CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ
3.2.5. Triển khai số hóa tài liệu để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ,
tài liệu tại cơ quan
Có thể thấy ngun nhân chính khiến việc số hóa hồ sơ, tài liệu của Viện
48
chưa được thực hiện là bởi vì kinh phí đầu tư các trang thiết bị số hóa là rất lớn, hơn nữa nhân sự đảm nhiệm số hóa tài liệu tại cơ quan cịn thiếu về số lượng và kiến thức, kinh nghiệm cũng như việc số hóa khối tài liệu lớn của Viện cần thực hiện trong thời gian dài.
Vì vậy, Viện trưởng cần có sự quan tâm và đầu tư về cơng tác số hóa hồ sơ, tài liệu tại cơ quan. Trước hết là xác định quy mơ nhân sự thực hiện số hóa và đầu tư máy móc, trang thiết bị tại các phịng ban, đơn vị. Nhân sự thực hiện số hóa là các viên chức trong cơ quan, được tham gia các khóa tập huấn nghiệp vụ số hóa tài liệu để nắm bắt tốt nghiệp vụ.
Bên cạnh đó Viện cũng sẽ dựa vào đặc điểm tài liệu được hình thành của Viện để trang bị các máy móc phục vụ số hóa cho phù hợp. Đối với những tài liệu hành chính thơng thường thì chỉ cần sử dụng máy in kết hợp scan tài liệu để thực hiện số hóa. Tuy nhiên đối với những tài liệu bản vẽ thiết kế xây dựng khổ lớn thì cần đến máy số hóa tài liệu khổ lớn chuyên dụng như máy quét OS Q của Đức hoặc máy quét Flatbed FB0 của Zeutschel. Đây là máy quét chuyên dụng dành cho những tài liệu khổ lớn.
Tiếp đến, các phịng ban, đơn vị phải có kế hoạch cụ thể về số lượng hồ sơ, tài liệu cần được số hóa, có thể xác định những hồ sơ, tài liệu nào có giá trị cao thì thực hiện số hóa trước, hồ sơ, tài liệu có giá trị thấp hơn thì số hóa sau. Những hồ sơ, tài liệu vừa được hồn thành hoặc những hồ sơ của những cơng trình lớn, cơng trình trọng điểm sẽ được ưu tiên số hóa trước.
Theo Tiêu chuẩn An ninh thơng tin ISO/IEC27001:2013, sẽ có 07 bước số hóa cơ bản được thực hiện:
Bước 1: Nhận bàn giao tài liệu giấy
Đơn vị, cá nhân thực hiện số hóa tài liệu sẽ tiếp nhận tài liệu từ các phong ban, đơn vị hoặc từ kho lưu trữ. Cần lập biên bản giao nhận tài liệu để xác định được số lượng, tên phơng (khối) tài liệu sẽ được số hóa.
49
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu
Cán bộ số hóa kiểm tra tài liệu thu thập đồng thời phân loại theo phông (khối) tài liệu. Để chuẩn bị tốt cho bước này thì tài liệu cần được lấy ra khỏi các bìa cứng, tháo bỏ ghim kẹp, và làm phẳng các trang tài liệu. Khâu phân loại tài liệu cần phân loại riêng những tài liệu đã rách và hư hỏng để lên phương án phục hồi (nếu có thể).
Bước 3: Quét tài liệu
- Thiết lập hệ thống: Scan và thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file, đặt định dạng, đóng ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu, tạo dữ liệu metadata.
- Lựa chọn máy quyét tài liệu hợp lý để phù hợp với loại tài liệu, giúp rút ngắn thời gian qt. Hồ sơ hành chính thơng thường sẽ được số hóa bằng máy scan tích hợp với máy in, với những tài liệu khổ lớn sẽ được scan bằng máy chuyên dụng. Tùy thuộc vào đặc điểm của tài liệu để áp dụng kỹ thuật scan từng tờ đối với hồ sơ lưu trữ thông thường, hay áp dụng kỹ thuật mới tiến bộ hơn như Bookscan đối với dạng tài liệu đòng quyển. Tài liệu hồ sơ bản giấy thông thường khổ A4 – A0 sẽ tiến hành trên máy quét tự động. Các tài liệu mỏng, giấy rách nát có khả năng hư hỏng thì sẽ tiến hành quét trên máy quét phẳng. Các tài liệu dạng quyển hoặc tài liệu không tháo gáy được sẽ thực hiện trên máy quét sách A4 – A0.
Bước 4: Kiểm tra file sau khi quét
Việc kiểm tra file đầu ra, file tài liệu sau khi quét có thể chia làm 2 lần để đảm bảo chất lượng và khơng bị sai sót. Trường hợp tài liệu sau khi quét không đáp ứng yêu cầu như bị mờ, mất góc… cần được tiến hành quét lại. Tiêu chí kiểm tra bao gồm:
Bước 5: Nhập liệu dữ liệu
Q trình nhập liệu có thể áp dụng một trong hai phương pháp hoặc hỗn hợp cả hai:
- Nhập liệu tự động: Áp dụng đối với các bản gốc chất lượng cao, tài liệu
50
mới. với cách nhập liệu này nên sử dụng công nghệ OCR (nhận dang ký tự quang học) để bóc tách thơng tin và nhập liệu tự động vào các trường thông tin yêu cầu.
- Nhập liệu thủ công: Áp dụng với các bản gốc chất lượng thấp, tài liệu cũ, không thể nhận dạng được. Nhân viên nhập liệu sẽ nhập tay các dữ liệu và các trường thông tin yêu cầu.
Các trường thông tin của tài liệu sau khi được nhập liệu sẽ được lưu trữ trong file cơ sở dữ liệu, được liên kết với các file ảnh đã quét. Vì vậy cơ sở dữ liệu số hóa cơ bản sẽ bao gồm các file ảnh và các file chứa các trường thôn tin đã nhập liệu.
Bước 6: Kiểm tra dữ liệu sau khi nhập liệu
Tiêu chí kiểm tra: Kiểm tra nội dung các trường nhập liệu đối chiếu với tài liệu gốc đã được quét. Nếu sai thì sửa lại và phần mềm có lưu vết các thơng tin đã sửa.
Bước 7: Hồn thiện cơ sở dữ liệu sau khi nhập liệu
Thực hiện kết xuất và lưu trữ thông tin vào hệ thống hoặc phần mềm quản lý của Viện: Máy chủ, thiết bị lưu trữ…
Những lợi ích của việc số hóa hồ sơ tài liệu đối với VKHCNXD đó là:
- Kéo dài tuổi thọ của tài liệu: Với những tài liệu vật lý, thời gian lưu trữ càng lâu thì chất lượng bản lưu trữ càng giảm. Những tài liệu này có khả năng bị hỏng do các yếu tố ngoại cảnh như: ẩm, mốc, mối mọt… Đặc biệt trong q trình sử dụng cũng có thể bị thất thốt do các cá nhân sơ ý. Thơng tin được lưu trữ dạng số giúp cơ quan có thể lưu trữ một khoảng thời gian dài mà không cần lo lắng về tuổi thọ tài liệu. Ngoài ra, số hóa tài liệu lưu trữ cũng giúp các cán bộ dễ dàng khôi phục và chỉnh lý tài liệu dễ dàng hơn.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí: Tài liệu số hóa có thể tìm kiếm dễ dàng chỉ với một vài thao tác trên máy tính. Đồng thời giúp cơ quan giảm thiểu số lượng tài liệu giấy cần bảo quản nên tiết kiệm được tối đa chi phí và nhân lực.
51
Tiểu kết chương 3
Tại chương cuối, tôi đã nêu ra được những ưu điểm và những hạn chế còn đang tồn tại trong quản lý hồ sơ của VKHCNXD. Từ đó tơi đã đưa ra được những giải pháp nhằm phát huy những ưu điểm và cách khắc phục những hạn chế. Những giải pháp trên sẽ góp phần nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ tại cơ quan.
52
KẾT LUẬN
Việc quản lý hồ sơ có khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thơng tin trong cơ quan, tổ chức được nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết cơng việc kịp thời, hiệu quả, đồng thời góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp đó. Quản lý hồ sơ tốt cịn tránh được tình trạng tài liệu bị bó gói hoặc bị thất lạc trước khi đưa vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho khai thác, nghiên cứu.
Qua quá trình tìm hiểu và khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ tại Viện Khoa học Cơng nghệ Xây dựng, có thể thấy về cơ bản, các phịng ban, đơn vị thuộc cơ quan đã thực hiện khá tốt cơng tác quản lý hồ sơ tại phịng ban, đơn vị mình. Có những hoạt động nghiệp vụ được thực hiện đầy đủ, nghiêm túc theo đúng quy định nhưng vẫn còn một số nghiệp vụ tại một số đơn vị chưa được thực hiện nghiêm chỉnh. Những điều này phần nào làm giảm hiệu quả công việc cũng như ảnh hưởng tới công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan. Việc đưa ra những giải pháp trong đề tài này sẽ đóng góp một phần nhỏ trong việc khắc phục những hạn chế và nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ hiện hành tại cơ quan.
53
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức;
2. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 16/4/2013 về Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
3. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 về công tác văn thư.
4. Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011.
5. Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng (2016), Quyết định số 1795/QĐ-
VKH ngày 11/11/2016 của Viện trưởng VKHCNXD về ban hành Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ của Viện KHCN Xây dựng;
6. Chu Ngát (2021), bài viết “Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công
việc đối với các cơ quan, tổ chức”, địa chỉ:
https://sonoivu.backan.gov.vn/Pages/thong-tin-chuyen-nganh-388/van-thuluu- tru-439/tam-quan-trong-cua-viec-lap-ho-so-3b0fc8ab335f86c8.aspx.
7. Kiều Thị Ngọc Mai (2000), bài viết “Vài ý kiến về công tác quản lý tài
liệu và lập hồ sơ ở Cơ quan quản lý hành chính nhà nước”, Tạp chí Lưu trữ
Việt Nam, số 6.
8. Nguyễn Dỗn Phương Nam (2020), “Cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức tại Sở Xây dựng thành phố Hà Nội”, khóa luận tốt nghiệp, trường
Đại học Nội vụ Hà Nội;
9. Nguyễn Thị Hồng Liên (2020), “Quản lý hồ sơ công việc tại Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội”, khóa luận tốt nghiệp, trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
10. Phạm Thảo Lan (2020), “Quản lý hồ sơ công tác Đảng tại Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội”, khóa luận tốt nghiệp, trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
54
11. PGS.TS. Triệu Văn Cường (2016), “Giáo trình Văn thư”, NXB Lao Động;
12. TS. Chu Thị Hậu (2016), “Giáo trình Lý luận và phương pháp cơng
tác lưu trữ”, NXB Lao Động;
13. Tô Duy Nghĩa (2002), bài viết “Một vài suy nghĩ trong việc lập hồ
sơ vấn đề của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2.
14. Viện khoa học công nghệ xây dựng (2018), địa chỉ:
http://www.ibst.vn/tin-tuc/chuc-nang-nhiem-vu/chuc-nang- nhiemvu714603.html.
55
PHỤ LỤC
Hình ảnh 1. Viện Khoa học Cơng nghệ Xây dựng
Hình ảnh 2. Tủ đựng hồ sơ, tài liệu đặt tại bộ phận Văn thư
56
Hình ảnh 3. Tập lưu văn bản về “Phiếu đề nghị giao việc” năm 2022 tại bộ phận Văn thư, VKHCNXD
Hình ảnh 4. Máy in phục vụ cho công tác văn thư cũng như khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu
57