CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ
2.2. Quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng
2.2.1. Cơ sở vật chất
Hiện nay, Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng đã chú trọng đầu tư cơ sở vật chất và các trang thiết bị phục vụ cho quản lý hồ sơ. Mỗi phòng ban, đơn vị đều được trang bị những vật dụng, trang thiết bị cho việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ như: Túi đựng hồ sơ; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu; tủ đựng hồ sơ.
2.2.1. Bảng thống kê trang thiết bị phục vụ quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng
STT Tên trang thiết bị
1 Tủ đựng hồ sơ, tài liệu 2 Tủ đựng khổ lớn 3 Túi đựng hộp đựng hồ sơ; bìa hồ sơ; hộp đựng hồ sơ
Qua bảng thống kê trên, có thể thấy lãnh đạo Viện đã nhận rõ được tầm quan trọng của việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, có sự đầu tư cơ sở vật chất cho các phòng ban, đơn vị. Tủ đựng hồ sơ được trang bị ở các ban, đơn vị, đáp ứng nhu cầu lưu giữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu. Đối với những đơn vị bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu có kích thước lớn (bản vẽ thiết kế trên khổ giấy A0, A2) sẽ bố trí thêm tủ chuyên dụng để bảo quản hồ sơ khổ lớn. Túi đựng hồ sơ và hộp đựng tài liệu là những vật dụng lưu giữ văn bản, tài liệu được sử dụng phổ biến tại cơ quan.
22
Ảnh 1. Hình ảnh văn bản, tài liệu được lưu giữ trong túi đựng tài liệu hoặc hộp đựng tài liệu
2.2.2. Nhân sự quản lý hồ sơ
Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng là cơ quan có quy mơ lớn, bao gồm nhiều phòng ban, đơn vị như Phòng Tổ chức - Hành chính, Phịng Kế hoạch – Kỹ thuật, Phịng Tài chính – Kế tốn; các Viện nghiên cứu, các Trung tâm; 02 Phân viện tại miền Trung và miền Nam; Văn phịng đại diện tại Bình Dương và Cơng ty cổ phần IBST - Cotec. Trách nhiệm lập hồ sơ tại mỗi phòng ban, đơn vị là của các cán bộ, viên chức được giao nhiệm vụ thực hiện công việc. Cán bộ chuyên môn sẽ thực hiện việc quản lý hồ sơ, bảo quản hồ sơ, phục vụ khai thác và sử dụng thông tin trong hồ sơ, tài liệu. Các cán bộ chuyên môn sẽ cùng Văn thư cơ quan và Văn thư đơn vị phối hợp để thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ. Viện có 01 cán bộ Văn thư cơ quan và các đơn vị trực thuộc Viện sẽ có Văn thư đơn vị riêng. Nhiệm vụ của cán bộ Văn thư cơ quan là lập và quản lý tập lưu văn bản cơ quan ban hành, lập hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ đã được quy định. Văn thư các đơn vị có trách nhiệm lập và quản lý tập lưu văn bản do đơn vị hình thành, lập hồ sơ theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
Về trình độ chun mơn, nghiệp vụ của cán bộ Văn thư cơ quan và Văn
23
thư đơn vị:
- Cán bộ Văn thư cơ quan tốt nghiệp Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;
- Các cán bộ Văn thư tại đơn vị đa số là Văn thư kiêm nhiệm, tốt nghiệp các chuyên ngành khác, tuy nhiên hầu hết các cán bộ đã tham gia các khóa bồi dưỡng và được cấp chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ.
2.2.3. Quản lý hồ sơ
2.2.3.1. Các loại hồ sơ hình thành phổ biến trong cơ quan
Hiện nay, trong q trình hoạt động của VKHCNXD có 03 loại hồ sơ hình thành phổ biến là hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc.
* Hồ sơ công việc
Tại VKHCNXD, hồ sơ công việc là một tập tài liệu liên quan đến các vấn đề, sự việc trong các lĩnh vực: thẩm tra dự án; giám sát thi cơng cơng trình; quản lý dự án, chi phí đầu tư xây dựng; thiết kế cơng trình; khảo sát địa chất; sửa chữa, trùng tu cơng trình; tuyển dụng viên chức, tuyển nghiên cứu sinh; hội nghị tổng kết công tác năm; hồ sơ kỷ luật cán bộ, viên chức…
Ví dụ: Hồ sơ “Khảo sát địa chất cơng trình tổ hợp chung cư cao tầng và dịch vụ thương mại Văn Phú – Hà Đông, Hà Nội” gồm một số văn bản, tài liệu như:
- Thuyết minh, báo cáo khảo sát địa chất;
- Phương án thực hiện khảo sát;
- Kết quả trắc địa kỹ thuật, thí nghiệm mẫu, hình trụ hố khoan, hố đào mơ tả đất đá…;
- Kết luận tình hình địa chất của cơng trình.
* Hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự tại VKHCNXD gồm có những loại hồ sơ như: hồ sơ Đảng viên; hồ sơ cán bộ, viên chức; hồ sơ nghiên cứu sinh.
Ví dụ: Hồ sơ Đảng viên Trần Văn Bình gồm những văn bản, tài liệu sau:
24
- Giấy chứng nhận học lớp bồi dưỡng nhận thức về Đảng;
- Đơn xin vào Đảng;
- Lý lịch của cán bộ Trần Văn Bình và các văn bản thẩm tra kèm theo;
- Giấy giới thiệu của đảng viên chính thức được phân cơng giúp đỡ;
- Nghị quyết giới thiệu đoàn viên ưu tú vào Đảng của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh hoặc của cơng đồn cơ sở;
- Tổng hợp ý kiến nhận xét của đồn thể chính trị - xã hội nơi làm việc và chi ủy (hoặc chi bộ) nơi cư trú đối với cán bộ Trần Văn Bình;
- Quyết định kết nạp đảng viên của cấp ủy có thẩm quyền;
- Nghị quyết xét, đề nghị cơng nhận đảng viên chính thức của chi bộ, của đảng ủy cơ sở;
- Quyết định cơng nhận đảng viên chính thức của cấp ủy có thẩm quyền;
- Các quyết định của cấp có thẩm quyền về điều động, bổ nhiệm, nghỉ hưu, nghỉ mất sức, chuyển ngành, phục viên, xuất ngũ, kỷ luật, khen thưởng.
* Hồ sơ nguyên tắc
Gồm các văn bản, tài liệu quy định về những lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của Viện và các đơn vị, phòng ban thuộc Viện như: thẩm định, kiểm tra, tư vấn, giám sát, ban hành Quy chuẩn, Tiêu chuẩn…
Ví dụ: “Hồ sơ nguyên tắc về Quy chuẩn Quốc gia trong lĩnh vực xây dựng” gồm một số các Quy chuẩn như:
- QCXDVN 05:2008/BXD về Nhà ở và cơng trình cơng cộng - An tồn sinh mạng và sức khỏe;
- QCVN 02:2009/BXD về Số liệu - Điều kiện tự nhiên dùng trong xây dựng;
- QCVN 08:2009/BXD về Cơng trình ngầm đơ thị;
- QCVN 06:2010/BXD về An tồn cháy cho cơng trình và nhà;
- QCVN 12:2014/BXD về Hệ thống điện của nhà công cộng và nhà ở;
- QCVN 18:2014/BXD về An toàn trong xây dựng.
25
2.2.3.2. Lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ tại các phòng ban, đơn vị thuộc VKHCNXD được thực hiện theo quy định của Nhà nước và của Viện. Viện đã căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Viện và các phòng ban, đơn vị để xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ cho toàn cơ quan. Trong q trình hoạt động, nếu có phát sinh cơng việc hoặc bổ sung chức năng, nhiệm vụ cho phịng ban, đơn vị thì sẽ được bổ sung vào Danh mục đã có.
Qua khảo sát, các bước lập hồ sơ được thực hiện theo Nghị định
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 tại hầu hết các phòng ban, đơn vị thuộc
VKHCNXD.
* Lập hồ sơ công việc
- Mở hồ sơ:
Qua khảo sát thực tế, hiện nay tại VKHCNXD việc lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ được thực hiện khá tốt. Các cá nhân dựa vào trách nhiệm lập hồ sơ đã nêu trong Danh mục hồ sơ của Viện ban hành để tiến hành mở hồ sơ. Cá nhân phụ trách lập hồ sơ sẽ lấy một tờ bìa hoặc túi đựng tài liệu và ghi những thông tin như: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu bên ngồi bìa hoặc túi.
Đối với những cơng việc phát sinh trong q trình hoạt động, cá nhân phụ trách giải quyết công việc sẽ tiến hành mở hồ sơ ngay khi công việc bắt đầu. Cá nhân lập hồ sơ phải tự xác định các thông tin như tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu, ghi bên ngồi bìa hoặc túi đựng tài liệu.
Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết cơng việc vào hồ sơ:
Thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ là trách nhiệm của cá nhân được phân công theo dõi giải quyết công việc. Khi công việc bắt đầu, cán bộ, viên chức thực hiện thu thập những văn bản, tài liệu được hình thành trong q trình
26
giải quyết cơng việc để đưa vào hồ sơ. Trong q trình thu thập sẽ khơng đưa văn bản, tài liệu của hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản, tài liệu không liên quan, khơng thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi giải quyết vào hồ sơ. Những văn bản, tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo trình tự thời gian, quá trình diễn biến cơng việc.
Ví dụ: Cá nhân phụ trách lập hồ sơ dự án “Tư vấn thiết kế bản vẽ thi cơng và tổng dự tốn Dự án Khu chung cư hỗn hợp dịch vụ và biệt thự, liền kề cao cấp” tại VKHCNXD sẽ thực hiện việc thu thập văn bản, tài liệu từ khi công việc bắt đầu đến khi kết thúc. Trong hồ sơ này bao gồm những văn bản, tài liệu được hình thành trong q trình giải quyết cơng việc như biên bản, hợp đồng, tờ trình, kế hoạch, hồ sơ bản vẽ thiết kế…:
- Tờ trình đề nghị thẩm tra hồ sơ thiết kế - dự toán;
- Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng cơng trình;
- Hồ sơ thiết kế cơ sở đuợc phê duyệt cùng dự án đầu tư xây dựng;
- Thuyết minh dự án đầu tư xây dựng cơng trình;
- Báo cáo năng lực của nhà thầu tư vấn thiết kế, khảo sát địa hình, khảo sát địa chất được chủ đầu tư xác nhận;
- Nhiệm vụ, phương án kỹ thuật khảo sát địa hình được chủ đầu tư phê duyệt, kèm theo quyết định phê duyệt của chủ đầu tư;
- Báo cáo kết quả khảo sát địa hình;
- Biên bản nghiệm thu kết quả khảo sát địa hình;
- Nhiệm vụ, phương án kỹ thuật khảo sát địa chất được chủ đầu tư phê duyệt;
- Báo cáo kết quả khảo sát địa chất;
- Biên bản nghiệm thu kết quả khảo sát địa chất;
- Tập hồ sơ thuyết minh thiết kế xây dựng;
- Tập dự tốn thiết kế xây dựng cơng trình.
27
Ảnh 2. Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công dự án “Khu chung cư hỗn hợp dịch vụ và biệt thự, liền kề cao cấp”, được cán bộ phụ trách
thu thập và đưa vào hồ sơ
Trong q trình giải quyết cơng việc, cá nhân sẽ thu thập toàn bộ văn bản, tài liệu vào hồ sơ, đảm bảo trong trường hợp công việc phát sinh vấn đề, các văn bản, tài liệu trong hồ sơ sẽ là những căn cứ, tài liệu tham khảo phục vụ cho công việc.
Do đặc thù của Viện là thực hiện công việc về các lĩnh vực: tư vấn xây dựng; tư vấn thiết kế, thẩm tra thiết kế; giám sát chất lượng xây lắp cơng trình; kiểm định chất lượng vật liệu, kết cấu, thiết bị; kiểm tra, giám định chất lượng cơng trình xây dựng… nên có rất nhiều bản vẽ thiết kế trên nhiều khổ giấy được hình thành trong q trình giải quyết cơng việc. Hồ sơ đầy đủ các bản vẽ thiết kế sẽ phục vụ tốt cho việc tra tìm, nghiên cứu tài liệu khi cơng trình được trùng tu, sửa chữa. Vì vậy cá nhân phụ trách công việc sẽ phải thu thập đầy đủ tài liệu bản vẽ thiết kế vào hồ sơ.
Thực tế hiện nay tại một số phòng ban, đơn vị, cán bộ phụ trách lập hồ sơ công việc chưa thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu dẫn đến việc hồ sơ bị thiếu, thất lạc tài liệu. Tuy nhiên sau khi phát hiện sai sót, cán bộ, viên chức đã tiến hành thu thập tài liệu còn thiếu, bị thất lạc vào hồ sơ, đảm bảo hồ sơ đầy đủ văn
bản, tài liệu.
Kết thúc hồ sơ:
Hồ sơ chỉ được kết thúc khi công việc đã được giải quyết xong. Cán bộ, viên chức tại các phịng ban, đơn vị có trách nhiệm: kiểm tra lại tình trạng hồ sơ, nếu thiếu văn bản, tài liệu thì cán bộ phải bổ sung đầy đủ; loại bỏ các văn bản trùng thừa, bản nháp, giữ lại bản có giá trị pháp lý.
Sau đó, cán bộ lập hồ sơ sẽ sắp xếp lại văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự thời gian. Văn bản nào hình thành trước thì để lên trên, văn bản nào hình thành sau thì xếp xuống dưới.
Ví dụ: Khi hồn thành dự án “Tư vấn giám sát thi công và lắp đặt thiết bị cơng trình Nhà ở MHDI-1 tại Mỹ Đình”, cán bộ lập hồ sơ sẽ tiến hành xác định và loại bỏ các bản nháp, bản vẽ dự thảo, các văn bản, tài liệu trùng lặp hoặc không cịn giá trị ra khỏi hồ sơ. Sau đó sẽ tiến hành sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo thứ tự thời gian.
Qua khảo sát, cán bộ, viên chức được phân công theo dõi giải quyết công việc đã thực hiện đánh số tờ ở góc phải của văn bản, tài liệu trong hồ sơ bằng bút chì. Việc đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, giúp quản lý tài liệu trong hồ sơ, tránh thất lạc tài liệu. Sau đó cán bộ, viên chức sẽ viết mục lục các văn bản, tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên.
Khối hồ sơ, tài liệu xây dựng của VKHCNXD mang những tính chất đặc thù và có ý nghĩa rất lớn. Chúng khơng chỉ là những tài liệu phản ảnh tình hình, quá trình giải quyết cơng việc mà cịn là những bằng chứng, tài liệu có giá trị lớn. Chúng ghi chép lại tất cả các sự kiện chính trong q trình xây dựng; xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức và đối với hồ sơ của những cơng trình lớn, cơng trình trọng điểm của quốc gia thì hồ sơ đó sẽ là hồ sơ lưu trữ có giá trị lịch sử lớn.
* Lập hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự tại VKHCNXD gồm có hồ sơ Đảng viên, hồ sơ cán bộ,
29
viên chức và hồ sơ nghiên cứu sinh.
Hồ sơ cán bộ, viên chức của các phòng ban, đơn vị đặt tại trụ sở chính và cả hồ sơ cán bộ, viên chức của những đơn vị ở xa trụ sở như Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng, Phân viện KHCNXD miền Trung, Phân viện KHCNXD miền Nam…; hồ sơ Đảng viên và hồ sơ nghiên cứu sinh đều được lưu giữ và quản lý tại phịng Tổ chức - Hành chính để thuận tiện cho việc quản lý.
Việc lập hồ sơ cán bộ, viên chức là trách nhiệm của cán bộ chuyên môn phụ trách mảng nhân sự tại Viện. Hồ sơ cán bộ, viên chức được hình thành khi cá nhân được tuyển dụng vào cơ quan. Cán bộ phụ trách nhân sự sẽ kiểm tra, thu thập văn bản, tài liệu còn thiếu của cá nhân vào hồ sơ. Trong q trình cơng tác tại cơ quan, những văn bản như Quyết định khen thưởng, Quyết định nâng lương, Quyết định bổ nhiệm… của cán bộ, viên chức sẽ được bổ sung vào hồ sơ. Văn bản, tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo thời gian hình thành văn bản. Cán bộ chuyên môn sẽ quản lý các hồ sơ được lưu giữ tại phịng Tổ chức – Hành chính bằng sổ quản lý hồ sơ. Trong sổ ghi những thông tin của hồ sơ và tình trạng hồ sơ, giúp cán bộ