Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán tài chính, cơng ty sẽ xây dựng hệ thống tài khoản cho kế toán quản trị cho phù hợp với yêu cầu.Hệ thống này sẽ phản ảnh được các khoản chi phí phát sinh là loại chi phí gì, thuộc biến phí hay định phí, phát sinh ở bộ phận nào trong công ty, thuộc ngành hàng nào và thậm chí của sản phẩm nào.
Nguyên tắc đặt mã doanh thu và chi phí trong hệ thống tài khoản kế toán quản trị được thiết kế như sau
+ Đối với chi phí
Mã tài khoản chi phí .Mã biến phí và định phí.Mã chi phí kiểm sốt được và khơng kiểm sốt được.Mã trung tâm trách nhiệm.Mã ngành hàng.Mã nhóm ngành hàng.Mã hàng hố,dịch vụ
+ Đối với doanh thu
Mã tài khoản doanh thu.Mã trung tâm trách nhiệm.Mã ngành hàng.Mã nhóm ngành hàng.Mã hàng hố,dịch vụ
Các loại mã sẽ được phân cách bằng một dấu chấm.Chi tiết như sau
- Mã tài khoản kế toán quản trị sẽ sử dụng các tài khoản cấp ba, cấp bốn (tài
khoản chi tiết nhất được mở) được sử dụng trong kế tốn tài chính của cơng ty.
- Mã biến phí và định phí
+ Định phí sẽ được ký hiệu là số F (Fixed cost). + Biến phí sẽ được ký hiệu là số V (Variable cost).
- Mã chi phí kiểm sốt được và khơng kiểm sốt được
+ Chi phí kiểm sốt được ký hiệu bằng chữ C (Controlable cost).
+ Chi phí khơng kiểm sốt được ký hiệu bằng chữ U (Uncontrolable cost).
- Mã trung tâm trách nhiệm việc đặt mã cho các trung tâm trách nhiệm được trình bày ở phần “Nguyên tắc đặt mã” trang … .Cụ thể là bộ phận văn phòng được ký hiệu từ số O01 trở đi và các siêu thị được ký hiệu từ số S001 trở đi.
- Mã ngành hàng Các ngành hàng được đánh số từ 01 và có chữ (Industry) ở
đàng trước.
+ Ngành hàng “Thuốc và sức khoẻ” IH (H-health) + Ngành hàng “Chăm sóc sắc đẹp” IB (B-Beauty) + Ngành hàng “Chăm sóc cá nhân” IP (P-Personal) + Ngành hàng “Thời trang” IF (F-Fashion) + Ngành hàng “Đồ ăn và thức uống” ID (D-Drink)
- Mã nhóm ngành hàng Các mã ngành hàng được đánh số từ 001 đến 999 và
Mã ngành hàng Mã nhóm ngành hàng Diễn giải
IH SH001 Thuốc kê toa
SH002 Thuốc OTC
SH003 Vitamin SH004 Thuốc thông thường SH005 Thuốc chăm sóc mắt – tai SH006 Thuốc chăm sóc chân SH007 Thực phẩm chức năng SH008 Duợc mỹ phẩm
SH009 Kế hoạch hố gia đình SH010 Thiết bị, dụng cụ y tế ……….. …………. IB SB001 Mỹ phẩm tự chọn SB002 Dụng cụ làm đẹp SB003 Chăm sóc da ……… …………. IP SP001 Dầu gội SP002 Thuốc nhuộm tóc SP003 Mỹ phẩm cho phái nam SP004 Mỹ phẩm cho trẻ em
SP005 Chăm sóc miệng (kem đánh răng..) SP006 Sữa tắm
SP007 Mặt nạ
SP008 Chăm sóc vệ sinh SP009 Vật dụng gia đình
..…… ……………..
IF SF001 Hàng bằng vải SF002 Hàng dệt kim SF003 Phụ tùng thời trang SF004 Đồ dùng du lịch SF005 Phụ tùng chăm sóc tóc ………. ………. ID SD001 Kẹo SD002 Bánh SD003 Thực phẩm đóng hộp SD004 Các loại nước uống
……… …………..
- Mã hàng hoá bắt đầu từ GS0000001 đến GS9999999 vớ G là Goods (Hàng hoá) và được đánh số theo thứ tự phát sinh.
- Mã dịch vụ bắt đầu từ SS001 đến SS999 với S là Services (Dịch vụ) và cũng
được đánh số theo dịch vụ phát sinh ví dụ như
+ Dịch vụ quảng cáo SS001 + Dịch vụ cho thuê quầy kệ SS002
Với những ký hiệu đặt mã như trên, việc thiết kế tài khoản kế toán quản trị được minh họa như sau
642852.F.U.S001.I02.SS01 Chi phí quảng cáo (642852) là định phí (F) khơng
kiểm sốt được đối với trưởng siêu thị (U – vì do phịng mua hàng của công ty quyết định) phát sinh tại siêu thị số 1 (S001) cho ngành hàng chăm sóc sắc đẹp (I02) phục vu cho dịch vụ quảng cáo cho khách hàng (SS01).
511300.S001.I002.GS0008968 Doanh thu cung cấp dịch vụ (511100) của siêu thị số 2 (S002) thuộc ngành hàng chăm sóc cá nhân (I01) của nhãn hàng sữa tắm nam
3.3.2.3 Phân lọai các chi phí trong cơng ty