- Bộ phận theo dõi kế toán phải trả cho các nhà cung cấp phải chịu trách nhiệm theo dõi cơng nợ và thanh tốn chung cho tất cả các nhà cung cấp khơng phân biệt là hàng hố hay dịch vụ. Không để hai nghiệp vụ cùng loại cho hai phần hàng kế toán khác nhau theo dõi như hiện nay kế toán phải trả theo dõi đối với phần phải trả về hàng hố cịn kế toán tổng hợp lại theo dõi về phần không phải là hàng hoá (dịch vụ).
- Hoá đơn của nhà cung cấp phải được gởi trực tiếp về phịng tài chính kế tốn để quản lý tập trung và dễ kiểm tra đối chiếu. Không nên phân tán cho tất cả các bộ phận đều có quyền nhận hố đơn dễ gây ra mất mát và không quản lý được dẫn đến
tình trạng cơng ty khơng chứng minh được đầu vào với cơ quan thuế và hạch toán được giá vốn.
- Không để thủ quỹ kiêm nhiệm chức năng viết hoá đơn đầu ra, kế toán doanh thu và lập các ủy nhiệm thu thanh toán cho nhà cung cấp.
- Tập trung phần lập chứng từ và thanh toán cho một bộ phận kế toán (kế tốn thanh tốn), khơng để rải rác ở nhiều bộ phận cùng làm một nhiệm vụ tương tự như ở bộ phận kế toán phải trả, kế toán tổng hợp, thủ quỹ như hiện nay.
- Tách bộ phận kho hàng ra khỏi phịng kế tốn và giao lại cho phòng mua hàng quản lý. Việc sắp xếp lại này là hợp lý giúp phịng kế tốn thực hiện được chức năng kiểm sốt của mình đồng thời cũng thuận tiện cho công tác quản lý cũng như điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.Bộ phận kho sẽ đảm nhận phần làm các báo cáo nhận hàng (phiếu nhập kho) để quản lý tập trung, dễ kiểm tra đối chiếu với hàng hoá nhập về và phát huy đúng chức năng chuyên môn của bộ phận này.Các phiếu nhập kho cũng phải có chữ ký phê duyệt của Trưởng phòng mua hàng phụ trách bộ phận kho hàng.
- Bộ phận theo dõi kế toán phải trả cho các nhà cung cấp phải chịu trách nhiệm theo dõi cơng nợ và thanh tốn chung cho tất cả các nhà cung cấp không phân biệt là hàng hố hay dịch vụ. Khơng để hai nghiệp vụ cùng loại cho hai phần hành kế toán khác nhau theo dõi như hiện nay là kế toán phải trả theo dõi đối với phần phải trả về hàng hố cịn kế tốn tổng hợp lại theo dõi về phần khơng phải là hàng hoá (dịch vụ).