Quy trình phát hành thơng báo cước của S-Fone:
Hình 2.6: Sơ đồ quy trình phát hành thơng báo cước và thời hạn thanh toán
(1) In thông báo cước:
Từ ngày 01– 03, tổ tin học tính cước của bộ phận Cơng nghệ thơng tin (IT) sẽ căn cứ vào dữ liệu trên hệ thống để tính cước cuộc gọi và các dịch vụ khác của khách hàng. Cước dịch vụ khách hàng của tháng tính cước bao gồm các mục sau :
- Nợ trước. 1 3 10 28 1 2 3 4 5 6 In thông báo c ướ c G ở i thông báo c ướ c C ắ t 1 chi ề u C ắ t 2 chi ề u 1 tháng Ch ấ m d ứ t h ợ p đồ ng 2 tháng Thanh toán
- Cước thuê bao tháng. - Cước cuộc gọi trong tháng.
- Cước dịch vụ chuyển vùng quốc tế. - Dịch vụ khác.
Sau đó tiến hành in giấy báo cước và chi tiết cuộc gọi (nếu khách hàng có đăng ký sử dụng dịch vụ).
(2) Phát hành giấy báo cước: từ ngày 04 đến ngày 06 hàng tháng.
- Sau khi nhận giấy báo cước và bảng in chi tiết cuộc gọi từ tổ tin học tính cước, tổ quản lý và phát hành giấy báo cước sẽ tiến hành kiểm tra: đảm bảo in đủ, chính xác, rõ ràng. Những chứng từ có sai sót, khơng rõ ràng phải được xé bỏ ngay để tránh sử dụng nhầm lẫn.
- Tiến hành phân loại, cho vào bao thư (giấy báo cước, in chi tiết, hóa đơn cước), sau đó sẽ được phát hành qua đường bưu điện tới địa chỉ theo yêu cầu của khách hàng. Trường hợp giấy báo cước bị trả về, liên hệ lại với khách hàng để nhận giấy báo cước.
- Đối với khách hàng đăng ký thanh toán nhờ thu qua ngân hàng không chờ chấp thuận, phải phát hành giấy báo cước, bảng in chi tiết cuộc gọi (nếu có) chung với ủy nhiệm thu.
- Từ ngày 07 – 10 hàng tháng, khách hàng sẽ nhận được giấy báo cước. Trường hợp khách hàng không nhận được giấy báo cước phải liên hệ số 1800.095- 0959058888.
(3) Thời gian thanh toán: Sau khi nhận được giấy báo cước, khách hàng có trách nhiệm thanh tốn cước chậm nhất là tới ngày 28.
(4) Khóa 1 chiều: Chậm nhất là ngày 28 hàng tháng khách hàng có trách nhiệm thanh tốn đầy đủ các khoản cước phí đã sử dụng. Quá thời hạn trên S-Telecom sẽ
ngưng liên lạc chiều gọi đi, thời gian tạm ngừng là một tháng và khách hàng sẽ phải trả tiền cước thuê bao 1 chiều theo quy định (chiều nhận cuộc gọi).
(5) Khóa 2 chiều: quá 1 tháng kể từ ngày ngừng liên lạc chiều gọi đi mà khách hàng vẫn khơng thanh tốn, S-Telecom sẽ ngừng liên lạc cả chiều gọi đi và gọi đến. (6) Chấm dứt hợp đồng: sau 2 tháng kể từ ngày khóa 2 chiều, S-Telecom có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng.
Cơng tác phát hành thông báo cước, nội dung báo cước được S-Fone chú trọng quản lý nhằm đảm bảo quyền lợi của khách hàng và S-Fone. Với mục tiêu tạo sự hài lịng cao nhất ở khách hàng, S-Fone khơng ngừng đánh giá, hồn thiện cơng tác đảm bảo tính chính xác trong việc tính cước, nội dung thơng báo cho khách hàng thật rõ ràng, chi tiết, đúng thời gian.
Các hình thức thanh tốn cước:
S-Fone cịn khơng ngừng phát triển các kênh thu cước, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong việc thanh tốn, có chính sách ưu đãi đặc biệt cho khách hàng thanh toán đúng hạn, thực hiện tư vấn cho khách hàng chậm thanh tốn hoặc khơng có khả năng thanh toán, hỗ trợ khách hàng quản lý định mức sử dụng…. Một số kênh thu cước của S-Fone:
- Khách hàng có thể thanh tốn trực tiếp tại Trung tâm dịch vụ khách hàng của S-Fone hoặc các đại lý được ủy quyền.
- Thanh toán tại địa chỉ nơi khách hàng cung cấp. - Thanh toán qua ngân hàng.
- Thanh toán qua thẻ ATM. - Thanh toán bằng thẻ cào - Thanh toán qua web
Bảng 2.2: Các hình thức thanh tốn cước trả sau
Hình thức/Địa điểm thanh toán S-Fone Mobi fone
Vina phone
Vietel
Trung tâm dịch vụ khách hàng hoặc các đại lý được ủy quyền.
X X X X
Tại địa chỉ nơi khách hàng cung cấp X X X
Qua ngân hàng X X X X
Qua thẻ ATM (Vietcombank) Vietcombank, Vietinbank
X X X
Bằng thẻ cào X X X
Qua web (www.itick.vn) X X X X
Bằng SMS Banking Agribank Tại hệ thống Bưu điện/ Bưu cục của
VNPT
X X X X
Xét về mặt hình thức, giấy thơng báo cước của S-Telecom có hình thức trang nhã, bố cục rõ ràng, thể hiện sự nghiêm túc, tôn trọng khách hàng. Về mặt nội dung, hiện nay vẫn cịn hạn chế trong nội dung thơng báo các khoản khuyến mại thuê bao được hưởng, chỉ ghi nhận tổng giá trị ưu đãi chứ không thể hiện chi tiết theo từng chương trình. Bên cạnh đó, các hình thức thanh toán khá đa dạng và địa điểm thanh toán tương đối nhiều nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong việc đóng cước.