8. Kết cấu đề tài
1.2. Cơ sở pháp lý về quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ
1.2.4. Đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ
Việc đảm bảo an toàn đối với tài liệu lưu trữ đã được ban hành và quy định khá sớm.
- Quyết định số 168/QĐ – HĐBT ngày 26 tháng 12 năm 1981 của Hội đồng Bộ trưởng quy định . Cụ thể, tại Điều 7 quy định “Không ai được tự tiện mang tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam ra khỏi biên giới nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Và tại Điều 8 quy định “…Đối với những hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ năm 1954 trở về trước không được tiêu hủy”.
- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật Lưu trữ, cụ thể là Điều 8 quy định về các hành vi bị nghiêm cấm đối với tài liệu lưu trữ.
“Điều 8. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ.
2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ. 3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ.
4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép.”
1.2.5. Bảo vệ bí mật thơng tin tài liệu lưu trữ
Việc bảo vệ bí mật thơng tin tài liệu lưu trữ đã được quy định trong: - Luật số 29/2018/QH14 ngày 15 tháng 11 năm 2018 về Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.
- Sau đó, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.
- Ngày 10 tháng 3 năm 2020, Bộ Công an cũng đã ban hành Thông tư số 24/2020/TT – BCA về ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.
1.2.6. Đảm bảo cơ sở vật chất
Việc đảm bảo cơ sở vật chất trong kho Lưu trữ; hướng dẫn xây dựng kho Lưu trữ chuyên dụng; ban hành các tiêu chuẩn về cặp, hộp, bìa, mục lục hồ sơ… được quy định trong các văn bản sau:
- Ngày 29 tháng 7 năm 2008, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Công văn số 662/VTLTNN – TCCB quy định về việc tăng cường công tác phịng cháy chữa cháy, bảo vệ an tồn hồ sơ, tài liệu.
- Ngày 17 tháng 12 năm 2008, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 262/QĐ – VTLTNN quy định về quy trình vệ sinh kho bảo quản tài liệu và quy trình vệ sinh tài liệu lưu trữ trên nền giấy.
- Ngày 21 tháng 10 năm 2011, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 176/QĐ – VTLTNN quy định về quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng.
- Ngày 11 tháng 11 năm 2011, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số
15/2011/TT-BNV quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ về vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy.
- Ngày 23 tháng 7 năm 2012, Bộ Khoa học và Công nghệ cũng đã ban hành Quyết định số 1687/QĐ - BKHCN quy định về việc cơng bố Tiêu chuẩn quốc gia đối với bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ và giá bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Tiếp theo, ngày 08 tháng 7 năm 2014, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 150/QĐ – VTLTNN quy định và hướng dẫn thực hiện quy trình khử axit cho tài liệu giấy.
1.2.7. Đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ
- Người làm công tác văn thư, lưu trữ cần phải có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng cơng nghệ thông tin cơ bản theo quy định
tại Thông tư số 01/2014/TT - BTTTT và Thông tư số 03/2014/TT - BTTTT ngày 11 tháng 3 năm 2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin.
- Ngày 31 tháng 10 năm 2014, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 14/2014/TT – BNV quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư.
- Ngày 11 tháng 6 năm 2021, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 2/2021/TT – BNV quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương đối với các ngạch cơng chức chun ngành hành chính và cơng chức chuyên ngành văn thư
TIỂU KẾT
Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ đã và đang được quan tâm tại các cơ quan, tổ chức; những vấn đề liên quan đến cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý, thực tiễn quản trị và sử dụng các biện pháp phòng ngừa rủi ro đã được quan tâm trong một số cơng trình nghiên cứu, các cuộc hội thảo, các bài tham luận hội nghị khoa học… Trong Chương 1, tôi đã đề cập đến những vấn đề chung về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ nhằm phân tích, làm rõ những khái niệm liên quan, ý nghĩa, đối tượng, nguyên tắc, vai trò, nội dung của hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ và cơ sở pháp lý về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ. Nghiên cứu thực trạng quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ sẽ được làm rõ trong Chương 2 của đề tài.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY
HỒ 2.1. Giới thiệu khái quát về UBND quận Tây Hồ
2.1.1. Lịch sử hình thành của UBND Quận Tây Hồ
Quận Tây Hồ được thành lập từ các phần của quận Ba Đình và huyện Từ Liêm theo Nghị định số 69/CP ngày 28 tháng 10 năm 1995 của Chính phủ Việt Nam.
Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn hoá, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Thủ đô Hà Nội. Quận nằm ở phía Tây Bắc của Hà Nội. Diện tích 24,0km2 trong tổng số hơn 17.878 ha (chiếm 13,4%) diện tích đất khu vực nội thành Hà Nội, gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng. Tây Hồ là quận lớn thứ 4 về diện tích đất tự nhiên sau quận Hà Đơng, Long Biên và Hồng Mai.
- Phía đơng giáp quận Long Biên với ranh giới tự nhiên là sơng Hồng;
- Phía tây giáp quận Bắc Từ Liêm;
- Phía nam giáp quận Ba Đình (với ranh giới là khu dân cư An Dương, đường Thanh Niên và đường Hoàng Hoa Thám), Cầu Giấy ;
- Phía bắc giáp huyện Đơng Anh với ranh giới tự nhiên là sơng Hồng.
- Quận Tây Hồ có địa hình tương đối bằng phẳng, có chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam.
Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địa giới Quận, là một cảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cả nước, phía bắc và phía đơng là sơng Hồng chảy từ phía bắc xuống phía nam. Khu vực xung quanh Hồ Tây có nhiều làng xóm tồn tại từ lâu đời với nhiều nghề thủ cơng truyền thống. Với các cơng trình di tích lịch sử có giá trị, tập trung xung
Trải qua 25 năm xây dựng và trưởng thành, quận Tây Hồ đã ngày một lớn mạnh. [2;14]
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBNDquận Tây Hồ quận Tây Hồ
2.1.2.1. Chức năng của UBND quận Tây Hồ
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003, Uỷ ban nhân dân các cấp nói chung, Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ nói riêng là cơ quan hành chính nhà nước cấp quận, huyện, thị xã, quản lý nhà nước trong phạm vi lãnh thổ của Quận theo Hiến pháp, Pháp lệnh, Nghị quyết của HĐND quận và cơ quan cấp trên tất cả các lĩnh vực: kinh tế, chính trị, an ninh…
- UBND quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân địa phương… [2;15]
2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ, chương trình cơng tác tuần, tháng, năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà nước. UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình Theo Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003 là:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận. Xây dựng kế hoạch đầu tư và xây dựng các cơng trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp thơng qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
phịng thơng qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND.
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước. Bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBND quận trực tiếp quản lý.
- Kết luận những đơn thư, khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ của UBND quận quản lý hoặc những nhiệm vụ phức tập theo quy định của Luật Khiếu nại tố cáo.
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo điều hành của tập thể nói chung và của mỗi cá nhân nói riêng.
Giải quyết những vấn đề khác có liên quan đến UBND quận mà pháp luật đã quy định thuộc thẩm quyền của Quận. [2;15]
2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ
Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, lãnh đạo tập thể, đi đôi với phát huy trách nhiệm của từng thành viên, thảo luận tập thể và quyết định theo đa số. Xây dựng và phát triển quận về nhiều mặt nhằm phục vụ lợi ích của nhân dân.
- Đứng đầu Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận, là người phụ trách chung, lãnh đạo điều hành tồn diện các mặt cơng tác của Uỷ ban nhân dân quận.
- Giúp việc cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là 03 Phó Chủ tịch phụ trách các lĩnh vực: Kinh tế, Văn hoá - xã hội, Đất đai – Trật tự xây dựng. Các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận phân công, chỉ đạo công tác hoạt động trong lĩnh vực phụ trách, chỉ đạo điều hành hoạt động một số phòng ban thuộc lĩnh vực quản lý.
- Uỷ ban nhân dân quận gồm 12 phòng, ban chuyên mơn, các tổ chức chính trị - xã hội và các đoàn thể; các trung tâm trực thuộc và các đơn vị hiệp quản. Trong mỗi phịng có một trưởng phịng, 03 phó phịng và các chun viên. [2;16]
2.2. Tình hình quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ tạiUBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ
2.2.1. Nhân lực thực hiện quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưutrữ tại UBND quận Tây Hồ trữ tại UBND quận Tây Hồ
Để thực hiện quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ cần có sự quan tâm và chỉ đạo, giám sát từ Lãnh đạo UBND quận, Chánh Văn phòng và các cán bộ phòng Văn thư – Lưu trữ.
- Lãnh đạo UBND quận:
Họat động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ là một hoạt động mới được thực hiện tại UBND quận Tây Hồ. Lãnh đạo UBND quận đã nhận biết được tầm quan trọng của rủi ro ảnh hưởng đến công tác văn thư, lưu trữ, do vậy hoạt động này được lãnh đạo UBND quận rất quan tâm và ngay từ đầu đã chỉ đạo, thực hiện mạnh mẽ vấn đề này.
- Chánh Văn phòng:
Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành toàn diện hoạt động của Văn phịng, trong đó có hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ. Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo UBND quận về toàn bộ hoạt động của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
Trong hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ, Chánh văn phòng chịu trách nhiệm giám sát, chỉ đạo, điều hành những nhiệm vụ từ lãnh đạo chỉ đạo xuống. Do đó, Chánh văn phịng phải bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ có đủ điều kiện để thực hiện hoạt động này; chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo kịp thời với lãnh đạo; chỉ đạo cho các phòng, ban liên quan phối hợp thực hiện.
- Cán bộ phòng Văn thư – Lưu trữ:
Bộ phận Văn thư – Lưu trữ gồm 03 cán bộ văn thư, trong đó có 01 cán bộ văn thư kiêm nhiệm lưu trữ, độ tuổi từ 36 đến 47 tuổi, đều tốt nghiệp hệ
đại học chính quy Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn. Theo như khảo sát, mỗi người đều có từ 10 năm kinh nghiệm văn thư trở lên.
UBND quận Tây Hồ là cơ quan nhà nước nên mỗi ngày, mỗi năm đều có rất nhiều văn bản đến và cả văn bản đi nên việc quản lý văn bản khơng thể phân tán đi mỗi phịng ban tự quản lý được. Do vậy, văn thư cơ quan là nơi quản lý tất cả các văn bản đi, đến của cơ quan (hình thức tập trung).
Theo khảo sát, cán bộ các phịng ban nói chung, cán bộ văn thư nói riêng mỗi năm lãnh đạo đều tổ chức 1 - 2 lần tập huấn cho các cán bộ trong cơ quan (riêng cán bộ văn thư không những được lãnh đạo cho đi tập huấn do Bộ Nội Vụ tổ chức, do UBND Thành phố tổ chức, mà còn được đi tập huấn tại các tỉnh khác).
Công tác văn thư – lưu trữ bao gồm nhiều nội dung với nhiều mức độ phức tạp khác nhau nên các cán bộ văn thư đều làm việc trên tinh thần trách nhiệm với cơng việc, với ngành nghề của mình, khơng cho phép việc sai sót.
2.2.2. Nhận diện và dự báo nguy cơ rủi ro trong công tác văn thư,lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
2.2.2.1. Rủi ro đối với văn bản, hồ sơ
a. Soạn thảo và ký ban hành văn bản:
- Soạn thảo văn bản: rủi ro về thể thức trình bày văn bản. Lỗi này rất hay gặp phải tại các cơ quan, tổ chức: kể cả là đơn vị cấp trên cũng xảy ra lỗi này. Cụ thể ngày 12 tháng 4 năm 2022, phòng văn thư UBND quận Tây Hồ tiếp nhận và cấp số đối với hai văn bản do phịng Văn hóa Thơng tin và phịng Thanh tra soạn thảo, tuy nhiên cán bộ văn thư đã không chú ý đến lỗi sử dụng dấu cách trong quá trình soạn thảo văn bản nên vẫn cấp số và phát hành văn bản. Đây không phải là lỗi lớn nhưng sẽ ảnh hưởng đến hình thức của văn bản.
- Ký ban hành văn bản: văn bản sau khi được kiểm tra thể thức, kỹ
thuật trình bày và nội dung sẽ được Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND quận Tây Hồ trực tiếp ký ban hành và chuyển tới Văn thư UBND quận để làm thủ tục phát hành văn bản. Rủi ro xảy ra trong giai đoạn này có thể do ký khơng đúng chức danh, nhiệm vụ quyền hạn được giao. Ví dụ như: Công văn số