8. Kết cấu đề tài
3.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro
3.2.1. Nhóm giải pháp chun mơn nhằm thực hiện quản trị rủi ro
công bố thông tin của cơ quan chưa thực sự hợp lý dẫn đến chồng chéo, không phân định rõ ràng trách nhiệm. Chẳng hạn, chưa có sự phân tách chức năng rõ ràng giữa lãnh đạo cơ quan và bộ phận hoạt động quản trị rủi ro cơ quan. Tại UBND quận, cán bộ Bộ phận tiếp công dân làm nhiệm vụ tiếp xúc với nhân dân làm cả việc theo dõi quy chế của cơ quan là tiếp nhận mọi ý kiến của cơng dân. Điều này làm mất tính khách quan, dễ dẫn đến móc ngoặc.
Thứ hai, năng lực trình độ cán bộ chưa đáp ứng được yêu cầu công nghệ hiện đại. Đây là một thực tế chung không chỉ của UBND quận Tây Hồ mà của tồn ngành cơng tác văn thư, lưu trữ. Hầu như các kinh nghiệm, kiến thức về quản trị rủi ro nói chung, quản trị rủi ro trong văn thư, lưu trữ nói riêng cịn rất mới lạ.
3.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủiro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ tại UBND quận Tây Hồ ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ tại UBND quận Tây Hồ
3.2.1. Nhóm giải pháp chun mơn nhằm thực hiện quản trị rủi rotrong công tác văn thư, lưu trữ trong công tác văn thư, lưu trữ
3.2.1.1. Triển khai và thực hiện các biện pháp xây dựng ý thức về rủi ro Để
nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lữu trữ cần tăng cường trách nhiệm của lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, các lãnh đạo phịng, ban chun mơn, nhất là Chánh Văn phịng và Phó chánh Văn phịng phụ trách cơng tác văn thư, lưu trữ đối với công tác này ở các đơn vị. Từ lãnh đạo UBND quận đến lãnh đạo các
phòng, ban phải chấp hành đúng các quy định về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà nước, của Ngành. Chú trọng công tác quán triệt để phổ biến một số văn bản đã được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành về cơng tác văn thư, lưu trữ và các văn bản hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ của UBND quận.
3.2.1.2. Triển khai và thực hiện các biện pháp đánh giá nguy cơ và nhận diện rủi ro
UBND quận Tây Hồ cần đẩy nhanh việc xây dựng, lên phương án, kế hoạch và tổ chức triển khai quy trình đánh giá nguy cơ và quản trị rủi ro để có thể thiết lập đảm bảo an tồn cho công tác văn thư, lưu trữ.
Về cơ bản, hoạt động đánh giá và quản lý rủi ro bao gồm các bốn bước: nhận diện rủi ro; đánh giá rủi ro; xử lý rủi ro; chấp nhận rủi ro và hai q trình cần thực hiện song song: truyền thơng và tư vấn rủi ro, giám sát và xem xét rủi ro. Cụ thể như sau:
- Nhận diện rủi ro: UBND quận cần đưa ra thông tin tổng quan, mục tiêu, quy mô, phạm vi và các yếu tố cần bảo vệ.
- Bước đánh giá rủi ro: UBND quận cần thực hiện phân tích rủi ro và ước lượng rủi ro.
- Bước xử lý rủi ro: cần xác định các phương án xử lý rủi ro, bao gồm
các biện pháp quản lý và kỹ thuật để có thể xử lý, giảm thiểu các mối đe dọa có thể xảy ra đối với tài liệu, dẫn tới hậu quả cho cơ quan, tổ chức.
- Bước xác định mức chấp nhận rủi ro: cần xác định mức chấp nhận rủi ro và các rủi ro còn lại sau khi xử lý. Bởi vì có thể hệ thống tồn tại những rủi ro khơng có phương án xử lý triệt để mà chỉ có thể giảm thiểu.
- Q trình truyền thơng và tư vấn rủi ro: là q trình UBND quận cần
trao đổi, tham vấn ý kiến của các bên liên quan để có thơng tin đầu vào khi thực hiện các bước trước đó; thực hiện tuyên truyền, phổ biến các nguy cơ, rủi ro có thể xảy ra.
- Q trình giám sát và xem xét rủi ro: là quá trình cần giám sát và đánh giá tuân thủ, tính hiệu quả của việc thực hiện việc đánh giá và xử lý rủi ro.
3.2.1.3. Triển khai và thực hiện các biện pháp phòng ngừa rủi ro
Điều kiện tự nhiên là nguyên nhân gây ra những hư hại đối với công tác văn thư, lưu trữ. Biến đổi khí hậu gây ra những hiện tượng thời tiết cực đoan làm cho những điều kiện tự nhiên trở nên khốc liệt, ảnh hưởng mạnh mẽ đến công tác đảm bảo an tồn cho các đối tượng trong cơng tác văn thư, lưu trữ như: văn bản, tài liệu, con dấu, phần mềm quản lý văn bản điện tử, tài liệu lưu trữ và cơ sở vật chất. Nó làm cho các đôi tượng trên bị hư hỏng, gặp phải những hư hại mới, nặng nề hơn. Điều này làm cho bộ phận văn thư, lưu trữ cần có biện pháp xử lý kỹ thuật khắc phục những hư hại trên.
Việc bảo quản an tồn cơng tác văn thư, lưu trữ cần tổ chức thực hiện những nghiên cứu những yếu tố gây hư hại cũng như các biện pháp để khắc phục và phòng chống rủi ro. Đẩy mạnh các hoạt động nghiên cứu về những ảnh hưởng của thay đổi điều kiện tự nhiên.
Đặc biệt, cần nghiên cứu chuyên sâu các biện pháp xử lý kỹ thuật mới, có hiệu quả cao trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ. Trước hết toàn bộ tài liệu phải được đưa vào hộp hoặc bao gói cẩn thận và thường xuyên vệ sinh hộp, giá, tủ, sàn kho tránh bụi, ẩm mốc, côn trùng, gặm nhấm, ánh sáng làm hư hại tình trạng vật lý của tài liệu. Những tài liệu bị hư hỏng cần phải xử lý kỹ thuật bảo quản.
Hiện nay, điều kiện tự nhiên ngày càng trở nên khốc liệt, những ảnh hưởng đến tài liệu ngày càng trở nên mạnh mẽ và phức tạp hơn. Do vậy rất cần nghiên cứu và áp dụng các biện pháp xử lý kỹ thuật mới, hiệu quả và phù hợp với thực tiễn của UBND quận để hạn chế những hư hại cho tài liệu. Khuyến khích thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học về các biện pháp xử lý kỹ thuật trong bảo quản tài liệu.
3.2.1.4. Triển khai và thực hiện các biện pháp kiểm sốt ứng phó rủi ro Cháy
nổ có thể xảy ra bất cứ lúc nào và cũng khơng thể lường trước được. Do đó, nếu xây dựng sẵn phương án ứng phó với tình huống cháy nổ xảy ra thì khi gặp phải sẽ bình tĩnh và xử lý một cách hiệu quả nhất. Ví dụ: khi phát hiện có cháy, người phát hiện bình tĩnh và ngay lập tức ứng phó theo phương án đã được xây dựng. Người phát hiện sẽ nhận định đám cháy lớn hay nhỏ để ứng phó cho hiệu quả, đám cháy có thể tự mình chữa cháy hay nằm ngoài khả năng chữa cháy và cần đưa ra hành động kịp thời. Bộ phận văn thư - lưu trữ và UBND quận Tây Hồ cần xây dựng phương án chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ đối với các sự cố cháy, nổ xảy ra tại khu vực phòng, kho bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; kịp thời xây dựng, bổ sung hồn thiện nội quy phịng cháy chữa cháy của kho lưu trữ.
Tăng cường nghiên cứu và ứng dụng khoa học kỹ thuật trong việc bảo vệ an tồn tài liệu lưu trữ; khơng ngừng nâng cao mức độ khoa học hóa, quy phạm hóa trong cơng tác bảo đảm an tồn phịng tránh rủi ro cháy đối với tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó cần tích cực tăng cường nghiên cứu về các phương pháp kỹ thuật nhằm phòng tránh và giảm nhẹ rủi ro đối với tài liệu lưu trữ khi xảy ra cháy nổ.
Việc kiểm tra toàn diện về công tác lưu trữ sẽ giúp phát hiện những hạn chế, bất cập liên quan đến tài liệu lưu trữ và góp phần bảo vệ an tồn tài liệu lưu trữ, đảm bảo an tồn trong cơng tác phịng cháy chữa cháy. Thông qua việc kiểm tra trang thiết bị phịng cháy chữa cháy sẽ biết được tình trạng của các trang thiết bị này và kịp thời bổ sung, sửa chữa, thay thế nếu thiếu hoặc đã bị hư hỏng.