8. Kết cấu đề tài
2.2. Tình hình quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ tạ
2.2.2. Nhận diện và dự báo nguy cơ rủi ro trong công tác văn thư, lưu
lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
2.2.2.1. Rủi ro đối với văn bản, hồ sơ
a. Soạn thảo và ký ban hành văn bản:
- Soạn thảo văn bản: rủi ro về thể thức trình bày văn bản. Lỗi này rất hay gặp phải tại các cơ quan, tổ chức: kể cả là đơn vị cấp trên cũng xảy ra lỗi này. Cụ thể ngày 12 tháng 4 năm 2022, phòng văn thư UBND quận Tây Hồ tiếp nhận và cấp số đối với hai văn bản do phịng Văn hóa Thơng tin và phịng Thanh tra soạn thảo, tuy nhiên cán bộ văn thư đã không chú ý đến lỗi sử dụng dấu cách trong quá trình soạn thảo văn bản nên vẫn cấp số và phát hành văn bản. Đây không phải là lỗi lớn nhưng sẽ ảnh hưởng đến hình thức của văn bản.
- Ký ban hành văn bản: văn bản sau khi được kiểm tra thể thức, kỹ
thuật trình bày và nội dung sẽ được Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND quận Tây Hồ trực tiếp ký ban hành và chuyển tới Văn thư UBND quận để làm thủ tục phát hành văn bản. Rủi ro xảy ra trong giai đoạn này có thể do ký khơng đúng chức danh, nhiệm vụ quyền hạn được giao. Ví dụ như: Công văn số 488/UBND-YT về việc điều chỉnh, bổ sung số liệu báo cáo các đối tượng chưa tiêm vắc xin phòng COVID-19 trên địa bàn thuộc lĩnh vực Văn hóa – xã hội do Phó Chủ tịch Phạm Xuân Tài phụ trách, tuy nhiên do cán bộ chuyên môn khi soạn thảo công văn này và Trưởng đơn vị đã không chú ý lĩnh vực này do Phó Chủ tịch nào ký nên đã trình ký ơng Hồng Tuấn Anh.
b. Quy trình quản lý văn bản đi:
- Cấp số, thời gian ban hành văn bản: cán bộ văn thư UBND quận đã
cấp trùng số hai cơng văn của Phịng Kinh tế và Phịng Tư pháp dẫn đến số thời gian ban hành khơng thống nhất và phải thực hiện việc chèn số văn bản. Tình trạng lấy trùng số, chèn số cịn xảy ra khá phổ biến tại UBND quận Tây Hồ nên khi thực hiện việc nhập số lên phần mềm hệ thống cũng gây ra tình trạng trùng số.
- Đăng ký văn bản: rủi ro trong đăng ký văn bản thường là lỗi chính tả,
trích yếu nhầm nội dung và rủi ro trong ký số văn bản điện tử. Đối với việc đăng ký văn bản giấy và văn bản điện tử thường ít xảy ra rủi ro, bởi lẽ cơng việc này do cán bộ văn thư có kinh nghiệm dày dặn đảm nhiệm nên việc xảy
- Nhân bản, đóng dấu, ký số: rủi ro có thể xảy ra như nhầm dấu, nhân bản thiếu trang, ngược trang… Tình trạng này thi thoảng cịn xảy ra tại UBND quận Tây Hồ, do cán bộ chuyên môn không thường xuyên photocopy tài liệu cộng thêm tâm lý chủ quan khi photocopy xong không kiểm tra lại từng bản sao, dẫn đến tình trạng tài liệu xin ý kiến lãnh đạo trong cơ quan bị thiếu trang hoặc mờ chữ, lệch lề… đến khi lãnh đạo phản ánh lại mới phát hiện ra lỗi này. Hơn nữa, việc sử dụng máy photocopy cũ, hết khấu hao khiến tài liệu được photocopy không đều màu, tài liệu dễ bị cuốn gây rách và nhàu nát.
- Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: trong thời gian dịch Covid – 19 căng thẳng, phòng Văn thư có hai cán bị ảnh hưởng nên phải nghỉ điều trị. Vì vậy, mọi cơng việc trong phịng Văn thư đều do cán bộ còn lại đảm nhiệm nên việc phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi bị chậm trễ.
- Lưu văn bản đi: cán bộ văn thư UBND quận đã thực hiện việc lưu văn bản giấy tương đối tốt, rất ít trường hợp họ lưu nhầm vị trí và lưu bản khơng có giá trị. Tuy nhiên, khi lưu văn bản điện tử thường quên việc nhập trích yếu nội dung văn bản nên việc tìm kiếm văn bản trên hệ thống khi cần thiết gặp khó khăn và gây lãng phí thời gian.
c. Quy trình quản lý văn bản đến:
- Tiếp nhận văn bản đến: thường gặp những rủi ro như thất lạc, nhầm lẫn văn bản, gửi sai địa chỉ… Cụ thể, khi cơ quan khác gửi giấy mời họp qua hòm thư điện tử của UBND quận Tây Hồ, cán bộ văn thư, lưu trữ phụ trách quản lý văn bản đi đã nhấp vào email để tìm văn bản cần sử dụng nhưng đã nhấp nhầm vào email giấy mời họp, tuy nhiên do phải giải quyết các văn bản khác do Chánh Văn phòng đề nghị nên cán bộ văn thư đó đã quên chưa in ra và gửi đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm tham dự buổi họp đó. Hậu quả làm cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm khơng biết thơng tin để tham dự buổi họp,
làm ảnh hưởng đến uy tín của UBND quận Tây Hồ. Hoặc khi tải văn bản trên hịm thư điện tử xuống nhưng khơng biết cách lưu tên văn bản và khơng nhớ lưu vào file nào trên máy tính sẽ khiến việc tìm kiếm văn bản khi đính kèm lên hệ thống gặp khó khăn. Đối với văn bản giấy, khi tiếp nhận văn bản đến từ người đưa thư, cán bộ văn thư thường có suy nghĩ tiếp nhận nhiều văn bản rồi mới bóc bì, đánh số cùng một lúc. Đây là suy nghĩ vô cùng sai lệch dẫn đến việc xử lý văn bản chậm trễ.
- Đăng ký văn bản đến: thường gặp rủi ro như bỏ sót văn bản chưa đăng ký kịp thời, số ký hiệu trong văn bản đến và số ký hiệu trong phiếu xử lý văn bản không thống nhất với nhau. Ví dụ như: cán bộ văn thư tại UBND quận đã không để ý và đọc kỹ số ký hiệu văn bản nên đã dẫn đến việc in sai phiếu xử lý công việc, điều này gây ra nhầm lẫn và giải quyết cơng việc khơng đúng mục đích, thậm chí phải sửa lại những trường thơng tin sai trên phần mềm hệ thống và trình ký lại ý kiến Lãnh đạo.
- Trình, chuyển giao văn bản đến: cơng việc này rất dễ xảy ra nguy cơ
rủi ro như thất lạc văn bản, nếu không đề nghị người giao và người nhận ký rõ ràng sẽ rất dễ gây tranh cãi nếu thu hồi văn bản. Cụ thể, sau khi bóc bì và xử lý văn bản đến có liên quan, cán bộ Văn thư nhân bản văn bản để gửi cho các đơn vị, phòng ban liên quan tới nội dung cần giải quyết. Việc trình và chuyển giao văn bản đến được thực hiện bởi cán bộ văn thư, lưu trữ có kinh nghiệm dày dặn và tinh thần trách nhiệm cao trong công việc nên đa số các văn bản đến được trình và chuyển giao đúng thời hạn.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: cán bộ văn thư thực hiện công việc đôn đốc và theo dõi việc giải quyết văn bản giấy và văn bản điện tử tương đối tốt, báo cáo kịp thời với Lãnh đạo.
d. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: công tác này thường xảy ra rủi ro do thiếu, khuyết văn bản. Thơng thường các đơn vị, phịng ban sau khi mượn văn bản từ phòng Văn thư để giải quyết cơng việc phải trả lại phịng Văn thư, tuy nhiên có những đơn vị mượn văn bản nhưng quên trả lại khiến cho việc lập hồ sơ bị khuyết văn bản. Trường hợp đơn vị, phịng ban đó trả văn bản chậm trễ cũng gây mất thời gian khi phải tìm lại vị trí của văn bản đó ở cặp hộp nào, số thứ tự bao nhiêu.
2.2.2.2. Rủi ro đối với hệ thống quản lý văn bản điện tử
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của UBND quận Tây Hồ là phần mềm dùng nội bộ để quản lý văn bản và điều hành nhằm phục vụ đề án “Quản lý văn bản điện tử quận Tây Hồ”, được xây dựng nhằm mục đích hỗ trợ cơng tác quản lý và điều hành tác nghiệp của UBND quận. Phần mềm này chỉ có các cán bộ, cơng chức, viên chức trong UBND quận Tây Hồ mới có thể đăng nhập: bao gồm tên đăng nhập và nhập mật khẩu mới có thể vào.
Hệ thống quản lý văn bản điện tử có chức năng: quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo...; quản lý toàn bộ các giấy tờ phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc, tờ trình, phiếu xử lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản... Hệ thống này giúp cán bộ văn thư, lưu trữ biết được công việc cần xử lý, các cơng việc đang theo dõi; tìm được nhanh chóng bất cứ thơng tin, tài liệu nào khi cần; chi phí đầu tư thấp, hiệu quả mang lại cao; nâng cao hiệu quả xử lý công việc (giảm thời gian xử lý, trao đổi), tăng năng suất lao động…
Bên cạnh những lợi ích mà Hệ thống quản lý văn bản điện tử mang lại còn tồn tại những nguy cơ rủi ro tiềm ẩn như: các văn bản được ký số, lưu trữ
trên máy tính của cán bộ, cơng chức và được trao đổi qua các phần mềm chạy trên nền tảng Internet rất khó kiểm sốt; đa phần các tài liệu rời lẻ chưa được tập hợp để tạo thành hồ sơ điện tử để xác định giá trị tài liệu đưa vào lưu trữ. Virus máy tính tấn cơng vào máy tính chứa tệp tin, mã hóa tệp tin, làm hỏng tệp tin. Hơn nữa, chi phí mua bản quyền phần mềm diệt virus hàng năm để phịng ngừa rủi ro là khơng nhỏ.
Trình độ, nhận thức của các cán bộ văn thư không đồng đều, cán bộ lớn tuổi vẫn làm việc theo thói quen, lối mịn của các thế hệ đi trước, hạn chế năng lực khi áp dụng công nghệ thông tin.
UBND quận Tây Hồ cịn sử dụng máy tính có tuổi thọ lâu đời, cấu hình yếu nhưng chưa có kinh phí để thay thế, dẫn đến hỏng hóc có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Cùng với đó, khơng có thiết bị lưu trữ dữ liệu dự phịng nên khi máy tính hỏng dẫn đến dữ liệu cũng bị mất không lấy lại được. Đôi lúc mạng Internet bị lỗi, còn yếu hoặc mất mạng dẫn đến việc cán bộ, công chức không thể truy cập phần mềm quản lý văn bản.
2.2.2.3. Rủi ro đối với con dấu
Lãnh đạo UBND quận có trách nhiệm giao cho cán bộ văn thư quản lý sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức theo quy định. Cán bộ văn thư có trách nhiệm bảo quản an tồn, sử dụng con dấu tại Trụ sở UBND quận. Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền và phải lập biên bản.
Các cán bộ UBND quận Tây Hồ đã sắp xếp và bố trí con dấu tại nơi thống mát. Tuy nhiên, do Trụ sở UBND quận đang trong quá trình sửa chữa nên đa số các đơn vị, phòng ban đều chuyển về Trụ sở tạm tại Trung tâm Văn hóa Thơng tin và Thể thao và kết cấu xây dựng tại đây không tuân thủ quy định về các chỉ tiêu xây dựng phịng kho phục vụ cơng tác văn thư, lưu trữ, nên khi gặp trời mưa kéo dài, hơi nước bốc lên làm ẩm tủ gỗ đựng con dấu khiến cho mực trong con dấu bị nhòe.
2.2.2.4. Rủi ro đối với tài liệu lưu trữ
Trong công tác văn thư, lưu trữ, tài liệu lưu trữ là đối tượng có nguy cơ rủi ro xảy ra là phổ biến nhất.
- Điều kiện bảo quản: kho Lưu trữ UBND quận Tây Hồ mặc dù được thiết kế bốn phòng nhưng với số lượng tài liệu cần lưu trữ là khơng đủ diện tích, vẫn cịn tình trạng thiếu giá kệ đựng tài liệu nên còn nhiều hồ sơ, tài liệu bó gói và chỉ được đặt trên bàn.
- Bụi: bụi cũng là một trong số các tác nhân gây nguy hại tới tuổi thọ và tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ. Kho lưu trữ của UBND quận Tây Hồ được xây dựng trên tầng 4 của Trụ sở UBND quận Tây Hồ, điều này đảm bảo được việc tránh được các khu công nghiệp, đường lớn gây nhiều bụi. Tuy nhiên, kho lưu trữ UBND quận gồm bốn phịng khá rộng nhưng chỉ có một cán bộ vừa kiêm nhiệm văn thư và lưu trữ nên việc lau dọn bụi bặm thường xuyên là rất khó, do vậy bụi bám trên các cặp, hộp tài liệu khá nhiều khiến tài liệu bị ố vàng. Nhưng vấn đề hiện tại, Trụ sở chính UBND quận đang trong dự án cải tạo, tu bổ nên bụi rất nhiều mà lại không thể vệ sinh cho tài liệu, đây là điều rất đáng lo ngại.
- Chuột và các loài gặm nhấm: qua khảo sát tại UBND quận Tây Hồ,
kho lưu trữ tại trụ sở rất dễ cho các loài gặm nhấm đột nhập vào cắn phá tài liệu dẫn đến nhiều tài liệu bị hư hỏng nặng và khơng thể phục hồi. Bởi vì, thứ nhất: kho lưu trữ UBND quận Tây Hồ khơng phải dạng khép kín, cịn nhất nhiều kẽ hở và lỗ thủng tương đối lớn để cho các loài gặm nhấm đột nhập; thứ hai: xung quanh Trụ sở rất nhiều cống rãnh là nơi trú ngụ của chuột chưa được khơi thơng và có lưới chắn; thứ ba: việc dọn vệ sinh tại kho Lưu trữ chưa được thực hiện thường xuyên cũng là nguyên nhân dẫn đến các loài gặm nhấm đột nhập.
- Rủi ro xảy ra do công tác bảo vệ an ninh: kho Lưu trữ UBND quận
được xây dựng trên tầng 4 thuộc khu Văn phòng và gồm bốn phịng, cùng với đó, Trụ sở UBND quận được thiết kế ba cổng ra vào tương ứng với ba phòng trực bảo vệ và Văn phòng UBND quận đã bố trí đội ngũ nhân viên bảo vệ luân phiên ca trực đảm bảo công tác an ninh 24/24 nên rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ là khơng có.
- Rủi ro xảy ra do sự cố hỏa hoạn: hỏa hoạn là yếu tố gây rủi ro nghiêm
trọng, không báo trước nên Lãnh đạo UBND quận rất quan tâm đến cơng tác phịng cháy nổ đối với UBND quận nói chung và đối với tài liệu lưu trữ nói riêng. Hàng năm, Lãnh đạo UBND quận Tây Hồ luôn tạo điều kiện tổ chức tập huấn cơng tác phịng cháy chữa cháy đối với tồn thể cán bộ, công chức, viên chức. Cơng tác phịng cháy chữa cháy kho Lưu trữ UBND quận luôn được quan tâm, coi trọng, sau khi hết giờ làm việc, cán bộ được phân công trực nhật hàng ngày ln kiểm tra và ngắt tồn bộ hệ thống điện nên việc xảy ra rủi ro hỏa hoạn là chưa có.
- Một trong những nguyên nhân gây mất mát, thất lạc, rủi ro tài liệu là
do thiếu các biện pháp tổ chức quản lý. Khối lượng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận tăng dần theo từng năm, do thiếu kiểm sốt nên xuất hiện tình trạng tài liệu khơng được tổ chức khoa học, thiếu các điều kiện bảo quản là nguyên nhân dẫn đến tài liệu bị gập, ố vàng, gãy giòn, mờ chữ và bị thất lạc.
- Các yếu tố trên khi xảy ra nguy cơ rủi ro vẫn có khả năng giữ lại, phục hồi, tu bổ tài liệu, tuy nhiên khi xảy ra rủi ro trong quá trình vận chuyển tài liệu, việc đảm bảo an tồn tài liệu là khơng cao. Trong quá trình cán bộ văn thư, lưu trữ di chuyển tài liệu từ Trụ sở Tạm sang Trụ sở chính để bảo quản trong Kho, vì gió to cùng với chỉ có hai cán bộ văn thư, lưu trữ chở tài liệu
hợp vì tài liệu cần vận chuyển nhiều nhưng hai cán bộ đều là nữ nên hồ sơ bị rơi xuống đất làm bẩn tài liệu và tài liệu bị đảo lộn trình tự.
- Hơn nữa, trong thời gian hai cán bộ văn thư, lưu trữ bị ảnh hưởng dịch Covid-19 nên chỉ có một cán bộ hướng dẫn các bạn thực tập. Vì cán bộ