8. Kết cấu đề tài
3.1. Ƣu điểm, hạn chế về quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ
3.1.1. Ưu điểm
Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ cung cấp một cách nhìn tồn diện, nhất quán về rủi ro và tạo ra giá trị thơng qua việc góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác văn thư, lưu trữ. Công tác quản trị rủi ro trong các cơ quan nhà nước Việt Nam nói chung và UBND quận Tây Hồ nói riêng được nhận thức và triển khai ở các mức độ khác nhau ở các phịng, ban chun mơn và UBND các phường.
Lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức UBND quận Tây Hồ đã có nhận thức thực sự đầy đủ về quy trình quản trị rủi ro, vai trò của quản trị rủi ro trong quá trình hoạt động và phát triển của cơ quan.
Việc tổ chức công tác quản trị rủi ro tại UBND quận Tây Hồ nhìn chung vẫn đang được thực hiện một cách rời rạc ở các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, chưa có đầy đủ khung quản trị rủi ro, một bộ phận chuyên trách quản trị rủi ro. Tuy nhiên, điều đáng mừng là nhận thức này đang thay đổi, UBND quận Tây Hồ đã bắt đầu triển khai dần công tác quản trị rủi ro thông qua việc sử dụng các dịch vụ của các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp với bước đầu là thực hiện rà soát đánh giá hiện trạng về khoảng cách trong công tác quản trị rủi ro của mình với các thơng lệ và chuẩn mực.
Hoạt động quản trị rủi ro đã được giao cho bộ phận kỹ thuật do hai cán bộ nam đảm nhiệm quản lý và quản lý một cách riêng lẻ ở các đơn vị, phịng ban chun mơn tại UBND quận.
UBND quận Tây Hồ đã xác định và xếp thứ tự ưu tiên trong việc quản lý, xử lý các rủi ro chính giúp tối ưu hóa nguồn lực của cơ quan, tối ưu hóa mối quan hệ rủi ro, giám sát hiệu quả hoạt động của cơ quan thơng qua chỉ số rủi ro chính…
Kho Lưu trữ UBND quận ln được bảo vệ an tồn, các trường hợp ra
vào kho Lưu trữ phải được sự đồng ý của cấp Lãnh đạo có thẩm quyền và phải đăng ký vào sổ ra vào kho, từ đó giảm thiểu được nguy cơ rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ.
3.1.2. Hạn chế
Bên cạnh những kết quả đạt được, hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ vẫn còn những điểm bất cập:
Thứ nhất, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ liên quan đến công tác quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ, cơng tác thanh tra kiểm sốt và công bố thông tin của cơ quan chưa thực sự hợp lý dẫn đến chồng chéo, không phân định rõ ràng trách nhiệm. Chẳng hạn, chưa có sự phân tách chức năng rõ ràng giữa lãnh đạo cơ quan và bộ phận hoạt động quản trị rủi ro cơ quan. Tại UBND quận, cán bộ Bộ phận tiếp công dân làm nhiệm vụ tiếp xúc với nhân dân làm cả việc theo dõi quy chế của cơ quan là tiếp nhận mọi ý kiến của công dân. Điều này làm mất tính khách quan, dễ dẫn đến móc ngoặc.
Thứ hai, năng lực trình độ cán bộ chưa đáp ứng được yêu cầu công nghệ hiện đại. Đây là một thực tế chung không chỉ của UBND quận Tây Hồ mà của tồn ngành cơng tác văn thư, lưu trữ. Hầu như các kinh nghiệm, kiến thức về quản trị rủi ro nói chung, quản trị rủi ro trong văn thư, lưu trữ nói riêng cịn rất mới lạ.