1.3.1. Xác định chủ thể sẽ chịu trách nhiệm xây dựng KPI
Chủ thể chính ở đây thƣờng là trƣởng các bộ phận của đơn vị. Tuy nhiên, do việc xây dựng và triển khai KPI thƣờng rất phức tạp, vì thế hầu hết các đơn vị khi xây dựng hệ thống KPI đều sử dụng chuyên gia tƣ vấn toàn bộ hoặc một phần.
- Sử dụng tư vấn trọn gói: Thƣờng việc sử dụng tƣ vấn trọn gói có thuận lợi
Xác định chủ thể chịu trách nhiệm xây dựng KPI Xác định chức danh của mỗi bộ phận, phòng ban Xác định chức năng, nhiệm vụ ở từng bộ phận
Xác định các chỉ số KPI
Đo lƣờng, điều chỉnh và tổng kết Xác định khung điểm cho kết quả KPI
đó là tốc độ triển khai nhanh, chuyên nghiệp do việc thiết lập mơ hình, triển khai các cơng cụ và hệ thống kiểm sốt đều hồn toàn do bên tƣ vấn thực hiện.
- Sử dụng tư vấn một phần: Đây là hình thức cơng ty ký hợp đồng với cơng
ty tƣ vấn nhƣng chỉ thuê tƣ vấn thiết kế hệ thống, thiết kế phần mềm quản lý còn tất cả các hoạt động khác bao gồm phân tích cơng việc, xây dựng BSC, xây dựng KPIs... đều do các chuyên gia nội bộ của công ty thực hiện dƣới sự hƣớng dẫn cần thiết của chuyên gia tƣ vấn.
1.3.2. Xác định chức danh của mỗi bộ phận, phòng ban trong cơ cấu tổ chức
Để triển khai KPI trƣớc hết phải rà soát, sắp xếp lại tồn bộ các cơng việc trong tổ chức theo hƣớng rõ ràng, minh bạch, tránh chồng lấn. Trên cơ sở đã đƣợc điều chỉnh, hoàn thiện, bộ phận nhân sự cần xác định lại các vị trí cơng việc tại các bộ phận, phịng ban… theo hƣớng mỗi vị trí cơng việc đều đảm bảo có một nhân sự làm việc đúng với yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm với hành vi thái độ đã đƣợc định trƣớc.
1.3.3. Xác định chức năng, nhiệm vụ ở từng bộ phận
Xây dựng quy chuẩn hoá bằng văn bản cụ thể chi tiết chức năng nhiệm vụ ở từng bộ phận rõ ràng, dễ hiểu, dễ tiếp nhận và thực hiện. Đây là cơ sở để xác định các thành phần quan trọng của cơng việc, từ đó xác định xem những yếu tố cấu thành công việc nào, những hoạt động nào đƣợc gọi là quan trọng để hƣớng đến thực hiện mục tiêu của tổ chức. Việc xác định chức năng nhiệm vụ thƣờng đƣợc thực hiện thông qua các bƣớc sau:
- Thiết kế chuỗi giá trị hoạt động của đơn vị/phòng chức năng. - Thiết kế cơ cấu tổ chức của đơn vị/phòng chức năng.
- Xây dựng ma trận phân bổ chức năng cho tồn đơn vị/ phịng chức năng. - Thiết lập ma trận phân bổ chức năng bộ phận.
- Xây dựng bản mô tả cơng việc của vị trí (Job Description).
1.3.4. Xác định các chỉ số hiệu suất KPI của từng đơn vị, bộ phận và cá nhân
Một trong những công cụ quan trọng để xác định KPI đó là Thẻ điểm cân bằng (BSC). Chức năng chính của thẻ điểm cân bằng là chuyển đổi tầm nhìn và chiến lƣợc của tổ chức thành những mục tiêu cụ thể, rõ ràng và đo đƣợc.
BSC sử dụng 4 thẻ điểm mơ tả các viễn cảnh về: Tài chính; Quy trình nội bộ; Học tập và phát triển; Khách hàng để đánh giá hiệu quả hoạt động của một tổ chức. Nội dung mỗi thẻ điểm phải thể hiện đƣợc bốn yêu cầu về mục tiêu thực hiện, thƣớc đo kết quả, chỉ tiêu đo lƣờng và sáng kiến thực hiện.