KBNN chỉ thực hiện chi trả, thanh tốn các khoản NSNN khi có đủ các điều kiện sau:
Đã có trong dự tốn chi NSNN được giao trừ các trường hợp:
- Dự toán và phương án phân bổ dự tốn NSNN chưa được CQNN có thẩm quyền quyết định hoặc phải điều chỉnh dự toán NSNN theo qui định.
- Chi từ nguồn tăng thu so với dự tốn NSNN được giao và từ nguồn dự phịng NSNN theo qui định của cấp có thẩm quyền để khắc phục hậu quả thiên tai, hoả hoạn…; các khoản chi đột xuất ngồi dự tốn được duyệt nhưng khơng thể trì hỗn được.
- Chi ứng trước dự tốn NSNN năm sau.
Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức:
Định mức tiêu chuẩn chi là giới hạn tối đa các mức chi tiêu cho một mục đích cụ thể của đơn vị sử dụng NSNN được cơ quan chức năng có thẩm quyền ban hành. Định mức tiêu chuẩn chi là căn cứ quan trọng để lập kế hoạch dự toán chi NSNN hàng năm và là căn cứ để kiểm soát chi NSNN. Định mức tiêu chuẩn sử dụng chung trong phạm vi toàn quốc là những định mức do cơ quan chức năng có thẩm quyền ban hành áp dụng chung cho tất cả các tỉnh, thành phố trong cả nước ( như định mức kinh tế kỹ thuật trong
xây dựng của Bộ Xây dựng, định mức chi Hội nghị, cơng tác phí, tiếp khách, điện thoại, sử dụng xe ơtơ con… của Bộ Tài chính…)
Định mức tiêu chuẩn sử dụng trong phạm vi ngành, địa phương (nếu được Chính phủ cho phép hoặc có sự thỏa thuận của Bộ chức năng ) thì loại định mức tiêu chuẩn này được cơ quan có thẩm quyền của ngành, địa phương ban hành để những khoản chi đã có định mức tiêu chuẩn thì dự tốn NS của các đơn vị phải tuân thủ theo định mức tiêu chuẩn đó và KBNN căn cứ vào tiêu chuẩn định mức để kiểm soát khi cấp phát, thanh toán cho ĐVSDNS. Những khoản chi chưa có tiêu chuẩn định mức do cơ quan có thẩm quyền qui định thì KBNN căn cứ vào dự toán được cơ quan cấp trên trực tiếp của ĐVSDNS phê duyệt làm căn cứ để kiểm soát.
Đã được chuẩn chi:
Chuẩn chi là đồng ý chi, cho phép chi hoặc quyết định chi trong quản lý và điều hành NSNN. Khi thẩm định hồ sơ thanh toán, KBNN phải kiểm soát việc quyết định chi của chủ tài khoản đối với bất kỳ khoản chi nào hay gọi là kiểm tra lệnh chuẩn chi. Thẩm quyền chuẩn chi phải là người đứng đầu các cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền ( gọi chung là chủ tài khoản ) đã được CQNN có thẩm quyền phê duyệt. Tất cả các chủ tài khoản phải đăng ký chữ ký bằng tay, mẫu dấu của cơ quan, đơn vị và các văn bản pháp lý chứng minh quyền lực (quyết định đề bạt, văn bản uỷ quyền) với cơ quan KBNN nơi giao dịch.
Đối với các khoản chi được CQTC cấp phát bằng hình thức dự tốn kinh phí thì lệnh chuẩn chi là “ Giấy rút dự tốn kinh phí ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt” hoặc kiêm chuyển khoản của ĐVSDNS.Trên giấy rút phải ghi rõ ràng, đầy đủ các yếu tố theo đúng mẫu qui định.
Đối với các khoản chi được CQTC cấp trực tiếp bằng “ Lệnh chi tiền” thì CQTC có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm sốt nội dung, tính chất của từng khoản chi đảm bảo các điều kiện cấp phát NSNN theo qui định. KBNN có trách nhiệm thanh tốn, chi trả cho ĐVSD NSNN theo nội dung ghi trong “Lệnh chi tiền” của cơ quan tài chính.
Có đủ hồ sơ chứng từ thanh toán: Mỗi khoản chi đều phải lập theo
mẫu chứng từ qui định và hồ sơ chứng từ thanh tốn kèm theo phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ. KBNN có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ đó trước khi thanh tốn, chi trả kinh phí NSNN cho đơn vị sử dụng.
Ngồi dự tốn năm được giao (gửi một lần vào đầu năm), giấy rút dự toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản, giấy ủy nhiệm chi, uỷ nhiệm thu. Tuỳ theo tính chất của từng khoản chi ,các hồ sơ chứng từ thanh toán bao gồm:
Đối với các khoản chi tiền lương:
- Bảng đăng ký biên chế, quỹ lương đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt(gửi lần đầu).
- Danh sách những người hưởng lương và phụ cấp lương(gửi lần đầu) - Bảng tăng , giảm biên chế và quỹ lương được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt( nếu có).
Đối với khoản chi học bổng, sinh hoạt phí của học sinh,sinh viên:
- Bảng đăng ký học bổng, sinh hoạt phí của học sinh, sinh viên đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt(gửi lần đầu).
- Bảng tăng, giảm học bổng, sinh hoạt phí của học sinh, sinh viên được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt( nếu có).
Đối với khoản chi thuê ngoài lao động:
Bao gồm các khoản tiền lương, tiền công, nhuận bút được ghi trong hợp đồng lao động.
Đối với các khoản chi mua sắm đồ dùng, trang thiết bị, phương tiện, dụng cụ làm việc:
- Dự toán chi NSNN năm được duyệt hoặc điều chỉnh (nếu có).
- Hợp đồng kinh tế với đơn vị gia cơng hoặc đơn vị cung cấp hàng hố
- Trường hợp mua sắm tài sản có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên phải thơng qua đấu thầu thì hồ sơ, văn bản giấy tờ gồm: Quyết định thành lập hội đồng đấu thầu; qui chế đấu thầu, mức giá thầu, bảng điểm (nếu có); hồ sơ
của các đơn vị dự thầu, biên bản đấu thầu; kết quả đấu thầu được cơ quan quản lý cấp trên có thẩm quyền phê duyệt; hợp đồng kinh tế về gia cơng sản xuất, mua bán hàng hố.
- Trường hợp mua sắm tài sản có giá trị nhỏ hơn 100 triệu đồng khơng phải đấu thầu thì hồ sơ chứng từ gồm: Các phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ; hố đơn bán hàng theo mẫu của Bộ Tài Chính phát hành được ghi đầy đủ các yếu tố trên hóa đơn như: Chữ ký, mã hiệu, qui cách, số lượng, giá cả hàng hoá được cung cấp; Hợp đồng kinh tế về gia công sản xuất, mua bán hàng hố (nếu có).
Các khoản chi sửa chữa nhỏ và xây dựng nhỏ:
- Đối với công tác xây dựng nhỏ:
Thiết kế dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt; Quyết định cấp đất(nếu có); Hồ sơ đấu thầu theo qui định ( đối với cơng trình hạng mục có giá trị từ 500 triệu đồng trở lên); Hợp đồng kinh tế giữa cơ quan đơn vị sử dụng NSNN (A) và đơn vị thi cơng (B); Biên bản nghiệm thu khối lượng hồn thành giữa A và B và xác nhận của cơ quan tư vấn (nếu có).
- Đối với cải tạo, sửa chữa bao gồm:
Thiết kế dự tốn được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo qui định; Giấy phép về cải tạo, sửa chưa của cơ quan có thẩm quyền (nếu có); Hồ sơ giám định về tình trạng kỹ thuật thiệt hại, hỏng hóc và mức độ phải cải tạo sửa chữa của cơ quan chức năng giám định, kiểm tra đối với các tài sản cố định phải cải tạo, sửa chữa hoặc thay thế; Hồ sơ thủ tục dự thầu hoặc đấu thầu cải tạo, sửa chữa các cơng trình và hạng mục cơng trình có giá trị từ 500 triệu đồng trở lên và được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt kết quả đấu thầu; Hợp đồng kinh tế giữa A và B; Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành giữa A và B và xác nhận của cơ quan tư vấn (nếu có).
Các khoản chi khác:
- Mục 111: Chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc.
khác); Các văn bản cho phép thuê bao kênh vệ tinh, gia công, in ấn, phát hành sản phẩm vv…;Hợp đồng kinh tế, hố đơn tài chính, biên bản nghiệm thu khối lượng, chất lượng các khoản chi; Báo giá của một vài đơn vị cung cấp hàng hoá dịch vụ (nếu là hàng hố, dịch vụ khơng phải đấu thầu). Đối với loại hàng hoá, dịch vụ cần phải đấu thầu thì đơn vị sử dụng NSNN phải gửi đến KBNN toàn bộ hồ sơ đấu thầu như đã nêu ở mục mua sắm tài sản.
- Mục 112, 113: Chi hội nghị, cơng tác phí.
+ Bảng kê các chi phí in ấn, bồi dưỡng giảng viên, báo cáo viên, thành phần tham gia hội nghị, số lượng, nơi tổ chức hội nghị, tiền thuê phòng, thuê hội trường, thuê phương tiện vận chuyển và các chi phí khác.
+ Bảng kê cơng tác phí: Số người đi, địa điểm đi, địa điểm đến, thời gian cơng tác, chi phí ăn, th phịng ngủ trong thời gian cơng tác.
+ Hố đơn tài chính các khoản thuê mướn, chi tiền ăn, ngủ của hội nghị, công tác (hoặc phiếu thu của đơn vị cung cấp hàng hoá dịch vụ đối với trường hợp các khoản chi nhỏ, chưa đủ để sử dụng hố đơn tài chính).
- Mục 119: Chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành.
+ Văn bản cho phép và qui định mức chi cho ngành, đơn vị; Bảng kê các nội dung chi, số lượng, khối lượng, chất lượng các khoản chi
+ Hợp đồng kinh tế, hố đơn tài chính, báo giá ( hoặc hồ sơ đấu thầu đối với một số khoản chi lớn hơn 100 triệu đồng)
- Mục 134: Chi khác.
+ Chi chênh lệch tỷ giá ngoại tệ NSNN: Lệnh chi ngoại tệ (bản sao); Phiếu thu tiền của NHNN; Bảng kê ghi rõ số ngoại tệ được chi (số tiền bằng tiền Việt Nam được chi), số ngoại tệ của NHNN (số ngoại tệ và số tiền tính bằng đồng Việt Nam). Số tiền chênh lệch do tỷ giá ngoại tệ của NH lớn hơn tỷ giá ngoại tệ của Bộ Tài Chính qui định.
+ Các khoản chi khắc phục hậu quả thiên tai, đổi tiền…: Quyết định hoặc văn bản giải quyết của cấp có thẩm quyền trong trường hợp các khoản chi khơng có dự tốn; Bảng kê số lượng, khối lượng các khoản chi;
Các hợp đồng, hoá đơn theo như Mục 111.
+ Chi bảo hiểm phương tiện, tài sản của đơn vị dự toán: Bảng kê loại tài sản, phương tiện tham gia bảo hiểm; Hợp đồng bảo hiểm, hoá đơn tài chính ( việc kiểm sốt như Mục 111).
+ Bảng kê các khoản chi cho HĐND các cấp, chi kỷ niệm các ngày lễ lớn, chi hổ trợ, chi đón tiếp Việt kiều, chi phí và lệ phí, chi đại diện cơ quan Việt Nam ở nước ngoài, chi thưởng cho người có cơng phát hiện, tố giác và các khoản chi khác ghi rõ số lượng, khối lượng các khoản chi. Hố đơn như Mục 111.
2.4.2. Hình thức chi trả, thanh tốn NSNN:
Chi trả, thanh toán theo dự toán từ KBNN:
Đối tượng chi trả, thanh toán theo dự toán NSNN từ KBNN gồm:
các khoản chi thường xuyên trong dự toán được giao của các cơ quan, đơn vị sau: Cơ quan HCNN; Các đơn vị SN; Các tổ chức CT- XH, chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội nghề nghiệp được NSNN hổ trợ kinh phí thường xun; Các Tổng cơng ty nhà nước được hỗ trợ thực hiện một số nhiệm vụ thường xuyên theo quy định của pháp luật.
Qui trình chi trả, thanh tốn theo dự tốn từ KBNN:
Khi có nhu cầu chi, đơn vị sử dụng NSNN lập giấy rút dự toán NSNN kèm theo các hồ sơ, chứng từ có liên quan gửi KBNN nơi giao dịch để làm căn cứ kiểm soát, thanh toán. KBNN kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ thanh toán của ĐVSD NSNN, nếu đủ điều kiện theo qui định thì thực hiện chi trả, thanh toán.
Ưu, nhược điểm:
Ưu điểm: Đây là hình thức cấp phát NSNN nhiều ưu điểm đã bám
sát dự toán chi NSNN được duyệt cả về tổng số cũng như cơ cấu các nhóm mục chi; tạo chủ động cho việc chuẩn chi của thủ trưởng ĐVSD NSNN, tạo điều kiện thuận lợi cho KBNN, CQTC trong việc kiểm soát, thanh toán, kế toán, thống kê báo cáo chi NSNN, có lợi cho việc sử dụng vốn của NSNN vì
chỉ khi đơn vị có nhu cầu chi, thủ trưởng đơn vị chuẩn chi để rút dự tốn kinh phí, khi đó KBNN mới làm thủ tục xuất quỹ NSNN. Điều này có nghĩa là tồn quỹ NSNN mới thực sự giảm khi đơn vị thực hiện chi tiêu. Đây cũng là điểm hết sức quan trọng và có ý nghĩa kinh tế rất lớn trong quản lý, điều hành NSNN. Ưu điểm cuối cùng của hình thức này là trong khi NSNN cịn bị động về nguồn thu, CQTC sử dụng dự tốn kinh phí như một cơng cụ để kiểm sốt luồng tiền ra khỏi NSNN để chủ động bố trí nguồn đáp ứng nhu cầu chi tiêu của đơn vị.
Nhược điểm:
- Thời gian chuẩn bị dự tốn khơng kịp thời để đảm bảo đầu năm đơn vị có dự tốn được duyệt.
- Dự toán được giao nhưng tồn quỹ NS khơng đảm bảo nên cũng khơng rút kinh phí được
- Vẫn còn tồn tại sự can thiệp của CQTC vào quá trình chi tiêu của đơn vị sau khi dự toán chi đã được HĐND các cấp phê chuẩn
Cấp phát bằng hình thức lệnh chi tiền:
Đối tượng thực hiện chi trả :
Chi cho các doanh nghiệp, các tổ chức KT-XH khơng có quan hệ thường xuyên với NSNN; Chi trả nợ, viện trợ; Chi bổ sung từ NS cấp trên cho NS cấp dưới và một số khoản chi khác theo quyết định của thủ trưởng cơ quan tài chính.
Trách nhiện của cơ quan tài chính, Kho bạc nhà nước trong việc kiểm sốt thanh tốn theo hình thức lệnh chi tiền:
- CQTC chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm sốt nội dung, tính chất của từng khoản chi, đảm bảo các điều kiện cấp phát NSNN theo chế độ qui định.
- KBNN thực hiện xuất quỹ NSNN và thanh toán cho ĐVSD NSNN theo nội dung ghi trong lệnh chi tiền của cơ quan tài chính.
Ưu, nhược điểm:
khi tiền được cấp bằng lệnh chi tiền vào tài khoản tiền gửi cho đơn vị, đơn vị có thể rút sử dụng ngay khi tồn quỹ NS không đảm bảo.
Nhược điểm: Tiền của NSNN được chuyển thẳng vào tài khoản tiền gửi
của đơn vị dự toán, làm tồn quỹ NSNN giảm đi, trong khi đơn vị lại chưa sử dụng ngay số tiền được cấp đó. Điều này một mặt gây căng thẳng giả tạo cho quỹ NSNN; mặt khác, KBNN rất khó kiểm tra, kiểm sốt q trình chi tiêu của đơn vị dự toán.
Ghi thu - ghi chi NSNN:
Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho các khoản thu chi để lại cho đơn vị (chủ yếu là các đơn vị sự nghiệp có thu), các khoản thu chi viện trợ, thu bằng ngày cơng lao động, phí lệ phí....KBNN căn cứ lệnh chi tiền của CQTC hạch tốn ghi thu, ghi chi NSNN và chịu trách nhiệm kiểm soát chi các khoản ghi chi này.
Nhược điểm: Ghi thu – ghi chi không phản ảnh kịp thời vào NSNN, thường thực hiện vào thời điểm cuối năm công việc dồn nhiều do đó chất lượng kiểm sốt chi khơng bảo đảm.
2.4.3.Phương thức chi trả, thanh toán:
Cấp tạm ứng:
• Đối tượng cấp tạm ứng: Chi hành chính; Chi mua sắm tài sản, sửa chữa, xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn tài sản cố định chưa đủ điều kiện cấp phát, thanh toán trực tiếp hoặc tạm ứng theo hợp đồng. Mức cấp tạm ứng tối đa khơng vượt q các nhóm mục chi trong dự tốn NSNN được phân bổ.
• Trình tự, thủ tục tạm ứng: Đơn vị gửi KBNN giấy rút DTNS kèm các hồ sơ chứng từ có liên quan, ghi rõ nội dung tạm ứng. KBNN kiểm tra, kiểm soát các nội dung hồ sơ, tài liệu, nếu đủ điều kiện thì cấp tạm ứng cho đơn vị.
• Thanh tốn tạm ứng: Khi thanh tốn, ĐVSD NSNN có trách nhiệm gửi đến KBNN giấy đề nghị thanh toán tạm ứng kèm theo các hồ sơ
chứng từ có liên quan để KBNN kiểm sốt, thanh tốn. Khi thanh tốn tạm ứng có
thể xảy ra các trường hợp sau:
- Số đề nghị thanh tốn lớn hơn số đã tạm ứng thì KBNN sẽ chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp thanh toán số đã tạm ứng và đề nghị đơn vị lập giấy rút dự toán ngân sách bổ sung phần chênh lệch.