CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ
3.2.3. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác quản lý hồ sơ của
Việc tham gia các lớp tập huấn, đào tạo bồi dưỡng về công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ là quan trọng và cần thiết với tất cả các cán bộ, viên chức trong cơ quan. Bởi lập hồ sơ và quản lý hồ sơ là trách nhiệm của mọi cá nhân trong cơ quan. Việc nắm rõ các quy định, quy chế và các nội dung trong quản lý hồ sơ sẽ giúp cán bộ, viên chức hiểu được trách nhiệm quản lý hồ sơ.
Các phòng ban, đơn vị cần sắp xếp thời gian phù hợp để cử các cán bộ tham gia các khóa bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ quản lý hồ sơ do Viện hoặc các cơ quan bên ngoài tổ chức.
3.2.3. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá cơng tác quản lý hồ sơ của các phịng ban, đơn vị các phòng ban, đơn vị
Việc kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện quản lý hồ sơ của các phòng ban, đơn vị thuộc cơ quan thường xuyên sẽ giúp lãnh đạo Viện cũng như
47
Trưởng các đơn vị nắm bắt được tình hình thực tế trong việc thực hiện lập hồ sơ và quản lý hồ sơ. Từ đó có thể nắm bắt được những ưu điểm để phát huy và những hạn chế cịn tồn tại để tìm ra cách khắc phục.
Khi tiến hành kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện quản lý hồ sơ của các phòng ban, đơn vị, cần kiểm tra đồng bộ các nghiệp vụ lập hồ sơ và quản lý hồ sơ. Đồng thời xem xét kỹ kết quả thực hiện nghiệp vụ của từng cá nhân để biết được cá nhân nào đã làm tốt, cá nhân nào chưa làm tốt để có những đánh giá cơng bằng và khách quan nhất về tình hình thực hiện quản lý hồ sơ của các phòng ban, đơn vị, cũng như có sự khen thưởng cho các cá nhân đã làm tốt và phê bình, kỷ luật với những cá nhân cịn sai phạm.
Tăng cường cơng tác thu đua khen thưởng và xử lý các vi phạm trong hoạt động lập hồ sơ và quản lý hồ sơ để các cán bộ, viên chức có thêm động lực và trách nhiệm hơn với cơng việc mình đảm nhiệm, từ đó nâng cao chất lượng hoạt động lập hồ sơ và quản lý hồ sơ của các phịng ban, đơn vị cũng như tồn cơ quan.