CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ
3.2.1. Xây dựng và ban hành quy chế quản lý hồ sơ của Viện Khoa
học Công nghệ Xây dựng
Tuy VKHCNXD đã ban hành Quy chế Văn thư và Lưu trữ riêng nhưng do văn bản này đã ban hành từ năm 2010 nên đã khơng cịn phù hợp với tình hình hiện nay. Để thực hiện tốt hoạt động lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, VKHCNXD cần phải xây dựng quy chế quản lý hồ sơ, tài liệu.
Mục đích của việc ban hành quy chế riêng là để có những quy định phù hợp, thực tế hơn với tình hình hoạt động cơ quan và giúp các cán bộ thực hiện
43
tốt các nội dung nghiệp vụ của việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ. Các cán bộ, viên chức tại Viện sẽ căn cứ vào những quy định trong quy chế để thực hiện đúng và nghiêm chỉnh, từ đó nâng cao chất lượng hoạt động lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại cơ quan. Quy chế quản lý hồ sơ sẽ được áp dụng đối với tất cả các phòng ban, đơn vị thuộc Viện.
Theo quan điểm cá nhân của tác giả, trong quy chế quy định về lập hồ sơ và quản lý hồ sơ của Viện, cần xác định rõ các thuật ngữ chuyên ngành để các cán bộ, viên chức hiểu và nắm bắt được chính xác những nội dung cần thiết trong việc quản lý hồ sơ, đồng thời xác định rõ trách nhiệm đối với hoạt động lập hồ sơ và quản lý hồ sơ của các cá nhân trong cơ quan, cụ thể là Viện trưởng VKHCNXD, Trưởng phịng Hành chính, các Trưởng đơn vị, các cán bộ Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị, cũng như là toàn thể các cán bộ làm việc tại đây.
Tiếp đến sẽ căn cứ vào tình hình thực tế tại cơ quan để thống nhất những quy định phù hợp và đảm bảo tính thực tiễn cao. VKHCNXD có thể tham khảo những điều khoản trong các văn bản quy định của các cơ quan quản lý Nhà nước như Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; Thông tư 04/2014/TTBNV ngày 16/4/2013 về Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và một số văn bản quy định của Nhà nước.
Cụ thể trong văn bản quy định ban hành bởi Viện sẽ nêu những quy định đối với những nghiệp vụ sau:
Lập hồ sơ
Văn bản sẽ quy định rõ trách nhiệm, quy trình lập hồ sơ, yêu cầu của việc lập hồ sơ. Quy định việc lập Danh mục hồ sơ. Những lưu ý trong việc lập hồ sơ hành chính thơng thường và hồ sơ xây dựng cơ bản. Cụ thể như sau:
44
* Mở hồ sơ
Mỗi phòng ban, đơn vị hàng năm phải lập Danh mục hồ sơ dự kiến. Cán bộ, viên chức sẽ căn cứ vào Danh mục hồ sơ đã lập, phòng ban, đơn vị thuộc Viện và thực tế công việc được giao, chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, viên chức trong q trình giải quyết cơng việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
* Thu thập văn bản vào hồ sơ
- Cán bộ, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập, cập nhật đầy đủ các văn bản, tài liệu có liên quan đến cơng việc vào hồ sơ;
- Việc thu thập văn bản, tài liệu được hình thành trong q trình giải quyết cơng việc phải được thực hiện thường xuyên;
- Đối với hồ sơ xây dựng, cán bộ lập hồ sơ phải thu thập cả bản vẽ thiết kế chính thức và dự thảo;
- Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự thời gian và diễn biến công việc.
* Kết thúc và biên mục hồ sơ
Sau khi cơng việc hồn thành thì tiến hành kết thúc hồ sơ. Cán bộ, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tài liệu không liên quan khỏi hồ sơ.
Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, cơng chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
* Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng;
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.
45
* Trách nhiệm lập hồ sơ
- Viện trưởng VKHCNXD trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quann; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ tại cơ quan.
- Trưởng phịng Hành chính có trách nhiệm: Tham mưu cho Viện trưởng trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ đối với các phòng ban, đơn vị thuộc Viện. Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ tại cơ quan.
- Trách nhiệm của Trưởng đơn vị: Trưởng phòng ban, đơn vị thuộc Viện chịu trách nhiệm trước Viện trưởng về việc lập hồ sơ.
- Trách nhiệm của các cán bộ, viên chức trong cơ quan: Trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc, mỗi cán bộ, viên chức phải lập hồ sơ về công việc. Cán bộ, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển cong tác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình làm việc cho đơn vị theo quy chế của Viện.
- Trách nhiệm của cán bộ Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị: Hướng dẫn các cán bộ, viên chức lập hồ sơ công việc theo đúng quy định của Nhà nước.
Bảo quản hồ sơ
Quy chế sẽ đưa ra những quy định rõ ràng và thống nhất trong việc bảo quản hồ sơ:
- Quy định các nghiệp vụ bảo quản hồ sơ tại giai đoạn Văn thư;
- Phương pháp bảo quản hồ sơ an toàn, hạn chế các tác nhân gây hại đến hồ sơ, tài liệu;
- Kinh phí đầu tư cho cơ sở vật chất hàng năm.
Khai thác và sử dụng thông tin trong hồ sơ, tài liệu
- Văn bản sẽ quy định những hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như:
đọc tại chỗ; sao y bản chính; in ra giấy, sao chép tập tin đối với tài liệu điện tử…
- Thủ tục, quy trình phục vụ khai thác và sử dụng thông tin trong hồ sơ,
46
tài liệu đối với cá nhân trong cơ quan và ngoài cơ quan.
- Đề ra trách nhiệm của Viện trưởng, Trưởng các đơn vị, cán bộ chuyên mơn và cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Theo tác giả, xây dựng quy chế Văn thư và Lưu trữ nói chung, lập hồ sơ và quản lý hồ sơ nói riêng là giải pháp quan trọng nhất trong việc nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại Viện. Bởi khi quy chế được ban hành, các cán bộ, viên chức tại cơ quan sẽ căn cứ vào văn bản để thực hiện lập hồ sơ, quản lý hồ sơ đúng theo quy định, tạo nên sự thống nhất các khâu nghiệp vụ trong tồn cơ quan, từ đó nâng cao chất lượng cơng việc.