c. Sơ đồ kế toán
1.2.3.1. Kếtoán các khoản tạm ứng
Nguyên tắc hạch toán
- Chỉ giao tạm ứng cho CNV trong xí nghiệp
- Chỉ giao tạm ứng để thực hiện những công việc đã quy định hoặc những nội dung đã được duyệt của giám đốc DN. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên để thực hiện các nhiệm vụ SXKD phải được giám đốc chỉ định bằng văn bản.
- Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm về số tiền đã nhận và phải
được sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung công việc đã đựợc duyệt, khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải quyết toán số tạm ứng đã nhận, khoản tạm ứng dùng không hết phải nộp lại quỹ hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng.
- Khi thanh toán phải có chứng từ kèm phiếu đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán tạm ứng.
- Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng người nhận tạm ứng, từng khoản. từng lần tạm ứng và thanh toán tạm ứng.
Tài khoản sử dụng
Tài khoản 141- “Tạm ứng” Bên nợ:
- Khoản đã tạm ứng cho CNV trong xí nghiệp. Bên có:
- Khoản chi tiêu thực tếđã được duyệt bằng khoản tạm ứng. - Số tạm ứng chi không hết nộp vào quỹ hoặc trừ dần vào lương. Số dư nợ: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán. Sơđồ hạch toán: 141 111,112 Xuất tiền giao tạm ứng 111,334 Phần chi không hết nộp lại quỹ hoặc trừ lương (1)> (2) 152,627,641,642…
Số tiền được chi thêm CL(2) >(1)
Thanh toán tạm ứng: mua vật tư,chi phí HĐKD (2)
1.2.3.2. Kế toán các khoản ứng trước
Nội dung chi phí trả trước
Chi phí trả trước: là các khoản chi tương đối lớn đã phát sinh nhưng chưa tính hết vào đối tượng chịu chi phí, bao gồm:
- Chi phí tiền thuê nhà xưởng, nhà kho, văn phòng. - Chi phí tiền điện, tiền nước.
- Chi phí mua các loai bảo hiểm, các lệ phí mua và trả nhiều lần trong năm. - Công cụ, dụng cụ thuộc tài sản xuất dùng 1 lần với giá trị lớn và bản thân công cụ dụng cụ tham gia kinh doanh 2 kỳ hạch toán trở lên.
- Giá trị bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê.
- Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh 1 lần quá lớn.
- Chi phí lắp đặt, xây dựng các công trình tạm thời, cải tiến kỹ thuật không tính vào chi phí SXKD trong kỳ hạch toán này phải hạch toán dần vào nhiều kỳ
hạch toán liên tiếp.
- Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nhưng có liên quan của nhiều kỳ hạch toán sau, được phép phân bổ vào các kỳ hạch toán sau.
Nguyên tắc hạch toán
- Chỉ được coi là chi phí trả trước khi các khoản chi tiêu này đã phát sinh trong kỳ nhưng có ảnh hưởng đến kết quả của các kỳ hach toán sau và phát sinh 1 lần với giá trị lớn. DN phải xác định và quy định nội dung của các khoản chi phí này.
- Phải có kế hoạch và phai căn cứ vào tính chất, mức độ của từng khoản chi phí mà lập kế hoạch phân bổ.
- Đối với công trình tạm loại lớn trong xây dựng cơ bản. kế toán phải phản ánh nguyên giá, chi phí sửa chữa và chi phí thanh lý công trình vào TK 142- chi phí trả trước, TK242- chi phí trả trước dài hạn.
Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK142( 242) để phản ánh các tài khoản chi phí thực tếđã phát sinh nhưng chưa tính vào đối tượng chịu chi phí và tình hình phân bổ chi phí này vào đối tượng sử dụng hoặc kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh trong các kỳ hạch toán.
- Tài khoản 142
Bên có: Phân bổ chi phí trả trước vào đối tượng chịu chi phí.
Kết chuyển chi phí chờ kết chuyển vào kết quả kinh doanh. Số dư nợ: Chi phí trả trước chưa tính hết còn chuyển sang kỳ sau. Tài khoản 142 có 2 tài khoản cấp 2:
1421: Chi phí trả trước: Tài khoản này phản ánh chi phí trả trước phát sinh liên quan đến nhiều kỳ phải tiến hành phân bổ.
1422: Chi phí chờ kết chuyển: Tài khoản này phản ánh chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp liên quan đến nhiều kỳ và còn phải phân bổ đến kỳ sau( chuyển vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh).
- Tài khoản 242: Chi phí trả trước dài hạn
Bên nợ: Chi phí trả trước dài hạn phát sinh trong kỳ.
Bên có: Các khoản chi phí trả trước dài hạn phân bổ vào chi phí hoạt động SXKD trong kỳ.
Số dư nợ: Các khoản chi phí trả trước dài hạn chưa tính hết vào chi phí hoạt
động SXKD của năm tài chính.
Sơ đồ hạch toán
- Khi phát sinh các khoản chi phí thành lập doanh nghiệp. chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động của DN mới thành lập, chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm.
+ Nếu chi phí phát sinh không lớn thì ghi nhận toàn bộ vào chi phí SXKD trong kỳ, ghi.
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng( chi phí quảng cáo)
Nợ TK642: Chi chi phí quản lý doanh nghiệp( chi phí thành lập, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí nghiên cứu...).
Nợ TK133: Thuế GTGT được khấu trừ( nếu có)
142 111,112,153,241,…
Chi phí trả trước thực tế
phát sinh trong năm tài
chính
641,642
Phân bổ cho nhiều kỳ KD
627,641,642,241 Phân bổ dần vào đối tượng chịu chi phí 911 K/C vào kỳ hạch toán sau
Có TK 111,112,152,153,331,334...
+ Nếu phát sinh chi phí lớn phải phân bổ dần vào chi phí SXKD của nhiều năm tài chính thì khi phát sinh được tập hợp vào TK 242.