Phương pháp truyền thông

7. Bố cục của đề tài

3.9. Phương pháp truyền thông

Phương pháp truyền thơng rất quan trọng vì nó đáp ứng được mục tiêu truyền thông của nhà trường và mong đợi của khách hàng đầu vào (học sinh). Các điểm rơi truyền thông được chia làm 2 loại:

Truyền thông thường xuyên: Truyền thơng thường xun cho các hoạt động chính trị, xã hội, giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế và các hoạt khác của nhà trường được thực hiện theo kế hoạch cả năm học (đầu năm, giữa năm và cuối năm học). Hoạt động này đáp ứng được hai mục tiêu là tính liên tục của truyền thơng và để lưu giữ sản phẩm truyền thông (sản phẩm của giáo viên và sinh viên theo các hoạt động hàng ngày; sản phẩm đặt hàng theo các sự kiện của Đảng, Chính phủ, Bộ Giáo dục & Đào tạo, Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà Nội, cơ quan sở tại).

Truyền thông trước, trong và sau tuyển sinh:

- Trước tuyển sinh: Thời điểm khoảng tháng 01, 02, 03 hàng năm. Đây là thời điểm tốt cho việc đưa ra các sản phẩm truyền thông dẫn dắt để thu hút sự quan tâm của học sinh với các hoạt động tuyển sinh của trường. Vì vậy các chủ đề đưa ra sẽ phải phù hợp với tâm lý và nhu cầu của học sinh và cả phụ huynh học sinh trong từng tuần cụ thể. Các chủ đề được thể hiện thông qua bằng nhiều loại sản phẩm truyền thông khác phụ vụ việc truyền thông cả online và offline. Phương pháp tiếp cận đối tượng học sinh tiềm năng và phụ huynh đó là đến trực tiếp tư

47

vấn tuyển sinh tại các trường phổ thông, đăng bài, cử chuyên gia tham gia các hoạt động tư vấn tuyển sinh của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Báo Tuổi trẻ, Thành Đoàn Hà Nội, trên các diễn đàn của Đài truyền hình, fanpage facebook, zalo, báo mạng. Các chủ đề phục vụ cho việc dẫn dắt học sinh có thể là: Tư vấn làm bài thi đạt kết quả cao; Hướng nghiệp và chọn ngành; Chuỗi chuyên sâu về các ngành nghề; Đảm bảo sức khỏe trước mùa thi; Giới thiệu các địa điểm của các trường đại học ở Hà Nội, Hà Nội trong ta,...

- Trong tuyển sinh: Thời điểm theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo đối với hạn nộp hồ sơ. Đây là khoảng thời gian quan trọng để học sinh quyết định nộp hồ sơ vào các trường đại học. Chủ đề truyền thông của đợt này cần tập trung vào tư vấn tuyển sinh của từng ngành đào tạo và hướng dẫn các tổ hợp đăng ký tuyển sinh, kỹ thuật tuyển sinh, bên cạnh đó hướng học sinh đến các sẩn phẩm truyền thông thường xuyên và trước tuyển sinh để các em có bức tranh tổng quát của nhà trường, là căn cứ để chọn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Ba kênh chủ yếu thực hiện công tác truyền thông lúc này là website tuyển sinh, fanpage tuyển sinh, hotline tuyển sinh chính thức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (cập nhật thông tin website, fanpage, livestream). Đặc biệt đội ngũ admin trả lời trên website, fanpage phải am hiểu mọi thông tin đào tạo, công tác sinh viên, cở sở vật chất, các ngành nghề đào tạo của nhà trường với tác phong làm việc chuyên nghiệp, trách nhiệm, nhiệt tình và giao tiếp chuẩn mực. Hạn chế phân công nhiều người làm công tác này, chọn 05 người chuyên trách và trực thay nhau, ưu tiên những người làm việc tại phòng Đào tạo, phịng Truyền thơng, vì đây khơng cịn là trả lời và giao tiếp thơng thường mà còn là tư vấn, định hướng cho học sinh đăng ký vào Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

- Sau thời gian tuyển sinh: Thời gian sinh viên đã nhập học và bắt đầu học Tuần sinh hoạt công dân. Đây là thời điểm truyền thơng mang tính chất động viên, khích lệ và thu hút các bậc phụ huynh, các tân sinh viên để các yên tâm học tập trong môi trường mới, yêu trường, yêu lớp hơn, đồng thời khẳng định thương hiệu của nhà trường qua số liệu thống kê tuyển sinh của năm. Nội dung truyền thông là các hoạt động nhập học, khai giảng, giảng đường, ký túc

48

xá, hoạt động chào đón tân sinh viên, các phóng sự do chính sinh viên làm chia sẻ cuộc sống thường nhật của sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

3.10. Chủ trương, cơ chế, tư duy và văn hóa truyền thơng

Lãnh đạo nhà trường cần phải có các cơ chế, quy định rõ ràng đối với công tác truyền thông của nhà trường. Việc này cần được đưa vào các Nghị quyết của Đảng ủy và được quán triệt tới các cán bộ, đảng viên và được cụ thể hóa bằng các kế hoạch hành động của Ban Giám hiệu nhà trường, Trưởng các đơn vị phải nghiêm túc thực hiện và triển khai. Tập thể cán bộ, giáo viên phải coi hoạt động truyền thông là rất cần thiết để giúp nhà trường phát triển, đưa công tác truyền thông là một việc làm hàng ngày, mọi lúc, mọi nơi để lan tỏa hình ảnh của nhà trường đối với học sinh, phụ huynh và toàn xã hội. Ngay từ trong tư tưởng, tư duy và văn hóa của nhà trường đã được qn triệt tốt thì từ đó mới có thể đem hình ảnh, giá trị của nhà trường lan tỏa tới cộng đồng, các em học sinh, vị phụ huynh để thu hút được sự chú ý, tạo sự tin tưởng, từ đó có thể yên tâm nộp hồ sơ vào trường. Các lãnh đạo chủ chốt phải thường xuyên động viên, khích lệ và cùng đồng hành với cán bộ giảng viên của đơn vị mình trong cơng tác truyền thơng, biến tư duy thành hành động và từ đó xây dựng văn hóa truyền thơng của tồn trường. Khi văn hóa truyền thơng được ăn sâu vào suy nghĩ, tư duy, thói quen của tồn bộ cán bộ, giảng viên của nhà trường thì lúc đó truyền thơng sẽ là một trong những yếu tố quan trọng, giúp chắp cánh cho nhà trường tiến nhanh hơn đến mục tiêu đã đề ra, phù hợp với tình hình dịch bệnh hiện nay, bám sát mục tiêu phát triển theo tiêu chuẩn của một trường đại học tiên tiến và hiện đại.

49

3.11. Tổ chức các sự kiện, cơ hội truyền thông kết hợp sử dụng kếthợp kênh truyền truyền thông số nhằm tăng tương tác giữa nhà trường với hợp kênh truyền truyền thông số nhằm tăng tương tác giữa nhà trường với các nhóm đối tượng mục tiêu.

Trong cơng cuộc chuyển mình thay đổi cuộc sống ở giai đoạn cơng nghệ hóa 4.0, cơng tác truyền thơng của nước ta nói chung hay sinh viên, giáo viên, nhân viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng thì đều ln phải cập nhật, thích ứng, đổi mới thơng tin trong việc truyền tải thông tin tới sinh viên. Trường cũng tạo môi trường lành mạnh cho sinh viên học tập và rèn luyện bắt kịp xu thế toàn cầu.

Các sự kiện và cơ hội cần được tận dụng để phổ biến thơng tin, nâng cao hình ảnh của trường, hay củng cố các quan hệ liên quan tới công tác truyền thông; kết hợp với sử dụng các công cụ truyền thông nhằm tăng tương tác giữa nhà trường với sinh viên, tân sinh viên, đối tượng mục tiêu (phụ huynh học sinh, học sinh cấp ba).

Các cơ hội phù hợp sẽ xác định khi xây dựng kế hoạch triển khai hoạt động truyền thơng cụ thể, ví dụ như: Ngày lễ kỉ niệm thành lập trường, Hội Xuân, Hội thao, Ngày hội hiến máu, chương trình văn nghệ biểu diễn, hoạt động ngoại khóa, v.v…

Bên cạnh đó ta nên kết hợp với các cơng cụ truyền thông, kênh truyền thông số để tăng sự tương tác, tiếp cận với các sinh viên trong trường. Ban truyền thông cần sử dụng đa dạng các công cụ truyền thôn trong hoạt động của mình. Lý do là các nhóm người dùng tin tại các trường đều có những thói quen, lối sống, điều kiện, thời gian nghiên cứu và học tập khác nhau tại những giai đoạn khác nhau. Với các đặc điểm đó, mỗi nhóm người dùng tin sẽ có cách tiếp nhận thơng tin khác nhau. Vì vậy, việc đa dạng hố các cơng cụ của hoạt động truyền thông giúp ta đảm bảo có thể hướng tới được tất cả các đối tượng người dùng tin của mình.

Khơng chỉ dừng lại ở những kênh truyền thơng đã có như: thơng báo, áp phích, tờ rơi, trang web, thư điện tử…, đề tuyển sinh, nhà trường cần với tới những kênh truyền thông mới như: tham gia mạng xã hội Facebook, Twitter, Instagram, Youtube... Việc tham gia các mạng xã hội này rất dễ dàng với vài thao tác đơn

50

giản, các thông tin về các sự kiện được đưa lên sẽ được đông đảo người dùng tin biết đến trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, làm thế nào để kênh truyền thông này đạt được hiệu quả thì phải có sự tìm hiểu kỹ lưỡng.

Phát triển hình thức truyền thơng bằng việc sử dụng blog cũng là một kênh tốt vì hiện nay dịch vụ blog đã trở nên rất thân quen với mọi người, đặc biệt các đối tượng là sinh viên. Nếu như các trường Đại học cũng có blog tham gia vào cộng đồng blog như những trang cá nhân để giới thiệu về chính mình thì sẽ càng trở nên thân thiện với người dùng tin hơn.

Tại một số trường đại học, trong khu ký túc xá có hệ thống loa phát thanh. Ta có thể liên hệ với bộ phận phụ trách phát thanh để giới thiệu về hoạt động hoặc sản phẩm của sự kiện thông qua hệ thống phát thanh này. Biện pháp này khơng tốn kém về kinh phí, tuy nhiên chỉ có thể thực hiện được tại những nơi có hệ thống loa phát thanh.

Để có thể thực hiện được các sự kiện hay sử dụng các cơng cụ truyền thơng linh hoạt thì ban tổ chức phía nhà trường phải có đội ngũ ban tổ chức sự kiện đầy kinh nghiệm, kiến thức và nguồn lực dồi dào, cuối cùng khơng thể thiếu được kinh phí lớn. Nội dung được đăng tải lên các công cụ truyền thông phải được kiểm duyệt đảm bảo không vi phạm các nội dung cấm, vi phạm pháp luật, các nội dung sai lệch, trái với đạo đức.

3.12. Nhân lực truyền thơng

Đây là những người có sức ảnh hưởng lớn đến cơng tác truyền thơng của nhà trường, họ được coi là hình ảnh của nhà trường trên mạng xã hội. Cộng đồng sẽ nhìn nhận thấy sự yêu trường, yêu lớp, yêu học trò, sự tâm huyết trong cơng việc, sự cống hiến hết mình với nhà trường; Là người lan tỏa động lực làm việc cũng như phong trào truyền thông của nhà trường và đôi khi họ được gọi là xứ giả truyền thơng. Nguồn nhân lực về truyền thơng có thể chia ra thành những nhóm sau:

Đội phụ trách duy trì hoạt động truyền thơng, làm theo chức năng, nhiệm vụ: Đây là người trực tiếp đảm nhiệm cơng tác truyền thơng của nhà trường, có thể họ là lãnh đạo phòng, chuyên viên của phịng/ban truyền thơng của nhà trường,

51

đội ngũ quản trị, công tác viên,... Họ thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình. Đội ngũ này phải có trách nhiệm tổng hợp mọi hoạt động để đưa lên website, fanpage và facebook để cho giáo viên, sinh viên, phụ huynh, học sinh và xã hội biết đến tất cả các hoạt động của nhà trường đang làm. Họ phải giỏi về xây dựng kịch bản và tổ chức các hoạt động truyền thông, am hiểu kỹ thuật hiện đại truyền thông 4.0, phù hợp với xu thế của xã hội. Đặc biệt phải làm việc thông minh, trách nhiệm, tâm huyết, cẩn thận và rất quyết đoán, dám làm, dám chịu trách nhiệm, ứng với tiền độ và tình hình cụ thể truyền thơng của nhà trường. Hiện nay Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã có ban Truyền thơng Huha Media, có nhiều thanh viên đảm nhiệm các vị trí như chụp ảnh, thiết kế, quản trị viên fanpage,... Đã hoạt động khá tốt trong thời gian từ năm 2019 đến nay, tuy nhiên vì tuổi nghề vẫn cịn non trẻ nên cần phải có thêm những đợt tập huấn, rèn luyện để nâng cao trình đồ nghiệp vụ. Các hoạt động truyền thơng là hoạt động bề nổi, địi hỏi khơng những có nội dụng hay mà mọi hình ảnh, con người đều có thần thái, thể hiện được sự chun nghiệm, tốt lên được nét đẹp của nhà giáo, cũng như tinh thần vui vẻ, lạc quan nói về nhà trường. Để có được một sản phẩm truyền thơng tốt thì địi hỏi người phụ trách phải chuẩn bị chu đáo, khoa học từng việc nhỏ nhất với quan điểm cố gắng đạt được kết quả tốt nhất có thể.

Nhóm chia sẻ: Những người này thích sử dụng mạng xã hội facebook, zalo để chia sẻ các hoạt động hàng ngày của họ, trong đó có các hoạt động cá nhân và nhà trường. Họ có thể là một trong những cán bộ, giảng viên ở các vị trí cơng tác vì vậy hình ảnh đưa lên sẽ đa dạng các hoạt động của nhà trường như giảng dạy, cơ sở vật chất, ngoại khóa, đồn thể, nói chung là đúng chun mơn mà họ đang đảm nhiệm. Hoặc chính những sinh viên đã và đang theo học tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thường xuyên chia sẻ, hưởng ứng những bài viết, thông tin của nhà trường bằng cách tương tác, bình luận, chia sẻ trên các trang mạng xã hội.

52

Nhóm người có sức ảnh hưởng trên mạng xã hội: Nhóm người ảnh hưởng có thể được chia làm ba nhóm như sau: Nhóm I: Nhóm chuyên gia, đây là nhóm bao gồm những giáo sư, tiến sĩ, giảng viên, chuyên viên, doanh nhân – những người có chun mơn và kiến thức chuyên sâu cho một lĩnh vực nào đó, người tạo nên cảm hứng cho cộng đồng. Nhóm II: Người nổi tiếng – những người hoạt động trong lĩnh vực nghệ thuật như: diễn viên, ca sĩ, người mẫu, dancer, MC, hoa hậu, người đẹp. Nhóm này sở hữu nhiều người hâm mộ trên mạng xã hội cũng như ngồi đời. Nhóm III: Những cá nhân hot trên mạng xã hội. Họ khơng thuộc hai nhóm trên nhưng vẫn sở hữu lượng like & follow trên trang cá nhân cực cao. Đặc biệt hiện nay, sau facebook thì nền tảng tiktok có rất nhiều người sử dụng, theo Báo cáo Hootsuite Digital 2021 thì tính đến tháng 8 năm 2020, TikTok đã đạt mốc 2 tỷ lượt tải xuống trên phạm vi toàn cầu. Theo báo cáo mới nhất từ App Annie, TikTok tiếp tục là ứng dụng được tải xuống nhiều nhất trong quý 1/2021. Ở Việt Nam, có rất nhiều người trẻ tuổi bao gồm học sinh, sinh viên, các KOLs, KOC cũng phần lớn là do các bạn trẻ đảm nhận công việc này[7]. Các hoạt động họ chia sẻ luôn trên mạng xã hội thường được xuất hiện liên tục, nhận được sự quan tâm, tin tưởng, chia sẻ và bình luận nhiều của giảng viên, sinh viên, các đối tác. Với giao diện của facebook như hiện nay, mọi người có thể nhìn thấy tầm ảnh hưởng của người này đối với cộng đồng mạng xã hội trong việc quảng bá văn hóa, chất lượng giáo dục và đào tạo của nhà trường. Người thầy thuộc nhóm này có nhiều tương tác với sinh viên toàn trường qua các buổi lên lớp, các buổi nói chuyện, giải quyết hành chính để thể hiện trước sinh viên qua kết quả cơng việc, từ đó chiếm được cảm tình và sự ngưỡng của sinh viên. Họ có thể là giảng viên hoặc cán bộ làm việc tại các phòng Quản lý đào tạo, Cơng tác sinh viên, Đồn Thanh niên, Hội sinh viên, các Khoa và bộ môn, Ký túc xá sinh viên và một số đơn vị khác.

Có thể khẳng định, việc triển khai công tác truyền thông áp dụng công nghệ thông tin kỹ thuật số, internet trong mọi hoạt động, mọi lĩnh vực vàđặc biệt là trong công tác tuyển sinh là một hướng đi đúng đắn, đón đầu thời cuộc, giúp nhà trường hoạch định các chiến lược truyền thơng bằng hình ảnh hấp dẫn, có đầu tư,

53

để nhận diện thương hiệu của nhà trường, đồng thời tăng khả năng tương tác với học sinh sinh viên và phụ huynh.

Công tác truyền thông tuyển sinh đã phát huy hiệu quả, sức mạnh, với