣợc phân thành chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.
1.2.1. Chứng từ gốc:
Chứng từ gốc là chứng từ đƣợc lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tê phát sinh hoặc vừa hồn thành. Theo cơng dụng thì chứng từ gốc đƣợc chia làm 2 loại: Chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành.
Chứng từ mệnh lệnh: Loại chứng từ này có tác dụng truyền lạt những chỉ
thị hoặc mệnh lệnh công tác nào dồ. Loại chứng từ tày không đƣợc dùng để ghi vào sổ sách kế tốn, ví dụ: Lệnh chi tiền mặt, lệnh xuất kho vật tƣ.
Chứng từ chấp hành: Đây là loại chứng từ xác minh chứng từ mệnh lệnh
đã đƣợc thực hiện. Loại chứng từ này dùng đế làn cơ sở để ghi vào sổ sách kế tốn.
Ví dụ: phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, giấy báo có, giấy báo nợ... ( Xem phụ lục đính kèm)
Trong thực tế đế đơn giản và thuận tiện trong khi lập chứng từ, ngƣời ta thƣờng kết hợp 2 loại chứng từ: Chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành thành chứng từ liên hợp.
1.2.2. Chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các chứng từ gốc theo từng nghiệp vụ kinh tế, đồng thời định khoản các nghiệp vụ để nhằm giảm bớt khối lƣợng ghi chép kế tốn, ví dụ: các nghiệp vụ thu hoặc chi tiền mặt phát sinh trong khoán thời gian từ 5-10 ngày đƣợc tập hợp để lên một chứng từ ghi sổ, sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ sách kế toán một lần. Lập chứng từ ghi sổ là bƣớc kế tiếp sau bƣớc lập các chứng từ gốc.Tính chính xác và kịp thời củá nó phụ thuộc trực tiếp vào tính chính xác và kịp thời của chứng từ gốc.
Chứng từ ghi sổ bao gồm một số yếu tố sau: • Sổ chứng từ ghi sổ và ngày lập chứng từ ghi sổ.
• Nội dung tóm tắt nghiệp vụ tổng hợp từ các chứng từ gốc. • Số tiền phải ghi vào từng tài khoản đối ứng.
• Số lƣợng chứng từ gốc đính kèm. Ví dụ
63
DANH MỤC CHỨNG TỪ
(Ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính
TT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU TÍNH CHẤT
BB (*) HD (*)
A.CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BAN HÀNH THEO QUYẾT ĐỊNH NÀY I. Lao động tiền lƣơng
1 Bảng chấm công 01a-LĐTL x
2 Bảng chấm công làm thểm giờ 01b-LĐTL x
3 Bảng thanh toán tiền lƣơng 02-LĐTL x
4 Bảng thanh toán tiền thƣởng 03-LĐTL x
5 Giấy đi đƣờng 04-LĐTL x
6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành
05-LĐTL x
7 Bảng thanh toán tiền làm thểm giờ 06-LĐTL x
8 Bảng thanh tốn tiền th ngồi 07-LĐTL x
9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL x
10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán
09-LĐTL x
11 Bảng kế trích nộp các khoản theo lƣơng 10-LĐTL x 12 Bảng phân bổ tiền lƣơng và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL x
II. Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho 01-VT x
2 Phiếu xuất kho 02-VT x
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, cơng cụ, sản phẩm, hàng hố
03-VT x
4 Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ 04-VT x
5 Biên bản kiểm kế vật tƣ, cơng cụ, sản phẩm, hàng hố
05-VT x
6 Bảng kế mua hàng 06-VT x
7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
07-VT x
III. Bán hàng
1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 01-BH x
2 Thẻ quầy hàng 02-BH x
64
1 Phiếu thu 01-TT x
2 Phiếu chi 02-TT x
3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT x
4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT x
5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT x
6 Biên lai thu tiền 06-TT x
7 Bảng kế vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 07-TT x
8 Bảng kiểm kế quỹ (dùng cho VND) 08a-TT x
9 Bảng kiểm kế quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý)
08b-TT x
10 Bảng kế chi tiền 09-TT x
V. Tài sản cố định
1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ x
2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ x
3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành
03-TSCĐ x
4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ x
5 Biên bản kiểm kế TSCĐ 05-TSCĐ x
6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ x
B. CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC
1 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hƣởng BHXH x
2 Danh sách ngƣời nghỉ hƣởng trợ cấp ốm đau, thai sản
x
3 Hoá đơn Giá trị gia tăng 01GTKT-3LL x
4 Hố đơn bán hàng thơng thƣờng 02GTGT-3LL x
5 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03 PXK-3LL x 6 Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 04 HDL-3LL x 7 Hoá đơn dịch vụ cho thuê tài chính 05 TTC-LL x 8 Bảng kế thu mua hàng hố mua vào khơng
có hố đơn
04/GTGT x
9 ..........................
Ghi chú: (*) BB: Mẫu bắt buộc (*) HD: Mẫu hƣớng dẫn
65
1.2.3. Sử dụng quản lý và ký chứng từ kế - Nội dung trên chứng từ - Nội dung trên chứng từ
Theo điều 16 của luật kế tốn, chứng từ kế tốn phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
e) Số lƣợng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
g) Chữ ký, họ và tên của ngƣời lập, ngƣời duyệt và những ngƣời có liên quan đến chứng từ kế tốn.
67
- Ký chứng từ kế toán
Theo Theo điều 19 của luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015, cơng việc ký chứng từ kế tốn đƣợc quy định nhƣ sau:
1. Chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải đƣợc ký bằng loại mực không phai. Khơng đƣợc ký chứng từ kế tốn bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một ngƣời phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của ngƣời khiếm thị đƣợc thực hiện theo quy định của Chính phủ.
2. Chữ ký trên chứng từ kế tốn phải do ngƣời có thẩm quyền hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chƣa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của ngƣời ký.
3. Chứng từ kế tốn chi tiền phải do ngƣời có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trƣởng hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền ký trƣớc khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
4. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị nhƣ chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
Ví dụ
69 Chữ ký điện tử
70
- Quản lý chứng từ kế toán
Theo Theo điều 21 của luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015, chứng từ kế toán phải quản lý theo các nội dung quy định nhƣ sau: 1. Thơng tin, số liệu trên chứng từ kế tốn là căn cứ để ghi sổ kế toán.
2. Chứng từ kế toán phải đƣợc sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
3. Chỉ cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trƣờng hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế tốn thì cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lƣợng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
4. Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế tốn phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lƣợng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
2. Sổ kế tốn
2.1. Khái niệm và ý nghĩa sổ kế toán
Để phản ánh một cách liên tục và có hệ thống sự biên động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn và các quá trình sản xuất kinh doanh thì kế tốn phải sử dụng hệ thống số kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau.
Sổ kế tốn là những tờ sổ có kết cấu tƣơng ứng với nội dung phản ánh cũng nhƣ yêu cầu cần xác định và cung cấp các chỉ tiêu phục vụ cho công tác quản lý và lập các báo cáo kế toán, mẫu sổ phải bao gồm các cột có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và phải thế hiện đƣợc môi quan hệ với các loại số khác có hên quan.
Xây dựng hệ thống sổ kế toán một cách khoa học sẽ đảm bảo cho việc tổng hợp số liệu đƣợc kịp thời, chính xác và tiết kiệm đƣợc thời gian cơng tác. Căn cứ đế ghi vào sổ kế toán là các chứng từ kế toán hợp lệ, còn số liệu đƣợc phản ánh trong sổ kế tốn sẽ là căn cứ để tính tốn và lập các báo cáo kế toán.
2.2. Các loại sổ kế toán
Theo mức độ khái qt của nội dung phản ánh thì số kế tốn đƣợc chia làm 3 loại:
- Sổ kê toán tổng hợp đƣợc dùng đế phản ánh tống quát các loại tài sản, các loại nguồn và các quá trình sán xuất kinh doanh. Thuộc loại này gồm có: số
71
cái, Sô nhật ký - số cái, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ...
- Sổ kê toán chỉ tiết là loại dùng đế chi tiết hóa nội dung và số tiền đã đƣợc phản ánh trong các sổ kế toán, tổng hợp nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý cụ thế. Thuộc loại sô này bao gồm các loại sô hoặc thẻ chi tiết.
- Sổ kết hợp kê toán tổng hợp và kế toán chi tiết đƣợc sử dụng đế phản
ánh tông quát từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, vừa phản ánh các bộ phận cấu thành bên trong của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn hoặc quá trình sản xuất kinh doanh. Thuộc loại sổ này bao gồm một số các loại sổ cái.
DANH MỤC VÀ MẪU SỔ KẾ TOÁN - kèm phụ lục 2
(Ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) Số TT Tên sổ Ký hiệu Hình thức kế tốn Nhật ký chung Nhật ký - Sổ Cái Chứng từ ghi sổ Nhật ký- Chứng từ 1 2 3 4 5 6 7 01 Nhật ký - Sổ Cái S01-DN - x - - 02 Chứng từ ghi sổ S02a-DN - - x - 03 Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ S02b-DN - - x - 04 Sổ Cái (dùng cho hình thức Chứng từ ghi sổ) S02c1-DN S02c2-DN - - x x - 05 Sổ Nhật ký chung S03a-DN x - - -
06 Sổ Nhật ký thu tiền S03a1-DN x - - -
07 Sổ Nhật ký chi tiền S03a2-DN x - - -
08 Sổ Nhật ký mua hàng S03a3-DN x - - - 09 Sổ Nhật ký bán hàng S03a4-DN x - - - 10 Sổ Cái (dùng cho hình thức Nhật ký chung) S03b-DN x - - - 11 Nhật ký- Chứng từ, các loại Nhật ký - Chứng từ, Bảng kế Gồm: - Nhật ký - Chứng từ S04-DN - - - x
72 Số TT Tên sổ Ký hiệu Hình thức kế tốn Nhật ký chung Nhật ký - Sổ Cái Chứng từ ghi sổ Nhật ký- Chứng từ 1 2 3 4 5 6 7 từ số 1 đến số 10 - Bảng kế từ số 1 đến số 11 S04a-DN S04b-DN - - - - - - x x 12 Số Cái (dùng cho hình thức